Kerangka Kerja Co E Oktober 2017 Memahami Kerangka

  • Slides: 13
Download presentation
Kerangka Kerja Co. E Oktober 2017 Memahami Kerangka Kerja Implementasi Co. E

Kerangka Kerja Co. E Oktober 2017 Memahami Kerangka Kerja Implementasi Co. E

Oktober 2017 Daftar Isi Kerangka Kerja Pengukuran Co. E Langkah Pembentukan Co. E Indikator

Oktober 2017 Daftar Isi Kerangka Kerja Pengukuran Co. E Langkah Pembentukan Co. E Indikator Co. E dan Target Tingkat Kematangan Dashboard Penilaian Co. E MCA – I 2

Oktober 2017 Indikator Co. E – Model Pembentukan Co. E (1/4) Karakteristik Co. E

Oktober 2017 Indikator Co. E – Model Pembentukan Co. E (1/4) Karakteristik Co. E (SKOPPer) ditanamkan kedalam Organisasi Pengadaan S O K P Tanamkan. Per Melalui pengembangan 4 unsur organisasi pengadaan (Institusi, Manajemen, Operasional, dan SDM) Unsur Organisasi Pengadaan Kembangkan. Pengembangan Unsur Organisasi diukur dan dimonitor melalui 22 Kriteria Co. E 22 Kriteria Co. E Monitor. MCA – I 3

Oktober 2017 Kerangka Kerja Co. E Perumusan kriteria Co. E yang difungsikan sebagai ambang

Oktober 2017 Kerangka Kerja Co. E Perumusan kriteria Co. E yang difungsikan sebagai ambang batas dan target yang mendorong progresi pencapaian ULP dalam menjadi Pusat Keunggulan layanan pengadaan dilakukan berdasarkan korelasi logis antara urutan implementasi Co. E (beserta semua inisitaif didalamnya) dengan model kematangan pengadaan Indonesia Model Kematangan Pengadaan Indonesia dapat dilihat sebagai landasan penting yang melingkupi keseluruhan program Mentoring Pengembangan Organisasi dan Pelatihan Kemampuan Manajerial (termasuk Co. E) PMM Mentoring Co. E Pelatihan Kemampuan Manajerial PPHR – Manajemen SDM Profesional Pengadaan MCA – I 4

Oktober 2017 Langkah Pembentukan Co. E - Tahapan Program Mentoring Siklus Mentoring 1 2

Oktober 2017 Langkah Pembentukan Co. E - Tahapan Program Mentoring Siklus Mentoring 1 2 3 Asesmen Peta Jalan Monitoring Program pendampingan Co. E dimulai dengan cara mengukur kondisi saat ini sehingga bisa diidentifikasi celah yang harus diperbaiki untuk mencapai Co. E. Celah yang teridentifikasi dalam tahap sebelumnya menjadi dasar penyusunan Roadmap yang berisi serangkaian langkah dan inisiatif yang direncanakan dengan penjabaran yang mendetail (beserta target waktu penyelesaian). Roadmap ini menjadi panduan program pendampingan menuju Co. E Tahapan yang penting untuk dilakukan secara regular dan periodic adalah tahapan pengwasan keberjalanan inisiatif yang sudah direncanakan dalam jabaran Roadmap MCA – I 5

Oktober 2017 Langkah Pembentukan Co. E – Pengukuran Co. E Penentuan Tingkat Kematangan Untuk

Oktober 2017 Langkah Pembentukan Co. E – Pengukuran Co. E Penentuan Tingkat Kematangan Untuk tiap indicator Co. E, dilakukan penentuan tingkat kematangan dengan cara membandingkan kondisi actual dengan definisi tingkat kematangan untuk tiap indicator yang tertera pada lembar asesmen Co. E Pengumpulan Bukti Dukung Tiap penilaian yang diberikan perlu dilengkapi dengan bukti dukung untuk validasi penilaian. Deskripsi dan contoh bukti dukung yang diharapkan dijabarkan dalam lembar asesmen Co. E sebagai referensi Validasi dan Kalibrasi Proses ini dilakukan untuk mencocokkan antara tingkat kematangan (nilai) yang diberikan dengan bukti dukung yang sudah tersedia. Bila ada ketidakcocokan maka dilakukan kalibrasi nilai Analisis Gap Hasil dari tahapan sebelumnya adalah nilai kematangan untuk tiap indicator Co. E. Nilai ini kemudian dibandiungkan dengan nilai target untuk tiap indicator Co. E sehingga dapat teridentifikasi gap yang masih ada. Analisis Gap inilah yang mendasari penyusunan Peta Jalan Perbaikan Organisasi Pengadaan MCA – I 6

Oktober 2017 Indikator Co. E – 22 Kriteria Co. E dan Target Tingkat Kematangan

Oktober 2017 Indikator Co. E – 22 Kriteria Co. E dan Target Tingkat Kematangan Co. E (1/3) Kriteria Co. E Level Definisi Karakter Co. E Institusi Status Hukum 3 Fungsi pengadaan dijalankan oleh UKPBJ yang permanen S Tugas dan Peran UKPBJ 4 UKPBJ secara aktif berkoordinasi dengan PPK, PA/KPA, PPHP dan Satuan Kerja Pengguna Barang/Jasa dalam menjalankan perannya sebagai koordinator lintas sektoral di seluruh mata rantai proses pengadaan K (SOP) Standard Operating Procedures 3 Sudah terdapat SOP yang tidak hanya fokus pada proses pemilihan namun juga sudah mencakup proses perencanaan pengadaan dan pengelolaan kontrak K Kecukupan SDM 2 Kecukupan Pendanaan Pelanggan Internal Penyedia (Vendors) Hubungan Masyarakat 3 3 Jumlah staf UKPBJ sudah mencukupi, sudah menjadi pegawai penuh waktu UKPBJ serta memiliki kompetensi teknis pengadaan yang diperlukan Pembiayaan operasional UKPBJ sudah dianggarkan satu tahun ke depan yang juga mencakup program pengembangan organisasi UKPBJ sudah melakukan analisis stakeholder sebagai dasar bagi UKPBJ untuk membangun hubungan pelanggan internal UKPBJ sudah melakukan analisis data penyedia sesuai dengan kebutuhan barang/jasa untuk menentukan langkah dalam membangun hubungan dengan penyedia UKPBJ sudah memiliki panduan terkait kehumasan pengadaan dan secara rutin mempublikasikan kegiatan-kegiatan UKPBJ melalui media masa S S P P P MCA – I 7

Oktober 2017 Indikator Co. E – 22 Kriteria Co. E dan Target Tingkat Kematangan

Oktober 2017 Indikator Co. E – 22 Kriteria Co. E dan Target Tingkat Kematangan Co. E (2/3) Kriteria Co. E Level Definisi Karakter Co. E Manajemen Indikator kinerja pengadaan sudah mencakup 4 area (ketetepatan waktu, penghematan biaya, 3 O Kinerja kualitas, dan tingkat layanan) Penetapan Target kinerja pengadaan sudah ditetapkan berdasarkan data kinerja historis dari tahun-tahun target kinerja 3 O sebelumnya (baseline) Organisasi Manajemen Pengelolaan Kinerja Pengadaan sudah diimplementasikan secara menyeluruh (mulai dari 3 O Kinerja tahap perencanaan sampai tahap pengawasan, evaluasi dan pelaporan) Pengelolaan Sudah terdapat sentralisasi dokumen pengadaan (yang mencakup perencanaan, pemilihan, Dokumen dan 4 dan kontrak) dan dokumen pendukung yang dimanfaatkan untuk peningkatan kinerja (materi Per Pengetahuan pelatihan) dan pengambilan keputusan strategis Hubungan pimpinan dengan pemangku kepentingan 3 Kepala UKPBJ menyusun pemetaan pemangku kepentingan sehingga pola hubungan yang dibangun sesuai dengan kebutuhan masing-masing pemangku kepentingan Kolaborasi internal UKPBJ 3 Sudah menjalankan program mentoring pengadaan yang bertujuan untuk meningkatkan kolaborasi internal dan juga mengembangkan kualitas staf UKPBJ Visi Strategis 3 UKPBJ telah memiliki rencana strategis organisasi (mencakup visi, misi, rencana kegiatan Pokja, rencana perbaikan kinerja, dsb) untuk mendukung kegiatan operasional pengadaan K Per S MCA – I 8

Oktober 2017 Indikator Co. E – 22 Kriteria Co. E dan Target Tingkat Kematangan

Oktober 2017 Indikator Co. E – 22 Kriteria Co. E dan Target Tingkat Kematangan Co. E (3/3) Kriteria Co. E Operasional Level Definisi Sudah menjalankan proses monitoring dan evaluasi program pengadaan dan sudah menghasilkan laporan manajemen yang bermanfaat bagi penyelesaian program kerja organisasi UKPBJ sudah memberikan penjelasan hasil pemilihan via surat atau email kepada penyedia yang berpartisipasi agar dapat menerima keputusan dengan baik Karakter Co. E Monitoring dan Evaluasi 3 Debriefing Pasca Pengadaan 3 Whistleblower & Sistem Pengaduan 3 Terdapat sistem pengaduan dengan tata kelola yang baik dan melibatkan pihak terkait internal dan sudah disosialisasikan secara efektif ke seluruh staf K Penerapan Sistem 3 Sudah mengimplementasikan sistem informasi pendukung tambahan di luar SPSE sebagai fungsi pelaporan (e. Reporting) S Per P SDM Asesmen Kemampuan SDM Bimbingan Teknis & Transfer Pengetahuan Perencanaan SDM 2 3 3 Sudah menjalankan penilaian kemampuan berbasis persyaratan jabatan fungsional pengadaan Program kerja Bimtek oleh UKPBJ sudah berfokus pada peningkatan kinerja PBJ dengan kombinasi bimbingan teknis pengadaan maupun manajerial serta melalui mekanisme pelatihan, pendampingan serta coaching Sudah terdapat rencana penempatan SDM UKPBJ yang sesuai dengan peraturan dan berdasarkan analisis beban kerja serta mengakomodasi kebutuhan pelaksanaan kegiatan pengembangan kapasitas UKPBJ Per P S MCA – I 9

Oktober 2017 Langkah Pembentukan Co. E – Penyusunan Peta Jalan Pengukuran Co. E Pilih.

Oktober 2017 Langkah Pembentukan Co. E – Penyusunan Peta Jalan Pengukuran Co. E Pilih. Rumuskan. Berdasarkan hasil pengukuran, pilih sub indicator yang menjadi prioritas perbaikan Rumuskan Aktivitas perbaikan sub indicator mengacu pada outcome yang diharapkan Peta Jalan. Jadwalkan. Laksanakan. Eksekusi rencana aktivitas, capai outcome yang diharapkan, lanjutkan ke prioritas selanjutnya Tetapkan jadwal penyelesaian aktivitas dan PIC untuk menjamin kelancaran pelaksanaan MCA – I 10

Oktober 2017 Dashboard – Monitoring Pengukuran 22 Indikator Co. E 1. 1. 1. Status

Oktober 2017 Dashboard – Monitoring Pengukuran 22 Indikator Co. E 1. 1. 1. Status Hukum 1. 1. 3. Tugas dan Peran ULP 1. 1. 5. (SOP) Standard Operating Procedures 1. 1. 6. Kecukupan SDM 1. 1. 7. Kecukupan Pendanaan 1. 3. 1. Pelanggan Internal 1. 3. 2. Penyedia (Vendors) 1. 3. 3. Hubungan Masyarakat 2. 1. 1. Indikator Kinerja 2. 1. 2. Penetapan target kinerja Organisasi 2. 1. 3. Manajemen Kinerja 2. 1. 4. Pengelolaan Dokumen dan Pengetahuan 2. 2. 1. Hubungan pimpinan dengan pemangku. . . 2. 2. 2. Kolaborasi internal ULP 2. 2. 3. Visi Strategis 3. 1. 10. Debriefing Pasca Pengadaan 3. 1. 9. Monitoring dan Evaluasi 3. 2. 3. Whistleblower & Sistem Pengaduan 3. 3. 1. Penerapan Sistem 4. 1. 1. Asesmen Kemampuan SDM 4. 1. 3. Bimbingan Teknis & Transfer Pengetahuan 4. 3. 1. Perencanaan SDM H O T N O C - 1 2 3 4 5 8 dari 22 Sub-indikator (36%) sudah memenuhi standar kriteria Co. E. Masih tersisa 14 yang perlu dikembangkan MCA – I 11

Oktober 2017 Dashboard - Peta Jalan Menuju Co. E FGD dg BKD & team

Oktober 2017 Dashboard - Peta Jalan Menuju Co. E FGD dg BKD & team H O T N O C MCA – I 12

Terima Kasih

Terima Kasih