Kertas Cadangan Untuk Langganan Oracle Document Management RINGKASAN

Kertas Cadangan Untuk Langganan Oracle Document Management

RINGKASAN PROJEK Ø Jabatan Laut Malaysia bercadang untuk membuat perolehan Oracle Document Management bagi platform kollaborasi dokumentasi untuk persediaan IMSAS Audit yang dijangka pada tahun 2021 oleh IMO. Ø Skop projek ini merangkumi melanggan perkhidmatan cloud service of Oracle Collaboration Platform dan perkhidmatan customization untuk 20 pengguna dengan kapasiti 100 GB/ user. Ø Anggaran kos keseluruhan projek sebanyak RM 100, 000. 00 bagi tempoh 5 TAHUN menggunakan peruntukan mengurus dengan tempoh projek minimum 24 bulan dan maksimum selama 60 bulan. 2

RINGKASAN PROJEK Ø Permohonan ini merupakan projek IMSAS CLOUD oleh JABATAN LAUT MALAYSIA dibawah peruntukan mengurus yang melibatkan Perkhidmatan Sewaan Pengurusan Dokumen Menggunakan Oracle Collaboration Platform bagi platform kollaborasi dokumentasi untuk persediaan Audit dari IMO Ø Projek ini merangkumi langganan perkhidmatan cloud service of Oracle Collaboration Platform dan perkhidmatan customization. Ø Anggaran kos keseluruhan projek sebanyak RM 20, 000/ SETAHUN menggunakan peruntukan belanja mengurus dengan tempoh projek min. 24 bulan dan lanjutan maksimum 60 bulan bermula 1 hb Januari 2018 hingga 31 Disember 2022. 3

PENGENALAN PROJEK Kementerian/ Agensi JABATAN LAUT MALAYSIA Tajuk Projek Langganan Oracle Document Management Projek terkandung dalam Pelan Strategik ICT Ada – PSTM JLM 2011 -2015 Tempoh Projek Min. 24 bulan & Mak 60 bulan Jan 2018 – Dis 2022 Anggaran Kos Keseluruhan RM 40, 000. 00 – RM 100, 000. 00 Kaedah Perolehan Sebutharga Sumber Peruntukan Pelaksanaan Kajian Ketersauran / Pasaran / Analisis Faedah Kos / Impak Tiada. 4

LATAR BELAKANG PROJEK Ø Pada tahun 2021 pihak IMO akan membuat audit IMSAS, sehubungan itu, bagi persiapan bagi menghadapi audit IMSAS oleh IMO beberapa persediaan perlu dibuat bagi memastikan kejayaan IMO audit. Ø Senarai maklumat yang diperlukan semasa audit adalah seperti SOP, perundangan & rekod (submission of investigation report, exemption etc) Ø Maklumat dan dokumen perlu di simpan di cloud bagi memastikan penyimpanan secara berpusat dan boleh di access secara atas talian. Segala kemaskini dan pemantauan dapat dilakukan oleh stakeholders tanpa perlu mengadakan perjumpaan digunakan semasa IMSAS Audit Ø Kegagalan dalam IMO audit akan memberi kesan terhadap industri perkapalan Malaysia dan menyukarkan IMO menyalurkan bantuan teknikal dan secara tidak langsung menjejaskan imej Malaysia selaku ahli dalam IMO yang menduduki kerusi C di IMO Council. 5

OBJEKTIF DAN FUNGSI Objektif 1. Menyediakan kemudahan penyimpanan data kepada Bahagian/ Unit 2. Memastikan dokumen-dokumen yang diperlukan disimpan dengan baik dan selamat 3. Dokumen mudah dicapai pada bila – bila masa dan di mana sahaja 4. Pemantauan dapat dilakukan oleh Task Force/ Penyelia melalui atas talian 5. Meningkatkan perkongsian maklumat dan data antara Bahagian/ Unit Fungsi 1. Menggantikan paper records kepada digital records serta mengurangkan penggunaan kertas secara berperingkat. 2. Sistem ini membolehkan dokumen digital dan bukan digital diwujud, ditawan (captured), disimpan, diselenggara, digunakan dilupus secara elektronik. 3. Semua transaksi akan diuruskan secara elektronik termasuklah penghantaran memo, bahan pembentangan, pekeliling-pekeliling dalaman dan surat antara agensi atau jabatan dibuat secara elektronik 4. Semua Bahagian/ Unit boleh membuat kemaskini aktiviti secara atas talian pada bila-bila masa dan dimana sahaja Skop projek ICT meliputi skop utama yang akan dilaksanakan dalam jadual pelaksanaan seperti : 1. Langganan perisian 2. Latihan 3. Perkhidmatan / Aplikasi Gunasama Boleh dipanjangkan 6

TADBIR URUS PROJEK 7

RASIONAL/ JUSTIFIKASI Ø Dengan adanya platform kolaborasi dokumen ini pihak Jabatan Laut Malaysia dapat mewujudkan sistem penyimpanan fail berpusat yang lebih teratur dan telus. Ø Membolehkan perkongsian maklumat di antara stakeholders; Ø Setiap stakeholders akan menerima notifikasi secara online seperti panggilan mesyuarat, kerja-kerja yang perlu diselesaikan dan membuat kerja-kerja kemaskini secara atas talian 8

FAEDAH Ø Faedah pelaksanaan projek: • • • Meningkatkan kepantasan capaian dan ketelusan pentadbiran; Mewujudkan kawalan sistematik ke atas pengurusan rekod sektor awam Mengurangkan penggunaan kertas Mengurangkan kos penyelenggaraan IT Menyokong pelaksanaan ICT Hijau Penjimatan masa dalam tugasan harian, sumber manusia dapat dipusatkan bagi urusan fail dan pengurusan rekod yang lebih cekap. 9

IMPLIKASI JIKA TIDAK DILAKSANAKAN Ø Menyukarkan ITF/ Penyelia memantau status pelaksaan oleh Bahagian/ Unit bagi persediaan IMSAS Audit oleh IMO dan perlu kerap mengadakan perjumpaan bagi mendapatkan maklumbalas; Ø Perkongsian maklumat di antara Bahagian/ Unit perlu dilakukan secara manual (mesyuarat/ perbincangan) dan adalah sukar untuk mengumpulkan kesemua ahli disebabkan kekangan tugasan; Ø Melambatkan dan menyebabkan kelewatan persediaan bagi menghadapi IMSAS Audit oleh IMO pada Tahun 2021; 10

Oracle understanding of challenges File Sharing and Collaboration Challenges Outside Agencies Collaboration Solution Internal and external file sharing of large media files Confidential Information Secure sharing and controls Leverage the Latest across Channels Events and press binders, marketing campaigns 11

Oracle Proposed Solutions Secure File Sharing and Collaboration COLLABORATE ANYWHERE Access content anywhere Automatically backup work Replace consumer tools SIMPLIFY BUSINESS AUTOMATION Security and Control Simplify & accelerate decisions eliminate repetitive processes through automation Replace consumer solutions Prevent loss of IP Maintain audit trails 12

Introducing Oracle Content & Collaboration Cloud Service Enterprise-Grade File Sync and Share Solution in the Oracle Cloud • Anywhere Access: Mobile, Desktop, Web, Offline • Collaboration: Internal/External Sharing, Configurable Roles Oracle BPM Suite 12 c • Enterprise Grade: Secure Data Isolation; Highly Available; Strong Governance • Mobile: Android and i. OS mobile apps, MAM integrations • Rich Content Platform: Paa. S with full set of APIs, content-enable Saa. S solutions

Oracle Content & Experience Cloud Enterprise Grade File Sync & Sharing Solution Mobile 1. Native mobile apps for i. OS and Android 2. Mobile device management integration (enhance device security, not available with any other solution) Desktop Web 3. Sync client for Windows and Mac 4. End-user controlled sync configuration 5. Responsive web UI – Customized to any devices 6. Built-in web viewer – Different file format like Auto. CAD, PPT etc. . 7. Internal and external sharing with fine grain user access with 1 expiration. 6

Oracle Content & Experience Cloud Service come with Desktop/Sync • Windows and Mac OS clients to allow users to work with cloud content from Explorer/Finder. • Enable cloud-hosted folders to be synced to the desktop • Updates made when offline are automatically synced upon connection • Conflicts with edits by other collaborators are detected – Conflicts are presented to the user to resolve

Oracle Content & Experience Cloud come with Out of box Mobile Apps (IOS & Android) • Access to all of your data, right from your smartphone or tablet. • Upload files and photos from your mobile device • Send files of any size remotely from your smartphone or tablet • Edit documents directly from your mobile device

Secure Repository Management Architecture • Oracle Content & Experience Cloud Service will keep all the document (phase 1) • Oracle Process Cloud for workflow, KPI tracking and etc. (phase 2) Oracle Content & Experience Cloud Manage Administrator (Oracle process Cloud Services Process workflow Internal & External Stakeholder

Out of Box Android & IOS Apps • KEY FEATURES - Easily access, view and manage your files on your Android device from multiple Oracle Documents accounts - Instantly synchronize content, providing offline access and ensuring that you always have the latest version - Upload pictures, documents and videos to quickly sync across devices and share with others - Comment as a team on your files and folders - Flag items, like a message or file, to get someone's attention. - Open and edit files from other apps installed on your Android device - Securely share and store your files with encrypted transmission and storage - Take advantage of the best-in-class Oracle Cloud infrastructure

Oracle Content & Experience Come with collaboration capabilities Mobile-First Digital Experiences for Communities Welcome Thor! Beta Registration Name Company Contact Beta Preview Visual Assembly of Rich Mobile-First Digital Experiences by any LOB user Integrated Content + Apps + Collaboration in one experience Visibility & Governance for IT Microsites: Product launches, events, campaigns Communities: Engagement sites for Employees, Partners, and Customers

Summary - Enterprise-Grade Protection and Security Enterprise-grade data controls Application Layer Security Intrusion Detection Best-in-Class Cloud Infrastructure Flexible Administration Leading Cloud Service Provider Most Complete Portfolio Streamlined User Management Configurable Permissions Detailed Reports and Dashboards 2 2

MAKLUMAT PERUNTUKAN Ringkasan Peruntukan: BIL. PERKARA Qty Based Price 1. Sewaan Aplikasi Oracle Content and Experience Cloud – Standard – 100 GB of object storage per Hosted Named User, 1, 000 Daily Visitir Sessions shared accross all hosted named users. 20 62. 00 2. Oracle Iaa. S Public Cloud Services JUMLAH KESELURUHAN 1 5, 000. 00 KOS (RM) 14, 880. 00 5, 000. 00 19, 880. 00 23

TERIMA KASIH 24