KANCELARIJSKO POSLOVANJE IV 4 POJAM KNJIGOVODSTVENE DOKUMENTACIJE Pojam
- Slides: 19
KANCELARIJSKO POSLOVANJE IV 4
POJAM KNJIGOVODSTVENE DOKUMENTACIJE
Pojam knjigovodstvene dokumentacije pisani dokument, u materijalnom obliku, o nastalim poslovnim događajima koja sadrži sve neophodne podatke za knjiženje u poslovnim knjigama Ø mora biti potpuna, istinita, računski tačna, uredna, sastavljena tako da omogućava potpun uvid u verodostojnost dokumenta Ø kontrolu knjigovodsvene isprave ne mogu vršiti lica koja su materijalno zadužena za imovinu na koju se isprava odnosi Ø rokovi za dostavljanje u knjigovodstvo i rokovi knjiženja Ø
� Pojam knjigovodstvenog dokumenta: to je pisana isprava kojom se dokazuje nastanak neke ekonomske promene, odnosno poslovnog događaja.
OSNOVNI ELEMENTI KNJIGOVODSTVENOG DOKUMENTA: 1) mesto i datum nastanka neke ekonomske promene 2) naziv i broj dokumenta 3) nazive ili imena lica koja su učestvovala u njegovom izvršenju 4) kratak opis ekonomske promene 5) iznos na koji promena glasi ili podatke na osnovu kojih će biti iznos naknadno utvrđen 6) potpise odgovornih lica
KLASIFIKACIJA DOKUMENTACIJE
� Klasifikacija knjigovodstvene dokumenacije : a) eksterna i interna, (odnosi unutar preduzeca ili sa drugim preduzecima) b) pojedinacna i zbirna, (sa stanovišta racionalnosti) c) pravdajuca dokumenta i naloge.
� Pravdajuća dokumenta su sva ona dokumenta koja u skladu sa pozitivnim zakonskim propisima služe kao osnov za knjiženje poslovnih događaja u knjigovodstvu preduzeća. Prema tome, to su i eksterna i interna dokumenta, te pojedinacna ili elementarna i zbirna dokumenta � Nalozi su takvi dokumenti kojima se nalaže izvršavanje određenog poslovnog događaja. No, pošto se ispostavljanjem naloga poslovni događaj još nije desio, to se, po pravilu, na osnovu njih i ne može vršiti knjiženje. � o Vrlo često sam nalog prerasta u pravdajući dokument, jer se na njemu nalazi i potvrda izvršenja naloženog poslovnog dogadaja.
ČUVANJE I SMEŠTAJ KNJIGOVODSTVENE DOKUMENTACIJE
� Čuvanje poslovnih knjiga je obavezno. Godišnji izveštaji, računovodstvene isprave i poslovne knjige čuvaju se u originalu ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja. � Ako se poslovne knjige vode na računaru, moraju se memorisati i podaci i računovodstveni softver. � Računovodstveni softver čuva se na disku ili disketi. � Za čuvanje dokumentacije odgovoran je šef knjigovodstva ili lice koje on odredi.
� U vezi sa čuvanjem dokumentacije Zakonom o računovodstvu je propisano sledeće: � Poslovne knjige mogu da se vode u slobodnim listovima, povezane ili prenete na na neki od elektronskih ili magnetnih medija, tako da po potrebi mogu da se odštampaju ili prikažu na ekranu (član 12. ). � Pravna lica i preduzetnici su dužni da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, kao i način čuvanja (član 24. ). � Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji se čuvaju u originalu ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja utvrđenih zakonom (član 24). � Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji se čuvaju u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga (član 23. , stav 12). � Ako se poslovne knjige vode na računaru, uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice, odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera, kako bi podaci bili dostupni kontroli (član 24. ).
Pitanje čuvanja i arhiviranja uređeno je sledećim propisima: � Zakon o računovodstvu (Službeni glasnik RS 46/06 do 99/11 i 62/2013) � Uredba o budžetskom računovodstvu (Službeni glasnik RS 125/03 i 12/06) � Pravilnik o poslovnim knjigama i iskazivanju finansijskog rezultata po sistemu prostog knjigovodstva (Službeni glasnik RS 140/04)
� Pravna lica i preduzetnici dužni su da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, kao i način čuvanja. � Finansijski izveštaji o izvršenoj reviziji čuvaju se 20 godina. � Godišnji izveštaj o poslovanju čuva se 10 godina od poslednjeg dana poslovne godine za koju je sastavljen. � Dnevnik i glavna knjiga čuvaju se 10 godina. � Pomoćne knjige čuvaju se pet godina, od dana njihovog zaključivanja. � Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada. � Pet godina se čuvaju isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige. � Pet godina se čuvaju isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa.
LISTA KATEGORIJA REGISTRATURSKOG MATERIJALA
� Organ koji je u skladu s utvrđenim delokrugom, stručno obradio propis, organ koji je predložio donošenje propisa i organ koji je propis doneo čuvaju trajno registraturski materijal koji je u vezi s tim kod njih nastao ili je od drugih primljen. Registraturski materijal koji je nastao kod drugih učesnika u pripremi propisa, odnosno u postupku predlaganja i donošenja propisa čuva se kod njih pet godina. � Svodni, zbirni i druge vrste konačnih tekstova analitičkih materijala čuvaju se trajno kod organa koji su ih, u skladu s utvrđenim delokrugom, stručno obradili i kod organa koji su ih usvojili. Ankete, upitnici, popisne liste, izvodi iz literature i drugi materijali koji su korišćeni za izradu analitičkog materijala čuvaju se dve godine. � Nadležna ministarstva utvrdiće do 30. juna 1994. godine, u saradnji s Arhivom Srbije, kriterijume za valorizaciju tehničke dokumentacije o izgradnji objekata i tehničke dokumentacije koja nastaje u vezi s procesom proizvodnje. � Radi obezbeđenja trajnosti registraturskog materijala koji ima karakter arhivske građe koristi se, u skladu s propisima o standardizaciji, hartija i drugi materijali odgovarajućeg kvaliteta a tekst ispisuje bojom utvrđenog standarda. � Ministar nadležan za poslove u oblasti uprave može bliže urediti razvrstavanje pojedinih vrsta registraturskog materijala u kategoriji utvrđene ovom uredbom.
� � � � � Registraturski materijal, u skladu sa članom 24 Zakona o kulturnim dobrima, uživa prethodnu zaštitu na osnovu ovog zakona i predstavlja spise, kompjuterske, filmske ili video zapise; slike u pokretu, tekstove i snimke i televizijske programe, fotografske i fonografske snimke i na drugi način sastavljene zapise i dokumente; knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapise i dokumente, tekstove i snimke i radio programe, kao i mikrofilmove o njima, primljene i nastale u radu državnih organa i organizacija, organa jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanova, drugih organizacija i verskih zajednica dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz tog materijala nije izvršeno odabiranje arhivske građe u skladu s odredbama ovog zakona. Članom 37 Zakona o kulturnim dobrima je propisano da su državni organizacije, organi jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanove, preduzeća i druga pravna lica u toku čijeg rada nastaje registraturski materjal, dužni da: 1) označavaju i datiraju registraturski materijal i vode osnovnu evidenciju o njemu; 2) čuvaju registraturski materijal u sređenom i bezbednom stanju; 3) klasifikuju i arhiviraju registraturski materijal, i odabiraju arhivsku građu i izlučuju bezvredni registraturski materijal u roku od godine dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja.
� Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja je deo opšteg akta, koja sadrži popis sadržaja svih kategorija registraturskog materijala nastalih u radu i njihove rokove čuvanja. � Na osnovu liste vrši se odabiranje arhivske građe (kategorija koje imaju rok čuvanja trajno) i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala (kategorija sa operativnim rokovima);
Primer Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja
HVALA NA PAŽNJI.
- Elektronski potpis
- Priprema tenderske dokumentacije
- Izrada tehničke dokumentacije
- Kretanje dolara prognoze
- Petrol e poslovanje
- Slidetodoc.com
- Elektronsko poslovanje
- Moodle elab fon
- Blagajna
- Elektronsko poslovanje
- Devizno poslovanje
- Trgovinsko poslovanje 1
- Recepcijsko poslovanje
- Poslovanje prodavaonice
- Denarno poslovanje
- Operativno poslovanje
- Elektronsko poslovanje prezentacija
- Operativno poslovanje
- Urudžbeni broj primjer
- Sektori u hotelu