Klubin johtaminen ja hallinto DGE Leila Risteli ja

Klubin johtaminen ja hallinto DGE Leila Risteli ja DGN Paavo Enroth PETS 20. 3. 2010 Syötekeskus

Rotaryklubin johtaminen jäsenten luottamus -> tiedänkö, osaanko riittävästi miten otan haasteen vastaan toiminta perustuu rotaryn arvoihin palvelu ystävyys, toveruus monipuolisuus lahjomattomuus, rehellisyys aktiivinen johtajuus (oikeus tehdä asioita uudella tavalla) miten ja milloin johtaminen on palkitsevaa?

Tehokkaan klubin tuntomerkit Tehokkaat klubit Säilyttävät ja kasvattavat jäsenistöään Toimeenpanevat onnistuneita projekteja Tukevat Rotarysäätiötä Klubijohtosuunnitelma Neljä palveluväylää Kasvattavat johtohenkilöitä rotarya palvelemaan

Miksi suunnittelua tieto kulkee ja lisääntyy klubissa hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. . . klubijohtosuunnitelma: pitkän tähtäyksen suunnitelma (strategia): missä olemme. . . vuoden kuluttua missä olemme nyt millä askelilla nykytilasta haluamaamme tulevaisuuteen kuvaus kunkin viranhaltijan ja komitean tehtävistä

Miksi tarvitaan yhteinen ymmärrys kunkin vastuulla olevista tehtävistä? ”Anybody could have done it, but everybody thought that somebody would do it, so nobody did it. ”

Strategiasta suunnitelmaan visio: minkälainen klubi olemme kolmen vuoden kuluttua tilannearvio: missä olemme nyt 3 -vuotistavoitteet osa-alueittain edellisistä johdetut vuositavoitteet toimenpiteiden suunnittelu, toteutus, seuranta ja arviointi tehokas tavoite: yhteinen mitattava haasteellinen saavutettavissa tarkasti aikataulutettu

Strategiasta suunnitelmaan

Mitä välineitä ja apua suunnitteluun? Strategiasuunnittelun opas (SR: n jäsensivuilta): pitkään tähtäyksen suunnitteluun Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille (SR: n jäsensivuilta): klubin tilanteen analysointi- ja vuositavoitteiden asettamistyökalu RI: n materiaalit (www. rotary. org) RI: n presidentin kunniamaininta

Mitä välineitä ja apua suunnitteluun? Strategiasuunnittelun opas (SR: n jäsensivuilta): pitkään tähtäyksen suunnitteluun Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille (SR: n jäsensivuilta): klubin tilanteen analysointi- ja vuositavoitteiden asettamistyökalu

Toimijat klubissa presidentti past president tuleva presidentti sihteeri(t) klubimestari(t) rahastonhoitaja komiteat

Uudet pysyvät klubikomiteat Klubin hallitus Klubin hallinto Suhdetoiminta Jäsenyys Palveluprojektit* Rotarysäätiö Nuorisovaihtotiimi *Lisäkomiteoita asetetaan tarpeen mukaan

Piirin tukikomiteat ym ja vastaavat klubikomiteat Klubin hallitus Klubin hallinto Suhdetoiminta Apulaiskuvernöörit Suhdetoiminta Jäsenyys Palveluprojektit Jäsenyyskomitea Piirin ohjelmien komiteat Piirin tukikomiteat ja AG: t Rotarysäätiökomitea

Miten klubi voi hyödyntää piirin ja SR: n apua? olemalla aktiivisesti yhteydessä tukikomiteoiden puheenjohtajiin, AG: ihin, palveluväylien neuvonantajiin ja kuvernööriin esittämällä kysymyksiä, toivomuksia, ideoita käyttämällä hyväkseen piirin koulutusta jäsenkehitys johtaminen nuorisovaihto Rotarysäätiö käyttämällä Suomen Rotaryn uudistettua opaskirjasarjaa käytännön ohjeita rotarymatrikkelin alussa olevasta tietopaketista

Kevään 2010 aikana tehtävää raportti PETS: stä ja piirineuvottelusta klubin kokoukselle toimivan organisaation pystytys vuodeksi 2010 -2011: työnjako presidentti - sihteeri hallituksen jäsenien tehtävät klubikomiteat ja niiden tehtävät, luotettavat ja toiminnasta kiinnostuneet vetäjät, klubin jokainen jäsen johonkin komiteaan nykyisen ja tulevan hallituksen yhteiskokous jäsenyystilanteen analyysi strategian ja klubijohtosuunnitelman päivitys klubineuvottelussa – kaikki jäsenet pääsevät vaikuttamaan -> vuositavoitteet Suunnitteluoppaan täyttö klubin informointi tulevan rotaryvuoden toiminnasta klubin rekisteröitymistä syytä käsitellä, ellei sitä vielä ole tehty • 15

Presidentin tehtävät johtaa klubia ja vastaa sen toiminnan asianmukaisuudesta, haasteellisuudesta ja tehokkuudesta huolehtii klubitoiminnan suunnittelusta ja varmistaa sen, että tavoitteet saavutetaan delegoi tehtäviä ja varmistaa niiden asianmukaisen toteutuksen innostaa jäseniä, antaa haastavia tehtäviä motivoi ja antaa tunnustusta edustaa klubia ulospäin

Käytännössä presidentti johtaa klubikokoukset ja hallituksen kokoukset osallistuu aktiivisesti piirin toimintaan (koulutustilaisuudet, piirikonferenssi) ja kannustaa muita osallistumaan toimii yhteistyössä klubin ja piirin johdon kanssa varmistaa klubin johtamisen ja palveluprojektien jatkuvuuden varmistaa sen, että klubi noudattaa RI: n nuoriso-ohjelmien riskinhallinnan toimintaohjeita varmistaa sen, että klubin jokaisella komitealla on tavoitteet ja että ne saavutetaan leader vai manager?

Klubisihteerin tehtävät kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous jne. pöytäkirjojen laatiminen klubin kirjeenvaihto ja arkisto klubin posti tulee 1. sihteerille viikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa kuvattu Klubin sihteerin opaskirjassa, sovelletaan harkiten oman klubin tarpeiden mukaan klubin viikkoseloste toimitetaan DG: lle, DGE: lle ja AG: lle • 18

Sihteerin tehtävät RI: n ja SR: n suuntaan jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen ylläpito Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin tietojärjestelmissä muutokset kannattaa päivittää samalla kertaa molempiin järjestelmiin läsnäolojen kirjaaminen ja raportoiminen SR: n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. pv. mennessä RI: n edellyttämien raporttien laatiminen ja lähettäminen RI: n Official Directory: seuraavan vuoden presidentin ja sihteerin tiedot 31. 12. mennessä puolivuotisraportointi (SAR) ja tähän liittyvät maksut heinäkuussa ja tammikuussa maksut Suomen Rotarytoimistolle ja Rotary Internationalille välittää laskut rahastonhoitajalle ja valvoo maksujen suorittamista • 19

Tärkeät päivämäärät: suunnittelu klubin Rotarysäätiö-lahjoitustavoite DGE: lle (PETS) klubin jäsenkehitystavoite DGE: lle (PETS) Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille toimitetaan AG: lle niin, että hän voi toimittaa sen DGE: lle 30. 6. 2010 mennessä

Valmistautuminen seuraavaan vuoteen Vaihtokokous xx. 6. 2010/2011 Toimintasuunnitelmat PETS Piirikonferenssi ajankohta vaihtelee Huhti Maalis Helmi Kesä Touko Heinä Juoksevasti: Muutostiedot 1. 7. 2010 yhdistysrekis teriin RI: lle puolivuotisraportti (SAR) ja per capita-maksut Elo Nv-seminaari - jäsenistömuutosilmoitukset -kokouspaikka ja – aikamuutokset Rotaryklubin vuosikello Sihteerin perustehtävät on merkitty punaisella Tammi Syys Loka Kuukausittain: - läsnäoloraportointi Vuosikokous SR: lle ja piirille maksuerä I Marras Joulu * SR: lle ja piirille maksuerä II RI: lle puolivuotisraportti (SAR) * Matrikkelitiedot ja per capita -maksut ajantasalle Vaalikokous Official Directorytiedot RI: lle ja SR: lle (uudet virkailijat) Nv-haku ja valinta Koulutusseminaarit Nv-hakemukset tehty • 21

Tärkeät päivämäärät: jäsenasiat ja maksut jatkuva jäsentietojen päivitys RI: lle Member Accessin kautta RI: n SAR-raportit (Semi-annual report) palautetaan 31. 7. 2010 ja 31. 1. 2011 mennessä jäsentietojen jatkuva päivitys SR: lle jäsentietojärjestelmän kautta (www. rotary. fi/rekisteri/) SR: lle piirin jäsenmaksut (sis. SR: n jäsenmaksut) 15. 10. 2010 ja 15. 3. 2011 mennessä tulevan rotaryvuoden toimihenkilötiedot SR: lle ja RI: lle heti vaalikokouksen jälkeen, ennen 31. 12. 2010 matrikkelitiedot SR: lle tammikuussa 2011

Klubin talousarvio laaditaan keväällä 2010 yhdessä toiminnan suunnittelun kanssa varmistetaan maksuvalmius! klubitoiminnan tuotot & kulut pidetään erillään palvelutoiminnan tuotoista & kuluista • 23

Maksettavat jäsenmaksut Suomen Rotary ry: n jäsenmaksu ja piirin per capita –maksu peritään yhdessä 2 erässä, lasku tulee sihteerin osoitteella -> rahastonhoitajalle maksua varten lasku perustuu SR: n jäsenrekisterin tietoihin Suomen Rotaryn jäsenmaksu on 2010 -2011 entisellään, 27 € / jäsen piirin per capita –maksu päätetään piirineuvottelussa, esitys = 55 € (28 € + SR: n jäsenmaksu 27 €) lokakuun maksun yhteydessä peritään 2 € + 4 € erillishankkeisiin Rotary Internationalin per capita –maksu on 2 x 24, 50 US$ (peritään 2 erässä) lasku perustuu SAR-tietoihin • 24

Mille tilille maksut suoritetaan? tilitiedot löytyvät rotarymatrikkelin alusta pidä erillään – 3 eri tiliä! Suomen Rotary International: jäsenmaksut ja mahdolliset lehtitilaukset (The Rotarian) Rotarysäätiö: lahjoitukset eri rahastoihin, merkittävä selvästi tarkoitettu rahasto (myös Polio. Plus) • 25

Klubin yhteys Rotary Internationaliin ja Rotarysäätiöön sähköinen asiointi Member Accessin kautta; jäsentiedot oltava ajan tasalla 31. 5. ja 30. 11. , jotta SAR-lasku oikein maksut hyvissä ajoin ennen deadlinea SAR-raportti ja maksutietolomake lähetetään presidentin ja sihteerin allekirjoituksin RI: n Zürichin toimistoon Club and District Support (CDS) Elisabeth Forslund Peter Schnell Rotarysäätiöön liittyvät asiat hoitaa Zürichissä Vanessa Court. Payen PHF ym. tunnustukset

Rotaryklubi = rekisteröity yhdistys? ei automaattisesti, vaatii rekisteröitymisen yhdistysrekisteriin (www. prh. fi) vain ry on oikeushenkilö SR: n jäsensivuilla Suomalaisen rotaryklubin sääntömalli, joka soveltuu rekisteröintiin periaatteessa näihin vain pakolliset asiat virallisia sääntöjä täydentävät RI: n määrittämät Rotaryklubin säännöt ja Rotaryklubin järjestysmuoto ry: n hallituksen jäsenissä tapahtuneet muutokset ilmoitettava yhdistysrekisteriin

Rotaryklubi = rekisteröity yhdistys? piirissämme 30/41 rekisteröitynyttä klubia miksi kannattaa rekisteröityä? tavoite: kaikki piirin klubit ovat rekisteröityneitä yhdistyksiä rotaryvuoden loppuun mennessä