KESEKRETARIATAN OLEH SUPRIATI SST Sekretaris Tujuan Intruksional Khusus

KESEKRETARIATAN OLEH SUPRIATI, SST Sekretaris

Tujuan Intruksional Khusus (TIK) Setelah mempelajari Bab I ini, diharapkan anda mampu: 1. Menjelaskan pengertian kesekretariatan, sekretariat dan sekretaris 2. Menjelaskan macam-macam sekretariat 3. Menjelaskan macam-macam sekretaris 4. Menjelaskan peranan dan tugas sekretaris 5. Menjelaskan syarat minimal untuk menjadi seorang sekretaris

Hand Out 1 Pengantar Kesekretariatan Pengertian Umum Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan oleh sekretariat. Sementara sekretariat adalah Organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan berbagai kerja ketatausahaan. Menurut websteris third new international dictionary (1982) Sekretariat adalah 1. Kantor seorang sekretaris 2. suatu kelompok pekerja sekretaris.

Kemudian moekijat memberikan pengertian sekretariat dalam 3 pengertian: 1. Pada mulanya sekretariat sekedar merupakan tempat seorang sekretaris bertugas 2. Kemudian mengalami perkembangan sekretariat merupakan suatu organisasi tempat sekretaris melakukan tugas dalam bidang: tata keterangan tata warkat tata usaha 3. Pada akhirnya Sekretariat adalah organisasi tempat sekretaris beserta pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan administrasi. Dari defenisi kesekretariatan, maka kesekretariatan mencakup 3 maksud (arti): 1. Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris 2. Kelompok sekretaris atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan kegiatan tata usaha. 3. Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk menunjang tercapainya tujuan organisasi.

Macam-macam Sekretariat Ø Tiga macam bentuk sekretariat l Sekretariat yang hanya ditangani oleh satu orang sekretaris l Sekretariat yang ditangani oleh beberapa sekretaris l Sekretariat sebagai bagian dari suatu organisasi Macam-macam Sekretaris Ø Berdasarkan 3 bentuk sekretariat, maka terdapat 3 macam sekretaris: l Sekretaris yang menangani sekretariatnya seorang pimpinan l Sekretaris yang merupakan kelompok orang yang menangani sekretariat suatu bagian dari suatu organisasi l Sekretaris yang menangani sekretariat suatu organisasi Semakin berkembangnya tugas sekretariat, maka dewasa ini dikenal adanya sekretaris khusus (speciality sekretary) Yaitu sekretaris yang hanya menangani satu macam pekerjaan saja.

Peranan Sekretariat adalah Melakukan aktifitas penunjang terhadap satuan organisasi lain, guna memperlancar aktifitas pokoknya, dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi perkantoran modern, menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan aktifitas penunjang adalah Segenap rangkaian aktifitas yang terdiri dari: 1. Menghimpun 2. Mencatat 3. Mengolah 4. Menggandakan 5. Mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi.