Kell ez neknk Folyamatszablyozs a szzhalombattai Hamvas Bla

Kell ez nekünk? Folyamatszabályozás a százhalombattai Hamvas Béla Városi Könyvtárban PMK minőségirányítási szakmai nap 2017. 02. 22. Előadó: Bajnok Tamara Hamvas Béla Városi Könyvtár Százhalombatta

Folyamatszabályozás – Kell ez nekünk? n Van erre időnk? n Amíg ezzel foglalkozunk, ki dolgozik? n 5 -10 -20 éve így csináljuk és működik. Miért kell megváltoztatni? n Folyamatábra? Kockázatelemzés? Szolgáltatási előírás? ? ? Már megint tanulni kell valamit… n Mi értelme van ennek az egésznek?

Időtényezők n Több mint egy év n Ülések előre meghatározott időpontokban és időtartamban, zárva tartási idő alatt n Kiscsoportos és egyéni munka nyitvatartási idő alatt IS. n Esetenként munka – és munkaerő átcsoportosítás n Hagyjunk időt a módosításokra

Tartalmi tényezők n Önvizsgálat - biztos, hogy jól csináljuk? n Rutinszerű munkavégzés n Tévhitek n Félelem az újdonságoktól

Új ismeretek n Folyamatos tanulás n Folyamatábra n Kockázatelemzés n Szolgáltatási előírás n Statisztikai adatgyűjtés n Új technikai, informatikai elemek n Csapatmunka n Konszenzus keresés n Képzések (belső/külső, egyéni/csoportos, autodidakta)

1. lépés a folyamatok azonosítása, a folyamatleltár elkészítése § Munkafolyamatok áttekintése § Szabályozandó folyamatok kiválasztása és osztályozása

2. lépés a folyamatgazdák kijelölése Adott folyamatot jól ismeri, nagy tapasztalattal rendelkezik n Segítségével történik a folyamat átvizsgálása, dokumentáció elkészítése n Figyelemmel kíséri a folyamatot n Rögzíti a hibás működéseket, javaslatot tesz a változtatásokra n Ha szükséges, irányításával a folyamatot és dokumentációját módosítjuk n

3. lépés a folyamatok leírása (folyamatábrák, szolgáltatási előírások) n Folyamat részleteibe menő átvizsgálása/átalakítása n Folyamatábra rögzítése papíron n Esetleges módosítások n Rögzítés elektronikusan

3. lépés a folyamatok leírása (folyamatábrák, szolgáltatási előírások) n Folyamatleírás táblázatos formában (felelősségi körök és ellenőrzési pontok)

3. lépés a folyamatok leírása (folyamatábrák, szolgáltatási előírások) n Szolgáltatási előírások elkészítése (gyakorlati megközelítés!!!) n Max. 2 oldal

4. lépés a kockázat elemzések elkészítése n A kiválasztott folyamatok n n kockázatos tényezőinek feltárása A kiváltó okok, a gyakoriság és a következmények súlyosságának meghatározása Kockázati hatások felmérése Hibalehetőségek súlyozása Megelőző, ellenőrző intézkedések meghozatala

4. lépés a kockázat elemzések elkészítése n Beavatkozási határ meghúzása

Beavatkozás n Konkrét beavatkozások a kiválasztott folyamatoknál (168 pont fölött) n Mérés n Megelőző intézkedések miatt csökkent a gyakoriság? n A folyamat a kockázati sorrendben hátrébb kerül

Hozadékok n Friss, modern, „használóbarát” szolgáltatások n Szabályozott folyamatok – dokumentáció - pályázat? n Zökkenőmentes munkavégzés – biztos pont n Helyettesítés n Új kollégák integrálása könnyebb és gyorsabb n „Alulról építkezés” – növekszik a szakmai önállóság, felelősség és kreativitás

Kell ez nekünk? KELL EZ NEKÜNK !

START Részvétel a PMK folyamatszabályozási szakmai napján NEM Kaptunk információ t? IGEN - További információk begyűjtése - Folyamatok azonosítása - Folyamatgazdák kijelölése - Folyamatok átvizsgálása - Dokumentáció elkészítése - Mérés, ha szükséges beavatkozás FOLYAMAT VÉGE (? )

Köszönöm a figyelmet! n Hamvas Béla Városi Könyvtár konyvtar@mail. battanet. hu n Bajnok Tamara tamara@mail. battanet. hu