KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BLM SSTEM KBS PERSONEL

KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ (KBS) PERSONEL MODÜLÜ Ömer Bahadır ŞAHİN Maliye Uzmanı Ankara- 2012 1

SUNUM PLANI -Tarihçe -Genel Bilgiler -Uygulamalarda Sıkça Karşılan Sorunlar ve Çözüm Yolları 2

3

KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ (KBS) TANIMI 2/2 KBS : Harcama birimleri ile muhasebe birimleri arasında, mali işlemleri tek bir otomasyon sistemi üzerinde birleştirmek üzere hazırlanan; muhasebe birimlerinde kullanılan sistemi de (intranet) bünyesinde barındıran üst sistemdir [(intranet (özel ağ) + internet)]. Say 2000 i; Muhasebe birimlerinin merkezi veri tabanına özel bir ağ üzerinden bağlanarak işlemlerini yapmalarını sağlayan KBS’ nin alt sistemidir (İntranet). 4

KISA UYGULAMA TARİHÇE 03 Mart 1999 tarihinde başlatılan say 2000 i projesinin önemli bir bölümünü Personel Otomasyon Sisteminin kurulması ve hayata geçirilmesi oluşturmasına karşın, 2000 yılının şartlarında öncelik; muhasebe birimlerinin modernizasyonu, teknik alt yapının kurulması ve muhasebe işlemlerinin elektronik ortamda yapılması konularına verilmiştir. 2005 yılından itibaren ise, harcama birimleri ile muhasebe birimlerinin yaptıkları personel ödemelerine ilişkin mali işlemlerin tek bir otomasyon sistemi içinde bütünleştirilerek, harcama birimleri ile muhasebe birimleri arasında elektronik iletişim ortamı sağlanması (Sistem bir bütün olarak tasarlanmıştır) yönünde çalışmalara başlanılmıştır. Bu kapsamda, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli 1 Sayılı Cetvelde yer alan Genel Bütçeye Dahil Dairelerde çalışan memurların maaşlarının yapılmasına yönelik olarak 2005 yılı Ocak ayında Maaş Otomasyon Sistemi Projesine başlanılmıştır. 2006/4 sayılı Başbakanlık Genelgesi uyarınca, Haziran - 2006 maaş döneminde tüm saymanlıklarda uygulama başlatılmıştır. Eylül – 2009 Maaş Döneminden itibaren ise, Kamu Elektronik Bordro Sistemi (e-Bordro) uygulaması ile memurların maaş bordrolarını sistem üzerinden alabilmeleri 5 imkanı getirilmiştir.

HEDEFLER -1 1 - Kamu Personeli Maaş Kütüğü Oluşturulması 2 - Harcama birimlerinde başlayıp muhasebe birimlerinin ödeme talimatı ile sonuçlanan personel ödemelerine ilişkin mali işlemlerin tek bir otomasyon sistemi içinde bütünleştirilmesi 3 - Maaş hesaplama yöntemlerinin standart hale getirilerek; - Suistimallerin önlenmesi - Yersiz ödemelere meydan verilmemesi - Gelir vergisi matrahının ve tutarının doğru hesaplanması - Maaştan yapılacak mahsup işlemlerinin gerçekleştirilmesi 4 - Maaş tahakkuk işlemlerinde yaşanan dağınıklığın ve karmaşıklığın düzeltilmesi için maaş tahakkuk işlemleri açısından harcama birimlerinin birleştirilmesi 5 - Personel hareketlerinin (Kurum içi ve Kurumlar arası naklen atanma vb. ) gerçek zamanlı izlenebilmesi 6

HEDEFLER -2 6 -Tek bir veri bankası oluşturularak, personel ödemelerine ilişkin anlık istatistiki bilgilerin karar vericilere sunulması 7 -Sisteme maaş evrakının girişinden kaynaklanan hataların önlenmesi 8 - Talepte bulunan ilgili Kamu Kurumlarıyla veri paylaşımı (Protokol yapılarak) 9 -Kamu kaynaklarının kullanımında tasarruf sağlanması (Yazılım ihtiyacının karşılanması, bordroların elektronik ortamda aktarılması vb) 10 - Maaş ve yük hesabının otomatik olarak yapılabilmesi 7

KAMU PERSONELİ MAAŞ KÜTÜĞÜ İstihdam Türleri Diğer İşlemler Memur Vekalet İşlemleri 657 S. K. tabi Memurlar Ek Ders Ödemeleri 2802 S. K. tabi Hakim ve Savcılar Fazla Çalışma Ödemeleri 2914 S. K. tabi Akademik Personel 926 S. K. Tabi Askeri Personel Kadro Karşılığı Sözleşmeli Personel ? Sosyal Haklar Ödül ve İkramiye Huzur Hakkı vb. Diğer Ödemeler Fiili Hizmet Zammı İşlemleri Geçici Personel İşçi 8

TAMAMLANAN PROJELER - UYGULAMALAR 1 MEMUR MAAŞ İŞLEMLERİ UYGULAMA YAZILIMI Memur Sayısı Harcama Birimi 2 KADRO KARŞILIĞI SÖZLEŞMELİ PERSONEL MAAŞ İŞLEMLERİ UYGULAMA YAZILIMI Personel Sayısı 3 28. 858. 730 761. 208 FAZLA ÇALIŞMA UYGULAMA YAZILIMI Saat Personel 5 9. 736 EK DERS İŞLEMLERİ UYGULAMA YAZILIMI Saat Personel 4 1. 577. 673 45. 205 4. 736. 841 102. 838 SOSYAL HAK VE YARDIM ÖDEMELERİ UYGULAMA YAZILIMI 3691 Doğum Yardımı, 95 Ölüm Yardımı, 86. 944 Ödül İşlemi, 13 İkramiye İşlemi 9

TAMAMLANAN PROJELER - UYGULAMALAR 6 SENDİKA UYGULAMASI 8 Konfederasyon , 90 Sendika 881. 983 Personel 7 KAMU ELEKTRONİK BORDRO SİSTEMİ (e-BORDRO) Ocak – 2011 Dönemi : 1. 307. 050 Temmuz – 2011 Dönemi : 1. 122. 294 8 7 AYLIK SÜREÇTE : 6. 716. 591 KBS – KULLANICI RAPORLARI 66. 578 Kullanıcı 9 SGK UYGULAMASI 10 BAŞBAKANLIK MAAŞ SORGU EKRANI 11 MAAŞTAN MAHSUP İŞLEMLERİ VE VERİ PAYLAŞIMI 10

VERİ PAYLAŞIMI POLSAN BÜMKO İLKSAN SAYIŞTAY GÜMRÜK MÜSTEŞARLIĞI (FAZLA ÇALIŞMA) STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIKLARI SENDİKA SGK (İLAÇ KATILIM PAYLARI) 11

PİLOT/DEVAM EDEN PROJELER UYGULAMALAR 1 SÖZLEŞMELİ PERSONEL MAAŞ UYGULAMA YAZILIMI 2 GEÇİCİ PERSONEL MAAŞ UYGULAMA YAZILIMI 3 İŞÇİ ÜCRET ÖDEMELERİ UYGULAMA YAZILIMI 4 MAAŞ BİLGİ GİRİŞ EKRANI UYGULAMASI 5 YAN ÖDEME CETVELLERİ VERİ GİRİŞ UYGULAMASI 6 SAYIŞTAY BAŞKANLIĞI İLE TAM ELEKTRONİK İLETİŞİM 12

PİLOT/DEVAM EDEN PROJELER UYGULAMALAR 7 AKADEMİK PERSONEL EK DERS UYGULAMASI 8 KAMU ELEKTRONİK MAAŞ ÖDEME SİSTEMİ 9 KEFALET SANDIĞI UYGULAMASI 10 VEKALET VE İKİNCİ GÖREV AYLIĞI ÖDEMELERİ 11 KURUMSAL DÖNÜŞÜM ÇALIŞMALARI 12 ÖZEL BÜTÇELİ İDARELERİN SİSTEME DAHİL EDİLMESİ 13

PLANLANAN PROJELER - UYGULAMALAR 1 KAMU PERSONELİ MAAŞ OTOMASYON SİSTEMİ - JAVA PLATFORMUNA GEÇİŞ 2 KBS KARAR DESTEK SİSTEMİNİN KURULMASI 3 MAHALLİ İDARELER İLE D. D. K. SİSTEME DAHİL EDİLMESİ 4 KURUMLARLA TAM ELEKTRONİK İLETİŞİM 5 YURTDIŞI MAAŞ İŞLEMLERİ 14

UYGULAMA YAZILIMI YAZILIM Yazılım personelimiz tarafından geliştirilmektedir. Yazılım değişikliği ve güncellemeleri personelimiz tarafından hızlıca yapılabilmektedir (Özlüğe ilişkin mevzuatın çok sık değişmesi nedeniyle, yazılım değişiklik ve güncellemelerinin çok hızlı yapılması gerekmektedir). Yazılım değişikliğine ilişkin İdarelerden gelen talepler değerlendirilmekte ve uygun görülenler için kolaylıkla yazılım değişikliği yapılabilmektedir. Cumhurbaşkanlığı, TBMM ve Sayıştay Başkanlığı Personeli ile Askeri ve MİT Personeli dışında Genel Bütçeli Kurum personelinin tamamı sistem içindedir. SGK Kurumlar Kesenek Sistemine aktarılacak kesenek bilgilerine ilişkin dosya Sistemde otomatik oluşturulmaktadır. Yazılım geliştirme ve uygulama sürecinde Sayıştay, BÜMKO, SGK, GİB ve ilgili İdareler ile işbirliği (ortak çalışma ve görüş sorarak uygulama birliği sağlama) yapılmaktadır. UYGULAMA DESTEĞİ Uygulama kılavuzları Say 2000 i Duyuruları e-posta Uygulamalı Eğitim TASARRUF Yazılım ve sistem kurulumu için yapılması gereken harcamalardan tasarruf İnsan gücü tasarrufu (Sistemin işletimi vb) Kağıt, toner ve en önemlisi zaman tasarrufu Örnek Bordro 15

PERSONEL ÖDEMELERİNDE SİSTEMİN İŞLEYİŞİ Güncel Veri Girişi (Özlük Bilgisi) Bilgi Paylaşımı (Talepte Bulunan Kurumlar) Hesaplama (Standart) Raporlama (Strateji Birimleri) Belge (MYHBY Uygun) BÜMKO (Yük Hesabı) Muhasebeleştirme (MYMY Uygun) Ödeme Talimatı (NDÖS – KEÖS Kapsamında) E-Bordro (Memurlar –TURKSAT PROTOKOL) E-Denetim (Sayıştay) -Maaş Bordroları Elektronik Aktarım -Ek Ders Bordrolarının Aktarımı Test -Fazla Çalışma Bordrolarının Aktarımı Test 16

ÖRNEK - SİSTEMDE EK DERS ÖDEMESİ İŞLEYİŞ MUTEMET YARDIMCISI VERİ GİRİŞİ -Ek Ders Ücreti Çizelgesi (Öğretmenlerin ek ders saat) -Kesinti bilgileri A - OKULU Mutemet Yardımcısı B - OKULU Mutemet Yardımcısı C - OKULU Mutemet Yardımcısı D - OKULU Mutemet Yardımcısı Maaş Uygulaması ile kontrollü Gelir Vergisi Matrah ve Vergi Dilimi Takibi Asgari Geçim İndirimi Kontrolü İl / ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü Mutemet MUHASEBE YETKİLİSİ KONTROL Muhasebe Birimi, ekranına düşen ödeme emri belgesi ile İl / İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünden alınan ödeme emri belgesi ve eki belgeleri (MYHBY uyarınca) karşılıklı kontrol ederek, ödeme işlemini gerçekleştirmektedir. Bordronun elektronik aktarımı ile ilgili test çalışmaları devam etmektedir. Doğru Hatalı Muhasebe Birimi Ödeme Talimatı (NDÖS) MUTEMET HARCAMA BİRLEŞTİRME Okulların ek ders ücret çizelgelerinin birleştirilerek aynı Genel Müdürlüğe bağlı okullar için tek bir ödeme emri belgesi ve bordro oluşturulması işlemleri İl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri tarafından yapılmaktadır. Okullardan girilen saat bilgileri sistem üzerinde görülüp, Ek Ders Ücreti Çizelgesi ile kontrol edildikten sonra ödeme emri belgesi oluşturulup, elektronik ortamda Muhasebe Birimine aktarılmaktadır. Personele Ödeme 17

4. KBS KULLANICI PROFİLİ

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI 19

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Personel Ödemeleri ve Uygulama Destek Şubesine açtırılan çağrılardan yola çıkılarak, Muhasebe ve Harcama birimlerince say 2000 i ve KBS sistemindeki maaş ve diğer personel ödemelerine ilişkin uygulamaların kullanımları sırasında sıkça karşılan sorunlar tespit edilmiş olup, bu çalışmamızda bunlara ilişkin çözüm yolları anlatılmaya çalışılmaktadır. 20

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 1 : Maaş Hesaplama Formundan Onay butonuna ve daha sonra Muhasebeleştir butonuna tıklanarak Muhasebe Kayıt Formunda Fiş Durumu “B” konumunda fiş oluşturulduktan sonra hatalı işlem yapıldığı tespit edilmiştir. Bu durumda tekrar maaş hesaplatabilmek ve ödeme emri belgesi oluşturabilmek için ne yapmamız gerekir? Çözüm 1 : Maaş Hesaplama Formundan MUHASEBELEŞTİR butonu ile Muhasebe Kayıt Formunda Fiş Durumu "B" olarak oluşturulan fişler 505 yetkisine sahip Muhasebe Yetkilileri tarafından Maaş Düzelt butonuna basılmak suretiyle iptal edilebilmektedir. 21

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI 22

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Bu işlem yapıldıktan sonra Maaş Hesaplama Formundan tekrar maaş hesaplatılabilmesi için Personel Modülünde bulunan Maaş Hesaplama formu açılması ve ilgili ay bilgisi seçilip, kurum ve birim kodu yazıldıktan sonra aynı form üzerinde bulunan ONAY İPTAL butonuna basılması gerekmektedir. 23

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 2: Maaş hesaplatılıp, maaş hesaplama formunda ONAY butonuna basılarak onaylanmış ve MUHASEBELEŞTİR butonuna basılarak Muhasebe Kayıt Formunda fiş durumu “O” onaylı olarak fiş oluşturulduktan sonra hata fark edilmiştir. Bu durumda tekrar maaş hesaplatabilmek ve ödeme emri belgesi oluşturabilmek için ne yapmamız gerekir? Çözüm 2: Bu durumda KBS Destek Hattından (Windesk) Personel Ödemeleri Uygulama Destek Şubesine çağrı açtırılması gelen cevaba göre işlem yapılması gerekmektedir. (Açılan çağrıda iptali istenen maaş işlemi için Hazine’den nakit talep edilip edilmediği, edildiyse naktin karşılanıp karşılanmadığının da bildirilmesi yararlı olacaktır. ) 24

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 3 : Yurtdışına görevli gidecek personelin maaşında yapılacak olan %40 kesintinin hangi koddan girilmesi gerekmektedir? Çözüm 3: Yurtdışı görevliler için maaş bilgi girişi forumdaki "yurt dışı kodu" alanına memurun görev yapacağı ülkenin, Ülke Kodları cetvelindeki kodu yazılır. Bu alana girilen bilgiye göre ilgilinin maaşının %60 ı ödenmektedir. 25

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI 26

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI 27

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 4: Memura ait inzibati para cezaları hangi kesinti kodundan girilmesi gerekmektedir. Çözüm 4: 5434 sayılı T. C. Emekli Sandığı Kanununun 14 üncü maddesinde iştirakçilerin aylık veya ücretlerinden kesilen inzibati para cezalarının Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderilip gönderilmeyeceğine ilişkin Bakanlığımız Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünden alınan 21. 01. 2010 tarih ve 778 sayılı görüş yazısında özetle, 5502 sayılı Sosyal Güvenlik Kurumu Kanununun "Kurumun gelirleri ve giderleri" başlıklı 34 üncü maddesinde inzibati para cezaları Kurum gelirleri arasında sayılmadığından, Genel Müdürlüğümüzce söz konusu para cezalarının Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderilmeyeceği belirtilmektedir. Bu nedenle, Sistemde personelden kesilen inzibati para cezaları Kuruma gönderilmeden Bütçe Gelirleri (830 Hesap 05. 9. 1. 99 - Yukarıda Tanımlanmayan Diğer Çeşitli Gelirler Ekonomik Koduna) hesabına alınmaktadır. 28

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Maaştan kesilmesi gereken disiplin(İnzibati) para cezası kesintisini maaş bilgi girişi forumunda yer alan “Para Cezası Tutarı” alanına girilmesi gerekmektedir. 29

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 5 : Personelin görevli olduğu muhasebe biriminden başka bir yere naklen atanması ile ilgili hangi işlemler yapılması gerekir? Çözüm 5 : a- Memurun atanmadan önce maaşını aldığı muhasebe birimi tarafından yapılacak işlem; İlgili personel, Maaş Bilgi Giriş Formundan sorgulandıktan sonra İşlem Kodu: ” 3 - Naklen Geçme” seçilip, “KABUL” butonuna basılır. Ayrıca, personelin Maaş Nakil Bildiriminin üzerine Personel Numarası yazılır. 30

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI 31

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI b- Personelin naklen atandığı yerde maaşını ödeyecek olan yeni muhasebe birimi tarafından yapılacak işlemler ise; Maaş Bilgi Girişi Formunda “Naklen Gelen” Butonuna basıldıktan sonra “Sorgu Gir” butonu “Sorgu Çalıştır” butonuna dönüşmektedir. Personelin, Maaş Nakil Bildiriminde görünen Personel Numarası yazılarak “Sorgu Çalıştır” butonuna basılmak suretiyle o personele ait bilgiler Maaş Bilgi Giriş Formuna getirilir. Bundan sonra ilgili memurun Dairesi ve Birim kodu bilgileri girildikten sonra İşlem Kodu: ” 9 - Diğer Bilgilerdeki Değişiklik” seçilerek “KABUL” butonuna basmak suretiyle naklen geçme işlemi tamamlanır. 32

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Memurun atanmadan önce maaşını aldığı muhasebe birimi kapamış ise Personelin naklen atandığı yerde maaşını ödeyecek olan yeni muhasebe birimi tarafından kaydının alınabilmesi için KBS Destek Hattından (Windesk) Personel Ödemeleri Uygulama Destek Şubesine çağrı açtırılması gelen cevaba göre işlem yapılması gerekmektedir. Ayrıca; Personelin atandığı yeni harcama biriminin maaş ödemesini aynı muhasebe birimi yapıyor ise (Maaş ödemesini yapan muhasebe birimi değişmiyor); bu durumda personelin Kurumsal kod bilgileri atandığı yeni birimin kurumsal kod bilgileri girilerek değiştirilir. 33

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 6 : Maaş ödemelerinde bazı personellerin özel hizmet tazminatının eksik hesaplandığı fark edilmiştir. Çözüm 6 : 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun Zam ve Tazminatlar başlıklı 152. Maddesinin III-Ortak Hükümlerinin c bendinde “Hastalıkları sebebiyle resmi yataklı tedavi kurumlarında yatarak tedavi gördükleri tedavi süreleri, hariç olmak üzere bir takvim yılı içinde kullanılan hastalık izin süreleri toplamının 7 günü aşması halinde, aşan sürelere isabet eden zam ve tazminatlar % 25 eksik ödenir. ” hükmü yer almaktadır. Yukarıdaki hüküm gereğince 7 günü aşan rapor sürelerine isabet eden günler Maaş Bilgi Girişi formundaki Rapor (gün) alanına girilerek sistem tarafından Özel Hizmet Tazminatından kesinti yapılmaktadır. 34

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI 35

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 7: Maaş sistemden yapılmış olmasına rağmen emsan text dosyası oluşmamıştır. Çözüm 7: Sistemden yapıldığı halde emsan text dosyası oluşmamış ise, kurum bordrosunun onaysız olma ihtimali yüksektir. Kurum bordrolarını kontrol ediniz. Onaysız görünmekte ise öncelikle maaş hesaplama formundan kurumsal kod girilerek “onay” butonuna basılması gerekmektedir. Text dosyası ertesi gün oluşacaktır. 36

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 8: Manuel olarak maaş hesaplaması ve ödemesi yapılmış maaşın text dosyası oluşmamıştır. Çözüm 8: Sistemden otomatik olarak değil de manuel (elle) yapılan maaş hesaplamalarında otomatik olarak text dosyası oluşmayacak, “bordro bilgi girişinden” gerekli bilgiler girildikten bir gün sonra emekli kesenek dosyası sistemde oluşacaktır. 37

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI 38

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 9: Maaş hesaplaması yapılacak kurumun disket banka kod bilgileri dolu olduğu halde, “disket banka kod bilgileri girilmediği yada banka şube kodu, firma hesap no boş geçildiği için maaş hesaplaması yapamazsınız” uyarısı alıyorum. Ne yapmam gerekiyor? 39

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Çözüm 9: Bu bilgiler dolu olduğu halde bu uyarı geliyorsa, kurum çalışanlarının banka bilgilerinin tek kontrol edilmesi gerekmektedir: *Hatalı İBAN no, *Olmayan hesap numarası girilmesi, *Birkaç personelin bilgilerinde kurumdan farklı olarak başka bir bankanın olması, 40

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 10: Maaşı hesaplandıktan sonra oluşturulan ödeme emri belgesinde borç ve alacak toplamları birbirine eşit değildir. Çözüm 10: Böyle bir durumda bakmamız gereken iki yer vardır: 1 - Herhangi bir personel için yapmış olduğumuz terfi işlemini kontrol etmeliyiz. Örneğin 5/2’sindeki bir personelin kademe ilerlemesi yapılırken 5/3’ü yapılacakken, 5/1’ine getirilmesi bu sorunu doğuracaktır. 2 - Personelden yapılmış olan kesintilerde(icra v. b. ) hata, 41

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 11: KBS’de yer alan Maaş Bilgi Ekranında yabancı uyruklu eşin kimlik bilgileri giremediğimden eş yardımı hesaplatamıyoruz. Nasıl bir yol izlememiz gerekmektedir? Çözüm 11: Yabancı eşlerin kimlik bilgileri (Mernis tarafından 99 ile başlayan kimlik numarası verilmektedir) Mernis' ten "Yeni Kayıt Ekle" butonu aracılığıyla getirilmektedir. Yabancı eşin bilgileri bu buton aracılığıyla Mernis’ ten çekildikten sonra yakınlık durumu seçilerek gerekli bilgi girişi/değişiklikler (eş yardımı, asgari geçim indirimi ile sakatlık indiriminden yararlanıp yararlanmama durumu) yapılacaktır. 42

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI 43

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 12: Personelimiz eşinden boşandığı ve mahkeme kararıyla çocuğun velayeti anneye bırakıldığı, Müdürlüğümüzce KBS’den kayıt yapıldığı halde maaş hesaplamada çocuk yardımın maaşa yansımadığı görülmüştür. Çözüm 12: KBS’de maaş bilgi girişi ekranında personelin medeni durumunu kontrol ediniz. Belirttiğiniz personel için çocuk yadımı hesaplanması için kişinin medeni durumunun bekar olarak işaretlenmesi gerekmektedir. 44

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 13: Açığa alınan personelin 2/3 maaşı sitemden hesaplanıyor olmasına rağmen, geri dönüşte hesaplanacak olan 1/3 maaş nasıl yapılacaktır? Çözüm 13: Geri dönüşte ödenecek olan 1/3 maaş manuel olarak hesaplanıp ödenecek olup, ayrıca «bordro bilgi girişi» nden de söz konusu bilgilerin girişi yapılacaktır. 45

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 14: Personelin maaşından Polsan, İlksan v. b kesintiler hatalı, eksik ya da fazla kesilmekte olup yapılacak işlem nedir? Çözüm 14: Bu tip kesintiler, direkt olarak polis sandığının gönderdiği kesinti bilgileri baz alınarak yapılmakta olup say 2000 i siteminde herhangi bir müdahale söz konusu değildir. Konuyla ilgili olarak POL-SAN veya İLKSAN ile görüşmemiz gerekmektedir. 46

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 15: Harcama birimleri tarafından bilgi girişi ve hesaplaması yapılan Döner Sermaye, Ek ders, Fazla Çalışma ve Sosyal Hak - Yardım Ödemelerinde muhasebe birimine gönder işlemi yapıldıktan sonra herhangi bir hata olduğu fark edilirse ne yapılması gerekmektedir? Çözüm 15: Harcama birimleri tarafından tahakkuk ettirilen Ödeme Emri Belgesi ile say 2000 i sisteminden alınan Ödeme Emri Belgesi arasında tutarsızlık söz konusu ise; hatanın sebebi araştırıldıktan sonra, gerekli değişiklik ve düzeltme işlemlerinin tahakkuk daireleri tarafından yapılabilmesi için, ilgili formda İADE ET butonuna basmak suretiyle (505 yetki seviyesine sahip muhasebe yetkilisi veya vekili) Ödeme Emri Belgesini elektronik ortamda geri iade edecektir. 47

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI 48

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Sorun 16: Maaş hesaplaması yapılma istenen birim «Harcama Birimleri Vergi Kimlik No, Banka Bilgi Girişi» formunda görünmemektedir. Çözüm 16: Muhasebe Referans Bilgileri Menüsünün altındaki yer alan «Daire ve Birim Bilgileri» formunda maaş hesaplatılmak istenen birimin durumunun « 2» yapılması (505 yetki seviyesine sahip muhasebe yetkilisi veya vekili tarafından) durumunda söz konusu birim «Harcama Birimleri Vergi Kimlik No, Banka Bilgi Girişi» formunda görünecektir. Gerekli bilgiler tamamlandıktan sonra maaş hesaplaması yapılabilir. 49

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI 50

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI Diğer Hususlar 1 - Maaş hesaplama formu kullanılarak sistemden otomatik olarak hesaplattırılan herhangi bir kurumun maaşının muhasebeleştirilmesin de mutlaka sistemden otomatik olarak yapılması gerekmektedir. Muhasebeleştirme kesinlikle manuel olarak yapılmamalıdır. 2 - Muhasebat Genel Müdürlüğü 6 Sıra no. lu Genel Tebliğinde belirtildiği üzere; Aylıkları banka vasıtasıyla ödenecek personel için, banka şubesinin ve düzenleyen dairenin adı, aylığın ait olduğu ay, alacaklıların ad ve soyadı ile banka hesap numarası ve ele geçecek net aylık tutarlarını gösteren beş nüsha liste düzenlenecek ve tahakkuk memuru tarafından onaylanacaktır. Listelerin dört nüshası verile emri ekinde saymanlığa gönderilecek, bir nüshası da bordrolarla birlikte tahakkuk dairelerinde saklanacaktır. Listelerin saymanlıkça da tasdik edilecek bir nüshası ise tahakkuk dairelerince saymanlıklardan alınarak, personelin cari hesaplarına aybaşı itibarıyla kayıt yapılmak üzere, ilgili banka şubesine aybaşından en az 4 (dört) iş günü önce teslim edilecektir. Listelere ödemenin yapılacağı tarih ayrıca not edilecektir. Buna göre; banka listeleri bankalara hem CD ortamında hem de ıslak imzalı olarak gönderilmesi gerekmektedir. 51

UYGULAMALARDA SIKÇA KARŞILASILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM YOLLARI TEŞEKKÜR EDERİZ. 52