KAMUDA STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI STANDART DOSYA PLANI

  • Slides: 34
Download presentation
KAMUDA STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI

KAMUDA STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI

STANDART DOSYA PLANI Amaç: ► Kamu kurum ve kuruluşlarınca kâğıt veya elektronik ortamda oluşturulan

STANDART DOSYA PLANI Amaç: ► Kamu kurum ve kuruluşlarınca kâğıt veya elektronik ortamda oluşturulan belgelerin dosyalanmasında konu bazlı, genel bir yöntem belirlemek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim sağlamaktır. Standart Dosya Planı 2

► Standart Dosya Planı ile belgeler, üretilmesi aşamasında tanımlanmış, sınıflandırılmış ve belgelerin saklama süreleri

► Standart Dosya Planı ile belgeler, üretilmesi aşamasında tanımlanmış, sınıflandırılmış ve belgelerin saklama süreleri tespit edilmiştir. ► Bu sayede saklanmasına duyulmayan belgelerin tasfiyesi, duyulan bilgi ve belgeye etkin gerçekleşecektir. Standart Dosya Planı ihtiyaç erişim 3

STANDART DOSYA PLANI 000 -999 Sayısal Aralığı 000 -099 Genel Konular 100 -599 Ana

STANDART DOSYA PLANI 000 -999 Sayısal Aralığı 000 -099 Genel Konular 100 -599 Ana Hizmet Faaliyetleri Standart Dosya Planı 600 -999 Yardımcı Hizmetler, Danışma, Denetim Faaliyetleri 4

► Kurumların kendi ana hizmet birimlerinin faaliyetlerine ilişkin konu başlıklarının bulunduğu alan (100 -599

► Kurumların kendi ana hizmet birimlerinin faaliyetlerine ilişkin konu başlıklarının bulunduğu alan (100 -599 aralığı), Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü personeli tarafından ilgili kurumlara bizzat gidilerek hazırlanmaktadır. Standart Dosya Planı 5

► Kurumlarda ortak özellik arz eden konular, (yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri,

► Kurumlarda ortak özellik arz eden konular, (yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri, 600 -999 aralığı) kurumların ilgili birimlerinin görüşleri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmıştır. Standart Dosya Planı 6

DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 1 Genel Konular 000 -099 2 Ana Hizmet Faaliyetleri 100 -599

DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 1 Genel Konular 000 -099 2 Ana Hizmet Faaliyetleri 100 -599 3 600 -699 3. 1 Danışma Denetimle İlgili Faaliyetler APK işleri 3. 2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 620 -639 3. 3 Hukuk İşleri 640 -659 3. 4 Teftiş İşleri 660 -679 4 700 -999 4. 1 Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler Bilgi İşlem İşleri 4. 2 Dış İlişkiler ve AB İşleri 720 -749 600 -619 700 -719

► Ana hizmet, yardımcı hizmet faaliyetleri bölünmesi ile aynı konuya ait belgelerin aynı “ad”

► Ana hizmet, yardımcı hizmet faaliyetleri bölünmesi ile aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmıştır. ► Böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarla da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. Standart Dosya Planı 8

DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 4. 3 Emlak ve İnşaat İşleri 750 -769 4. 4 Hizmet

DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 4. 3 Emlak ve İnşaat İşleri 750 -769 4. 4 Hizmet Öncesi ve Hizmet İçi Eğitim İş. 770 -789 4. 5 İdari İşler 800 -819 4. 6 Kültür Tanıtım ve Yayın İşleri 820 -839 4. 7 Mali İşler 840 -869 4. 8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 870 -889 4. 9 Personel İşleri 900 -929 4. 10 Satın Alma ve Satış İşleri 930 -949 4. 11 Sivil Savunma İşleri 950 -969 4. 12 Sosyal İşler ve Sağlık İşleri 970 -999 Standart Dosya Planı 9

► Standart Dosya Planı konu baz alınarak, ana ve alt konularına göre belli bir

► Standart Dosya Planı konu baz alınarak, ana ve alt konularına göre belli bir hiyerarşi içerisinde hazırlanmıştır. ► Farklı birimlerdeki aynı konulu faaliyetler aynı konu başlığı ile ortak değerlendirilecektir. ► Birimler aynı haberleşme edebileceklerdir. konudaki dosyalarını kodundan ayırt Standart Dosya Planı 10

Standart Dosya Planı 11

Standart Dosya Planı 11

STANDART DOSYA PLANI ÖRNEK Ana 1. Alt 2. Alt 3 Dosya Konu 622 01

STANDART DOSYA PLANI ÖRNEK Ana 1. Alt 2. Alt 3 Dosya Konu 622 01 01 02 03 02 99 Halkla İlişkiler Vatandaş Talep ve Şikayetleri Talepler Şikayetler Görüş ve Teklifler Bilgi ve Belge Talepleri Diğer Saklama Süresi Saklama Kodu 5 5 10 D A 3 C 10 A 15 C

► Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların arşivde raf üzerinde veya elektronik

► Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların arşivde raf üzerinde veya elektronik ortamda bulunması gereken yerini de belirlemeye yardımcı olacaktır. ► 2012 yılından itibaren DYS kullanılmakta olup dosya kodları sistem üzerinden seçilerek verilmektedir ve, dosya kodu almayan belge işlem görmez. Standart Dosya Planı 13

► Dosyalama tamamen yoğunluğuyla ilgilidir. yazışmanın ► İhtiyaç halinde, alt kodlarda dosya açılabileceği gibi,

► Dosyalama tamamen yoğunluğuyla ilgilidir. yazışmanın ► İhtiyaç halinde, alt kodlarda dosya açılabileceği gibi, az yazışmanın olduğu konularda belgeler ana kod altında da değerlendirilebilecektir. Standart Dosya Planı 14

KAYITLARIN YOĞUNLUĞUNA GÖRE UYGULANABİLECEK FARKLI DOSYA TEKNİKLERİ 841. 01. 01 841 Standart Dosya Planı

KAYITLARIN YOĞUNLUĞUNA GÖRE UYGULANABİLECEK FARKLI DOSYA TEKNİKLERİ 841. 01. 01 841 Standart Dosya Planı 841. 01. 01 15

ALT KONULARA AİT KAYITLARIN GENEL KONU ALTINDA TEK DOSYADA (KLASÖR) TOPLANMASI 723. 01 723.

ALT KONULARA AİT KAYITLARIN GENEL KONU ALTINDA TEK DOSYADA (KLASÖR) TOPLANMASI 723. 01 723. 02 723. 03 723. 04 …… İdari …… Siyasi …… Nüfus …… Askeri 723 TR Standart Dosya Planı 723. 01 723. 02 723. 03 723. 04 Ülkeler Hakkında Bilgi Dosyaları İdari Durum Siyasi Durum Nüfus Etnik Durum Askeri Durum

AYNI KONU İLE İLGİLİ BELGELERİN COĞRAFİK DOSYA TASNİF SİSTEMİNE GÖRE DOSYALANMASI 040. 02 ……

AYNI KONU İLE İLGİLİ BELGELERİN COĞRAFİK DOSYA TASNİF SİSTEMİNE GÖRE DOSYALANMASI 040. 02 …… Adana …… Afyon …… Ağrı …… Bolu 040. 02 A-B Standart Dosya Planı 040 02 Aylık Faaliyet Raporları Adana Afyon Ağrı Bolu

BELGELERİN YOĞUNLUĞU DİKKATE ALINARAK, GENEL KONU ALTINDA VE ALT KONULARDA DOSYALANMASI 755 755 Fatih

BELGELERİN YOĞUNLUĞU DİKKATE ALINARAK, GENEL KONU ALTINDA VE ALT KONULARDA DOSYALANMASI 755 755 Fatih İ. O Bilgi İ. O Sarar İ. O 755. 01 755. 02 755. 05 Sarar İ. O Etüt İhale Ödeme 755 İnşaat İşleri 755. 01 755. 02 755. 03 755. 04 755. 05 Etüt Proje ve Keşif İşleri İhale İşleri İnşaat Uygulama ve Kontrol İşleri Tetkik İşleri Dosya Planı Hakediş Standart ve Ödemeler 18

AZ SAYIDA KAYDIN TEK DOSYADA (KLASÖR) TOPLANMASI 904 906. 01 907 912 …… Görev

AZ SAYIDA KAYDIN TEK DOSYADA (KLASÖR) TOPLANMASI 904 906. 01 907 912 …… Görev lendirme …… Yıllık İzinler …… Kadro İşleri …… Pasaport İşlemleri 904 -912 Standart Dosya Planı 900 Personel İşleri 904 906. 01 907 912 Görevlendirmeler Yıllık İzinler Kadro İşleri Pasaport İşlemleri

AZ SAYIDA KAYDIN TEK DOSYADA (KLASÖR) TOPLANMASI 600 …APK… 620 Basın H. İlşk. 640

AZ SAYIDA KAYDIN TEK DOSYADA (KLASÖR) TOPLANMASI 600 …APK… 620 Basın H. İlşk. 640 Hukuk 660 Teftiş 600 -699 Danışma Denetim ile İlgili Faaliyetler 600 Standart Dosya Planı 600 620 640 660 APK İşleri Basın Halkla İlişkiler Hukuk İşleri Teftiş İşleri

A, B, C, D KONGRELERİNİN KONGRE DOSYASI ALTINDA TEK DOSYADA (KLASÖR) TOPLANMASI 051. 01

A, B, C, D KONGRELERİNİN KONGRE DOSYASI ALTINDA TEK DOSYADA (KLASÖR) TOPLANMASI 051. 01 A… … 051. 01 B… C… … … 051. 01 Standart Dosya Planı 051. 01 D… … 051 Kongre Konferans Şura Sempozyum 051. 01 051. 02 051. 03 Kongre Konferans Şura 21

► Dosya kodunun tek başına yeterli olmadığı seri kodlama gereken durumlarda (il, ilçe, kuruluş,

► Dosya kodunun tek başına yeterli olmadığı seri kodlama gereken durumlarda (il, ilçe, kuruluş, proje kodu, karar, esas no v. b) konu kodundan sonra köşeli parantez […] ile tekrar kurumsal kodlamaya geçiş söz konusudur. 604 [48] 722 [IMF] Standart Dosya Planı 903 [1 -7] 22

DOSYALAMADA SERİ UYGULAMASI ► 724. 13 [DE]: Almanya ile Enerji Konusunda İşbirliği ► 622.

DOSYALAMADA SERİ UYGULAMASI ► 724. 13 [DE]: Almanya ile Enerji Konusunda İşbirliği ► 622. 01 [06]: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara) ► 050. 02 [54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı ► 932. 02 [35]: 35 numaralı Satın alma Komisyon Kararı ► 641. 02 [2004/13]: 2004/13 sayılı idari dava dosyası Standart Dosya Planı 23

Dosya Planında Değişiklikler ► Ortak alanda yapılacaksa (000 -099, 600 -999 aralığında) Devlet Arşivleri

Dosya Planında Değişiklikler ► Ortak alanda yapılacaksa (000 -099, 600 -999 aralığında) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nce, ► Kurumsal alanda yapılacaksa (100 -599) dosya planından sorumlu birim haberdar edilerek bu birimlerce, yıl sonunda yapılacaktır. Standart Dosya Planı 24

Saklama Planı Amaç: ► Saklanmasına ihtiyaç duyulmayan belgeleri tasfiye etmek, ► Saklanması gereken evraklara

Saklama Planı Amaç: ► Saklanmasına ihtiyaç duyulmayan belgeleri tasfiye etmek, ► Saklanması gereken evraklara daha iyi ortam oluşturmak, ► Yer darlığına ve karışıklığa son vererek, ihtiyaç duyulan bilgi ve belgeye etkin erişimi sağlamaktır. Standart Dosya Planı 25

Bir belgenin saklanma kriterleri, taşıdığı ► İdari ► Hukuki ► Mali ► Tarihi değer

Bir belgenin saklanma kriterleri, taşıdığı ► İdari ► Hukuki ► Mali ► Tarihi değer ve özellikleri değerlendirilerek belirlenir. Standart Dosya Planı 26

► Bir belgenin saklama süresi ise, bittikten sonra başlar ve zorunluluklar ile belgeye kaç

► Bir belgenin saklama süresi ise, bittikten sonra başlar ve zorunluluklar ile belgeye kaç yıl dönük ihtiyaç duyulduğu göz alınarak tespit edilir. işlemi yasal geriye önüne ► Bu süre belgenin özelliğine göre 1 -101 yıl arası ya da süresiz olabilir. Standart Dosya Planı 27

SAKLAMA KODLARI ►A ► ►B ►C . ►D Devlet Arşivine Gönderilir. A 1 Örnek

SAKLAMA KODLARI ►A ► ►B ►C . ►D Devlet Arşivine Gönderilir. A 1 Örnek Yıllar Gönderilir. A 2 Örnek Seçilenler Gönderilir. A 3 Özellikli Olanlar Gönderilir. Kurumunda Saklanır. Ayıklama ve İmha Komisyonunca Değerlendirilir. Devlet Arşivine Gönderilmez. Standart Dosya Planı 28

► Saklama kodları belgenin akibeti ile ilgilidir. ► Bu kodlar verilirken işlemi biten ve

► Saklama kodları belgenin akibeti ile ilgilidir. ► Bu kodlar verilirken işlemi biten ve saklama süresini tamamlayan belgenin, imha edilip, edilmeyeceği ya da Devlet Arşivlerine gönderilip, gönderilmeyeceğine ilişkin hüküm verilir. Standart Dosya Planı 29

ÖRNEK DOSYA VEYA KLASÖR ETİKETİ T. C BAŞBAKANLIK ARV. 0. 11 622. 01 VATANDAŞ

ÖRNEK DOSYA VEYA KLASÖR ETİKETİ T. C BAŞBAKANLIK ARV. 0. 11 622. 01 VATANDAŞ TALEP VE ŞİKAYETLERİ 2009 Kurum Adı Birim Kodu Dosya Numarası Konu Adı Dosyanın Yılı 30

BELGE YÖNETİMİNDE STANDARTLAŞMA ÇALIŞMALARI ► 1991/17 sayılı “Haberleşme Kodları” konulu Başbakanlık Genelgesi, ► “Resmi

BELGE YÖNETİMİNDE STANDARTLAŞMA ÇALIŞMALARI ► 1991/17 sayılı “Haberleşme Kodları” konulu Başbakanlık Genelgesi, ► “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” 2004 yılı, ► 2005/7 sayılı “Standart Dosya Planı” konulu Başbakanlık Genelgesi, ► 2008/16 “Elektronik Belge Standartları” konulu Başbakanlık Genelgesi. Standart Dosya Planı 31

► Kayıt edildiği materyal türü (kağıt, cd) ne olursa olsun, materyale nitelik kazandıran, içinde

► Kayıt edildiği materyal türü (kağıt, cd) ne olursa olsun, materyale nitelik kazandıran, içinde barındırdığı bilgidir. ► Nitelikli bilgiyi, nitelikli olmayandan ayırmak ve ihtiyaç duyulan bilgiye zamanında erişebilmek, belgenin üretildiği aşamada kontrol altına alınması ile mümkündür. Standart Dosya Planı 32

► Standart Dosya Planının doğru anlaşılması ve uygulanması ile belge üretildiği aşamada kontrol altına

► Standart Dosya Planının doğru anlaşılması ve uygulanması ile belge üretildiği aşamada kontrol altına alınacaktır. ► Kurumlarda hızlı ve kolay bir şekilde, kişilere bağımlı kalmadan ihtiyaç duyulan belgeye erişmek mümkün olacaktır. ► Bu sayede zaman, iş gücü ve yer kaybının önüne geçilerek, kurumsal verimlilik arttırılacaktır. Standart Dosya Planı 33

Teşekkürler Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Standart Dosya Planı 34

Teşekkürler Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Standart Dosya Planı 34