Kanslienheten Sonja Andersen Svedberg Monica C Andersson Carina

Kanslienheten

Sonja Andersen Svedberg Monica C Andersson Carina Bergh Andersson Elisabeth ”Bea” Abrahamsson Karin Malmberg Eva Olsson Cecilia Hultberg Ulf Andersson Josefina Medvos Lisa Granrud Gill Bengtsson Marina Ragnarsson Sofia Horrdin Åke Ström Åsa Olander Annelie Johansson

Kanslienhetens uppdrag och organisation Kanslienheten är organiserad i fyra team utifrån de frågor vi ansvarar för: Nämndservice , IT , Reception och kontorsvaktmästeri och telefoni , MAS, MAR, MLA och SAS. Kanslienhetens uppdrag är att stödja förvaltningens chefer, handläggare och administratörer både operativt och strategiskt. Inom följande områden erbjuder vi råd och stöd, service och administration samt uppföljning och kontroll. Diarium och ärendehantering Dokument- och arkivhantering samt PUL Nämnd- och individutskott Juridisk rådgivning Reception och kontorsvaktmästeri i stadsdelshuset på Förstamajgatan 2 B • Telefoniadministration • IT-administration och IT-utbildning • Patientsäkerhetsfrågor • Kvalitets- och rättssäkerhetsfrågor inom socialtjänsten • Miljödiplomering • • • Kanslienheten har även i uppdrag att ge stöd till våra politiker i nämnden. Du är välkommen att vända dig till den som bäst kan hjälpa dig med din fråga. Du hittar en beskrivning vad varje befattningshavare/funktion gör på följande sidor. Har du frågor om kanslienhetens uppdrag och organisation? Kontakta kanslichef Sonja Andersen Svedberg Telefon: 031 -365 30 31 E-post: sonja. andersen@ostra. goteborg. se 3

Innehåll Nämndsekreterare Registrator Administratör Arkivhantering och PUL IT Mobiltelefoni Reception Förstamajgatan 2 B Kontorsvaktmästeri Medicinskt ansvar (MAS/MAR/MLA) Utvecklingsledare SAS s 5 s 6 s 7 s 8 s 9 s 10 s 11 s 12 s 13 s 14 4

Nämndsekreterare Om du har juridiska frågor som rör din verksamhet kan du som är chef eller handläggare vända dig till kanslienheten för att få råd och stöd. Utöver juridisk rådgivning skriver nämndsekreteraren bland annat protokoll vid stadsdelsnämnden och individutskottets sammanträden. Vad kan jag bidra med? Råd och stöd gällande: • juridiska frågor • offentlighet och sekretess • skrivelser till domstolar och tillsynsmyndigheter • delegationsfrågor • nämnd eller individutskott eller samhällsutvecklingsråd • ärendehantering i handläggningsdatabasen • tjänsteutlåtanden (TU) • frågor om nämndens uppdrag och arbete Åke Ström Nämndsekreterare Telefon: 031 -365 30 24 E-post: ake. strom@ostra. goteborg. se Sofia Horrdin Nämndsekreterare (individutskott) Telefon: 031 - 365 40 06 E-post: sofia. horrdin@ostra. goteborg. se 5

Registrator Alla myndigheter är skyldiga att föra register över allmänna handlingar. I förvaltningens diarium finns en del av de handlingar som har registrerats, andra finns t. ex. i särskilda verksamhetssystem. Många av våra handlingar måste sparas. Då arkiveras de och kan tas fram om någon begär att få se dem. Vad kan jag bidra med? Råd och stöd gällande: • frågor som rör diariet • arbetet i handläggningsdatabasen • dokumenthanteringsplanen, vad kan slängas? vad ska sparas? vad ska diarieföras? Administration av diariet och handläggningsdatabasen • registrerar och fördelar ärenden för handläggning • tilldelar behörighet till nya handläggare • ger utbildning och support för ärendehantering • arkivredogörare för det allmänna arkivet Övriga arbetsuppgifter: • frågor som rör diariet • deltar i förvaltningens postöppning och bevakar förvaltningens elektroniska brevlåda. • expediering av beslut från stadsdelsnämnden och Individutskottet Gill Bengtsson Registrator Telefon: 031 -365 30 12 E-post: gill. bengtsson@ostra. goteborg. se Ersättare Monica Andersson Telefon: 031 -365 40 20 E-post: monica. c. andersson@ostra. goteborg. se 6

Administratören på kanslienheten ansvarar för att planera och vara delaktig i genomförandet av förvaltningens årliga gratifikation. Administratören ansvarar också för administration av politikernas förrättningsarvoden och utför olika administrativa göromål inom stödfunktionerna utöver att fungera som ersättare för registrator vid behov. Vad kan jag bidra med? • Planera och delta i genomförandet av gratifikationen • Administrera politikernas förrättningsarvoden. • Ge stöd i frågor gällande diarium och handläggningsdatabasen • Ge service och stöd till stödfunktionschefer i Personec • Administrera telefoni- och IT-fakturor inom kanslienheten Monica Andersson Administratör telefon: 031 -365 40 20 E-post: monica. c. andersson@ostra. goteborg. se • Registrator (ersättare) 7

Arkivhantering och Pu. L Förvaltningen har ett ansvar att vårda och förvara allmänna handlingar på ett tryggt och säkert sätt. Behandling av personuppgifter ska ske enligt gällande lagstiftning. Vad kan jag bidra med? Dokumenthantering och arkiv • Att ge stöd till chefer, arkivsamordnare och verksamheter beträffande dokumenthantering, arkivering och personuppgiftslagen (Pu. L) • Att ge förslag på enheters arkiveringsorganisation och rutiner • Att ha kännedom om förvaltningens samtliga arkiv • Viss administration och service vid leverans av arkiv. Pu. L • Upprätta och ansvara förvaltningens personuppgiftsregister, PUL-databasen • Uppföljning och kontroll av förvaltningens arkivarbete och personuppgiftsbehandlingar • Informera och ge råd samt vid behov planera utbildningar och presentationsmaterial inom området • Ge stöd i samband med avtalsskrivning gällande personuppgiftsbiträdes avtal (PUB-avtal) Sonja Andersen Svedberg (Tf) Telefon: 031 -365 30 31 E-post: sonja. andersen@ostra. goteborg. se • Arkivansvarig (tf) och kontaktperson till Regionarkivet Sofia Horrdin Nämndsekreterare Telefon: 031 -365 40 06 E-post: sofia. horrdin@ostra. goteborg. se • Personuppgiftsombud • Förrättningsarvoden till politiker 8

IT I förvaltningen använder vi dagligen många typer av ITstöd som måste fungera bra för att vi ska kunna sköta vårt arbete, som t. ex. e-post, skrivare och verksamhetssystem. Vad kan vi bidra med? • Beställa och lägga upp IT-behörigheter, t. ex. inloggningskonto, e-post och tillgång till mappar och databaser • Lösenordshantering • Samordna internkontroll av IT-behörigheter • Ge råd kring samt beställa IT-utrustning, nätuttag och datakommunikation • Intern IT-utbildning bl. a. i Office-programmen och Lotus Notes • Upprätta register över IT-inventarier och licenser. • Delta i införandet av nya verksamhetssystem. • Delta i staden gemensamma IT införandeprojekt. Teknisk support hänvisas i första hand till Intraservice support Telefon: 368 68 00 E-post: support. intraservice@intraservice. goteborg. se Kontaktuppgifter till IT Vid beställningar av IT-utrustning och generella IT-frågor E-post: it. ostra. goteborg@ostra. goteborg. se Beställningar av IT-behörigheter görs via behörighetsdatabasen. Carina Bergh Andersson IT-administratör (Behörigheter) Telefon: 031 -365 40 71 E-post: carina. bergh. andersson@ostra. goteborg. se Eva Olsson IT-utvecklare (Inköp) Telefon: 031 -365 40 68 E-post: eva. olsson@ostra. goteborg. se Anette Christensen IT-pedagog (Utbildning) Telefon: 031 -365 30 33 E-post: anette. christensen@ostra. goteborg. se Sonja Andersen Svedberg Utvecklingsledare IT Telefon: 031 -365 30 31 E-post: sonja. andersen@ostra. goteborg. se 9

Mobiltelefoni Telefoniadministratören ansvarar för administrering av verksamhetens beställningar av mobiltelefoner och kringutrustningar. I uppdraget ingår också råd och stöd vid inköp och frågor som gäller hantering av din mobiltelefon. Vad kan jag bidra med? • Råd och stöd vid inköp av mobiltelefoni och utrustning • Administrerar verksamheternas beställningar av mobiltelefoner och kringutrustningar • Administrerar verksamheternas beställningar och kontaktuppgifter gällande mobilabonnemang • Hantering av garanti- och reparationsärenden • Råd och stöd gällande hantering av din mobiltelefon • Support gällande PIN-koder och PUK-koder samt spärra mobilabonnemang/telefon. Margareta Rugentin Telefoniadministratör Telefon: 031 - 365 40 67 E-post: margareta. rugentin @ostra. goteborg. se Kontaktuppgifter vid beställning E-post: telefonibestallningar. ostra. goteborg@ostra. goteborg. se 10

Reception Förstamajgatan I stadsdelshuset på Förstamajgatan 2 B finns en reception i entrén som är bemannad kl. 8 -16. 30 på vardagar. Vi tar emot och hänvisar besökare rätt, svarar på frågor, tar mot synpunkter och klagomål, lämnar ut informationsmaterial som broschyrer och tidningar, tar emot bud och paket samt ansökan om förskoleplats. Vid behov hjälper vi medborgaren att fylla i ansökan. Vad kan vi bidra med? • Administrera telefonibeställningar och ändringar i telefonisystemet. • Uppdatera kontaktuppgifter i telefonkatalogen telefonisystemet (Bluestar/CMG) • Lämna ut parkeringstillstånd till anställda • Lämna ut västtrafik årskort till anställda • Lämna ut bilpoolsnycklar • Lämna ut cykelpoolsnycklar • Bevakning av förvaltningens huvudfax. Vidarebefordra inkomna fax till rätt verksamhet Service till personal i huset: • Hjälper till med felanmälan av hissar och andra problem i huset (serviceanmälan) Kontaktuppgifter till Receptionen Telefon: 031 - 365 30 01/365 30 02 E-post : receptionen. forstamajgatan@ostra. goteborg. se Cecilia Hultberg Receptionist/administratör E-post: cecilia. hultberg@ostra. goteborg. se Josefina Medvos Receptionist/administratör E-post: josefina. medvos@ostra. goteborg. se Elisabeth Abrahamsson Receptionist/administratör E-post: elisabeth. abrahamsson@ostra. goteborg. se Ersättare: Ulf Andersson Kontorsvaktmästare/ersättare receptionist Telefon: 031 -365 30 25 E-post: ulf. andersson@ostra. goteborg. se 11

Kontorsvaktmästeriet ansvarar för sortering av förvaltningens in- och utgående post. I uppdraget ingår också en del service i stadsdelshuset på Förstamajgatan 2 B, bl. a. att beställa och se till att det finns kontorsmaterial. Vad kan jag bidra med? • Ansvar för in- och utgående post • Kopiering till nämnd och utskott Ulf Andersson Kontorsvaktmästare/ersättare receptionist Telefon: 031 - 365 30 25 E-post: ulf. andersson@ostra. goteborg. se Service till personal i huset: • Utlämning nycklar, tags och flexkort • Inköp och påfyllning av kontorsmaterial • Hjälper till med felanmälan av kopiatorer • Utför större kopieringsuppdrag vid behov Ersättare: Josefina Medvos / Cecilia Hultberg/Elisabeth Abrahamsson Receptionist/administratör E-post: josefina. medvos@ostra. goteborg. se E-post: cecilia. hultberg@ostra. goteborg. se 12

Medicinskt ansvar Vad är medicinskt ansvar? Medicinskt ansvariga är ett stöd till chefer och verksamhet gällande kvalitet och patientsäkerhetsfrågor inom hälso- och sjukvårdens samtliga områden. Vad kan vi bidra med? • Ge stöd och vägledning för ökad patientsäkerhet och kvalitet • Ta fram och uppdatera riktlinjer enligt lagstiftning • Utreda allvarliga händelser och ta beslut om anmälan enligt lex Maria • Följa upp verksamhetens kvalitet ur patientsäkerhetsperspektiv Marina Ragnarsson Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) Telefon: 031 -365 35 77 E-post: marina. ragnarsson@ostra. goteborg. se • Stödjer sektor Äldre samt hälso- och sjukvård och Funktionshinder Karin Malmberg Medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR) Telefon: 031 -365 37 12 E-post: karin. malmberg@ostra. goteborg. se • Stödjer sektor Äldre samt hälso- och sjukvård och Funktionshinder Åsa Olander Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska (MLA) Telefon: 031 -365 40 40 E-post: asa. olander@ostra. goteborg. se • Stödjer sektor Utbildning 13

Utvecklingsledare SAS (socialt ansvarig samordnare) är ett stöd till chefer och verksamheter gällande kvalitet och rättssäkerhetsfrågor inom socialtjänstens samtliga områden. Vad kan jag bidra med? • Att ge stöd och vägledning kring tillämpningen av regelverket. • Utreda allvarliga händelser och ta beslut om anmälan enligt lex Sarah. • Granska socialtjänstens verksamheter och identifiera vad som bör utvecklas och förbättras. Annelie Johansson Utvecklingsledare SAS (socialt ansvarig samordnare) Telefon: 031 -365 30 45 E-post: annelie. johansson@ostra. goteborg. se • Stödjer sektor Individ- och familjeomsorg samt funktionshinder och sektor Äldreomsorg samt hälso- och sjukvård. 14