KLERARASI ve RGTSEL LETM 1 LETM NEDR Yaammzn

KİŞİLERARASI ve ÖRGÜTSEL İLETİŞİM 1

İLETİŞİM NEDİR? • Yaşamımızın her alanında çeşitli biçimlerde karşımıza çıkan iletişim, duygu, düşünce ya da bilgilerin başkalarına aktarılma sürecidir. • Bu özellikleri nedeniyle iletişim toplumsal yaşamın temelini oluşturan özel bir beceridir. 2

• İletişim becerileri, bilgi alışverişi sürecinin mümkün olduğunca hatasız gerçekleştirilmesini sağlar. • İletişim becerilerinin içeriğini – dinleme, – başkalarının açısından bakabilme, – karşı tarafı anlama ve – konuşarak ya da sözsüz iletişimle karşısındakine mesaj gönderme oluşturur. • Bu beceriler etkin olarak kullanılmadığında karşı tarafı etkili olarak dinleyememe, onun değer yargılarını ya da dünya görüşünü algılayamama, sürekli ya da çok konuşma, sözsüz iletişimi doğru ve yerinde kullanamama gibi sorunlar yaşanır. 3

İLETİŞİMİN AMAÇLARI örgütsel amaçlara erişmek üzere çalışanları etkilemek ETKİLEMEK BİLGİLENDİRMEK Karar vermenin temelidir. Sırlar gizlenmez. DUYGULARI AÇIKLAMAK “Geç kalman beni kızdırıyor” Performans için hedefler etkin biçimde çalışanlara bildirilmelidir. 4

İletişim süreci iki yönlüdür: KAYNAK HEDEF 5

• İletişim süreci tekrarlanamayan, tersine çevrilemeyen yani geri alınamayan bir süreçtir. • İletişim sadece konuşmak değildir, ifade berraklığı da ister. • İletişimin olabilmesi için öncelikle mesajlarımız karşımızdaki birey tarafından anlaşılmalıdır 6

İletişimi Oluşturan Öğeler 7

• İletişimde anlatmak ve anlamak çabası vardır. • İletişimin tam olarak gerçekleştirilebilmesi gönderilen mesajın alıcıyla ulaşması ve yanıtının alınması gerekmektedir. • Yönetsel iletişimde de, kişiler arası iletişimde de iletişim sürecine katılan bireylerin karşılıklı olarak anlam ve yanıt göndermesi gereklidir. 8

İletişim Engelleri • İletişim sürecinde iletişimin gerçekleşmesini ya da başarıyla devam etmesini engelleyen birçok faktör bulunmaktadır. • Bunlar arasında kültür ve dil farklılıkları, statü ve cinsiyet farklılığı, mesajın yapısı, konuşma ve ifade güçlükleri gibi sebepler sayılabilir. 9

İletişim Türleri • Günümüzde iletişim farklı şekillerde meydana gelmektedir. Kişilerarası iletişim sözel ve sözel olmayan olarak ikiye ayrılabilir: Kişilerarası İletişim Sözlü Dil Sözsüz Dil Ötesi Yüz ve Bedensel Temas Mekan Kullanımı Araçlar 10

Sözlü İletişim • İnsanlar kültürlerini, gelenek ve göreneklerini, yaşanmışlıklarını ve düşündüklerini aktarırken temel iletişim aracı olarak sözlü iletişimi kullanırlar. • Sözlü iletişim ister doğrudan ister belirli iletişim kanalları ile olsun, mutlaka bir dile ihtiyaç duyar. • Bu nedenle, sözlü iletişim konuşma dili olarak da adlandırılır. 11

• İletişimin etkili bir biçimde gerçekleşmesi için sözel iletişimde sen dili yerine ben dilini kullanmak önemlidir. • “Sen dili”, bireyin kabul edilemeyen davranışları karşısında, suçlayıcı, yargılayıcı, değerlendirici ve eleştirici mesajları içerir. 12

• “Ben dili” dili ise, karşıdaki kişinin kabul edilmeyen davranışı karşısında yaşanılan duyguları dile getiren ancak suçlayıcı ve yargılayıcı olmayan “ben” mesajlarını içeren dildir. 13

Sözlü Olmayan (Sözsüz) İletişim • Sözlü olmayan (sözsüz) iletişim, bireyin gerçek duygu ve düşüncelerine ilişkin mesajlar veren bazı mimik ve jestlerden oluşan ve sözel iletişimi destekleyen iletişim türüdür. • Yani sözsüz iletişim mesajın jestler, mimikler, oturuş, duruş gibi vücut hareketleriyle insanlara iletilmesi sürecidir. • Diğer bir değişle, iletişim sırasında ne söylediğimiz kadar nasıl söylediğimiz de aynı derecede önem taşır. 14

• İletişim kaynağı tarafından gönderilen mesajın doğru olarak anlaşıldığının belirlenmesi için alıcının, göndericinin yalnızca söylediklerini değil, yüzü, eli, kolu ve bedeniyle yaptıklarını da anlaması gereklidir. 15

• Karşılıklı olarak kurulan iletişimlerde hem sözlü hem de sözsüz mesajlar aynı anda kullanılır. • Bu tür iletişimlerde ileti alışverişinin ancak küçük bir bölümü sözlü iletilerden oluşurken, yüz ifadeleri, el ve kol hareketleri, sesin tonu gibi sözlü olmayan mesajlar iletişimin önemli bir kısmını oluşturur. 16

Sözlü iletişim türleri Yüz yüze • Yönerge vermek • Bilgi paylaşmak • İnsan ilişkilerini geliştirmek telefon toplantılar • Hızlı bilgi değiş tokuşu • Disipline etmek için uygun değildir. • Grup görevlerini dağıtmak için uygun. • Çatışma çözümü için kullanılabilir. sunuşlar • Formel bir sunuş • Ne oldu, ne yapılacak, nasıl yapılacak… 17

Yazılı İletişim Becerileri • • Kısa notlar Mektuplar Raporlar İletişim panosuna iliştirilen notlar • Posterler • E-mailler • Faxlar Yazmak düşünürken daha sistematik olmaya yardım eder!!! 18

SÖZEL OLMAYAN İLETİŞİM • göz kontağı, • yüz ifadesi, • ellerin ve parmakların kullanımı, • vücut duruşu ve kişilerarası mesafe, • dokunma, • ses dili, • Aksesuarlar • jest ve mimikler 19

Jest ve Mimikler • Beden dili jest ve mimiklerle gerçekleşir. • Diğer kişilere görsel sinyaller gönderen hareketlerden oluşur. – Yüz kaslarının bir anlam ifade eden ya da bir anlam yaratmak için kullanımı sonucu oluşan yüz ifadelerine mimik; – El-kol, ayak-bacak hareketleri ya da bedenin tümünün kullanımına jest denir. 20

Göz Kontağı • Gözler başlı başına bir mesaj kaynağıdır. 21

Yüz İfadesi • Neredeyse bütün duygu durumlarını sadece yüz mimikleri ile ifade etmek mümkündür. • Yüz ifadeleri, mutluluk, kızgınlık, korku, üzüntü, tiksinti ve şaşkınlığı içeren altı temel duyguyu aktaran yaklaşık iki yüz elli bin değişik ifadenin oluşmasını sağlar 22

Eller ve Parmakların Kullanımı • Eller konuşmaya ayrı bir ahenk katar. • Örneğin, sevgi gösterilmek istenen kişilerin ellerine dokunulur, bir şey alınmak ya da verilmek isteniyorsa eller vücuttan uzaklaştırılır. 23

Vücut Duruşu • Vücudun duruşu, kişi ve kişiler arasındaki iletişim hakkında birçok ipucu verir. • Örneğin – omuzların düşük olması yorgunluk ya da bıkkınlık, – omuzların dik ve göğüslerin dışarıda olması ise kendine güven, – bedenin yandaki kişiye eğilmesi o kişiye duyulan ilginin – aksi yöne eğilmek ise duygusal ya da zihinsel olarak uzaklaşma göstergesidir 24

Ses Dili • Sözlü iletişimde sesin yüksekliği, konuşmanın hızı, vurgulamalar, telaffuz, dili kullanma becerisi ve diğer sözsel olmayan sesler ilişkinin doğasının belirlenmesine ve yürütülmesine önemli katkıda bulunur. 25

Etkin ( Aktif) Dinleme • Dinleme, kaynak tarafından iletilmek istenen mesajı doğru olarak anlayabilme ve söz konusu uyarana karşı tepkide bulunabilme becerisidir. • İnsan iletişiminin yaklaşık %90’ ı sözel olarak gerçekleşir ancak çoğumuz bize söyleneni tam olarak dinlemeyiz. • Bize söylenenin ancak % 45‟ini duyarız ve bununda ancak % 50‟sini anımsarız. • Bu bize söylenenin ancak % 25’ini anımsadığımız anlamına gelmektedir. • Bu oranı yükselttiğimiz ölçüde iletişimi de arttırabiliriz. Yani etkili dinleme sadece söylenilenleri duymak değildir. Aynı zamanda söylenenleri önemli bulmak, kavramak ve değerlendirmek anlamına da gelmektedir 26

• İyi bir dinleyici olmak için öncelikle – konuşmamak, – başka şeylerle meşgul olmamak, – konuşmacıyı dinlemek arzusunda olduğunu göstererek verdiği mesajla ilgilenmek, – gürültüden izole sessiz bir ortam yaratmak, – kendini konuşmacının yerine koyarak ona anlayış göstermek, – konuşmasını kesmemek, – sabırlı ve sinirlerine hakim olmak, – kelimeleri yanlış yorumlamamak, – tartışma ve eleştirilerde yumuşak olmak, – çatışma ve kavgalardan kaçınmak, – teşvik edici yapıcı sorular sorarak konuşmacının konuyu daha da geliştirmesine yardım etmek gereklidir. 27

DİNLEME DÜZEYLERİ Marjinal (bilinçdışı) Değerlendirici Yansıtıcı (Empatik) • Alıcı içeriğe dikkat etmez. • zihni başka yerlerdedir. • Yanlış anlamalar olur. • Kabul edemeyeceği bir şey duyunca bu evre aktifleşir. • Delillerle çürütme ve reddetme için alternatif bir mesaj hazırlığı başlar • Tekrar marjinal dinlemeye dönülür. • ELEŞTRİ en büyük sebebidir. • • Alıcı mesajı dikkatlice dinler. Konuşmacının esas söylemek istediğini kavramaya çalışır. Değerlendirmeyi mesajın bitirilmesine kadar erteler. Kaynağın durumu vre duyguları anlaşılmaya çalışılır. • (GERÇEK DİNLEME) 28

Örgütlerde İletişim Dikey iletişim • Örgütün hiyerarşik düzeninde üst kademeler ve alt kademeler arasında kurulan iletişim dikey iletişimdir. • Üst basamaklarla alt basamaklar arasında emir ve bilgi akışını sağlayan dikey iletişim kanallarının sağlıklı işlemesi, örgütün amaçlarına ulaşabilmesi için önemlidir. • Bu kanallar yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya olmak üzere iki yönlü çalışmaktadır. • Yukarıdan aşağıya doğru iletişim, üstlerin astlarına ne yapmaları gerektiğini anlattığı; aşağıdan yukarıya doğru iletişimde ise, örgüt çalışanlarının yöneticilerine geri bildirimi olarak değerlendirilmektedir. • Bu tür iletişimin temel amacı, yönetimi örgütsel çalışmalarla ilgili olarak bilgili kılmaktır 29

Yatay iletişim • Yatay iletişim, farklı görevdeki kişilerin aynı sorunlar üzerinde eşgüdümü sağlayan mesaj akışını ifade etmektedir. • Bu tür iletişim, çalışanların görevlerini etkin bir şekilde yerine getirmelerini ve örgüt üyeleri arasında duygusal-sosyal dayanışmayı sağlamaktadır. • Ayrıca, yatay iletişim diğer iletişim kanallarına göre daha hızlı ve doğru olduğundan örgüte önemli bir zaman kazandırmaktadır. 30

Çapraz iletişim • Örgüt hiyerarşisinde farklı düzeydeki bölümlerin basamaksal kanalları kullanmadan gerçekleştirdikleri iletişim çapraz iletişim olarak adlandırılmaktadır. • Bu tarz iletişimde bir bölümden çalışanlar kendi bölümü dışındaki diğer bölümlerden ast ve üst kademedekilerle ilişki kurma imkânına sahiptirler. 31

Örgütlerde biçimsel olmayan iletişim • Psiko-sosyal bir ihtiyaç olan iletişimin engellenmesi ya da sınırlandırılmasıyla doğal iletişim kanalları kendiliğinden oluşur. • Doğal iletişim, çalışanların kendiliğinden oluşturduğu, belirlenmiş kanalları olmayan, belirli bir plân içinde gerçekleşmeyen iletişimdir. • Formel (resmî, biçimsel) iletişim ne kadar mükemmel işlerse işlesin, kurumun amaçlarının gerçekleştirilmesinde doğal iletişimin oldukça önemli yeri vardır. • Bunun yanı sıra, formel iletişim kanallarının iyi işlemediği ya da yeterli olmadığı zamanlarda, doğal iletişim hızla oluşur ve genişler 32

• Enformel iletişim, kurum içinde bağıntılı olup, kurum içi kararları etkileyen kişiler ağıyla kendini gösteren kurallar dışı yapılanmadır. • Resmi şemalarda yer almamasına rağmen resmi şemalar için görevsel olabilir ve onları tanımlayabilir ya da resmi şemalarla uyumlu olmayabilir, onlara ters düşebilir. • Enformel iletişim formel sürece ters düşse bile kurumsal işleyişte görevsel olabilmektedir 33