KAMU KONTROL STANDARTLARI STANBUL NVERSTES STRATEJ GELTRME DARE

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI 2009 HAZIRLAYANLAR Mali Hizmetler Uzmanı ABDULLAH ATEŞ SİBEL ÖZSOYSAL

SUNUM PLANI Ø İç Kontrolün Tanıtımı Ø 5018 Sayılı Kanunda İç Kontrol Ø İç Kontrole İlişkin Görev ve Sorumluluklar Ø Coso Modeli Ø Kamu İç Kontrol Standartları Ø Eylem Planın Hazırlanması Ø İstanbul Üniversitesi Uygulama Örneği

NEDİR İÇ KONTROL? 5018 sayılı kanun Md. 55 İç kontrol; l idarenin amaçlarına, l belirlenmiş politikalara l mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; • etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, • varlık ve kaynakların korunmasını, • muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, • mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan; vorganizasyon, vyöntem ve süreçle viç denetimi kapsayan l Mali ve diğer kontroller bütünüdür.

İÇ KONTROL NEDİR (1) Ø İç kontrol, bir kurumun, yönetim kurulu, üst düzey yönetimi ve tüm çalışanları tarafından gerçekleştirilen ve aşağıdaki konularda hedeflerin başarılması açısından makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmış bir yönetim sürecidir. İşlemlerin etkinliği ve verimliliği, Ø Mali raporlama sisteminin güvenilirliği, Ø Mevzuata uyum Ø

İÇ KONTROL NEDİR (2) Øİç Kontrol bir süreçtir Øİç Kontrol kişilere bağımlıdır Øİç Kontrol makul güvence sağlar Øİç Kontrol hedeflere ulaşmaya yöneliktir

İç Kontrol; Ø İç kontrol, mali iş ve işlemlerle sınırlı değildir. Ø En üst kademeden en alt kademeye tüm kurum çalışanlarının sorumluluğundadır. Ø İç kontrolün oluşturulması, işletilmesi, izlenmesi ve geliştirilmesinden yönetim sorumludur. Ø İç kontrol, belli noktalarda, belli alanlarda ve belli zamanlarda değil; tüm faaliyetleri kapsayan devamlılık esasına dayanan bir süreçtir. Ø Sadece yazılı dokümanlara dayanmaz. Güçlü ve pozitif bir ortamı da ifade eder.

İÇ KONTROLÜN AMACI; 5018/Md-56 Ø Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, Ø Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Ø Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Ø Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır. Ø

İç kontrol herkesin işidir.

İÇ KONTROLÜN YAPISI (5018/57) Ø KAMU İDARELERİNİN MALÎ YÖNETİM VE KONTROL SİSTEMLERİ; - HARCAMA BİRİMLERİ, - MUHASEBE VE MALÎ HİZMETLER, - ÖN MALÎ KONTROL, - İÇ DENETİMDEN OLUŞUR.

Mali Yönetim ve İç Kontrol Yapısı ÜST YÖNETİCİ Mali Hizmetler Birimi Muhasebe Birimi Harcama Birimi İç Denetim Birimi (İç Denetçi) Harcama Birimi Ön Mali Kontrol İç Kontrol Harcama sonrası Denetim

KONTROLÜN İŞLEYİŞİ (5018/57) Ø YETERLİ VE ETKİLİ BİR KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULABİLMESİ İÇİN; Ø MESLEKİ DEĞERLERE VE DÜRÜST YÖNETİM ANLAYIŞINA SAHİP OLUNMASI, Ø MALÎ YETKİ VE SORUMLULUKLARIN BİLGİLİ VE YETERLİ YÖNETİCİLERLE PERSONELE VERİLMESİ,

Ø BELİRLENMİŞ STANDARTLARA UYULMASININ SAĞLANMASI, Ø MEVZUATA AYKIRI FAALİYETLERİN ÖNLENMESİ, Ø KAPSAMLI BİR YÖNETİM ANLAYIŞI İLE UYGUN BİR ÇALIŞMA ORTAMININ VE SAYDAMLIĞIN SAĞLANMASI, Ø BAKIMINDAN İLGİLİ İDARELERİN ÜST YÖNETİCİLERİ İLE DİĞER YÖNETİCİLERİ TARAFINDAN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR GÖZ ÖNÜNDE BULUNDURULMAK SURETİYLE GEREKLİ ÖNLEMLERİN ALINMASI ÖNGÖRÜLMÜŞTÜR.

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI, İDARELERİN, İÇ KONTROL SİSTEMLERİNİN OLUŞTURULMASINDA, İZLENMESİNDE VE DEĞERLENDİRİLMESİNDE DİKKATE ALMALARI GEREKEN TEMEL YÖNETİM KURALLARINI GÖSTERMEKTE VE TÜM KAMU İDARELERİNDE TUTARLI, KAPSAMLI VE STANDART BİR KONTROL SİSTEMİNİN KURULMASINI VE UYGULANMASINI AMAÇLAMAKTADIR. Ø

İç Kontrol- Yanılgılar ve Gerçekler Ø Yanılgı 1: l İç Kontrol, yazılı prosedürlerle başlar. Ø Gerçek 1: l İç kontrol, güçlü bir iç kontrol ortamıyla başlar.

İç Kontrol- Yanılgılar ve Gerçekler Ø Yanılgı 2: l Yönetim iç kontrolü iç denetçiler tarafından yapılması gereken bir iş olarak kabul eder. Ø Gerçek 2: l İç kontrol sisteminin sahibi yönetimdir.

İç Kontrol- Yanılgılar ve Gerçekler Ø Yanılgı 3: l İç kontrol sadece mali bir konudur. Ø Gerçek 3: l İç kontrol idarenin tüm fonksiyonlarını kapsamakta ve her alanını ilgilendirmektedir.

İç Kontrol- Yanılgılar ve Gerçekler Ø Yanılgı 4: l İç kontrol bürokrasi yaratır ve çalışanları oyalar. Ø Gerçek 4: l İç kontrol, süreçlere ilave yapılan işler olarak düşünülmemeli, süreçlerin bir parçası olarak tasarlanmalıdır.

İç Kontrol- Yanılgılar ve Gerçekler Ø Yanılgı 5: l İç kontrol yeterince kuvvetli ise yolsuzluk olmayacağından ve mali tablolar doğru olduğundan emin olabiliriz. Ø Gerçek 5: l İç kontrol makul, ancak kesin olmayan güvence verir.

İÇ KONTROLDE SORUMLULUKLAR Ø Üst Yönetici Ø Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ø Kurum Personeli Ø İç Denetim Birimi Ø Sayıştay

İç kontrole İlişkin Görev ve Sorumluluklar Ø Üst yönetim, iç kontrol sisteminin tasarlanması, uygun bir şekilde yürütülmesinin gözetilmesi ve belgelendirilmesi de dahil olmak üzere kurumun her türlü faaliyetlerinden sorumludur. Ø Strateji Geliştirme Birimi : yönetimin iç kontrole yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli çalışmaları yapar ve ön mali kontrol faaliyetinin yürütülmesini sağlar.

İç kontrole İlişkin Görev ve Sorumluluklar Ø Kurum personeli: Tüm çalışanlar, iç kontrolün işletilmesinden sorumludur. İç kontrolün herkesin sorumluluğunda olması nedeniyle, her bir çalışan görev tanımı çerçevesinde kendisine verilen iş/işlemleri etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yürütmek zorundadır. Aynı zamanda, faaliyetlere ilişkin problemleri ve iyileştirme önerilerini, kurum etik değerleriyle bağdaşmayan davranışları, illegal fiil ve eylemleri üst yönetime iletmelidir. Ø İç Denetçiler, iç kontrol sisteminin etkinlik ve etkililiğini değerlendirir ve zayıflıkları tespit ederek yönetime öneriler getirir. Ø Sayıştay: Mali tabloların doğruluğu ve güvenilirliğine ilişkin olarak yaptıkları mali tablo denetimlerinde aynı zamanda iç kontrol sistemlerini de denetlerler ve zayıflık varsa yönetime rapor ederler. Aynı zamanda performans ve uygunluk denetimleri de yürütebilirler.

COSO Modelinin Oluşumu Ø Amerikanın 5 büyük profesyonel kuruluşundan teşekkül etmiştir. * Amerikan Muhasebeciler Birliği * Amerikan Yeminli Mali Müşavirler Enstitüsü * Uluslararası Mali Yöneticiler Birliği * İç Denetçiler Enstitüsü * Ulusal Muhasebeciler Birliği (Muhasebe. Yöneticileri. Enstitüsü)

COSO Ø Kanada Modeli Olarak Bilinir. Ø AB’de uygulanan Kamu İç Mali Kontrol sisteminde de COSO modeli esas alınmaktadır. Ø İç Kontrol; İlk olarak özel sektörde uygulama bulmuş, ilerleyen yıllarda kamu sektöründe de bir yönetim aracı olarak yaygınlaşarak COSO tarafından geliştirilmiştir.

COSO Ø Avrupa Birliği, Uluslararası Sayıştaylar Birliği (Intosai), ve Uluslararası Takasbankası (BIS) gibi uluslararası /uluslarüstü kuruluşlarca da iç kontrol sistemi olarak kabul edilen bir model olmuştur. Türkiye de yeni mali yönetim sistemini COSO modelini esas alarak kurmaya çalışmaktadır.

İç Kontrol Süreci : COSO Bazlı Bir Yaklaşım 5. İç Kontrol Sisteminin İzlenmesi ve Değerlendirilmesi 2. Amaçların Belirlenmesi ve Risklerin Değerlendirilmesi 1. Uygun Bir Kontrol (Çalışma) Ortamının Oluşturulması 4. Yönetim Bilgi Sistemlerinin ve Kurumsal İletişimin Tesisi 3. Kontrol Politika ve Prosedürlerinin Geliştirilmesi

COSO İÇ KONTROL MODELİ Ø COSO Raporuna göre, iç kontrol sistemi birbiriyle ilişkili beş unsurdan meydana gelir: • • • Kontrol Ortamı Risk Değerlendirme Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim Gözetim (İzleme)

COSO PİRAMİDİ Kontrol ortamı temelde yer alır, kontrol faaliyetleri ve risk değerlendirme yapılırken bilgi ve iletişim kanalları kullanılarak gözetimin ihtiyaç duyduğu bilgiler sağlanır.

COSO KÜPÜ Faaliyet ve birimler, hedefler ve iç kontrolün unsurları bir küpün farklı yüzeylerini oluşturur ve ayrılmaz bir bütündür. Tüm faaliyet ve birimler; faaliyetlerin etkinliği ve etkililiği, bilgilerin güvenilirliği ve mevzuata uygunluk hedeflerine ulaşmak amacıyla iç kontrolün beş unsurundan yararlanır.

Kamu İç Kontrol Standartlarının Hazırlanış Nedeni. İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 5. maddesinde; İç Kontrol Standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirleneceği ve yayımlanacağı ifade edilmiştir. Ø Bu doğrultuda hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği 26/12/2007 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. Söz konusu düzenlemeler doğrultusunda Maliye Bakanlığı Bumko tarafından hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi yayınlanmıştır.

UNSUR, STANDART ve GENEL ŞARTLAR Ø Kamu İdarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla COSO raporu ile meydana gelen (5) unsura, (18) standart ve bu standartlar için gerekli (79) genel şart belirlenmiş bulunmaktadır.

Kontrol Ortamı Ø Kontrol ortamı; l l l l Çalışanların, kurumun amaçları bildikleri, Kendi görev ve sorumluluklarını tam olarak anladıkları İnsan kaynakları uygulamalarının yazılı olarak objektif kurallara bağlandığı Çalışanlar arasında ayrımcılığın söz konusu olmadığı, Çalışanların yeterliğinin artırılması için gerekli eğitim ve donanımın tahsis edildiği, Yöneticilerin kontrollere uygun davranarak çalışanlara örnek olduğu, Kurum çalışanları ve birimleri arasında raporlama ve hiyerarşik ilişkilerin açık ve net olarak belirlendiği bir ortamı ifade eder.

Kontrol Ortamı Ø Etik değerler ve dürüst bir yönetim Ø Görev, yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli kişilere verilmesi Ø Personelin performansının değerlendirilmesi Ø İdarenin organizasyon yapısı Ø Personelin görev, yetki ve sorumluluklarının açık bir şekilde belirlenmesi

Risk Değerlendirmesi Ø İç kontrol faaliyeti risk esaslı olarak gerçekleştirilmelidir. Ø Risk, idarenin hedeflerine ulaşılmasını olumsuz yönde etkileyebilecek durum ya da olaylardır. Ø Risk değerlendirme, önemli risklerin tespit ve analiz edilmesi, bunlara uygun yanıtların belirlenmesi sürecidir.

Kamu İç Kontrol Standartları Risk Değerlendirme Unsuru Ø Riskten söz edilebilmesi için amaçların belirlenmiş olması gerekir. Ø Amaçlar belirlendikten sonra amaçlara ulaşılmasını engelleyebilecek riskler tanımlanır, değerlendirilir ve alınacak tedbirler kararlaştırılır.

Risk Değerlendirmesi Kamu kurumlarınca sunulan hizmetlerin ve faaliyetlerin çeşitliliği dikkate alınırsa; l Kurumun hizmet sunmasını engelleyecek veya hizmetin kalitesini düşürecek, l Halkın kuruma olan güvenini sarsabilecek, l Yolsuzluk yapılmasına meydan verecek l Faaliyetlerin mevzuata aykırı yürütülmesine neden olabilecek l Kaynak kaybına neden olabilecek her türlü olay risk olarak adlandırılabilir.

Kontrol Faaliyetleri Ø Kontrol faaliyetleri idarenin amaçlarına ulaşmasına yönelik risklerle başa çıkmak üzere uygulamaya konulan politikalar ve prosedürlerdir. Ø Kontrol faaliyetleri kurumun bütün kademelerine ve faaliyetlerine yayılmalıdır. Kontrol faaliyetlerine örnek olarak; Ø l Yetki devri ve onay prosedürleri, l Görevlerin birbirinden ayrılması, l Kaynaklara ve resmi kayıtlara erişim konusunda kontroller Risklerin çeşidine göre, önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır.

Kontrol Faaliyetleri Standartları l l Gerekli hallerde vekil personel görevlendirilmeli Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalı

Hiyerarşik kontroller Amir statüsündeki bir personel tarafından her hangi bir işlemin nasıl yapılacağı konusunda talimatlandırma da dahil olmak üzere, işlemin tamamlanmasının takibi, kontrolü ve onaylanmasını ifade eder.

Bilgi ve iletişim İç kontrol sisteminin işleyişini ve hedeflere ulaşılmasını sağlamak için bir kurumun bütün kademelerinde bilgiye ihtiyaç duyulur. Bilgi; Ø Çalışanların görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmesi, Ø Sağlıklı karar alınabilmesi, Ø Şeffaf ve hesap verebilir bir şekilde raporlama yapılabilmesi, Ø Amaçların gerçekleşme performansının takip edilebilmesi Risklerin yönetilebilmesi için gereklidir. Ø

Bilgi ve iletişim Ø Yönetim Bilgi Sistemleri, kurum içi ve dışından aldığı verileri, sınıflandırır, işler, bilgiye dönüştürür ve yöneticilere karar alma sürecinde yardımcı olur. Ø Yönetim Bilgi Sistemlerine örnek olarak: l l l Harcama YBS Taşınır YBS Taşınmaz YBS Evrak YBS Personel Bilgi Sistemi

Gözetim Ø İç kontrol sisteminin l l l kalitesinin, kontrollerin tasarım ve isleyişinin alınması gereken önlemlerin belirli zaman aralıklarıyla değerlendirilmesinden oluşan süreçtir. Ø İç kontrolün değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurmasını sağlamak bakımından iç kontrol sistemini izlemek gerekir. Ø Yönetici kontrolleri öz değerlendirme iç denetim raporları

STANDARTLAR 26. 12. 2007 Tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete Yayınlanmıştır

Kamu İç Kontrol Standartları Kontrol Ortamı Standartları Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçevedir. Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar:

Kamu İç Kontrol Standartları Kontrol Ortamı Standartları l l l İç Kontrol sahiplenilmeli ve desteklenmeli Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında örnek olmalı Etik kurallar bilinmeli ve uyulmalı Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalı Adil ve eşit muamele Bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalı

Kamu İç Kontrol Standartları Kontrol Ortamı Standartları Ø Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Ø İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

Kamu İç Kontrol Standartları Kontrol Ortamı Standartları l l l İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli Personelin görevlerini, yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmeli Organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalı Yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalı

Kamu İç Kontrol Standartları Kontrol Ortamı Standartları Ø Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı Ø İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. l l İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalı İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalı

Kamu İç Kontrol Standartları Kontrol Ortamı Standartları l l l Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmeli İşe alınması ile görevinde yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı Eğitim faaliyetleri planlanmalı Personelin performansı en az yılda bir kez değerlendirilmeli Ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmeli

Kamu İç Kontrol Standartları Kontrol Ortamı Standartları Ø Standart: 4. Yetki Devri Ø İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. l l l İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalı Yetki devirleri, devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmeli Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalı

Kamu İç Kontrol Standartları Risk Değerlendirme Standartları Ø Standart: 5. Planlama ve Programlama Ø İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. l l İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalı İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalı İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Hedefler, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

Kamu İç Kontrol Standartları Risk Değerlendirme Standartları Ø Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Ø İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. l l l Her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflere yönelik riskleri belirlemeli Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmeli Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalı

Kamu İç Kontrol Standartları Kontrol Faaliyetleri Standartları Ø Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri Ø İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. l l Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v. b. ) belirlenmeli ve uygulanmalı Kontroller, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalı Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalı Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalı

Kamu İç Kontrol Standartları Kontrol Faaliyetleri Standartları Ø Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Ø İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. l l l İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemeli Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalı Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalı

Kamu İç Kontrol Standartları Kontrol Faaliyetleri Standartları Ø Standart: 9. Görevler ayrılığı Ø Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. l l Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.

Kamu İç Kontrol Standartları Kontrol Faaliyetleri Standartları Ø Standart: 10. Hiyerarşik kontroller Ø Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: l l Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalı Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermeli

Kamu İç Kontrol Standartları Kontrol Faaliyetleri Standartları Ø Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği Ø İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. l Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalı

Kamu İç Kontrol Standartları Kontrol Faaliyetleri Standartları Ø Standart: 12. Bilgi sistemleri kontroller Ø İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. l l l Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalı Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalı İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.

Kamu İç Kontrol Standartları Bilgi ve İletişim Standartları Ø Standart: 13. Bilgi ve iletişim Ø İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. l Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalı

Kamu İç Kontrol Standartları Bilgi ve İletişim Standartları l l Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalı Yöneticiler ve ilgili personel bilgilere zamanında erişebilmeli Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalı İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalı

Kamu İç Kontrol Standartları Bilgi ve İletişim Standartları Ø Standart: 14. Raporlama Ø İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. l İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalı

Kamu İç Kontrol Standartları Bilgi ve İletişim Standartları l l l İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalı Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalı Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.

Kamu İç Kontrol Standartları Bilgi ve İletişim Standartları Ø Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi Ø İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. l l Kayıt ve dosyalama sistemi, Elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalı

Kamu İç Kontrol Standartları Bilgi ve İletişim Standartları l Kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalı l Kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalı l Belirlenmiş standartlara uygun olmalı l l Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, sınıflandırılmalı ve muhafaza edilmeli Arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalı

Kamu İç Kontrol Standartları Bilgi ve İletişim Standartları Ø Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi Ø İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. l l l Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalı Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalı Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalı

Kamu İç Kontrol Standartları İzleme Standartları Ø Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi Ø İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. l l İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmeli İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmeli

Kamu İç Kontrol Standartları İzleme Standartları l l l İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalı İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalı. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalı

Kamu İç Kontrol Standartları İzleme Standartları Ø Standart: 18. İç denetim Ø İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. l l İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmeli İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmeli

Standartların Hazırlanmasında İzlenecek Yol Amaçlar Gerçekleşmesini istediğimiz sonuçlar Riskler Amaçlara ulaşmayı engelleyebilecek olaylar ya da durumlar Kontroller Riskleri bertaraf ederek ya da minimize ederek amaçlara ulaşmayı sağlayan araçlar ve yöntemler Sonuçlar

Özel hayatımızda kontrollerle iç içeyiz. Ø Amaç-risk-kontrol-sonuç matrisi Amacımız: Evimizin güvenliğini sağlamak l Risk: Hırsızlık l Kontrol : Kapı pencerenin kilitli bırakılması, alarm takmak l Sonuç: Zarar görmemiş, güvenliği sağlanmış bir ev l

İş hayatımızdan örnek Ø Yine: amaç-risk-kontrol-sonuç matrisi l Amacımız: Birimimizde iş sürekliliğinin sağlanması l Risk: Aynı dönemde bir çok personelin yıllık izin kullanması nedeniyle işlerin aksaması l Kontrol : İşlerin yoğun olduğu dönemlerde izinlerin belli bir süre önce talep edilmesi ve buna göre bir takvim çerçevesinde izin kullandırılması l Sonuç: Vatandaşların ve diğer yararlanıcıların memnuniyeti

Üniversitemiz Birimleri İç Kontrol Uyum Çalışmaları Çerçevesinde Neler Yapacaklardır?

Eylem Planının Hazırlanması * Mevcut durum analizi, belirlenen eylemler, sorumlu birimler, elde edilecek çıktılar ve eylem takvimi çerçevesinde Hazırlama Grubu tarafından taslak eylem planı hazırlanır. * Taslak Bumko’nun Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi Ekinde Uyum Eylem Plan Taslağına göre yapılması gerekmektedir.

Eylem Planının Hazırlanması Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu tarafından öncelikle idaredeki mevcut durum ile 5018 sayılı kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen İç kontrol sistemini tespit eden, karşılaştıran ve boşlukları ortaya koyan bir rapor hazırlanmalı, raporun ekine de Uyum Eylem Planı Taslağı eklenmelidir.

Ø Gerek eylemlerin gerçekleştirilebilirliğinin tartışılması gerekse eylemlerin sahiplenilmesi açısından taslak eylem planının birim yöneticileri/yardımcılarından oluşan Yönlendirme Kurulu tarafından gözden geçirilmesi faydalı olacaktır. Ø Eylem Planı gözden geçirme sonuçlarına göre revize edilerek Üst Yönetici tarafından onaylanıp yazı ile birimlere duyurulmalıdır.

Eylem Planının Uygulanması, İzlenmesi ve Güncellenmesi l l Eylem Planı sorumlu birimler tarafından, belirlenen takvime uygun olarak uygulanmalı ve eylem planı ile ilgili çalışmalar aylık-üç aylık dönemler itibariyle SGB’ye raporlanmalıdır. SGB tarafından konsolide edilen “İç Kontrol Eylem Planı İlerleme Raporu” Yönlendirme Kuruluna ve üst yöneticiye sunulmalıdır.

Eylem Planının Uygulanması, İzlenmesi ve Güncellenmesi l l Eylem planına ilişkin ilerlemelerin periyodik birim yöneticileri toplantısında tartışılması sağlanmalıdır. Gerek iç kontrol eylem planı gerçekleşmeleri gerekse iç kontrol sistemine ilişkin olarak iç denetim raporları, Sayıştay denetim raporları vb. ile getirilen öneriler dikkate alınarak Eylem Planı yıllık olarak güncellenmelidir.

TEŞEKKÜR EDERİZ…