KAWALAN PERUNTUKAN 1 SKOP PERBINCANGAN Pengenalan Peranan dan

KAWALAN PERUNTUKAN 1

SKOP PERBINCANGAN • Pengenalan • Peranan dan Tanggungjawab Pengawai Pengawal • Peringkat Kawalan 2

3

MENGAPA KAWAL? ELAK PERBELANJAAN MELEBl. Hl PERUNTUKAN MEMASTIKAN OBJEKTl. F KEMENTERIAN /JABATAN TERCAPAI ELAK PEMBAZIRAN PERBELANJAAN MENGIKUT KEPERLUAN AKAUNTABILITI AWAM 4

KAWALAN PERUNTUKAN BILA SIAPA BAGAIMANA 5

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL Bertanggungjawab mengawal perbelanjaan dan mengurus wang awam [ AP 10 ] Pegawai Pegawal dikehendaki mengawal perbelanjaan dibawah kewalannya supanya peruntukan tidak terlebih dibelanjakan [ AP 54 ] Memastikan Setiap Perbelanjaan Yang Dilakukan Mengikut Maksud Perbelanjaan Yang Ditetapkan Dalam Buku Belanjawan Tahunan [ AP 92 (a) (i) ] 6

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL Pegawai Pengawal hendaklah menyelenggara sebuah buku vot atau buku vot elektronik [ AP 95 ] Mengemukakan Laporan Perbelanjaan Berkala Kepada Perbendaharaan (Ditandangan sendiri / wakilnya) [ AP 92 (a) (ii) ] Pastikan Pemantauan Dibuat Terhadap Penerima Waran Peruntukan Kecil [ AP 94 (b) ] 7

PENURUNAN KUASA KEWAJIPAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN BAGI PEGAWAI-PEGAWAI BAWAHAN MESTILAH DINYATAKAN DENGAN JELAS OLEHNYA DAN KHUSUSNYA SETAKAT MANA TUGAS ITU DIJALANKAN BAGI PIHAKNYA HENDAKLAH DINYATAKAN DENGAN BERTULIS. AP 11(a) 8

KOMPONEN PENTING DALAM PENGURUSAN & KAWALAN PERUNTUKAN KAWALAN PENGURUSAN PERUNTUKAN PENYESUAIAN BUKU VOT 9

KAWALAN PENGURUSAN 10

PERBELANJAAN MELEBl. Hl PERUNTUKAN LAPORAN AUDIT 2009 SEBANYAK 31 KEMENTERIAN/JABATAN MELAKUKAN PERBELANJAAN MELEBIHI PERUNTUKAN YANG DILULUSKAN MELIBATKAN 109 KES BERJUMLAH RM 527. 43 JUTA (Tidak termasuk emolumen) 11

KEDUDUKAN KELEMAHAN PENGURUSAN PERBELANJAAN MENGURUS TAHUN 2006 RM(Juta) 2007 RM(Juta) 20. 50 4. 98 8. 92 0. 52 45. 49 Perbelanjaan Melebihi Peruntukan 2, 608. 80 4, 077. 63 2, 238. 94 5, 700. 43 4, 830. 80 Tambahan Peruntukan Tidak Dibelanjakan 115. 61 502. 30 285. 49 48. 23 62. 20 PERKARA Perbelanjaan Tanpa Peruntukan 2005 RM(Juta) 2008 RM(Juta) 2009 RM(Juta) 12

PERBELANJAAN TANPA PERUNTUKAN TAHUN 2009 KEMENTERIAN BIL KES PERBELANJAAN SEBENAR (JUTA) Kementerian Luar Negeri 2 0. 80 Kementerian Pengangkutan 1 0. 11 Kementerian Sumber Manusia 1 0. 05 Kementerian Pengajian Tinggi 1 0. 06 3 Kementerian Lain/Jabatan 4 0. 01 JUMLAH 9 1. 04 13

Perbelanjaan Melebihi Peruntukan Kementerian/ Jabatan Bil Kes Peruntukan yang diluluskan RM (Juta) Perbelanjaan Lebihan RM(Juta) Kementerian Pertahanan 3 1, 113. 12 1, 274. 03 160. 91 Kemajuan L/Bandar & Wilayah 4 350. 23 446. 05 95. 82 Kementerian Luar Negeri 14 240. 69 310. 57 69. 88 Kementerian Dalam Negeri 13 1, 223. 22 1290. 87 67. 65 Kementerian Pelajaran Malaysia 7 173. 03 220. 81 47. 78 Kementerian Kesihatan 2 1, 591. 89 1, 622. 05 30. 16 Kem. Penerangan Kemunikasi & Kepenggunaan 9 103. 45 132. 59 29. 14 Kem. Perdagangan Dlm. Negeri , Koperasi dan Kepenggunaan 4 80. 16 87. 60 7. 44 Kemeterian lain/Jabatan 53 920. 00 884. 58 100. 07 JUMLAH 109 5, 795. 79 6, 323. 22 527. 43 14

PERUNTUKAN TAMBAHAN TIDAK DIBELANJAKAN Nama Kementerian Bil Kes Peruntukan Asal Peruntukan Muktamad Perbelanjaan Sebenar Peruntukan Asal Tidak Dibelanja (RM Juta) Peruntukan Tambahan/ Khas/Luar Jangka + viremen (RM Juta) Kem. Pelajaran Malaysia 4 483. 75 10. 46 494. 21 448. 54 35. 21 Kem. Pemb. Wanita, Keluarga dan Masyarakat 7 288. 31 5. 63 293. 94 281. 10 7. 21 Kementerian Pertahanan 4 901. 66 13. 61 915. 27 886. 02 15. 64 Kem. Pengajian Tinggi 3 333. 07 9. 35 342. 42 311. 98 21. 09 17 Kementerian/Jabatan Lain 59 699. 50 23. 15 722. 65 682. 32 17. 18 JUMLAH 77 2, 706. 29 62. 20 2, 768. 49 2, 609. 69 96. 33 15

Akaun Kenabayar (AKB) Kementerian Tahun Bayaran AP 58(a) 2008 (RM Juta) 2009 (RM Juta) 56. 29 Peningkatan/ (Penurunan) (RM Juta ) % 32. 75 >100. 0 Kementerian Kerja Raya 23. 54 Kem. Pertanian dan Idusteri Asas Tani 26. 89 55. 37 28. 48 >100. 0 Kementerian Pengangkutan 15. 73 38. 07 22. 34 >100. 0 Kementeri Dalam Negeri 14. 76 23. 89 9. 13 61. 9 Kementerian Kesihatan 15. 40 17. 08 1. 68 10. 9 Kem. Penerangan, Komunikasi dan Kebudayaan 5. 70 6. 41. 0. 71 12. 5 Kementerian Pengajian Tinggi 7. 11 5. 47 (1. 64) 23. 1 Jabatan Kastam Diraja Malaysia 17. 74 10. 99 (6. 75) 38. 0 Kementerian Pertahanan 67. 55 56. 06 (11. 49) 17. 0 Kementerian Pelajaran Malaysia 54. 22 37. 51 (16. 71) 30. 8 16

JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN PP 10 Tahun 2008 ISU-ISU BERBANGKIT • Tl. DAK DITUBUHKAN; • Tl. DAK BERMESYUARAT MENGIKUT KEKERAPAN YANG DITETAPKAN; • BINCANG PERKARA-PERKARA YANG DILUAR BIDANG 17

TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN • MENELl. TI PENYATA PERBELAWAAN BULANAN. • MENGKAJI PRESTASI PERBELANJAAN. • MERANCANG, MENAMPUNG KEKURANGAN. • MENENTUKAN PERBELANJAAN SELARAS DENGAN KELULUSAN. • MENENTUKAN PERUNTUKAN MENCUKUPI. 18

TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN • MENENTUKAN BUKU VOT DISELENGGARAKAN DENGAN BETUL DAN KEMASKINI. • MENENTUKAN PENYATAPERBELANJAAN DISAHKAN • MENENTUKAN PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN. 19

PENGURUSAN PERUNTUKAN 20

KAWALAN DI PERl. NGKAT PEMEGANG WARAN • PENGAGIHAN PERUNTUKAN • KAWALAN PEMBELIAN • KAWALAN BAYARAN • KAWALAN BUKU VOT • PENYEDIAAN PENYATA PEWESUAIAN • PENYEDIAAN LAPORAN 21

PENGAGIHAN PERUNTUKAN • ADA PERANCANGAN YANG RAPI • PERLU BUAT PERANCANGAN AWAL • JUMLAH PENGAGIHAN PERLU IKUT KEPERLUAN. 22

KAWALAN PEMBELIAN/ PERBELANJAAN • PERLU SEMAK BAJET TAHUNAN; • ADAKAN PERANCANGAN PEROLEHAN YANG RAPI; • BUAT PEROLEHAN MENGIKUT KEUTAMAAN; • RANCANG LAIN-LAIN PERBELANJAAN SEWAJARNYA; • SELl. A DENGAN RAPI; • PASTIKAN SEMUA PEMBELIAN YANG DIRANCANG SELESAI DALAM TAHUN YANG SAMA. 23

KAWALAN BAYARAN • PASTIKAN BIL DITERIMA • PASTIKAN BIL DIREKOD KE DALAM DAFTAR BIL • PASTIKAN BIL DIJELASKAN/DIBAYAR DALAM TEMPOH 14 HARI. • PASTIKAN SEMUA BIL/TUNTUTAN DIBAYARAN DALAM TAHUN SEMASA. • CUBA ELAKKAN BAYARAN DIBAWAH AP 58 A 24

DOKUMEN PENTING DALAM KAWALAN PERBELANJAAN • • • WARAN PERUNTUKAN PENYELENGGARAAN ü BUKU VOT ü DAFTAR BIL ü DAFTAR BAYARAN ü DAFTAR BAUCER SURAT KUASA PERBELANJAAN 25

JENIS - JENIS WAR AN WARAN AM WARAN PERUNTUKAN KECl. L WARAN TAMBAH PERUNTUKAN WARAN TARl. K BALl. K WARAN PINDAH PERUNTUKAN SURAT KUASA MELAKUKAN PERBELANJAAN 26

KAWALAN BUKU VOT AP 95 (a) Tiap - tiap Pegawai Pengawal atau pegawai yang diamanahkan mengawal mana -mana bahagian Maksud Perbelanjaan atau Kumpulan Wang Amanah, handaklah menyelenggara sebuah Buku Vot yang menunjukkan dengan jelas pada bila-bila masa. . . i) Amaun yang dibenarkan bagi tahun itu ii) Semua debit dan kredit (transaksi) iii) Baki peruntukan dan tanggunggan 27

Contoh buku vot 28

KELEMAHAN DALAM PENYELENGGARAAN BUKU VOT • WARAN PERUNTUKAN KECl. L Tl. DAK DIREKOD DENGAN BETUL • CATATAN-CATATAN URUSNIAGA Tl. DAK Dl. BUAT DENGAN BETUL DAN TERATUR • TANGGUNGAN LEWAT/Tl. DAK DI CATAT DALAM BUKU VOT • BUKU VOT Tl. DAK DISEMAK OLEH PEGAWAI • KAKITANGAN KURANG KEMAHl. RAN DALAM MENYELENGGARAKAN BUKU VOT 29

PERANAN PEMEGANG WARAN PERUNTUKAN a. Penyata perbelanjaan bulanan disediakan pada penghujung bulan dihantar segera kepada Pegawai Pengawal; b. Laporan terperinci perbelanjaan (flirnsi) yang diterima dari Jabatan Akauntan Negara (JAN) hendaklah disemak dahulu dan disesuaikan; c. Memeriksa, mengesah dan menandatangani penyata penyesuaian sebelum dikembalikan kepada JAN 30

PERANAN PEMEGANG WARAN PERUNTUKAN i. Penyata-penyata penyesuaian atau sijil- sijil pengesahan hendaklah dindatangani oleh Ketua Pegawai Kewangan atau Pegawai Penyelia tetapi tidak boleh ditandatangani oleh mana-mana kakitangan yang terlibat dengan kerja-kerja pembayaran atau penyelenggaraan buku vot ii. Penyediaan Laporan-laporan Perbelanjaan seperti dikehendakki Surat Pek. Perb. 2 Tahun 86 31

PENYESUAIAN BUKU VOT 32

MASALAH YANG SERING BERLAKU a) PENYATA PENYESUAl. AN VOT Tl. DAK DISEDIAKAN MENGIKUT TEMPOH. b) PENYATA PENYESUAIAN Tl. DAK DISEDIAKAN. c) PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN OLEH PEGAWAI YANG MENYELENGGARA BUKU VOT d) Penyiasatan terhadap urusniaga yang disenarai dalam A 1, A 2 dan A 3 tidak dilakukan dibiarkan berlarutan berbulan-bulan e) Pelarasan Jurnal tidak dilakukan keatas kesilapan urusniaga 33

RUMUSAN PERINGKAT KAWALAN PERINGKAT PEMEGANG WARAN (PTJ PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL PERINGKAT PERBENDAHARAAN 34

PERINGKAT Pemegang waran a. Menyediakan peruntukan yang mencukupi bagi setiap objek mengikut program/aktiviti b. Penyata perbelanjaan bulanan disediakan pada penghujung bulan dihantar segera kepada Pegawai Pengawal; c. Laporan terperinci perbelanjaan (flimsi) yang diterima dari Jabatan Akauntan Negara (JAN) hendaklah disemak dahulu SEBELUM disesuaikan; 35

PERINGKAT Pemegang waran d. Buku vot atau laporan BV 381 perlu desemak sekurangnya sebulan sekali - AP 95 (d) e. Mengadakan mesyuarat JPKA – 4 kali setahun f. Megadakah mesyuarat pemantauan diantara PTJ g. Memantau tanggungan belum selesai h. Menyediakan laporan prestasi perbelanjaan: i. BV 342 Laporan Kelewatan Bayaran Bil ii. BV 343 Laporan Prestasi Proses Pembayaran Bil Sempurna iii. BV 344 Laporan Prestasi Proses Pembayaran Bil Belum Sempurna 36

PERINGKAT Pemegang waran i. j. k. l. Menjalankan naziran keatas Pusat Tanggungjawab dibawah kawalannya. Menjalankan pemeriksaan megejud keatas Pusat Tanggungjawab/Pusat Kos Penyediaan Laporan Pengecualaian Menjalankan kajian penilaian program 37

PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL Memastikan buku vot diselenggara dengan sempurna, sistematik dan kemaskini: - 1. Memastikan Kakitangan yang ditugaskan menyimpan buku vot mempunyai pengetahuan yang mencukupi. 2. Baucar hanya boleh ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa dan memastikan baki peruntukan adalah mencukupi untuk melakukan pembayaran serta menandatangani ringkas setiap kali catatan dibuat dalam buku vot – dikecualikan pada BV Elektronik [AP 95(b)] 3. Memeriksa serta tandatangan ringkas pada Buku Vot Manual/Elektronik sekurang-kurangnya sebulan sekali. [AP 95(e)] 38

4. Pastikan Penyata perbelanjaan bulanan diterima dengan segera dan dicatatkan dalam buku vot utama. 5. Membuat penyesuaian buku vot 6. Catatan pelarasan hendaklah dilakukan. 7. Sekiranya terdapat keraguan laporan perbelanjaan hendaklah dimaklumkan. terperinci 8. Penyata penyesuaian diserahkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh terima laporan. 9. Penyata penyesuaian hendaklah diperiksa sebelum dihantar ke Akauntan Negara atau wakilnya. 10. Pastikan Penyata perbelanjaan bulanan diterima dengan segera dan dicatatkan dalam buku vot utama. 39

11. Membuat penyesuaian buku vot 12. Catatan pelarasan hendaklah dilakukan. 13. Sekiranya terdapat keraguan laporan perbelanjaan hendaklah dimaklumkan. terperinci 14. Penyata penyesuaian diserahkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh terima laporan. 15. Penyata penyesuaian hendaklah diperiksa sebelum dihantar ke Akauntan Negara atau wakilnya. 16. Menjalankan pengauditan secara berkala 17. Mengadakan menyuarat JPKA diperingkat kementerian 40

18. Memastikan laporan mesyuarat JPKA dihantar oleh pemegang waran peruntukan 41

PERINGKAT Perbendaharaan a) Mengadakan mesyuarat/kajian penilaian program b) Memastian laporan perbelajaan disediakan dihantar oleh pemegang waran peruntukan c) Memastikan laporan suku tahun disediakan d) Memastikan laporan pengecualian disediakan dihantar dalam masa yang ditetapkan 42

SEKIAN TERIMA KASIH 43