Kennzahlen von Verwaltungsleistungen im Kontext von Organisations und

Kennzahlen von Verwaltungsleistungen im Kontext von Organisations- und Produktentwicklung Friedrich Stratmann

1. Grundlagen - Evaluierung 2. Kennzahlenorientierte Evaluierung 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung von Verwaltungsbereichen 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 5. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 2

Problemstellungen – Anlässe Die Leistung der Verwaltung soll evaluiert werden – quantitativ und/oder qualitativ - l Legitimationsdruck: „Was macht eigentlich die Verwaltung? ? Müssen die nicht auch einsparen? l Problemdruck: Neue Aufgaben mit vorhandenen Strukturen; Einsatz neuer IT; Mitarbeiter der Verwaltung sind unzufrieden l Effizienzdruck: „Produkte“ der Verwaltung sind im Vergleich mit anderen Hochschulen zu „teuer“ l Effektivitätsdruck: Hochschullehrer beschweren sich über die Qualität; lange Warteschlangen vor dem Studierendensekretariat; Ziele im Entwicklungsplan wurden nicht erreicht Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 3

Unterschiedliche Erwartungen und Sichtweisen Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 4

Verfahren der Evaluierung mittels Kennzahlenorientiert / quantitativ: Prozessorientiert / qualitativ n Vergleich von Kennzahlen (Input / Output) n Vergleich von Prozessen n Aufwandsschätzung Leistungsparameter n Interpretation der Ergebnisse n Folgerungen: Wo stehe ich? „Rote-Lampe. Funktion“ Kennzahlen von Verwaltungsleistungen n Visualisierung, Prozessbewertung n ergänzt durch Aufwandsschätzung und Kennzahlenbildung n Maßnahmen zur Prozess. Optimierung ableiten 22. 8. 2006 5

1. Grundlagen - Evaluierung 2. Kennzahlenorientierte Evaluierung 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Personalverwaltung 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 5. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 6

Verfahren der Evaluierung 1. Klärung von Grundsatzfragen Festlegen von Zielen und Objekten 6. Evaluierung der Maßnahmen 5. Planung von Maßnahmen 2. Auswahl von Aufgaben, Prozessen und Kriterien 3. Erhebung und Aufbereitung der Daten/ Informationen 4. Bewertung der Daten/Ergebnisse Vergleichsmaßstab; Beteiligte (intern, extern) Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 7

Quantitative kennzahlenorientierte Evaluierung l Input: Personalaufwand in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) oder Personalkosten oder Produkterstellungskosten (Gesamt) l Output: Leistungen (Basiszahlen) l Kennzahlen für Effizienz (Produktivität) Effizienz: Personalaufwand zu Leistungen (Basiszahl) für das Produkt bzw. den Produktbereich Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 8

Prozessmodell Hochschule Input Ressourcen Output Leistungen Organisation Personal Finanzen Technologie Infrastruktur Qualifikation Outcome Wirkungen Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Projektanzahl Einstellungen Buchungen Prüfungen Zulassungen Arbeitsprozess Arbeitsorganisation Organisationsstruktur Organisationskultur Mikropolitik „erfolgreiche“ Absolventen Nobelpreise Rankingplatz Nr. 1 Kundenorientierung Rechtmäßigkeit 22. 8. 2006 9

1. Grundlagen - Evaluierung 2. Kennzahlenorientierte Evaluierung 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung von Verwaltungsbereichen 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 5. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 10

Identifikation und Abgrenzung der Verwaltungsbereiche l l l l l Studierendenverwaltung Akademisches Auslandsamt Prüfungsverwaltung Personalverwaltung Haushalts-(Finanz-)verwaltung Bau- und Gebäudemanagement Forschungsverwaltung IT-Management der Verwaltung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Sonstige Hochschulverwaltung Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 11

Kennzahlenorientiertes Benchmarking: Ergebnis: Verwaltungs-Portfolio (Beispiel) Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 12

Identifikation von Aufgaben und Produkten in einem Verwaltungsbereich 0 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 13

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandsschätzung - Leistungsparameter l Input – Ressourcen des VB „Personal“ Jahresschätzungen des Personalaufwands in VZÄ für die Produktbereiche Produktübergreifende Aufgaben, Personalentwicklung, Personalwirtschaft, Personalsachbearbeitung, familienstandsbezogene Leistungen, Abrechnungsverfahren, Sonstige Aufgaben l Output – Leistungsparameter (Basiszahlen) § § § Einstellungen/Verlängerungen, Beendigungen Bearbeitungsfälle stud. Hilfskräfte Abrechnungsfälle (falls Bezügestelle) Dienstreisen Personalakten Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 14

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandschätzung im Vergleich Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 15

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandschätzung (Sachbearbeitung) im Vergleich Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 16

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Leistungsparameter im Vergleich Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 17

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Kennzahlen im Vergleich Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 18

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Ergebnisse l Strukturelle Unterschiede in der Wahrnehmung von Aufgaben „Sonstige Aufgaben“ l „Verschätzungen“ beim Aufwand in kleinen Einrichtungen haben große Auswirkungen l Spannweite der Kennzahlen ist bei den Produkten „Einstellungen“ u. „Beendigungen“ erheblich! l Anteil der Personalsachbearbeitung an Personalverwaltung sehr unterschiedlich l „Normen“ des Rechnungshofs werden nicht erreicht Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 19

1. Grundlagen - Evaluierung 2. Kennzahlenorientierte Evaluierung 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung der Verwaltungsbereiche 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 5. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 20

1. Grundlagen - Evaluierung 2. Kennzahlenorientierte Evaluierung 3. allgemein + Personalverwaltung 3. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 4. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Forschungsverwaltung 5. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 21

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Standardprozess Einstellungsverfahren Einstellung eines/einer wiss. Mitarbeiters/in l Standardprozess in jeder Hochschule l Art der Kombination von Routine und Einzelfallbearbeitung l Stand der Automatisierung l Stand der Dezentralisierung l Umgang mit Beteiligungsrechten (Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenbeauftragte(r) l Rahmenbedingungen (rechtliche und politische Vorgaben) l Ressourcenaufwändiger Prozess Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 22

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Visualisierung Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 23

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Strukturierung des Prozesses Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 24

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Ressourceneinsatz Einstellung eines wiss. Mitarbeiters Teilprozesse HS 1 HS 2 in VZÄ in % Kennzahl Aufwand/ Einstell+Verläng. 2 3 4 5 6 7 Vorabberatung 0, 50 14, 3 0, 050 Antragsprüfung Stellenreservierung 0, 20 5, 7 0, 020 Einstellungantragsprüfung 0, 70 20, 0 Arbeitsplatzbewertung 0, 05 Mitbestimmungsverfahren 1 0, 30 15, 0 0, 038 0, 070 0, 20 10, 025 1, 4 0, 005 0, 05 2, 5 0, 006 0, 90 25, 7 0, 090 Einstellungs-, Verlängerungsverfahren 1, 00 28, 6 0, 100 1, 20 60, 0 0, 150 Abschlussarbeiten 0, 15 4, 3 0, 015 0, 25 12, 5 0, 031 3, 50 100, 0 0, 350 2, 00 100, 0 0, 250 Bewerbungsverfahren SUMME Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 25

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Prozessbewertung Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 26

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Ergebnisse l Struktur und Ausstattung sind abhängig von der Zielsetzung der Hochschule, einheitliche Standards („Arbeits- und Tarifrecht“) zu garantieren l Struktur und Ausstattung sind abhängig vom Grad der Dezentralisierung (z. B. Stellenfreigabe, Bewerbungsverfahren, Durchführung des Gelöbnisses) l Struktur und Ausstattung sind abhängig von der Intensität der Beteiligungsverfahren: Verfahren selbst, Informationspflichten, (Vor)Prüfungsaufwand l Struktur und Ausstattung sind abhängig vom Dokumentenmanagement (Umfang, Pflege, Schulungen) Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 27

Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Vergleichbarkeit? l Berufungsverfahren ist Querschnittsthema (Politik, Personal, Finanzierung) und mehrebenenorientiert (Präsidium, Verwaltung, Fachbereiche) l Berufungsverfahren ist nur z. T. in der „Zuständigkeit“ der Hochschulverwaltung angesiedelt l Berufungsverfahren umfasst Aktivitäten, bei denen die Hochschulen im unmittelbaren Wettbewerb stehen Berufungsverfahren sind in Entscheidungsarenen angesiedelt, die nur beschränkt zugänglich sind oder zu sensibel sind, um die Ergebnisse kommunizieren zu dürfen l Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 28

Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Strukturierungstableau Beteiligte Stellen/ Referate/ Gremien Prozess-Schritte Dezentral (FB, BA) Hochschulverwaltung Hochschulleitung Gremien Senat, HS-Rat Sonst. Beteiteiligte Min Profil-, Strukturprüfung Widmung, Stellenfreigabe, Funktionsbeschreibung, Ausschreibung Auswahlverfahren Beschlussfassung über Berufungsliste; Ruferteilung Berufungsverhandlungen Verfahren nach Rufannahme Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 29

Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Aufgaben der Verwaltung Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 30

Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Bewertungskriterien Berufungen im Kontext von Struktur- und Entwicklungsplanung Berufungsrecht Qualitätskontrolle beim Workflow Berufungsbeauftragter: Betreuung und Information der Bewerber. Innen Ausschreibung (Anforderungen) Verfahrenstransparenz für die Bewerber. Innen Verfahrensdauer und Organisation Rolle der Hochschulverwaltung Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Übertragung des Berufungsrechts an die Hochschulleitung Bestellung eines Hochschullehrers als Berufungsbeauftragten Kriterien der BK ersichtlich international ausgeschrieben kein auf eine Person zugeschnittenes Fachprofil Zusammensetzung der Berufungskommission (u. a. . Beteiligung von stimmberechtigten Frauen) Beteiligung externer Experten 22. 8. 2006 31

Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Qualitätsmanagement HS 1 Verfahrensregeln: hochschulinterne Regeln (Text) Verfahrensdauer (Stellenfreigabe – Berufung): 30 Wo. HS 2 Verfahrensregeln: Bereitstellung im Internet Prozessverantwortlichkeit: Schnittstellenmanagement HS 3 Verfahrensregeln: hochschulinterner Workflow HS 4 Verfahrensregeln: webbasiert im Internet Dokumentenmanagement: webbasiert im Internet Verfahrensdauer (Einleitung – Berufung): 56 Wo. Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 32

1. Grundlagen - Evaluierung 2. Kennzahlenorientierte Evaluierung 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung der Verwaltungsbereiche 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 5. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 33

Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung wichtige Produkte und ihre Spezifika § § § Bewerbung Zulassung Einschreibung Rückmeldung Beurlaubung Exmatrikulation Kennzahlen von Verwaltungsleistungen n Formen der Bewerbungen (online/postalisch) n Formen der Zulassung (mit/ohne HAV, EFV) n Formen der Einschreibung (postalisch/persönlich) n Aufgabenzuordnung (Bildungsinländer/ Bildungsausländer) 22. 8. 2006 34

Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 35

Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung - Strukturkennzahlen Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 36

Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Leistungsparameter Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 37

Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Fallbezogene Kennzahlen 1. Personalaufwand je Fallzahl / Basiszahl 2. Relative Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 38

SCHLUSSFOLGERUNGEN ZU DEN VERFAHREN l Geeignetes Verfahren für Vergleich von Ressourcenund Leistungsunterschieden wenn keine Monetarisierung und Zahlenfixiertheit und keine Vernachlässigung von Qualitätsparametern l Anstöße zur Veränderung interner Arbeitsablaufs und Organisationsstrukturen wenn kontextabhängigen Rahmenbedingungen der Partner beim Transfer berücksichtigt werden (kein reines Kopieren von Praxis ) l Gestaltung eines Lernprozesses für das beteiligte Führungspersonal wenn Lernen wollen und Lernen können bei den Beteiligten möglich sind Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 39

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Material: HIS-Kurzinformation Bau und Technik 5/2005 „Benchmarking von Hochschulverwaltungen“ Information: http: //www. his. de/Abt 3/Analysen/Infoseite Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 40

Beteiligung am HIS-Verfahren Quantitatives Benchmarking l Anfordern der HIS-Erhebungsbögen l Finden von zwei – drei Partnerhochschulen l Erhebung der Daten in der Hochschule l Auswertung der Erhebungsergebnisse durch HIS l Plausibilisieren der Daten/Ursachenanalyse mit HIS l HIS-Bericht mit tabellarischer Übersicht der Ergebnisse und Hinweise auf Auffälligkeiten l Organisation eines Erfahrungsaustausches mit den Partnerhochschulen und HIS Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 41

Beteiligung am HIS-Verfahren Ablauf eines prozessorientierten Benchmarkings l Vier bis sechs Hochschulen beschließen, ein gemeinsames Benchmarking durchzuführen l Auswahl von HIS als Moderator und Inputgeber l Festlegung des Verfahrens (u. a. Zeitablauf, Umfang, auszuwählende Prozesse) l Benchmarkingworkshops der Arbeitsgruppe(n) mit Prozessvisualisierung, Vergleich und Ursachenanalyse, Prozessbewertung, Maßnahmenplanung l Dokumentation der Ergebnisse durch HIS l Abschlussworkshop Kennzahlen von Verwaltungsleistungen 22. 8. 2006 42