KANCELARIJSKO POSLOVANJE IV 4 POJAM KNJIGOVODSTVENE DOKUMENTACIJE Pojam

  • Slides: 19
Download presentation
KANCELARIJSKO POSLOVANJE IV 4

KANCELARIJSKO POSLOVANJE IV 4

POJAM KNJIGOVODSTVENE DOKUMENTACIJE

POJAM KNJIGOVODSTVENE DOKUMENTACIJE

Pojam knjigovodstvene dokumentacije pisani dokument, u materijalnom obliku, o nastalim poslovnim događajima koja sadrži

Pojam knjigovodstvene dokumentacije pisani dokument, u materijalnom obliku, o nastalim poslovnim događajima koja sadrži sve neophodne podatke za knjiženje u poslovnim knjigama Ø mora biti potpuna, istinita, računski tačna, uredna, sastavljena tako da omogućava potpun uvid u verodostojnost dokumenta Ø kontrolu knjigovodsvene isprave ne mogu vršiti lica koja su materijalno zadužena za imovinu na koju se isprava odnosi Ø rokovi za dostavljanje u knjigovodstvo i rokovi knjiženja Ø

� Pojam knjigovodstvenog dokumenta: to je pisana isprava kojom se dokazuje nastanak neke ekonomske

� Pojam knjigovodstvenog dokumenta: to je pisana isprava kojom se dokazuje nastanak neke ekonomske promene, odnosno poslovnog događaja.

OSNOVNI ELEMENTI KNJIGOVODSTVENOG DOKUMENTA: 1) mesto i datum nastanka neke ekonomske promene 2) naziv

OSNOVNI ELEMENTI KNJIGOVODSTVENOG DOKUMENTA: 1) mesto i datum nastanka neke ekonomske promene 2) naziv i broj dokumenta 3) nazive ili imena lica koja su učestvovala u njegovom izvršenju 4) kratak opis ekonomske promene 5) iznos na koji promena glasi ili podatke na osnovu kojih će biti iznos naknadno utvrđen 6) potpise odgovornih lica

KLASIFIKACIJA DOKUMENTACIJE

KLASIFIKACIJA DOKUMENTACIJE

� Klasifikacija knjigovodstvene dokumenacije : a) eksterna i interna, (odnosi unutar preduzeca ili sa

� Klasifikacija knjigovodstvene dokumenacije : a) eksterna i interna, (odnosi unutar preduzeca ili sa drugim preduzecima) b) pojedinacna i zbirna, (sa stanovišta racionalnosti) c) pravdajuca dokumenta i naloge.

� Pravdajuća dokumenta su sva ona dokumenta koja u skladu sa pozitivnim zakonskim propisima

� Pravdajuća dokumenta su sva ona dokumenta koja u skladu sa pozitivnim zakonskim propisima služe kao osnov za knjiženje poslovnih događaja u knjigovodstvu preduzeća. Prema tome, to su i eksterna i interna dokumenta, te pojedinacna ili elementarna i zbirna dokumenta � Nalozi su takvi dokumenti kojima se nalaže izvršavanje određenog poslovnog događaja. No, pošto se ispostavljanjem naloga poslovni događaj još nije desio, to se, po pravilu, na osnovu njih i ne može vršiti knjiženje. � o Vrlo često sam nalog prerasta u pravdajući dokument, jer se na njemu nalazi i potvrda izvršenja naloženog poslovnog dogadaja.

ČUVANJE I SMEŠTAJ KNJIGOVODSTVENE DOKUMENTACIJE

ČUVANJE I SMEŠTAJ KNJIGOVODSTVENE DOKUMENTACIJE

� Čuvanje poslovnih knjiga je obavezno. Godišnji izveštaji, računovodstvene isprave i poslovne knjige čuvaju

� Čuvanje poslovnih knjiga je obavezno. Godišnji izveštaji, računovodstvene isprave i poslovne knjige čuvaju se u originalu ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja. � Ako se poslovne knjige vode na računaru, moraju se memorisati i podaci i računovodstveni softver. � Računovodstveni softver čuva se na disku ili disketi. � Za čuvanje dokumentacije odgovoran je šef knjigovodstva ili lice koje on odredi.

� U vezi sa čuvanjem dokumentacije Zakonom o računovodstvu je propisano sledeće: � Poslovne

� U vezi sa čuvanjem dokumentacije Zakonom o računovodstvu je propisano sledeće: � Poslovne knjige mogu da se vode u slobodnim listovima, povezane ili prenete na na neki od elektronskih ili magnetnih medija, tako da po potrebi mogu da se odštampaju ili prikažu na ekranu (član 12. ). � Pravna lica i preduzetnici su dužni da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, kao i način čuvanja (član 24. ). � Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji se čuvaju u originalu ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja utvrđenih zakonom (član 24). � Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji se čuvaju u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga (član 23. , stav 12). � Ako se poslovne knjige vode na računaru, uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice, odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera, kako bi podaci bili dostupni kontroli (član 24. ).

Pitanje čuvanja i arhiviranja uređeno je sledećim propisima: � Zakon o računovodstvu (Službeni glasnik

Pitanje čuvanja i arhiviranja uređeno je sledećim propisima: � Zakon o računovodstvu (Službeni glasnik RS 46/06 do 99/11 i 62/2013) � Uredba o budžetskom računovodstvu (Službeni glasnik RS 125/03 i 12/06) � Pravilnik o poslovnim knjigama i iskazivanju finansijskog rezultata po sistemu prostog knjigovodstva (Službeni glasnik RS 140/04)

� Pravna lica i preduzetnici dužni su da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige

� Pravna lica i preduzetnici dužni su da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, kao i način čuvanja. � Finansijski izveštaji o izvršenoj reviziji čuvaju se 20 godina. � Godišnji izveštaj o poslovanju čuva se 10 godina od poslednjeg dana poslovne godine za koju je sastavljen. � Dnevnik i glavna knjiga čuvaju se 10 godina. � Pomoćne knjige čuvaju se pet godina, od dana njihovog zaključivanja. � Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada. � Pet godina se čuvaju isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige. � Pet godina se čuvaju isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa.

LISTA KATEGORIJA REGISTRATURSKOG MATERIJALA

LISTA KATEGORIJA REGISTRATURSKOG MATERIJALA

� Organ koji je u skladu s utvrđenim delokrugom, stručno obradio propis, organ koji

� Organ koji je u skladu s utvrđenim delokrugom, stručno obradio propis, organ koji je predložio donošenje propisa i organ koji je propis doneo čuvaju trajno registraturski materijal koji je u vezi s tim kod njih nastao ili je od drugih primljen. Registraturski materijal koji je nastao kod drugih učesnika u pripremi propisa, odnosno u postupku predlaganja i donošenja propisa čuva se kod njih pet godina. � Svodni, zbirni i druge vrste konačnih tekstova analitičkih materijala čuvaju se trajno kod organa koji su ih, u skladu s utvrđenim delokrugom, stručno obradili i kod organa koji su ih usvojili. Ankete, upitnici, popisne liste, izvodi iz literature i drugi materijali koji su korišćeni za izradu analitičkog materijala čuvaju se dve godine. � Nadležna ministarstva utvrdiće do 30. juna 1994. godine, u saradnji s Arhivom Srbije, kriterijume za valorizaciju tehničke dokumentacije o izgradnji objekata i tehničke dokumentacije koja nastaje u vezi s procesom proizvodnje. � Radi obezbeđenja trajnosti registraturskog materijala koji ima karakter arhivske građe koristi se, u skladu s propisima o standardizaciji, hartija i drugi materijali odgovarajućeg kvaliteta a tekst ispisuje bojom utvrđenog standarda. � Ministar nadležan za poslove u oblasti uprave može bliže urediti razvrstavanje pojedinih vrsta registraturskog materijala u kategoriji utvrđene ovom uredbom.

� � � � � Registraturski materijal, u skladu sa članom 24 Zakona o

� � � � � Registraturski materijal, u skladu sa članom 24 Zakona o kulturnim dobrima, uživa prethodnu zaštitu na osnovu ovog zakona i predstavlja spise, kompjuterske, filmske ili video zapise; slike u pokretu, tekstove i snimke i televizijske programe, fotografske i fonografske snimke i na drugi način sastavljene zapise i dokumente; knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapise i dokumente, tekstove i snimke i radio programe, kao i mikrofilmove o njima, primljene i nastale u radu državnih organa i organizacija, organa jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanova, drugih organizacija i verskih zajednica dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz tog materijala nije izvršeno odabiranje arhivske građe u skladu s odredbama ovog zakona. Članom 37 Zakona o kulturnim dobrima je propisano da su državni organizacije, organi jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanove, preduzeća i druga pravna lica u toku čijeg rada nastaje registraturski materjal, dužni da: 1) označavaju i datiraju registraturski materijal i vode osnovnu evidenciju o njemu; 2) čuvaju registraturski materijal u sređenom i bezbednom stanju; 3) klasifikuju i arhiviraju registraturski materijal, i odabiraju arhivsku građu i izlučuju bezvredni registraturski materijal u roku od godine dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja.

� Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja je deo opšteg akta, koja sadrži

� Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja je deo opšteg akta, koja sadrži popis sadržaja svih kategorija registraturskog materijala nastalih u radu i njihove rokove čuvanja. � Na osnovu liste vrši se odabiranje arhivske građe (kategorija koje imaju rok čuvanja trajno) i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala (kategorija sa operativnim rokovima);

Primer Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja

Primer Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja

HVALA NA PAŽNJI.

HVALA NA PAŽNJI.