Kaufmnnische Grundlagenschulung Stand 29 01 2016 Stabsstelle 6

Kaufmännische Grundlagenschulung Stand: 29. 01. 2016 Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 1

Aufbau der Schulungen Schulung Haushaltsberichte Schulung Fördermittelberichte GUI Schulung Kaufm. Grundlagenschulung Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 2

Ziele der Veranstaltung • Darstellung der betriebswirtschaftlichen Vorgänge im Rechnungswesen (Doppik, Bilanz, Gu. V) • Erklärung von kaufmännischen Begriffen, Zusammenhängen und Bedeutung für das gemeinsame Arbeiten unter kaufmännischen Gesichtspunkten in der Universität zu Köln (Uz. K) Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 3

Inhalte der Schulung – Kaufmännischer Jahresabschluss der Uz. K ( Bilanz, Gu. V, Erläuterung einzelner Positionen) – Beschaffung ( Selbstbeschaffung, Beschaffung mit Bestellbezug ) – Rechnungslauf/ Rechnungsbearbeitung – Rechnungsausgang/ Rechnungserstellung – Häufige Begriffe Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 4

Aufgaben der Uz. K nach dem Hochschulfreiheitsgesetz (ab dem 01. 2007) • Ordnungsgemäße Mittelverwaltung – Haushaltsmittel des Landes – Sondermittel des Landes (Ho. Pa, QVM) – Drittmittel – Stiftungsmittel – eigene Mittel • Rechtsvorschriften – Handelsrecht, Go. B (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) – Steuerrecht – Hochschulwirtschaftsführungsverordnung (HWFVO) – Geldgeberrichtlinien Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 5

Kaufmännischer Jahresabschluss der Hochschulen umfasst • • • Bilanz (§ 266 HGB) - Aufstellung von Vermögen und Schulden • Lagebericht (§ 289 HGB) – Anmerkungen zu der aktuellen und künftigen wirtschaftlichen Lage der Hochschule, zum allgemeinen Geschäftsverlauf sowie Erläuterung von wesentlichen Risiken • Länderspezifische Vorschriften lt. Länderhaushaltsgesetz (LHG) Gewinn- und Verlustrechnung (§ 275 HGB) - Ergebnisrechnung Anhang (§ 284 HGB) – Erläuterung von Ansatz- und Bewertungsmethoden, Anlagespiegel, Erläuterungen zu Bilanz- und Gu. V-Positionen Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 6

Kameralistik – Doppik im Vergleich Kameralistik: • Kapitel/ Titel • Zahlungsströme innerhalb eines Haushaltsjahres • Keine Erfolgsrechnung • Haushaltsrechnung • Kostenarten (statt Sachkonten) Hauptaufgabe: • Kontrollfunktion Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Doppik: Sachkonto: • T-Konten • Gu. V 616073 Kostenstelle 152002006 • oder Aufwendungen und Erträge eines Jahres !!!! D-80024 -Z-270 • PSP-Element: Darstellung des Verbrauchs 152002006 • sachlich und rechnerisch richtig Bilanz Datum: _________ Unterschrift : _________ Hauptaufgabe: • • Informationsfunktion Vermittlung eines vollständigen, den tatsächlichen Umständen entsprechenden Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Uz. K (Generalnorm) Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 7

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) • • • Keine Buchung ohne Beleg! Klarheit und Übersichtlichkeit Vollständigkeit (alle Belege sind zu erfassen) Richtigkeit und Willkürfreiheit Einzelbewertung Haushaltsgrundsätze (HGr. G) • • • Haushaltswahrheit und Klarheit Einheit und Vollständigkeit des Haushaltsplanes Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit Haushaltsgrundsatz der Fälligkeit Sachliche Spezialisierung (Einnahmen und Ausgaben getrennt) etc. Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 8

Die Bilanz Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 9

Bilanz – schematische Gliederung • Jahresergebnis/Ergebnisvorträge Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 10

Inventur Inventar Bilanz • Der Kaufmann ist verpflichtet die Schulden und das Vermögen vollständig darzustellen (§ 240 HGB) - bei Gründung oder Übernahme - für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres - bei Auflösung oder Verkauf • Die Inventur ist die mengenmäßige Aufnahme jedes Vermögens- und Schuldgegenstandes nach Art (Bezeichnung) und Menge (Stück, Länge, Gewicht) • Das Inventar ist ein Bestandsverzeichnis aller Vermögensteile und Schulden des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt nach Art, Menge und Wert Vermögen. /. Schulden = Eigenkapital (Reinvermögen) • Die Bilanz ist die summarische Gegenüberstellung in Kontenform von Vermögensgegenständen (Aktiva) mit Eigen- und Fremdkapital (Passiva) Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 11

Aktivseite der Bilanz Anlagevermögen: Alle Vermögensgegenstände, die dazu bestimmt sind, dauerhaft dem Betrieb zu dienen ( > 1 Jahr) : • • Immaterielle Vermögensgegenstände (selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte, ähnliche Werte und Rechte, Entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte, Nutzungsrechte, (z. B. Softwarelizenzen) -Geschäfts- oder Firmenwert Geleistete Anzahlungen auf immaterielle Vermögensgegenstände Sachanlagen -Grundstücke und Gebäude Technische Anlagen und Maschinen , Betriebs- und Geschäftsausstattung Bibliotheksbestände Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Finanzanlagen , z. B. Anteile/Ausleihungen an verbundenen Unternehmen sowie Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, z. B. Forschungsinstitute, Weiterbildungsgesellschaften, Spin-Offs (Wissensund Technologietransfer) Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 12

Aktivseite der Bilanz Umlaufvermögen: Alle Vermögensgegenstände, die kurzfristig dem Betrieb • • dienen (< 1 Jahr) Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe: z. B. Bestände Büromaterial, IT, Laborchemikalien Unfertige Erzeugnisse und Leistungen, z. B. nicht abgeschlossene Auftragsforschungsprojekte • Fertige Erzeugnisse und Waren • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen • Forderungen gegen verbundene Unternehmen und Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht • Sonstige Vermögensgegenstände • Forderungen gegen das Land • Forderungen gegen andere Zuschussgeber • Wertpapiere des Umlaufvermögens • Kassenbestand, Bankguthaben Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 13

Passivseite der Bilanz Eigenkapital (EK) • Ergibt sich in der Eröffnungsbilanz aus der Differenz Vermögensgegenstände. /. Schulden = Nettoposition • Gewinnrücklage – wird aus erwirtschafteten Überschüssen (positives Jahresergebnis) gebildet. Wird entschieden durch Hochschulrat im Rahmen der Ergebnisverwendung • Weitere zweckgebundene Rücklagen möglich (z. B. Ho. Pa) • Gewinnvortrag/Verlustvortrag • Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 14

Passivseite der Bilanz Fremdkapital (FK) • Darlehen • Verbindlichkeiten - aus Lieferungen und Leistungen - gegenüber Kreditinstituten - geg. dem Finanzamt (u. a. Ust. ), Sozialversicherungsträgern Sonstige Verbindlichkeiten - gegenüber dem Land - gegenüber anderen Zuschussgebern • Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 15

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen • die aus Lieferungen (z. B. bei einem Gen-Maus Verkauf) oder Dienstleistungen (z. B. bei einer Auftragsforschung) entstehenden Forderungen gegenüber Kunden. • • Die Kundenforderungen werden brutto ausgewiesen (d. h. inkl. Umsatzsteuer). Forderungen sind finanzielle Vermögenswerte und zählen zu den Finanzinstrumenten. Forderungen sind sofort nach der Buchung auf dem PSP-Element sichtbar • • Sie werden durch Debitorenbuchhaltung Abt. 62. 21 verwaltet (Buchung der Ausgangsrechnungen, Mahnwesen, Wertberichtigungen). Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 16

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen • • Verpflichtungen gegenüber Dritten. Verbindlichkeiten aus L+L entstehen beim Kauf Rechnung mit Zahlungsziel. • Die Lieferantenverbindlichkeiten werden brutto ausgewiesen (d. h. inkl. Vorsteuer). Verbindlichkeiten gehören zu den Schulden. Verbindlichkeiten sind sofort nach der Buchung auf dem PSP-Element sichtbar. • • • Sie werden durch die Kreditorenbuchhaltung Abt. 62. 22 verwaltet. Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 17

Gu. V – schematische Gliederung Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 18

Einnahme / Umsatz / Erlös / Gewinn • • • Umsatz (auch “Erlöse”) gibt an, wieviel innerhalb einer bestimmten Zeit eingenommen wurde Gewinn = Umsatz - Kosten resultiert aus: Gu. V (Gewinn-und Verlustrechnung) Aufwendungen Erträge • Aufwand < Ertrag = Gewinn • Aufwand > Ertrag = Verlust Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 19

Ausgaben /Aufwendungen • Konsumtive Ausgaben (Konsumausgaben)/Aufwand – Verbrauchsausgaben im laufenden Haushalts- bzw. Rechnungsjahr Beispiele: Telefon, Gebühren, Mieten, Büromaterial, Strom, Personal – Aufwand in der Gu. V mindert den Gewinn direkt • Investive Ausgaben (Investitionsausgaben) – werden vorwiegend in Sachanlagen getätigt Beispiele: der Bau eines Gebäudes / Anschaffung einer Maschine / Kauf eines Großgerätes für Forschungszwecke – > 1 Jahr sind im Anlagebestand (= Anlagevermögen) der Uz. K Wichtig: Ø selbstständig nutzbarer Gegenstand mit Wertgrenze (> 410 € netto) Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 20

Unterscheidung…. . Ausgaben, kein Aufwand z. B. Kauf eines Computers Buchungssatz: Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA) = Anlagevermögen / Bank= Umlaufvermögen) Ausgaben = Aufwand z. B. Bezahlung von Gehältern Buchungssatz: Gehälter= Aufwand/ Bank=Umlaufvermögen) Aufwand, aber keine Ausgaben Buchungssatz: z. B. Absetzung für Abnutzung (Af. A/Abschreibung) = Aufwand / Maschinen = Anlagevermögen) Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 21

Beispiel: Abschreibungen • Ein Fernrohr für physikalische Messung steht der Hochschule langfristig zur Verfügung. Der Sachgegenstand steht im Anlagevermögen (Bilanz) und der Hochschule langfristig (> 1 Jahr) zur Verfügung • Abschreibungen (steuerrechtlich „Absetzung für Abnutzung = Af. A“) werden getätigt um die Anschaffungskosten auf die Nutzungsdauer (ND) zu verteilen (z. B. 8 Jahre) • Grund: Wertminderungen durch Nutzung, technischen Fortschritt, Verschleiß oder außergewöhnliche Ereignisse • Konto: „Abschreibungen auf Sachanlagen“ – Gu. V Position • Fazit= Die Abschreibung stellt Aufwand dar und ist erfolgswirksam zu erfassen, d. h. mindert den Gewinn (hier um 1/8 der Anschaffungskosten) Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 22

Beispiel: Abschreibungen hier: Eröffnungsbilanz = Ausgangssituation Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 23

Beispiel: Kauf einer Maschine Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 24

Beispiel: Af. A Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 25

Pause Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 27

Beschaffung Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 28

Selbstbeschaffung < 500 € netto Bedarfsstelle: Formlose Beauftragung des Lieferanten Bedarfsstelle: Warenannahme Lieferant: Warenlieferung an Bedarfsstelle • Formlose Beauftragung: bitte Adresse und KST oder PSP-Element angeben (Rechnungszuordung) • Hinweis auf zentralen Rechnungsanschrift an den Lieferanten notwendig Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 29

Beschaffungen über Einkauf (Abt. 33) > 500 € netto ja nein Bedarfsstelle: Beschaffungsantrag ausfüllen und weiterleiten D 7 Bedarfsstelle: Warenannahme Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Lieferant: Warenlieferung an Bedarfsstelle Abt. Einkauf: Beauftragung des Lieferanten Dezernat 7: Prüfung und Freigabe der Drittmittelverwendung Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 30

Der Beschaffungsantrag Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 31

Sachkontenrahmen Darstellung des Sachkontenrahmens: • • • Aufwandskonto 680100 680200 607600 607700 607800 • Den Kontierungsleitfaden finden Sie unter http: //verwaltung. unikoeln. de/organisation/dezernat_6/downloadbereich_dezernat_6/ informationsmaterial/sachkonten___kontierungsleitfaden/ Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Bezeichnung Kleingeräte-Bürogeräte Büromöbel Werkzeuge Sportgeräte wissenschaftliche Geräte Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 32

Zusammenhang: Sachkonto und Warengruppe • Warengruppen sind Schlüssel für Material / Leistungen mit gemeinsamen Eigenschaften und gleichem Verwendungszweck • Hinter jeder Warengruppe ist ein Sachkonto hinterlegt • Warengruppen sind im Vergleich zu Sachkonten „sprechender“ • Eine Tabelle der Warengruppen steht online zur Verfügung http: //verwaltung. unikoeln. de/abteilung 33/content/e 45/e 69994/Warengruppen 29_online. pdf • Die Verbuchung der Kosten läuft über Kostenstelle oder PSP-Element und auf das der Warengruppe hinterlegte Sachkonto Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 33

Nomenklatur der Kostenstellen= organisatorische Unterscheidung 1 6 3 0 0 2 0 0 5 Beispiel: 1 = Fakultäten 6 = Hum. F 30 = FG Kunst und Mus 02 = Institut für Musikpädagogik 0 = keine Abteilung 05 = Professur für Europäische Musikethnologie, Prof. Dr. Naumann Professuren / Einrichtungen Abteilungen Fakultätsorgane / Zentrale Fakultätseinrichtungen / Institute, Seminare Departements / Fachbereiche / Fachgruppen 1 Fakultäten 2 Fakultäten (Reserve) 3 Zentrale Einrichtungen 4 Organe 5 Organisation 6 Externe Einrichtungen 9 Infrastruktur Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center 1 Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliche Fakultät 2 Rechtswissenschaftliche Fakultät 3 Medizinische Fakultät 4 Philosophische Fakultät 5 Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät 6 Humanwissenschaftliche Fakultät Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 34

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Arten von PSP-Elementen Ø Ø Ø Ø D - PSP Alle Drittmittelprojekte S - PSP aus QVM (Qualitätsverbesserungsmittel) I - PSP interne Projekte (Berufszusagen/- mittel) X - PSP Betriebe gewerblicher Art (BGA)/steuerbare Vorgänge N - PSP NRW-Sondermittel (Ho. Pa-Mittel) B - PSP Bauprojekte W - PSP Bewirtschaftung Gebäude Y - PSP Stiftungen Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 36

Obligo • Ein Obligo ist eine dispositive Verpflichtung, die durch verschiedene Geschäftsvorfälle (z. B. Wareneingang oder Rechnungseingang) zu Istkosten führt. • Entspricht Mittelreservierung (mit Erfassung der Bestellung in SAP: Spalte „Obligo“) • Durch Buchung der Rechnung wird Obligo wieder abgebaut Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 37

Rechnungslauf / -bearbeitung Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 38

1. Rechnungen aus Selbstbeschaffung 2. Rechnungen mit Bestellbezug Zentraler Rechnungseingang Universität zu Köln Zentraler Rechnungseingang Postfach 41 09 24 50869 Köln kreditoren@verw. uni-koeln. de Bedeutung Ø Zeitnahe Rechnungserfassung im SAP- System zwingend, um aktuelle Kenntnis über Forderungen und Verbindlichkeiten zu haben Ø Einhaltung der Go. B`s Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 39

1. Rechnungslauf Selbstbeschaffung Lieferant: Rechnung an zentralen Rechnungseingang Rechnung Lieferant: Warenlieferung an Bedarfsstelle ja Ware Bedarfsstelle: Warenannahme SAP Competence Center Abteilung 62: Vorerfassung der Rechnung und Rechnungsbeiblatt II hinzufügen nein Kred. Bu Abteilung 62: Dezernat 7: Prüfung Steuer, Prüfung und Freigabe Buchung, Zahllauf, der Drittmittelverwendung Archivierung Stabsstelle 6. 01 Zoll Ze. Re. Ei Abt. 62 D 7 Abt. 62 Lieferant: Geldeingang Bedarfsstelle: Prüfung, Vorkontierung und Bestätigung des Wareneingangs & ggf. Rechnungsklärung mit Lieferanten vorab Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 40

1. Beiblatt zur Rechnung aus Selbstbeschaffung • Zentraler Rechnungseingang/Vorerfassung Abt. 62. 22 legt den Vorgang erstmalig im SAP -System an (Bedarfsstelle, Lieferant und Rechnungsnummer) und druckt das Begleitblatt aus • Vorkontierung durch Bedarfsstelle unter Angabe: - Kostenstelle oder PSP-Element - Sachkonto - Buchungstext • Betrifft es ein D-PSP-Element: • Weitergabe an D 7 zur Prüfung und Freigabe der Drittmittelprojekte Weiterleitung zur Verbuchung an Kreditorenbuchhaltung Abt. 62. 22 Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 41

2. Rechnungslauf mit Bestellbezug Lieferant: Rechnung an zentralen Rechnungseingang Lieferant: Warenlieferung an Bedarfsstelle Abt. 62 Rechnung Ware Ze. Re. Ei Bedarfsstelle: Warenannahme Abt. 62 Zoll Abteilung 62: Vorerfassung der Rechnung und Rechnungsbeiblatt I hinzufügen Abt. 62 Kred. Bu Lieferant: Geldeingang Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Abteilung 62: Prüfung Steuer, Buchung, Zahllauf, Archivierung Bedarfsstelle: Prüfung und Bestätigung des Wareneingangs Abt. Einkauf: Rechnungsklärung bei Beanstandungen Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 42

2. Beiblatt zur Rechnung mit Bestellbezug • Die kontierungsrelevanten Daten sind bereits vorhanden und werden auf dem Begleitblatt angedruckt • Bedarfstelle muss zum Erhalt der Ware / Leistung Angaben zur Vollständigkeit und Mängelfreiheit vornehmen • Bei Abweichungen: Klärung über Einkauf Abt. 33 • Nach Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit per Unterschrift des Freigabeverantwortlichen, das Rechnungsoriginal mit Begleitblatt an Kreditorenbuchhaltung Abt. 62. 22 senden • Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass das Rechnungsbegleitblatt den Bestellbezug ausweist, denn nur so kann sichergestellt werden, dass das Obligo der Bestellung mit Zahlung der Rechnung aufgehoben wird und nicht Ihr Budget doppelt belastet wird. Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 43

Exkurs: Kreditorennummern • Einkaufskreditoren z. B. Kreditoren-Rechnung mit und ohne Bestellbezug Nummernkreis: 50000000 – 50999999 • Meldepflichtige natürliche Personen (MNP) z. B. Honorare, Gastvorträge, Reisestipendien 51000000 – 51999999 • Personal z. B. Mitarbeiter der Uz. K ( Eigene Kreditorennummer zu Erfragen bei Rechnungseingang Abt. 62. 22) 53000000 – 53999999 • u. a. Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 44

Ausführliche Erklärungen zu der Vorgehensweise bei… • • • Auslagenerstattung Reisekosten Bewirtungskosten Gastvorträge Barabschläge Anzahlungen • • Exkursionen Serienbrief Excel Buchungsunterlage Kongresse Serienbrief Excel Buchungsunterlage Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 45

Rechnungsausgang / Rechnungserstellung Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 46

Debitorenbuchhaltung Rechnungsausgang / Rechnungserstellung • Keine zentrale debitorische Rechnungsstellung • Aber: alle Rechnungen von der Uz. K müssen in Kopie zwecks Erfassung an die Debitorenabteilung 62. 21 • Ausgangsrechnungen können nur auf PSP-Elemente gebucht werden • Erlös wird schon mit Rechnungserfassung dem PSP-Element gutgeschrieben • Es erfolgt keine schriftliche Info über Geldeingang, der Geldeingang ist im Konteninformationssystem sichtbar. • Das Mahnwesen (ohne DM-Mittelgeber) erfolgt zentral durch die Debitorenabteilung. • Mindestanforderungen an die Rechnung Ansprechpartner A 62. 3 Steuerabteilung & D 7 Steuern • Bei Tagungen/Veranstaltungen Vorabstimmung mit der Debitorenbuchhaltung Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 47

Zeit für Fragen… • Vielen DANK für Ihre Aufmerksamkeit! Stabsstelle 6. 01 SAP Competence Center Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Folie: 48