KEBIJAKAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL SPMI Universitas Negeri

KEBIJAKAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) Universitas Negeri Semarang 1

PAPARAN 1. Profil Badan Penjaminan Mutu Unnes 2. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Unnes berbasis SMM ISO 9001: 2008 3. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) Unnes 4. Sistem Informasi Penjaminan Mutu bagi Layanan Mahasiswa Unnes 2

PROFIL BADAN PENJAMINAN MUTU (BPM) 3

VIDEO PROFIL BPM 5

MATERI 1 SPMI BERBASIS SMM ISO 9001: 2008 DAN IWA 2: 2007

SISTEM PENJAMINAN MUTU UNNES 1. Sistem Penjaminan Mutu Unnes terdiri dari 3 pilar yaitu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) dan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) 2. Sistem Penjaminan Mutu Unnes didasarkan pada Standar Nasional Pendidikan dan bermuara pada Mutu Pendidikan dan Mutu Lulusan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Unnes Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) + EMI SNP Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) + BAN SNP Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) SNP 7

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Unnes dikembangkan pada basis Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 dan IWA 2: 2007. SPMI menjamin bahwa proses bisnis Unnes yang terdiri dari INPUT, PROSES, OUPUT dan OUTCOME berjalan sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. SPMI bertujuan untuk memastikan bahwa Perguruan Tinggi mencapai VISI DAN MISI dengan prinsip GOOD UNIVERSITY GOVERNANCE (Penjelasan Lengkap di Gambar slide berikut) Sebagian Sasaran Mutu SPMI adalah Mutu Akademik dan Kemahasiswaan yang meliputi Mutu Penerimaan Mahasiswa Baru, Mutu Registrasi Akademik, Mutu Perencanaan Akademik, Mutu Proses Akademik (Pembelajaran, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat), Mutu Output Akademik (Evaluasi Pembelajaran, Mutu Lulusan)

Good University Governance Unnes (Berbasis SMM ISO 9001: 2008) ISO 8 M 00 M S 1: 2 0 0 9 DOKUMEN AKADEMIK Normatif: (Landasan Ideologis. Konstitusional) • Kebijakan – Renstra • Standar - Renop • Peraturan MANUAL MUTU, PROSEDUR MUTU, IK & FM Landasan Implementatif. Operasional Pemastian agar. IKDok MM (1), PM (107), (20), FM (300) Akademik berjalan efektif, efesien & produktif 3 Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Universitas/Fakultas/Unit 4 5 Perbaikan 2 Pemantauan & pengukuran Pengendalian produk tdk sesuai 1 Analisa data 8 Pengukuran, Analisa & Perbaikan (5) Umum Layanan Akademik Pengendalian peralatan pemantauan Pembelian Proses terkait pelanggan Desain & Pengembangan 7. Product Realization (Pelakasanaan Proses) (6) 1 2 3 4 5 6 Perencanan Lingkungan Kerja Sarana & Prasarana 6 SDM 5 Tanggungjawab, wewenang Tinjauan Manjajemen Perencanan 3 4 Kebijakan mutu Fokus pelanggan Komitmen Manajemen 1 2 6. Manajemen Sumberdaya (4) 1 2 3 4 Penyediaan Sumberdaya 5. Tanggung jawab Manajemen (6)

SPMI Menjamin Pencapaian Visi Unnes 2020

Penerapan PDCA dalam SPMI a. Plan, adanya perencanaan / standar mutu b. Do, adanya pelaksanan dari apa yang sudah direncanakan atau pelaksanaan standar mutu c. Check, adanya monitoring, pemeriksaan, pengukuran dan evaluasi terhadap pelaksanaan dan hasil pelaksanaan termasuk Audit Mutu Internal d. Action, adanya tindak lanjut dan perbaikan dari hasil evaluasi standar mutu

Perangkat dan Dokumen SMM ISO Untuk membangun , menerapkan dan mengembangkan sistem manajemen mutu yang konsisten dan berkelanjutan harus tersedia/ memiliki perangkat sistem dari SMM ISO 9001: 2008 yang terdokumentasi. (dapat diunduh dilaman bpm. unnes. ac. id) Perangkat sistem dalam Sistem Manajemen Mutu terdiri: 1. Dokumen Visi, Misi dan Renstra 2. Manual Mutu 3. Kebijakan Mutu 4. Sasaran Mutu /Standar Mutu 5. Rencana Mutu 6. Prosedur Mutu 7. Instruksi Kerja 8. Tugas dan Fungsi 9. Daftar Catatan Mutu

Sistem Penjaminan Mutu Eksternal SPME Unnes dikembangkan mengacu pada Pedoman SPMPT yang telah ditetapkan oleh DIKTI antara lain: 1. SPME dilaksanakan melalui program Pendampingan dan Asesment internal terhadap penyusunan Borang Akreditasi Program studi (S 3, S 2, S 1 dan D 3) 2. Kinerja SPME diukur melalui Penilaian/ Asesment Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) baik tingkat Prodi maupun Institusi. Unnes meraih akreditasi institusi dengan status B pada tahun 2008. 3. Kinerja SPME juga diukur melalui audit eksternal dari badan sertifikasi internasional, khususnya dalam pelaksanaan SMM ISO 9001: 2008 & IWA 2: 2007. Unnes meraih sertifikasi ISO versi UKAS dari PT SGS pada tahun 2011

MATERI 2 SIM PENJAMINAN MUTU LAYANAN MAHASISWA

SISTEM INFORMASI PENJAMINAN MUTU UNNES 1. 2. 3. 4. Sistem Informasi Akademik Terpadu (SIKADU) Sistem Informasi Presensi Online (Si. Mulang) Sistem Informasi Bimbingan Mahasiswa (Sibima) Sistem Informasi Skripsi, Tesis dan Desertasi (Siskripsi/Sitedi) 5. Sistem Informasi Penelusuran Alumni (Tracer Study) 6. Sistem Informasi Kinerja Dosen (Silkados) 7. Sistem Informasi Profil Mahasiswa (www. my. unnes. ac. id) 15

SIM PENJAMINAN MUTU LAYANAN MAHASISWA SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIKADU)

Sistem Informasi Akademik Terpadu (SIKADU) #1 Fasilitas Sikadu yang digunakan dalam penjaminan mutu akademik , meliputi : 1. Monitoring Registrasi Akademik (Memastikan Registrasi Akademik berjalan sesuai dengan jadwal dan Proses bimbingan Akademik berjalan efektif) 2. Monitoring Jadwal Kuliah (Memastikan bahwa jadwal perkuliahan disusun sesuai kepentingan mahasiswa dan mengontrol Beban Mengajar Dosen) 3. Monitoring Clearing data dan mahasiswa DO (Memastikan bahwa proses clearing berjalan efektif dan transparan serta penetapan mahasiswa DO yang sesuai aturan) 17

Sistem Informasi Akademik Terpadu (SIKADU) #2 4. Monitoring Unggah Perangkat Perkuliahan (Memastikan semua perangkat pembelajaran yang dibutuhkan dalam pembelajaran telah diverifikasi dan dapat diakses oleh mahasiswa) 5. Monitoring Perkuliahan (Memastikan perkuliahan berjalan sesuai jadwal, berkualitas, menanamkan nilai konservasi dan materi yang disampaikan sesuai dengan kontrak perkuliahan) 6. Monitoring Penilaian Mahasiswa terhadap Kinerja Dosen dalam Pembelajaran (memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk menilai performance dosen dikelas sebelum yudisium) 18

Sistem Informasi Akademik Terpadu (SIKADU) #3 7. Monitoring Kepuasan Mahasiswa terhadap Layanan Akademik (memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk menyampaikan tingkat kepuasannya terhadap layanan akademik yang telah diterimanya ) 8. Monitoring Keluhan Mahasiswa (memastikan mahasiswa menggunakan haknya untuk menyampaikan keluhan kepada pihak/unit layanan akademik melalui media yang telah disediakan) 19

SISTEM INFORMASI AKADEMIK TERPADU Pelaksanaan pengorganisasian bidang akademik dilaksanakan secara terpadu dalam sistem informasi akademik terpadu (SIKADU) (http: //akademik. unnes. ac. id)

MONITORING PERKULIAHAN

MONITORING PERKULIAHAN

PRESENSI ONLINE Ketentuan Presensi Online dalam Perkuliahan : 1. Tatap muka perkuliahan dilakukan 16 kali pertemuan termasuk ujian tengah semester (UTS) dan ujian akhir semester (UAS). 2. Mahasiswa berhak mengikuti ujian akhir semester, jika telah memenuhi kehadiran dalam perkuliahan sekurang-kurangnya 75% dari seluruh tatap muka yang dilakukan oleh dosen. 3. Dosen dapat mengedit ketidakhadiran mahasiswa karena alasan izin penugasan lembaga dan sakit yang dibuktikan dengan surat keterangan sebanyak-banyaknya untuk dua kali ketidakhadiran. 4. Dosen melakukan presensi dan pengisian jurnal perkuliahan secara on line 5. Presensi dan pengisian jurnal perkuliahan secara manual dapat dilakukan jika : a. Jaringan internet untuk akses presensi perkuliahan tidak tersedia b. Dosen mengalami hambatan dalam menggunakan sistem presensi kehadiran secara online 6. Presensi manual dilaksanakan sesuai dengan Prosedur Mutu Presensi Manual kehadiran dosen dan mahasiswa dalam Perkuliahan (PM-AKD-14 b) 7. Perkuliahan yang tidak dapat dilaksanakan sesuai jadwal, dapat dipindahkan berdasarkan kesepakatan dengan mahasiswa. 23

INSTRUMEN PENILAIAN MAHASISWA TERHADAP KINERJA DOSEN No. Aspek yang dinilai Skor 1. Perkuliahan dilaksanakan sesuai jadwal yang ditentukan 2. Perkuliahan dimulai dan diakhiri tepat waktu 3. Perkuliahan diberikan secara efektif dalam enam belas (16) 1 2 3 4 5 kali tatap muka (termasuk UTS & UAS) 4. Perkuliahan diberikan sesuai kontrak matakuliah (silabi, SAP, Bahan Ajar) Penguasaan materi perkuliahan 1 2 3 4 5 8. Kemampuan memberi contoh-contoh untuk memperjelas penyajian materi perkuliahan Tanggapan dosen terhadap pertanyaan/pendapat mahasiswa Kemampuan menghidupkan suasana kelas 9. Penanaman nilai karakter dalam proses pembelajaran 1 2 3 4 5 10. Pemberian umpan balik terhadap tugas 1 2 3 4 5 5. 6. 7. 1 2 3 4 5

INSTRUMEN KEPUASAN MAHASISWA TERHADAP LAYANAN AKADEMIK (1) 1. Aspek tangibles (Sarana pendidikan - Alat Perkuliahan, Media Pengajaran dan Prasarana Pendidikan) No. Pernyataan Pilihan Jawaban 1. Ruang kuliah yang bersih, nyaman dan rapi 1 2 3 4 5 2. Sarana pembelajaran yang memadai diruang kuliah. 3. Laboratorium yang relevan dengan kebutuhan keilmuan 4. Fasilitas kamar kecil yang bersih dan terawat 5. Fasilitas ibadah yang dapat dipergunakan oleh mahasiswa secara memadai

INSTRUMEN KEPUASAN MAHASISWA TERHADAP LAYANAN AKADEMIK (2) 2. Aspek Reliability (kehandalan Dosen, Staf Akademik) No. Pernyataan Pilihan Jawaban 1 Dosen selalu mengulang materi perkuliahan sampai semua mahasiswa merasa jelas 2 3 4 5 2. Dosen mengalokasikan waktu untuk diskusi dan tanya jawab 3. Dosen memberi bahan ajar (suplemen) untuk melengkapi materi yang diberikan di Unnes 4. Dosen selalu datang tepat waktu 5. Staf Akademik melayani kepentingan mahasiswa dengan baik dan santun 1.

INSTRUMEN KEPUASAN MAHASISWA TERHADAP LAYANAN AKADEMIK (3) 3. Aspek Responsiveness (Sikap tanggap) No. Pernyataan Pilihan Jawaban 1 2 3 4 5 1. Layanan Bimbingan Konseling bagi mahasiswa dilakukan dengan baik 2. Pelaksanaan ujian yang tepat waktu 3. Pembelajaran sesuai dengan waktu yang telah ditentukan 4. Bantuan (keringanan/beasiswa) bagi mahasiswa tidak mampu 5. tersedia waktu khusus untuk orang tua mahasiswa untuk konsultasi.

INSTRUMEN KEPUASAN MAHASISWA TERHADAP LAYANAN AKADEMIK (4) 4. Aspek Empathy (Pemahaman terhadap kepentingan mahasiswa) No. Pernyataan Pilihan Jawaban 1 2 3 4 5 1. Unnes selalu berusaha memahami kepentingan dan kesulitan mahasiswa 2. Besarnya kontribusi biaya (Uang Kuliah Tunggal ditetapkan sesuai dengan kondisi mahasiswa) 3. Unnes selalu memonitor terhadap kemajuan mahasiswa melalui dosen wali atau dosen bimbingan konseling 4. Dosen bersedia membantu mahasiswa yang mengalami kesulitan studi 5. Dosen bersikap bersahabat kepada mahasiswa 6. Unnes berusaha memahami minat dan bakat mahasiswa dan berusaha untuk mengembangkannya

SIM PENJAMINAN MUTU LAYANAN MAHASISWA SISTEM INFORMASI BIMBINGAN MAHASISWA (SIBIMA)

PEMBIMBINGAN AKADEMIK 1. Pembimbingan akademik adalah bentuk pelayanan yang diberikan DOSEN WALI kepada mahasiswa yang telah terdaftar secara administratif agar mahasiswa dapat mengikuti kegiatan perkuliahan dan kegiatan akademik yang lain dengan baik. 2. Kategori Pembimbingan : a. Bidang Akademik : masalah registrasi, KRS, perkuliahan, nilai, dan sebagainya b. Bidang Umum : masalah pribadi, lingkungan, dan sebagainya. 3. Pelaksanaan bimbingan akademik minimal 3 x dalam 1 semester. 4. http: //sibima. unnes. ac. id/v 1/

PROSES BIMBINGAN AKADEMIK SISTEM BIMBINGAN MAHASISWA (SIBIMA) • LOGIN • BERHASIL LOGIN

MENU AWAL SIBIMA

• PENGAJUAN BIMBINGAN • USUL TOPIK BIMBINGAN

• SIMPAN • CETAK RIWAYAT BIMBINGAN

SIM PENJAMINAN MUTU LAYANAN MAHASISWA SISTEM INFORMASI SKRIPSI, TESIS, DAN DESERTASI (SITEDI)

Sistem Informasi Skripsi, Tesis dan Desertasi (SISKRIPSI/SITEDI) 1. Monitoring Kualitas Pelaksanaan Bimbingan Skripsi, tesis dan desertasi 2. Monitoring Kinerja Dosen Pembimbing 3. Monitoring Kemajuan Penyelesaian Skripsi, Tesis dan Desertasi 4. Monitoring Jumlah Bimbingan Skripsi, Tesis dan Desertasi 5. Monitoring Waktu Penyelesaian Skripsi, Tesis dan Desertasi 6. Monitoring Kemajuan nilai mahasiswa 7. http: //skripsi. unnes. ac. id/v 2/ 36

BIMBINGAN SKRIPSI • SKRIPSI : Karya ilmiah yang disusun atas dasar kajian kepustakaan, penelitian lapangan, dan atau uji laboratorium sebagai latihan penulisan pada prodi jenjang sarjana. • Syarat pengajuan skripsi : telah menyelesaikan 90 SKS tanpa nilai E

PROSEDUR PENYELESAIAN SKRIPSI Prosedur Pengajuan Topik dan Bimbingan Skripsi • Mahasiswa mengajukan usulan topik skripsi kepada Kajur/Kaprodi (Verifikator Tema) • Verifikator tema menerima/menolak tema yang diajukan mahasiswa. • Jika diterima, Kajur/Kaprodi mengusulkan dua orang pembimbing setelah mempertimbangkan topik penelitian yang diajukan mahasiswa. • Mahasiswa mencetak SK pembimbingan skripsi • Mahasiswa menyerahkan SK pembimbingan skripsi dan melaksanakan pembimbingan • Setiap pembimbingan, mahasiswa mengajukan bimbingan melalui Sitedi • Dosen mengisi laporan pembimbingan melalui Sitedi

SISTEM INFORMASI SKRIPSI

MONITORING BIMBINGAN SKRIPSI

TAMPILAN MENU SITEDI

PENGAJUAN TOPIK SKRIPSI

RIWAYAT BIMBINGAN

Sistem Informasi Profil Mahasiswa 44

• Di dalam laman my. unnes. ac. id mahasiswa dapat mengisikan profil dan upload pengalaman organisasi maupun prestasi-prestasi seperti dalam bidang akademik, olah raga, seni-budaya maupun yang lain dengan menyertakan bukti prestasi (sertifikat). • Upload prestasi dan pengalaman diperlukan untuk SKPI (Surat Keterangan Pendamping Ijazah) sebagai keterangan pelengkap ijazah sarjana pada saat kelulusan. • http: //my. unnes. ac. id/primer. aspx 45

46

47

SIM PENJAMINAN MUTU LAYANAN MAHASISWA SISTEM INFORMASI PENELUSURAN ALUMNI (TRACER STUDY)

Sistem Informasi Pelacakan Lulusan 1. Monitoring Masa Tunggu Lulusan 2. Monitoring Bidang Kerja Lulusan 3. Monitoring Kompetensi Lulusan 49

TRACER STUDY

SIM PENJAMINAN MUTU LAYANAN MAHASISWA SISTEM INFORMASI PENDUKUNG AKADEMIK

Sistem Informasi Pendukung Akademik 1. Sistem Informasi Perpustakaan 2. Sistem Informasi Kemahasiswaan 52

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN UPT perpustakaan sebagai organ pendukung akademik mengelola sumber pembelajaran memiliki aplikasi yang memberikan informasi bahan pustaka dan jurnal seperti digital library (http: //lib. unnes. ac. id) , otomasi perpustakaan (http: //otomasi. unnes. ac. id) , dan e-journal (http: //journal. unnes. ac. id)

SISTEM INFORMASI KEMAHASISWAAN Pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan mahasiswa dan pelayanan kesejahteraan mahasiswa dan dikembangkan sistem informasi kemahasiswaan (simawa)

Terima Kasih YES Sistem Penjaminan Mutu Berbasis ISO 9001