Kapitel 4 Inkp och facilities management FM Program

Kapitel 4 Inköp och facilities management (FM)

Program Roll och betydelse i en FM-miljö De viktigaste framgångsfaktorerna för inköp i en FM-miljö Vilka åtgärder som kan användas för att förbättra inköpens resultateffektivitet i en FM-miljö Hur man kategoriserar organisationens tjänster som lagts ut på kontrakt Vad som krävs för att köpa indirekta produkter och tjänster

Inköp och facilities management (FM) Förhållandet mellan inköpskostnader och försäljningsintäkter är relativt låg Frånvaro av inledande inköpsprocesser (eftersom det inte finns någon fysisk produktionsprocess) Inköpsbesparingar har begränsad påverkan på räntabiliteten (avkastningen på tillgångarna) Ledningen kommer att spendera mest tid på värdeskapande och personrelaterade frågeställningar och aktiviteter, de kommer att anstränga sig lite i stödaktiviteter (inköp)

Inköp och facilities management (FM) Viktigaste utgiftskategorier Byggnader, installation & infrastruktur Energi § Fastigheter § Omstrukturering och förnyelse § Underhåll § Tekniska installationer § Säkerhetssystem § Kontorsmöbler § Väggar § Tillfälliga byggnader Hushållsskötsel § Energi § Catering § Städning § Trädgårdsskötsel § Transporttjänster § Säkerhet § Sophämtning § Kläder § Tekniska supportmaterial Tillfällig arbetskraft § Anställning av tillfällig personal § Tillfälligt anställda chefer § IT-programmerare, analytiker och programchefer Tjänster § Transporttjänster § Bilar och transportfordon § Resor § Logi § Praktik och utbildning § Uppsökning & rekryteringstjänster § Marknadsundersökningar § Marknadsföring och reklam § Media § Events § Factoring § Professionella tjänster IT och telematik § Hård- och mjukvara § Servrar § Datorer § Kringutrustning § Kommunikationsnätverk § Telefonväxlar § Infrastruktur § IT-projekt § Outsourcing § Informationstjänster Kontorsmaterial och utskrifter § Kopiering § Kontorsutrustning § Kontorsmaterial § Papper § Emballage § Utskrifter § Representation § Böcker och prenumerationer Bearbetad från Rietveld, 1995

Inköp och facilities management (FM) Tjänstesektorn håller på att förändras från en traditionell och lokal marknad till en international marknad. Som ett resultat av detta strävar tjänsteleverantörer mot att förbättra sina tjänster till slutkunden och samtidigt reducera sina verksamhetskostnader. ¨ Ökad outsourcing av supporttjänster ¨ Integrering av supporttjänster i en FM-organisation ¨ Ökad verksamhetsskala

Effektiva FM-inköp Som det uppfattas av interna avdelningar 1. Leveransprecision • Rättidighet • Rätt kvantitet Som det uppfattas av inköpsavdelningen 1. Lågt pris 2. Bra avtal 3. Objektiva 4. leverantörsval 2. Rätt kvalitet 3. Snabba svarstider 4. och återkoppling 4. Hög tillgänglighet Förväntningar med avseende på inköp är inte alltid på samma nivå

Effektiva FM-inköp Matris för kundens produktgrupper Avdelning A Datorhårdvara Datortillbehör Kontorsutrust ning Tillfälliga anställningar Service Total volym a) Total inköpsvolym b) Inköpsutgifter c) Inköpens marknadsandel d) Förväntad volym Avdelning B Avdelning C Totalt värde

Förbättra kundfokus (1) 1. Analysera och dokumentera interna kunder och produktkategorier: 2. Bedöm intern kundnöjdhet: 3. Fastställ total inköpsspend per avdelning Fastställ vilken hur stor andel som går via inköpsavdelningen Ta reda på vilka flaskhalsar som finns i relationerna. Sätt upp mål (detaljerad handlingsplan): Inom vilka kund- och produktkategorikombinationer kan inköpsavdelningen stärka sin position, dvs intern marknadsandel? Åtgärder som krävs för att detta ska hända? Vilka resultat kan förväntas av dessa åtgärder?

Förbättra kundfokus (2) 4. Tvärfunktionella inköpsteam och organisationsstruktur: 5. Utveckla inköpsstragier: 6. Team med specialister användarnas avdelningar bör bildas för att utveckla särskilda sourcingplaner. Använd inköpsportföljen Detaljera handlingsplan per inköpskategori Införande: Noggrann övervakning av resultat i form av: ¨ ¨ ¨ Genererade besparingar Kundnöjdhet Administrativ ledtid

Effektiva inköp i FM-miljö Olika metoder för en optimal struktur Fokus på den interna kunden Produktfokuserad orientering (oftast använd) Leverantörsfokuserad orientering Hur kan ett effektivt fokus på den interna kunden åstadkommas i kombination med kunskaper om produkter och marknader? Gör den interna kunden ansvarig för att gå igenom inköpsprocessen Lös interna kommunikationsproblem genom att utse kundansvariga på inköpsavdelningen, vilka är ansvariga för specifika kunder

Köpa indirekta varor och tjänster Indirekta varor och tjänster som inte hör till företagets primära processer. § Urskiljning beroende på destination: §Köpande av allmänna varor och tjänster §Köpande av investeringsvaror §Köpande av handelsvaror §Urskiljning beroende på egenskaper: §IT, marknadsföring och kommunikation, professionella tjänster, förvaltning av humankapital, FM, transport och logistik, tekniskt underhåll

Köpa indirekta varor och tjänster Spend på indirekta varor är ibland högre än spend på direkta varor och tjänster: ¨ ¨ ¨ Outsourcing av processer Medel 50: 50 Indirekta köp använder ofta en stor leverantörsbas Förslag till kostnadsbesparingar: ¨ ¨ ¨ ¨ Minskande av antalet leverantörer Införande av kategoristyrt inköp Analysera användarmönster ‘feber vid slutet av året’ Produktstandardisering Minskande av leverantörsbasen Översyn av befintliga avtal Minska transaktionskostnader Outsourca småinköp och småkontrakt

UT TE G RI BIL LE NG MM A SIN UN IKA G AV FA TIO LL N SH ER AN TE RIN ME G DL EM PO S KA ST P TJ ÄN ST AR FÖ ER BE RE TS TA KL ÄD GS ER ÄG DA BIL INF AR OR MA RE TIO SE N BY PA R ÅE TE R NT BY BA R NK ÅE TJ R ÄN ST ER KO LE ER IN CA T 92 86 78 KR Y RE R ER ING NN MA BE AK TE UL KS YC Fo U 126 112 TR NS 132 KO SE 148 IT 213 154 ER 422 DIV KO DS NT FÖ OR RIN NIN S G MA G FÖ TE RA RIA NS L TÄ L LD FA A ST IG HE TE R OK ÄN T Antal leverantörer 635 TE ST RU NA RK MA Nedbrytning av inköpsspenden Nedbrytning av leverantörsbasen för icke produktionsrelaterade inköp 68 54 48 43 39 35 28 25 21 18 14 10 7

Slutsatser Tjänsteföretag representerar en växandel av den ekonomiska aktiviteten i de flesta europeiska länder. Att utveckla en professionell inköpsmetod för tjänsteproducerande organisationer är långt ifrån en enkel sak För att uppnå resultateffektivitet bör inköpare främsta vara serviceinriktade snarare än kostnadsinriktade. Varor och tjänster för FM är del av indirekta köp.