KETIDAKPATUHAN TATACARA PEROLEHAN KERAJAAN BAHAGIAN PEROLEHAN KERAJAAN KEMENTERIAN

KETIDAKPATUHAN TATACARA PEROLEHAN KERAJAAN BAHAGIAN PEROLEHAN KERAJAAN KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA PERSIDANGAN PEGAWAI PENGAWAL DI BAWAH PENTADBIRAN KERAJAAN NEGERI SEMBILAN TAHUN 2019 31 JANUARI 2019 KLANA RESORT, SEREMBAN

PRINSIP PEROLEHAN Apakah prinsip-prinsip Perolehan Kerajaan ? Akauntabiliti Awam Dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. Diuruskan Secara Telus Dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami umum. . Saingan Terbuka Memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing. Nilai Faedah Yang Terbaik Memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringit yang dibelanjakan Adil & Saksama Dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama. 2

PROSES PEROLEHAN KERAJAAN Perancangan Pelaksanaan Penilaian Pemantauan Tamat Mula Apakah proses-proses yang terlibat dengan pengurusan Perolehan Kerajaan? 3

ISU - ISU PEROLEHAN KERAJAAN

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan Pengawalan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : PROSES PERANCANGAN Penyediaan Perancangan Jadual Perancangan Tidak disediakan oleh Agensi Kajian Pasaran Agensi tidak melaksanakan kajian pasaran Christmas Shopping Perolehan untuk menghabiskan peruntukan pada akhir tahun Perolehan Tanpa Perancangan Perolehan yang dilaksanakan tidak mengikut perancangan 5

KEPENTINGAN KAJIAN PASARAN 6

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan Pengawalan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : PROSES PERANCANGAN Penyediaan Spesifikasi Kabur Spesifikasi yang disediakan tidak lengkap Kriteria Penilaian Tidak disediakan untuk penilaian Tempoh Masa Penyediaan mengambil masa yang lama Sindrom Pegawai Sindrom ‘Copy & Paste’ Pakar Agensi tiada pegawai pakar Pelantikan ahli jawatankuasa tidak teratur 7

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan Pengawalan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : PROSES PERANCANGAN Kontrak Pusat & Kontrak Pusat Sistem Panel Pengetahuan Pegawai tidak mengetahui berkenaan item Kontrak Pusat & Kontrak Pusat Sistem Panel Anggaran Keperluan Agensi tidak mempunyai anggaran keperluan Campuran Item Perolehan secara bercampur-aduk dengan item perolehan yang lain 8

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan Pengawalan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : PROSES PERANCANGAN Dokumen Tawaran Kandungan Dokumen tawaran disediakan tidak lengkap Borang/Lampiran Borang/lampiran yang diserahkan tidak lengkap/mencukupi Draf Kontrak Salinan draf kontrak tidak disertakan Syarat Tawaran Tidak dinyatakan dengan jelas Maklumat Terdapat pindaan ke atas maklumat asal 9

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan Pengawalan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : PROSES PELAKSANAAN Penjualan Dokumen Set Dokumen Dijual melebihi 1 set kepada syarikat yang sama No. Siri Tiada nombor siri pada dokumen Wakil Syarikat Untuk Sesi Taklimat Tiada dalam senarai di Sijil Pendaftaran Jualan Dokumen Menjual kepada syarikat yang tidak hadir lawatan tapak/bukan wakil syarikat Tempoh Iklan Tempoh dipendekkan tanpa kebenaran 10

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan Pengawalan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : PROSES PELAKSANAAN Tempoh Sah Laku Lanjut Tempoh Tidak mendapat kelulusan Keputusan dibuat melebihi tempoh sah laku Tempoh Tidak Munasabah Terlalu singkat atau terlalu lama tempoh yang ditetapkan oleh Agensi Pelanjutan Yang Berulang kali melanjutkan tempoh sah laku 11

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan Pengawalan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : PROSES PELAKSANAAN Pembukaan Peti Tawaran Lewat Buka Peti Tawaran Masa yang diambil untuk membuka peti terlalu lama Jadual Tawaran Tidak dipamerkan di papan notis Tawaran Lewat Pegawai hanya perlu merekodkan penerimaan dokumen dan dokumen tidak boleh dibuka 12

Perancangan Pelaksanaan Penilaian Pengawalan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : PROSES PENILAIAN Peranan Urusetia Perlantikan Ahli Jawatankuasa lewat dilantik Minit Mesyuarat Tidak disediakan dengan terperinci Perancangan Urusetia tidak menyediakan perancangan Mesyuarat Lembaga 13

Perancangan Pelaksanaan Penilaian Pengawalan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : PROSES PENILAIAN Peranan Jawatankuasa Tempoh Penilaian Proses penilaian yang mengambil masa lama Ahli Pakar Penilaian dibuat oleh ahli-ahli yang tidak pakar berkenaan item Justifikasi Pengesyoran yang tiada justifikasi/tidak kukuh Penilaian Tidak Lengkap Kriteria tidak jelas serta asas pemarkahan yang tidak teratur Adil & Saksama Penilaian yang tidak adil dan saksama 14

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : PROSES PEMANTAUAN Surat Setuju Terima Lewat Dikeluarkan lewat dan melebihi tempoh sah laku yang ditetapkan Tidak Lengkap Tidak menyatakan tempoh serta nilai bon pelaksanaan yang dikenakan Semakan Tidak membuat semakan ke atas dokumen yang dilampirkan 15

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : PROSES PEMANTAUAN Pentadbiran Kontrak Formal Tidak mengadakan kontrak formal (AP 176. 1) Draf Kontrak Salinan draf kontrak tidak disertakan bersama dokumen pelawaan Tandatangan Kontrak lewat ditandatangani Penurunan Kuasa Kontrak ditandatangani oleh pegawai yang tidak diturunkan kuasa (Seksyen 2, Akta Kontrak Kerajaan) 16

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : PROSES PEMANTAUAN Pentadbiran Kontrak (Sambg. ) Kelemahan Pentadbiran Kontrak Kefahaman terhadap klausa kontrak Amaran tidak dikeluarkan Tiada pemantauan ke atas klausa kontrak Tiada kenaan LAD/Denda Gantian barangan yang rosak/bukan spesifikasi Bon pelaksanaan lewat/tiada 17

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : PROSES PEMANTAUAN Pelanjutan & Perubahan Lewat Dilaksanakan Perubahan kontrak di luar tempoh kontrak Had Kuasa Melebihi had kuasa Pihak Berkuasa Melulus Kelulusan Khas Agensi lewat memohon kelulusan khas dari MOF Isu Peruntukan Pelanjutan kontrak tanpa peruntukan 18

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan 1 Perolehan dilaksanakan tidak memenuhi prinsip perolehan 2 Tiada pemantauan ke atas penggunaan bahan/ barangan tempatan 3 Pengawalan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : LAIN-LAIN 4 Pesanan Tempatan tidak dikeluarkan sebelum bekalan/perkidmatan 5 Tiada asas yang kukuh pemilihan sesuatu syarikat 6 Tidak melaksanakan kajian pasaran yang menyeluruh Rekod kontrak tidak diselenggara dengan baik dan teratur 19

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan 7 Perolehan sesuatu item dipecah kecil bagi mengelakkan sebut harga/tender 8 Melaksana perolehan dengan syarikat yang tidak berdaftar dengan MOF 9 Kekeliruan antara kontraktor yang berdaftar dengan CIDB atau pembekal/pemberi perkhidmatan yang berdaftar dengan MOF Pengawalan Tamat Mula ISU-ISU PEROLEHAN : LAIN-LAIN 10 Kelewatan pembayaran kepada syarikat/kontraktor (14 hari) 11 Ketidakupayaan syarikat/kontraktor menyelesaikan obligasi selaras klausa kontrak 12 Pembayaran dilaksanakan ke atas perolehan yang tidak mematuhi spesifikasi/obligasi 20

KETIDAKPATUHAN PEROLEHAN PEMBELIAN TERUS (Tahun 2010 Hingga 2014) Jumlah Bil. Penemuan = 138 21

KETIDAKPATUHAN SEBUT HARGA (Tahun 2010 Hingga 2014) *Nota : • Gred/Kelas Pendaftaran CIDB/PKK • Kontrak Pusat/Panel • Peti Tawaran • • • Papan Kenyataan/Laman Web JK Sebut Harga Mesyuarat 22

KETIDAKPATUHAN TENDER Jumlah Bil. Penemuan = 131 *Nota : • Perancangan • Spesifikasi • • Gred/Kelas Pendaftaran CIDB/PKK • • Kontrak Panel/Pusat • JK Penilaian Teknikal JK Penilaian Harga Kertas Taklimat • • Lembaga Perolehan Agensi (LPA) Mesyuarat LPA Keputusan Mesyuarat Peti Tawaran 23

MAKLUM BALAS AGENSI TERHADAP ISU

MAKLUM BALAS AGENSI TERHADAP ISU YANG DIBANGKITKAN Terlepas Pandang Terlupa Arahan Pihak Atasan Perolehan Ad. Hoc/Segera Kurang Latihan/Kursus Pertukaran Pegawai Kurang Koordinasi Oleh Kementerian Pegawai Tiada Pengalaman Kepentingan Peribadi Pegawai Tidak Merujuk Peraturan Sebelum Perolehan Pegawai Salah Tafsir Pekeliling 25

ISU DAN CABARAN

ISU & CABARAN PEROLEHAN KERAJAAN Apakah isu-isu dan cabaran dalam urusan perolehan pada masa ini? Kawalan Dalaman Lemah Agensi kurang menitikberatkan pengwujudan kawalan dalaman. Campur Tangan Eksekutif Ketidakupayaan untuk memberi nasihat berkaitan perolehan. Kompetensi Pegawai Perolehan Pegawai perolehan tidak cekap dan mahir berkaitan peraturan kewangan Keperluan Dasar Semasa Dasar semasa yang dinamik menyukarkan pelaksanaan oleh Agensi Tafsiran Berbeza Tafsiran Agensi tidak sama seperti keperluan dasar atau peraturan kewangan 27

SESI SOAL JAWAB SEKIAN, TERIMA KASIH 28