KELOMPOK III NAMA ANGGOTA ETIKET BERTAMU MENERIMA TAMU

KELOMPOK III NAMA ANGGOTA :

ETIKET BERTAMU & MENERIMA TAMU DI KANTOR

BERTAMU KE KANTOR

� � � Jika memungkinkan, sebelum bertamu, buatlah janji temu (appointment) terlebih dahulu. Berpakaian pantas, bersih dan sopan pada saat bertamu sebagai bentuk penghormatan kepada pihak yang ditemui. Hadir tepat waktu sesuai janji temu. Tidak perlu memberikan kritik langsung atau tidak langsung atas perlakuan penerima tamu yang tidak menyenangkan. Saat menghadiri suatu acara seremonial, berikan ucapan sesuai dengan jenis dan suasana acara tersebut.

Jika telah melakukan janji temu, tetapi tidak bisa memenuhi kesepakatan bersama, konfirmasikan. Ungkapkan penyesalan dan permintaan maaf serta alasan penundaan atau pembatalan. � Jika bertamu tanpa janji temu, hindari bertamu pada jam istirahat. � Parkir kendaraan pada tempat yang telah disediakan, dan jangan sampai mengganggu keluar masuknya kendaraan lain. �

� � � Pada saat bertamu, hendaknya melapor pada petugas sesuai aturan yang ada. Katakan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan kita pada petugas Amati beberapa peraturan yang tertulis (misalnya: “kantor bebas rokok”), dan patuhi. Jika harus antre dalam bertamu, antrelah terlebih dahulu. Meski kita merasa kecewa atas sambuutan atau pembicaraan selam bertamu, tetap jaga emosi. Hindari sikap dan perilaku kasar seperti, membanting dokumen, menggebrak meja, membanting pintu. Bertamulah sesingkat mungkin, sebataas keperluan kita.

Berbicara dengan sopan dan ramah, sekalipun bertujuan complaint, hindari ungkapan bernada sombong. � Tidak perlu tergesa-gesa untuk duduk sebelum ditunjukkan/dipersilahkan duduk, arah duduk kita hadapkan pada orang yang menerima, kaki tidak perlu disilangkan � Jika pada saat bertamu kita dijamu dengan minuman atau hidangan tertentu, tidak perlu tergesa-gesa untuk menikmatinya, tunggu sampai dipersilahkan dan nikmati dalam jumlh yang wajar. � Jaga kebersihan ruang/tempat kita bertemu. �

MENERIMA TAMU DI KANTOR

Sambutlah tamu dengan sopan, ramah, tulus, dan sepenuh hati. � Jika kita berada di ruang tertutup, usahakan sesegera mungkin membukakan pintu sebagai tanda dan bentuk penghargaan dan kesiapan kita menerima tamu. � Pada saat menerima tamu, kita bisa tetap duduk, tetapi lebih sopan bila beranjak dari tempat duduk kita dan berdiri sebagai tanda penghormatan kepada tamu. �

Berikan ucapan salam dan ucapan selamat datang serta jabat tangan tamu dengan mantap, kemudian persilahkan duduk. Jika tamu kita terima di kursi panjang, tempatkan posisi duduk tamu di sebelah kanan kita sebagai tanda penghormatan. � Setelah tamu duduk, tanyakan identitas dirinya, maksud dan tujuan kunjungannya. � Ketika tamu hendak meninggalkan ruangan, sekali lagi ucapkan terima kasih atas kunjungannya, Jika memungkinkan, bukakan pintu dan antarkan keluar, paling tidak sampai di depan pintu ruang kita. �

Jika tamu tersebut salah alamat, bantulah dengan menunjukkan ruangan/bagian yang dimaksud. � Saat kita menanyakan apakah tamu tersebut sudah melakukan janji temu atau belum, hendaknya berhati. Cermati agenda, jika kita tahu bahwa identitas tamu tersebut sama dengan yang tertulis di agenda atau catatan appointment, kita tidak perlu bertanya lagi. Berikan respons yang menunjukkan kita sudah menunggu dan siap menerimanya. �

Hindari ungkapan kata-kata kasar dan bernada sombong saat berbicara dengan tamu. Dengarkan pembicaraan tamu dengan sungguh-sungguh dan penuh simpatik, baik dengan ungkapan verbal maupun ungkapan non verbal (anggukan atau tatapan mata). Jangan menyela atau memotong pembicaraan tamu. � Bila memungkinkan, sajikan hidangan (minum atau makanan ringan) dan persilahkan tamu untuk menikmatinya. � Jika urusan tamu sudah selesai dan kita ingin melanjutkan tugas yang lain, tapi tamu tidak segera pulang, berikan isyarat verbal dengan ungkapan yang sopan. �

Jika kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, ketika ada tamu yang hendak bertemu dengan pimpinan, hubungi pimpinan untuk mengecek kesiapan pimpinan menerima tamu tersebut. � Jika tamu harus menunggu pimpinan sementara kita harus menyelesaikan tugas-tugas kita, ungkapkan terus terang dengan sopan bahwa kita tidak bisa menemaninya. �

ETIKET BERTELEPON

1. 2. 3. 4. 5. 6. Segera angkat gagang telepon sebelum telepon berdering unutk yang ke 3 kalinya. Jangan menggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan pekerjaan anda. Berhati-hati agar nada kesal tidak terdengar pada lawan bicara anda. Jawablah telepon dengan menyebutkan indentitas anda, sesuai kebijakan pimpinan. Segera tanyakan dengan siapa saya berbicara dan tanyakan apa keperluannya. Pada waktu anda menerima telepon, kata-kata yang diucapkan harus jelas, berilah penekanan pada kata-kata secara beruntun.

7. Batas pembicaraan di telepon secara pribadi karena urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangakan bagi siapapun yang mendengarkan. 8. apabila pimpinan anda tidak berada di akntor janganlah memberi tahukan di mana pimpinan anda berada. 9. Apabila anda menerima telepon unutk pimpinan tanyakan dulu pada pimpinan apakah beliau bersedia menerima telepon atau tidak. 10. Apabila pimpinan anda sedang berada di kantor tetapi sedang melakukan pembicaraan di telepon dengan orang lain, sedangkan ada telepon lain untuk pimpinan, tanyakan kepada penelepon untuk menunggu (apabila penelepon lebih memilih menunggu, jangan biarkan penelepon menunggu lebih dari 2 menit ) atau tanyakan apabila penelepon bersedia menelepon kembali.

ETIKET BERKIRIM EMAIL

� Hindari spam & bombing. Orang yang menerima spam ini akan jengkel, karena bisanya isinya menawarkan informasi, produk atau jasa yang sebenarnya tidak kita butuhkan. Email bomb adalah pengiriman email dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox penerima cepat penuh. Termasuk spamming adalah mengirim email terlalu sering, kecuali diminta. Kenapa? Karena orang yang dikirimi email akan merasa jenuh. Supaya tidak membosankan, kirimlah email lagi kalau anda sudah mendapat balasan. Tapi jangan juga terlalu lama tidak mengirim email.

� Ganti judul email bila perlu. Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Saking asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah. � Body reply jangan dikirim semua. Lama-lama email yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita membalas email, seluruh email yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian body email yang akan kita reply. Sisakan kalimat yang perlu kita jawab saja.

� Jangan memforward email tanpa diedit. Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting si penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini: '>'. Biar email kelihatan rapi kalau anda orang pertama yg memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya terus bertambah. Email jadi tidak menyenangkan. Dalam memforward ini, rule #1 juga harus digunakan yaitu, jangan terlalu sering.

� Jaga account orang lain. Kalau anda mereply atau berkirim email, jangan sertakan email-email yang tidak anda kenal atau anda kenal dalam heading "To" nya. Akibatnya account email-email orang yang muncul di email orang lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa mengirim email ke puluhan atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind carbon copy), supaya alamat-alamat email yg banyak itu tidak muncul di halaman muka penerima email anda.

� Hindari Full Caps Lock / huruf besar semua. Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar alias capital word, yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan huruf besar secara full, akan mendapat image, bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan email pun jadi tidak menarik kalau penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN.

� Hindari kalimat singkat dalam me-reply. Misalkan teman anda panjang lebar menulis email, bercerita tentang keindahan alam Mesopotamia. Lalu anda membalasnya dengan kalimat singkat, "oh ya? " atau "enak ya", "benarkah" dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply emailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma bikin gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja.

Cek ulang sebelum di "send". Setelah email rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol "send" kita klik, tidak bisa dicancel atau dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient dalam hitungan detik. � Bersabarlah menerima balasan. Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya akses yang mudah untuk berinternet ria. Tidak semua orang punya waktu luang membaca email -email anda. �

Benahi susunan email 'forwards' anda. Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya muncul. Seperti tanda '>' dsb. � Gantilah 'subject' atau judul email bila topik pembicaraan anda berubah. Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan berubah dari aslinya, namun 'subject' atau judul email belum juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila 'subject' disesuaikan dapat mencerminkan isi email yang sedang anda tulis. �

TERIMA KASIH