Kick off mde konomistyringssporet 8 maj 2008 AARHUS

Kick off møde Økonomistyringssporet 8. maj 2008 AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Dagsorden Velkommen Bordet rundt Formål med mødet Økonomistyringssporets plads i forandringsprojektet § Gennemgang af projekter § Nødvendige drøftelser § Opsamling § § AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Bordet rundt AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Formål med mødet § Informere om økonomistyringssporet § Foretage nødvendige drøftelser AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Økonomistyringssporets plads i forandringsprocessen AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Sammenhænge mellem Programmodel, Spormodel og projektmodel Informationsflow og styring AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Økonomistyrings sporets organisering Sporgruppe (Kirsten Skjødt) Koordinationsgruppe (Anette Svejstrup) Referencegruppe (Anette Svejstrup) Programkontor (Pw. C) Projekt Navision Stat Projekt Budgetværktøj Projektleder Peter Lundegaard Projekt Indkøbsworkflow Projektleder Jesper Runge Projekt Økonomimodel Projekt Business Intelligence Projektleder Henrik Gudiksen Projektleder Annelise Nyvold Lundbye Projektøkonomi styring AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Økonomistyringsmodel § § Indhold Tidsplan Organisering Roller/kompetencer AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Økonomistyringsmodel - Indhold Designe og implementere en fælles økonomistyringsmodel dækkende alle hovedområder • Etablere en sammenhængende, gennemskuelig og effektiv økonomistyring for Aarhus Universitet. • Udstrakt grad af standardisering gældende for: • systemunderstøttelse • processer • instrukser Projektets afvikling omfatter følgende væsentlige leverancer: • Afdækning af krav til økonomistyringsmodellen • Design af fælles kontoplan • Design af fælles standardiserede processer • Design af fælles standardiserede vejledninger/procedurer • Fastlæggelse af roller og ansvar • Implementering af og uddannelse i processer AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Økonomistyringsmodel - Tidsplan Krav til økonomistyringsmodellen Krav på organisatoriske niveauer Fastlægge KPI/nøgletal Konsolidering af krav Udd/implementere reg. proces Krav til datamodel/IT-system Økonomistyringsmodel Udd/implementere bud. proces Indhold i rapportering Udd/Implementere rap. proces Kontoplan 1/1 -2008 Q 1 Std, processer til registreringer Dok af processer - registreringer Std. processer til budgettet Dok af processer - budgettering Std. processer til rapportering Dok af processer - rapportering Std. processer til projektstyring Dok af processer - projektstyring Roller & ansvar - registreringer Std. vejledninger til registreringer Roller & ansvar - budgettering Std. vejledninger til budgettering Roller og ansvar - rapportering Std. vejledninger til rapportering Roller & ansvar - projektstyring Std. vejledninger til projektstyring Q 2 Q 3 Q 4 AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Økonomistyringsmodel Projektorganisation AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Økonomistyringsmodel Roller og kompetencer § Arbejdsgrupperne skal sammensættes af medarbejdere med en tilstrækkelig faglig og operationel indsigt i design af finansielle processer samt kontoplansstruktur og opbygning heraf. § Kan bemandes med eksterne konsulenter eller interne AU ressourcer § Team-Leads § Skal bemandes med personer med ekspertkompetencer inden for henholdsvis design af finansielle processer eller opbygning af kontoplansstruktur § En Team-Lead skal være ansvarlig for arbejdsgruppen, og skal bl. a. sikre aftalt fremdrift samt kommunikere med projektledelsen. § Kan bemandes med eksterne konsulenter eller interne AU ressourcer § Projektledelsen § Udgøres af Anette Svejstrup Petersen (AU) og Henrik Gudiksen (Pw. C) § Leder projektet og varetager koordinationen med sporledelsen, samt afhængigheder til andre spor i forandringsprojektet samt koordinationen til Navision Stat projektet AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Økonomistyringsmodel Roller og ressourcebelastning § Arbejdsgrupper Procesarbejdsgrupperne Se arbejdsgrupper Navision Stat Kontoplanarbejdsgruppen. Arbejdsgruppen skal bestå af 8 personer, og den forventede arbejdsbelastning skal forventes at 10 arbejdsdage. Arbejdet skal 2008. udgøre 8 udføres i juni og august § Team-Leads Procesgrupperne Se Team-Lead Navision Stat Kontoplangruppen Forventet arbejdsbelastning er forventeligt 8 -12 arbejdsdage. Arbejdet skal udføres i juni og august 2008 AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Navision Stat implementering § § Indhold Tidsplan Organisering Roller/kompetencer AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Indhold § Projektet vedr. Navision Stat økonomisystemet overordnet: § § Opgradering af NS 3. 60 til NS 5. 0 på 8000 C Skift fra Oracle ØS til NS 5. 0 på ASB og DPU Opgradering af NS 3. 60 til NS 5. 0 inkl. ARS på DJF og DMU Integration til div. eksterne systemer (ARS, STADS, SLS, PØS, workflow, mfl. ) § Projektets afvikling omfatter bl. a. : § Identificering af ”forretningsmæssige” brugerbehov – herunder uddannelsesmæssige behov § Tekniske tilpasninger, datakonvertering, installation, samt test af systemerne § Udarbejdelse/ajourføring af procesbeskrivelser § Uddannelse § Løbende kommunikation, involvering og evaluering AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Tidsplan – Navision Stat Projektet faser: Foranalyse Analyse Løsningsdesign Udvikling Implementering Idriftsættelse • Test • Uddannelse Projektspor Efterevaluering Opgradering fra NS 3. 60 til NS 5. 0 Skift fra Oracle ØS til NS 5. 0 Opgradering fra NS 3. 60 til NS 5. 0 inkl. ARS Systemintegration (ARS, STADS, SLS, PØS, Workflow, mfl. ) *Aksen er ikke tidstro AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Marts 2009 Maj 2009 Juni 2009 Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Navision Stat - Projektorganisering AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Synergi mellem Navision Statprojektet og Økonomistyringsmodelprojektet AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Roller og kompetencer i Navision Stat projektet § Lokale koordinationsgrupper inkl. tovholder § Arbejdsgrupper § Team-leads § Leverandører § Projektledelsen § 5 koordinationsgrupper (ASB, DJF, DMU, DPU og 8000 C) skal sikre den lokale forankring af projektet § Tovholderen skal være bindeled mellem projektledelsen og arbejdsgrupperne. Skal have kendskab til implementering/opgradering af økonomisystemet, og skal i øvrigt besidde stort kendskab til processer og organisation på de respektive hovedområder § Skal udgøres af økonomimedarbejdere med faglig og operationel indsigt inden for specifikke områder af relevans for økonomistyringssystemet (køb, salg, finans, etc. ) § Skal bemandes med personer med ekspertkompetencer indenfor en eller flere specifikke projektfaglige opgaver (datakonvertering, test, osv. ) § Kan bemandes med eksterne konsulenter eller interne ressourcer § Økonomistyrelsen har udviklet selve Navision Stat systemet § KMD Civitas er valgt som leverandør af den tekniske implementering/opgradering af systemet og de tilhørende integrationer til fagsystemer § Udgøres af Anette Svejstrup Petersen (AU) og Peter Lundegaard (Pw. C) § Leder projektet og varetager koordinationen med sporledelsen og Økonomistyringsprojektet, samt afhængigheder til andre spor i det overordnede forandringsprojekt § Varetager desuden kontakten og samarbejdet med KMD Civitas projektleder AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Roller og ressourcebelastning i Navision Stat projektet § Lokale koordinationsgrupper inkl. tovholder § Der skal som minimum identificeres en tovholder, men der lægges op til, at hver koordinationsgruppe kan bestå af op til 5 personer, afhængig af forholdene på de enkelte hovedområder § Tovholderen skal påregne ca. 25% belastning i projektperioden, med hovedvægten lagt omkring idriftssættelsestidspunktet, hvor der må påregnes fuld tid en periode § øvrige medlemmer af koordinationsgrupperne skal påregne 5 -10% belastning § Arbejdsgrupper § Arbejdsbelastninger afhænger af arbejdsgruppens fokusområde, men udgør fra ca. 5 til ca. 30 dages arbejde i projektperioden, med hovedvægten lagt i efteråret 2008 § Team-leads § Arbejdsbelastningen afhænger af teamleadets fagområde, men udgør fra ca. 60 til ca. 200 dages arbejde i projektperioden AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Roller og ressourcebelastning i Navision Stat projektet Forventede antal arbejdsdage i projektperioden pr. rolle AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Workflowsystem til fakturahåndtering - en væsentlig ubekendt i forhold til i Navision Stat projektet Fakta: § NS 5. 0 frigives oktober 2008 § Der findes i dag en række workflowsystemer, som har integration til Navision Stat 3. 6 – men ikke bliver § § opgraderet til 5. 0 Økonomistyrelsen kører p. t. et udbud vedr. fælles indkøbs- og fakturahåndteringssystem til Navision Stat 5. 0 – men dette vil tidligst kunne implementeres i efteråret 2009 ASB og DMU har i dag workflowsystemer, som er integreret med økonomisystemet Scenarier: 1. Fastholde at en fælles Navision Stat 5. 0 er målet for AU i første bølge Fordele: § Version 5. 0 er en forbedret og mere fremtidssikret version § Bedre performance § SQL 2005 IT-platform Ulemper: § 8000 C + DJF og DPU må fortsat undvære et workflowsystem 1 -1½ år endnu § ASB og DMU vil i en periode ikke have systemunderstøttelse af workflow AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Workflowsystem til fakturahåndtering - en væsentlig ubekendt i forhold til i Navision Stat projektet 2. Bibeholde Navision Stat 3. 6 på DJF, DMU og 8000 C, og skifte til Navision Stat 3. 6 på ASB og DPU - opgradere til NS 5. 0 i 2010, når det også er muligt at implementere det nye fælles indkøbs- og fakturahåndteringssystem Fordele: § § § Muligt at bibeholde/få en midlertidig workflow-løsning – for hele AU - indtil resultatet fra Økonomistyrelsens udbud er kendt og kan implementeres Mindre ”risiko” ved en version, som er kendt af store dele af organisationen, og hvor mange integrationer til fagsystemer allerede findes Implementering af ny kontoplanstruktur på kendt systemversion af NS Ulemper: § § Der skal gennemføres et opgraderingsprojekt fra version 3. 6 til 5. 0 indenfor relativ kort tid, som koster tid og penge og tab af ”momentum” Senere fornøjelse af den forbedrede version NB! Ny fælles kontoplan i begge scenarier AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Budgetteringsværktøj § § Indhold Tidsplan Organisering Roller/kompetencer AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Budgetteringsværktøj - Indhold § Definere overordnede krav til værktøjet § Udarbejde kort dokument med krav til funktionalitet etc. § § § ASB erfaringer Yderligere funktionalitetskrav Knock out kriterier Teknik (kan det driftes af os? ) Pris/implementering § Udvælge leverandør § Forberede implementeringen § Foretage leverandør besøg § Udvælge leverandør samt § udvælge implementeringspartner § Udarbejde tidsplan for implementeringen § Udarbejde budget for implementeringsfasen til brug for godkendelse i styregruppen AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Budgetteringsværktøj - Tidsplan Budgetteringsværktøj Leverandør dokument 1/1 -2008 Leverandør kontakt Leverandør Besøg Leverandør Udvælgelse Maj Juni Juli August AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Budgetteringsværktøj - Roller og kompetencer § Arbejdsgrupperne skal indeholde medarbejdere med en tilstrækkelig faglig og operationel indsigt de funktionelle og tekniske behov der er til et budgetteringsværktøj § Skal bistå ved udarbejdelse af leverandør dokument, leverandør besøg og screening samt udvælge leverandør § Skal bemandes med interne personer § Skal forventeligt bruge 10 -12 arbejdsdage i maj og juni § Projektledelsen § Udgøres af Jesper Runge (Pw. C) § Leder projektet og varetager koordinationen med sporledelsen, samt afhængigheder til andre spor i forandringsprojektet. § Bruger forventeligt 15 -16 dage i maj og juni. AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Øvrige projekter § Indkøbsworkflow § Der udarbejdes notat om mulighederne for nyt workflow system. ØS er i udbud om ny leverandør § Projektøkonomistyring § Ingen aktiviteter igangsat § Business Intelligence § 8000 C har igangsat et pilot projekt omkring Targit/Reporting services AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Drøftelser § § § Tidsplan for projekter Har vi de nødvendige interne kompetencer/ressourcepersoner Kommunikation til hovedområder AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde

Opsamling – hvad nåede vi ikke? AARHUS UNIVERSITET Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet Kirsten Skjødt, Økonomichef Kick off møde