KEBIJAKAN DAN TATA KELOLA ARSIP ELEKTRONIK Imam Gunarto

KEBIJAKAN DAN TATA KELOLA ARSIP ELEKTRONIK Imam Gunarto Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia

PROFIL PEMBICARA Nama : Tempat, Tanggal Lahir : Jabatan : Pangkat, Golongan : Instansi : Alamat : Drs. Imam Gunarto, M. Hum Cilacap, 28 Juli 1963 Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Pembina Utama Madya, Ivd Arsip Nasional Republik Indonesia Jl. Ampera Raya No. 7 Cilandak Timur, Jakarta Selatan Riwayat Pendidikan Formal: 1. S 2 Ilmu Sejarah, UNDIP (2011) 2. S 1 Satra Nusantara, UGM (1990) 3. SD-SLTA, Cilacap (1983) Riwayat Pendidikan Informal: 1. Diklat PRRA Lemhannas (2017) 2. Training on Archival Management Plan (2013) 3. Training on English For Effective Oral Presentation Skill (2012) 4. 4 th International conterence of The UNESCO on Culture-Memory-Identities (2011) 5. Records Management Training (2011) 6. Business Communication (2008) 7. Training ISO 9001: 2000 dan ISO 15489 -1: 2001 (2007) 8. Training on Records Keeping Systems (2007) 9. Intensive English Communication (2006) 1

PROFIL PEMBICARA Riwayat Pekerjaan: 1. Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan (2017 -Sekarang) 2. Direktur Akuisisi (2015 -2017) 3. Direktur Preservasi (2012 -2015) 4. Direktur Pengolahan (2011 -2012) 5. Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 (2009 -2011) 6. Kabid. Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan Dinamis (2008 -2009) 7. Kasubdit Kearsipan Pusat II (2006 -2008) 8. Kasubdit Bimbingan dan Supervisi Sistem Kearsipan II (2003 -2006) 9. Kasubdit Pembinaan dan Pengawan Kearsipan II (2001 -2003) 10. Kepala Sub Bidang Standarisasi (1999 -2001) 11. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Upt. Pengelolaan Arsip dan Jasa Teknis Kearispan (1997 -1999) 12. Kepala Subbagian Persuratan dan Kearsipan (1995 -1997) Penghargaan: 1. Satyalancana Karyasatya X Tahun (2003) 2. Satyalancana Karyasatya XX Tahun (2012) 2

Kondisi

FUNGSI DAN PERAN KEARSIPAN

PERATURAN Undang-undang Nomor 43/2009 Tentang Kearsipan. Undang-undang Nomor 8/1997 Tentang Dokumen Perusahaan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP Undang-undang Nomor 19 tahun 2016 tentang ITE Undang-undang No 5 Tahun 2017 Ttg Pemajuan Kebudayaan Undang-undang No 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik Undang-undang 23 Tahun 2014 Tentang Pemda

PP 87/1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. PP 88/1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi. PP 28/2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Perpres 95 Tahun 2018 Tentang SPBE Permenpan No 30 Tahun 2018 Tentang Pedoman Evaluasi RB

Standar Nasional & Internasional DI BIDANG KEARSIPAN 01 ISO/TR Bidang Kearsipan Lainnya(23081, 26122, 13028, 13008, 16175, 17068, 30300, 30301, 30302, 30303, 30304) Standar-standar teknis lainnya. 02 03 04 ISO 15489 -2001: Records Management. (SNI 19 -6962. 12003: Dokumentasi dan Informasi -Manajemen Rekaman) ICA Standard: ISAAD, ISAAR, ISDF

KERANGKA PIKIR KONDISI SAAT INI Arsip ditumpuk/dibiarkan berserakan, tidak terlacak dan sulit ditemukan KONDISI YANG DIHARAPKAN Optimalisasi GNTA Arsip tersusun rapi sesuai klasifikasi dan mudah ditemukan kembali Kebijakan Belum meratanya pembentukan unit kearsipan di tingkat K/L Jumlah dan kualitas arsiparis terbatas, profesi Arsiparis dipandang rendah Ketidaktersediaan sarana dan prasarana kearsipan khususnya Record Center dimasing-masing K/L Lemahnya dukungan pimpinan khususnya mengenai pendanaan kegiatan kearsipan Pendanaan Organisasi Penyelenggaraan Kearsipan Pengelolaan Arsip SDM Sarpras ? ? ? Setiap K/L/D wajib membentuk unit kearsipan/LK Arsip adalah dokumen penting yang harus dijaga dan dikelola secara profesional oleh Arsiparis dan Pengelola Arsip disimpan dgn baik pada sarana dan prasarana yang berkualitas Political will Pimpinan dukungan pendanaan yang memadai Implementasi e-arsip efektif

PENGAWASAN KEARSIPAN SEBAGAI TRIGGER MENUJU TERTIB ARSIP Reformasi Birokrasi (RB) Good Governance: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Organizational Values Participation Rule of Law Transparency Responsiveness Consensus Orientation Equity Effectiveness and Efficiency Accountibility Strategic Vision Memori kolektif, identitas dan jatidiri, serta peradaba n bangsa Cultural Value ( memori kolektif)

TATA KELOLA ARSIP ELEKTRONIK

NO SUBJEK KONDISI 1. Belanja TIK Pemerintah 2012 - 2016 Rp. 12, 7 T (Rp. 4, 32 T/tahun dg trend terus meningkat) 2. Belanja aplikasi dan lisensi software 65% dari belanja TIK di atas 3. Pusat data/ data center pemerintah 2700 dari 630 instansi 4. Pemakaian data center/hardware 30% dari kapasitasnya 5. Terhubung serat optik 450 kab/kota (87%) 64 kab/kota (13%) wilayah tengah dan timur 6. Jaringan pita lebar 457 kab/kota telah terhubung 57 kab/kota belum terhubung 7. Penetrasi penggunaan internet 2017 (262 jt) 143, 26 jt jiwa (54, 68%) Nasional 57, 19 % di Jawa 54, 23 % di Bali dan NT 47, 20 % di Sumatera 72, 19% di Kalimantan 46, 7 % di Sulawesi 41, 98 % di Maluku dan Papua 11

Strategi Menghadapi Era Digital Bagaimana Kearsipan Merespon Masa Depan 1. Komitmen peningkatan investasi dlm pengembangan environment, culture and digital skills 2. Mengembangkan sistem digital dengan cara selalu mencoba dan menerapkan prototype teknologi terbaru, Learning by doing! 3. Mengembangkan system akses tripel A: anytime, anywhere, anyhow 4. Menggali bentuk sinergi dan kolaborasi baru 5. Menyusun kurikulum pendidikan kearsipan yang telah memasukan materi terkait human-digital skills

KEARSIPAN dalam PERPRES NO. 95 TAHUN 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik BAB IV Paragraf 3 – Kearsipan (psl 65) PERCEPATAN SPBE (1) Penerapan kearsipan berbasis elektronik bagai instansi pusat dan pemda Pasal 62 – 69 Aplikasi Umum a. Perencanaan b. Penganggaran c. Pengadaan barang dan jasa d. Akuntabilitas kinerja e. Pemantauan dan evaluasi F. KEARSIPAN g. Kepegawaian h. Pengaduan pelayanan publik (2) Keterpaduan proses bisnis pengelolaan kearsipan sesuai per. UUan (3) Keterpaduan di atas diterapkan melalui integrasi layanan kearsipan antar instansi pusat dan pemda (4) Integrasi layanan kearsipan dilakukan melalui: a. Bagi pakai arsip dan informasi kearsipan b. Penyelenggaraan basis data terintegrasi c. Penyelenggaraan system aplikasi kearsipan yang terpadu (5) Integrasi layanan kearsipan dikoordinasikan oleh Menpan

ARAH KEBIJAKAN Seluruh K/L/D, PTN & BUMN/D membuat arsip dalam format digital Termasuk otorisasi & persetujuan diselesaikan secara digital dalam rangka beralih ke budaya dan proses kerja secara digital Seluruh K/L/D, PTN & BUMN/D mengelola arsip secara digital Dapat dioperasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan dan kaidah kearsipan Seluruh K/L/D, PTN & BUMN/D menyediakan akses arsip secara digital Mendukung akuntabilitas dan transparansi dalam menajemen pembangunan dan memori kolektif bangsa 19

Ekosistem TERTIB ARSIP: 1. Kebijakan 2. Organisasi 3. SDM 4. Sistem Pengelolaan 5. Sarana dan Prasarana 6. Pendanaan Budaya Digital Komitmen Arsip diciptakan dalam format digital Sistem Digital Kebutuhan Arsip dikelola secara digital Akses Digital Demokrasi Arsip diakses secara digital TRANSFORMASI KEARSIPAN KE SISTEM ELEKTRONIK

METODE PERCEPATAN TRANSFORMASI KEARSIPAN KE SISTEM DIGITAL Budaya Digital SKN TERTIB ARSIP Sistem Digital Akses Digital SIKD SIKS EOFFICE OPEN GOV Outdoor Laboratory K/L dan Daerah Percontohan Ecosistem PEMANGKU KEPENTINGAN NAT. COMPETITI VNES TRANSFORMA SI KE SISTEM DIGITAL SPBE SOFT DIPLOMTK POWER DIGITAL HISTORY SIKN JIKN SUMBER DAYA

PENERAPAN E-ARSIP DALAM SPBE BSM (E-OFFICE) RMS (E-RECORDS) E-PLANNING E-BUDGETING E-PROCUREMENT IN PUT E-PERSONAL E-SERVICES E-ARCHIVES RECORDS MANAG SYSTEM RMS API ARCHIVES MANAG SYSTEMS RMS AMS OUT PUT E-AUDIT E-REPORTING E-OTHERS API SIKS API SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS SISTEM INFORMASI DAN JARINGAN KEARSIPAN NASIONAL

STRUKTUR MODEL Pengguna Internal … staf Pengguna eksternal Masing-masing lembaga Warga negara Universitas K/L Pengelolaan arsip dinamis Pemerintahan Pers LSM ANRI/LK klasifikasi SJIKN- ANRI Portal BRM berdasarkan klasifikasi SIKS/CAMS BMS Sistem E-Office Editor E-Dok Record & Informatio Unit SIKD/RMS Ketentuan fungsionalitas ISO 16175; 30301 -30302 autentik otentikasi Akuisisi & Registrasi Digitalisasi Arsip Provinsi DS permanen Preservasi Arsip Swasta Layanan & Pemanfaatan menciptakan & edit (Doc, Xls, dll) Sistem Umum R&D Hak Sistem HR Kode Sistem Standar kode keamanan Sistem keamanan

LEMBAGA PENCIPTA _ SISTEM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Klasifikasi Umum(ANRI) Manajemen Klasifikasi ISO 16175 dan 30301 -30302 SIKD/RMS pada K/L Kriteria Pengelolaan BMS(e-office) Memberikan kode secara otomatis Dokumen Jadwal Retensi Arsip Creation kriteria informasi Penggunaan Unit bisnis Kode Maintain penciptaan Keputusan Capture Pencarian arsip Control & Security Jadwal Persetujuan Identifikasi Akses arsip Hybrid record Retensi Arsip untuk statistik Long-term preservation Klasifikasi Daftar arsip. Penyerahan arsip akses/jejak audit E-dokumen/SW Penciptaan Penyerahan arsip Manajememen penyerahan arsip Penyerahan arsip internal Manajemen akses Mengatur kode Log akses Akses internal Log pengguna Dokumen kertas File(Boks) Mengatur kode Penilaian Klasifikasi kembali Cek fisik penilaian/pemusnahan sistem manajemen operasional Manajemen pengguna Manajemen penyimpanan Pengaturan lingkungan Statistik koleksi arsip

LANGKAH TRANSFORMASI KE SISTEM ELEKTRONIK S T R A T E G I 3 PRINSIP 12 AKSI Mengelola arsip yang berguna 1. 2. 3. 4. Informasi dikelola secara digital 5. Transformasikan proses bisnis ke digital secara bertahap 6. Arsip digital terus dikelola secara digital 7. Migrasikan arsip analog ke digital 8. Terapkan manajemen informasi secara terintegrasi 9. Semua transaksi direkam dan dikelola scr digital. 10. Sistem, metadata dan standar Meneguhkan komitmen pimpinan Menetapkan Manajer informasi yang kompeten Menyusun Tata kelola informasi yang handal. Mengelola informasi sesuai retensinya. 11. 12. Semua aplikasi dievaluasi kesesuaiannya dengan standar fungsional kearsipan; Informasi dikelola sesuai format dan standar metadata Semua proses bisnis dikelola terintegrasi