KAMU DARELERNDE KONTROL COSO Kontrol Btnleik ereve Raporu

KAMU İDARELERİNDE İÇ KONTROL COSO – İç Kontrol Bütünleşik Çerçeve Raporu / 1992 COCO – Kontrol Kriterleri Komitesi – Kontrol Rehberi / 1995 COBIT – Bilgi ve İlişkili Teknolojiler için Kontrol Hedefleri / 1992 Taner ERASLAN İç Denetçi Ocak / 2012

ÇALIŞMANIN KAPSAMI 1. Kavramsal Çerçeve 2. Kamuda İç Kontrol Düzenlemeleri 3. İç Kontrol Standartları ve Modelleri 4. Eylem Planına Bir Örnek, Uygulama Önerileri ve Yapılan Hatalar 5. Sayıştay’ın İç Kontrol Sistemini İncelemesi

KAVRAMSAL ÇERÇEVE Yönetim, belirli bir takım amaçlara ulaşmak için başta insanlar olmak üzere parasal kaynakları, donanımı, demirbaşları, hammaddeleri, yardımcı malzemeleri ve zamanı birbiriyle uyumlu, verimli ve etkin kullanabilecek kararlar alma ve uygulatma süreçlerinin toplamı olarak tanımlanmaktadır. Planlama Yönetimin Fonksiyonları Koordinasyon Yürütme Örgütleme Kontrol

KAVRAMSAL ÇERÇEVE Kontrol, yönetimin bir fonksiyonudur. A. Bir işin doğru ve usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığını inceleme, denetim, denetleme B. Kontrol, mevcut iş başarısının ölçülmesi ve bu başarının belirlenen hedefleri gerçekleştirme olasılığının saptanmasıdır. - Başarının ölçülmesi, - Hedef belirlenmesi, - Hedeflerin gerçekleşmeme riski

KAVRAMSAL ÇERÇEVE Kontrol fonksiyonu, diğer yönetim fonksiyonlarının ‘neyi’, ‘nasıl’ ve ‘ne kadar’ başardığını araştırır ve saptar. Bu anlamda kontrol; faaliyetlerin, belirlenen hedeflere ulaşmasını sağlayan ve sapmaları önleyen bir süreç olarak görülmektedir. Mevcut Durum Analizi; q Hedefler mi anlamsız? q Faaliyetler mi plansız? Kontrol, bunların tespitine yönelik çalışmalar ve çabalardır.

KAVRAMSAL ÇERÇEVE Kontrolle sağlanabilecek faydalar: v. Yanlış yapılan bir işin, henüz vakit varken düzeltilmesini sağlar, v. Düzenli kontroller hataların tekrarlanmasını önler, v. Sorumluluk ve yetkilerin gerekli kişilerde olup olmadığı saptanır. vİşin yapılması sırasında neler yapılmalı veya yapılmamalı araştırmasını kolaylaştırır. v. Tasarruf sağlar, zaman, para ve emek savurganlığı önlenebilir.

KAVRAMSAL ÇERÇEVE Kontrol fonksiyonunun yerine getirilebilmesi için; ü Neyin yapılmakta olduğu (tanımlama, mevcut durum analizi), ü Ne yapılması gerektiği (ölçme), ü Nasıl yapılması gerektiği(analiz), ü Şartların yetersizliği halinde düzeltici, önleyici ve özendirici çabalarının gerçekleştirilebilmesi (iyileştirme) Konularında çalışmalar yapılır ve ortaya konanlar bir yaptırım gücüyle uygulanmaya çalışılır. Sürekli gözden geçirilerek, izleme ve değerlendirme çalışmaları öngörülerek, bu yönde çalışmalar da etkin bir şekilde yürütülür.

KAVRAMSAL ÇERÇEVE Belirlenen hedeflere ulaşılması için; Ø Tasarlanmış iyi bir yönetim sistemi, Ø Bu yönetim sisteminin içine yerleştirilmiş bir iç kontrol sistemi ile çalışmak gerekir. Sonuç olarak tüm yöneticiler, sorumluluk alanlarında bulanan sistemleri: Kaliteli hizmet Üretmek Performanslarını Arttırmak Stratejik Planlarını Gerçekleştirmek İçin kontrol ederler.

KAVRAMSAL ÇERÇEVE İç kontrol; bir kurumun yönetimi ve personeli tarafından hayata geçirilen tamamlayıcı bir süreç olup aşağıda sıralanan hedefleri gerçekleştirmek suretiyle; kurumun misyonunu başarması için riskleri göğüslemek ve makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmıştır. Organizasyon Yöntem İç Kontrol Süreç İç Denetim İşlemler

KAVRAMSAL ÇERÇEVE İç kontrol, bir kurumun, ü işletmeye ait politikaların ve hükümet programlarının istenilen sonuçlara ulaşması; ükaynakların, belirlenen kurumsal amaç ve hedeflerle uyumlu olması, üprogramların israf, hile ve kötü yönetimden korunması, ügüvenilir ve zamanında bilginin elde edilmesi, korunması, rapor edilmesi ve gerektiğinde karar alma mekanizmalarında kullanılması, amacıyla oluşturulan organizasyon, politika ve prosedürler bütünüdür. İç kontrol, kurum amaçlarına ulaşmayı hedefleyen, kesin sonuçlar değil, makul bir güvence sunan bir olay değil, bütüncül bir süreçtir.

KAVRAMSAL ÇERÇEVE İç kontrol (yönetim kontrolü) terimi, kurum içerisinde özel birimden ziyade, kurumsal faaliyetlerin sistem, süreç ve yöntemlerini de ifade etmektedir.

KAVRAMSAL ÇERÇEVE İç kontrol, yönetim sorumluluğu çerçevesinde, sürekli ve sistematik bir şekilde yürütülür. Ayrıca; ØBir yönetim aracıdır, ØRisk esasına dayalıdır. Kontrol faaliyetleri, gerekli yer ve zamanda ve gerektiği kadar yapılmalıdır ve Ø İdarenin bütün görevlilerini kapsar, Ø Mali alanla sınırlı olmayıp, mali ve mali olmayan kontroller bütünüdür, Ø Devamlı değerlendirmeye tabi tutulur.

KAVRAMSAL ÇERÇEVE İç Kontrol Sorumluluğu Doğal Riskler Kontroller Kalıntı Riskler Kaynak: Deloitte Consulting Kontroller Geliştirme Planları KABUL EDİLEBİLİR Kalıntı Riskler Efektif Kontroller Kalıntı Risk Seviyesi

KAVRAMSAL ÇERÇEVE Yanılgı 1: İç Kontrol, yazılı prosedürlerle başlar. Gerçek 1: İç kontrol, güçlü bir iç kontrol ortamıyla başlar.

KAVRAMSAL ÇERÇEVE Yanılgı 2: Yönetim iç kontrolü iç denetçiler tarafından yapılması gereken bir iş olarak kabul eder. Gerçek 2: İç kontrol sisteminin sahibi yönetimdir.

KAVRAMSAL ÇERÇEVE Yanılgı 3: İç kontrol sadece mali bir konudur. Gerçek 3: İç kontrol idarenin tüm fonksiyonlarını kapsamakta ve her alanını ilgilendirmektedir.

KAVRAMSAL ÇERÇEVE Yanılgı 4: İç kontrol bürokrasi yaratır ve çalışanları oyalar. Gerçek 4: İç kontrol, süreçlere ilave yapılan işler olarak düşünülmemeli, süreçlerin bir parçası olarak tasarlanmalıdır.

KAVRAMSAL ÇERÇEVE Yanılgı 5: İç kontrol yeterince kuvvetli ise yolsuzluk olmayacağından ve mali tablolar doğru olduğundan emin olabiliriz. Gerçek 5: İç kontrol makul, ancak kesin olmayan güvence verir.

SİZ HANGİ KÜREKÇİDEN BİRİ OLMAK İSTERDİNİZ? Arkadaşlar, arkamızda bir Jaws var. . . Har ca Mu Baş has kan e İ ç b De Yar e Ye ma n d. Yetk etçi tkili si ilisi YENİ MALİ SİSTEM Say man ESKİ MALİ SİSTEM Hadi koçum, daha hızlı. . .

KAMUDA İÇ KONTROL DÜZENLEMELERİ q 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu q 5070 Sayılı Elektronik Imza Kanunu q 3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun q 5176 Sayılı Etik Kurulu Kurulması Hakkında Kanun q. Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik q. Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik q. Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik q. Resmi Yazışamalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik q. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik q. Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik q. Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik q. Standart Dosya Planına İlişkin Başbakanlık Genelgesi q. Kamu Kurumları İnternet Sitesi Kılavuzuna İlişkin Başbakanlık Genelgesi q. Kamu Mali Yönetiminde Değişim Çalışmaları Hakkında Başbakanlık Genelgesi

KAMUDA İÇ KONTROL DÜZENLEMELERİ İÇ KONTROLLE İLGİLİ MEVZUAT 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (55 -67. md) 24. 12. 2003 tarih ve 25326 sayılı Resmi Gazete İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar 31. 12. 2005 tarih ve 26040 sayılı 3. mükerrer Resmi Gazete Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 18. 02. 2006 tarih ve 26084 sayılı Resmi Gazete İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 12. 07. 2006 tarih ve 26226 sayılı Resmi Gazete Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği 26. 12. 2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi 04. 02. 2009 tarih www. bumko. gov. tr

5018 SAYILI KAMU MALİ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU BEŞİNCİ KISIM İç Kontrol Sistemi Madde 55 - İç kontrolün tanımı Madde 56 - İç kontrolün amacı Madde 57 - Kontrolün yapısı ve işleyişi Madde 58 - Ön mali kontrol Madde 60 - Mali hizmetler birimi Madde 61 - Muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları Madde 62 - Muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması Madde 63 - İç denetim Madde 64 - İç denetçinin görevleri Madde 65 - İç denetçinin nitelikleri ve atanması Madde 66 - İç Denetim Koordinasyon Kurulu Madde 67 - İç Denetim Koordinasyon Kurulunun Görevleri

İÇ KONTROLÜN TANIMI İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; (1) etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, (2) varlık ve kaynakların korunmasını, (3) muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, (4) mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan; vorganizasyon, vyöntem ve süreçle viç denetimi kapsayan Mali ve diğer kontroller bütünüdür. (5018 sayılı Kanun / 55. md. )

İÇ KONTROLÜN AMACI Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır. (5018 sayılı Kanun / 56. md. )

Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemleri; harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler, ön malî kontrol, iç denetimden oluşur. (5018 sayılı Kanun / 56. md. )

KAMUDA İÇ KONTROL DÜZENLEMELERİ İÇ KONTROLDE SORUMLULUKLAR Üst Yönetici, Harcama Birimleri, Mali Hizmetler Birimi, Muhasebe Birimi, İç Denetim Birimi, Sayıştay, Merkezi Uyumlaştırma Birimleri Siz Hangi Kürekçiden Biri Olmak İsterdiniz? Arkadaşlar, arkamızda bir Jaws var. . . Hadi koçum, daha hızlı. . .

KAMUDA İÇ KONTROL DÜZENLEMELERİ Mali Yönetim ve Kontrol Yapısı ÜST YÖNETİCİ Mali Hizmetler Birimi Muhasebe Birimi Harcama Birimi İç Denetim Birimi Harcama Birimi Ön Mali Kontrol İç Kontrol Harcama sonrası Denetim

Sorumluluk ÜST YÖNETİCİ “…sorumlulukları altındaki kaynakların etkili, ekonomik ve verimli şekilde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan, kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesinden, malî yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve bu Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden…sorumludur” İÇ DENETİM (Harcama Sonrası Denetim) Mali Hizmetler ÖDEME Ödeme Belgesi Ön Mali Kontrol Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Talimatı DIŞ DENETİM (SAYIŞTAY) + İÇİŞLERİ BAKANLIĞI VESAYET DENETİMİ BELEDİYE MECLİSİ Harcama Yetkilisi Muhasebe Yetkilisi Harcama Birimleri İÇ KONTROL ÖDENEK

a) Stratejik yönetim ve planlama. 1) Misyon belirleme. 2) Kurumsal ve bireysel hedefler oluşturma. 3) Veri-analiz ve araştırma-geliştirme. b) Performans ve kalite ölçütleri geliştirme. c) Yönetim bilgi sistemi. d) Malî hizmetler. 1) Bütçe ve performans programı. 2) Muhasebe, kesin hesap ve raporlama. 3) İç kontrol. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik – Madde: 4 c) İç kontrol; 1) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak, 2) İdarenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak, 3) Ön malî kontrol görevini yürütmek, 4) Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği artırıcı tedbirler önermek. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik – Madde: 10

Ancak, malî hizmetler fonksiyonu kapsamında yürütülen iç kontrol faaliyetinin, diğer faaliyetleri yürüten alt birim ve personelden ayrı bir alt birim ve personel tarafından yürütülmesi zorunludur. Genel bütçe kapsamı dışında kalan idarelerde, muhasebe yetkililiği görevi, strateji geliştirme biriminin muhasebe-kesin hesap ve raporlama fonksiyonunu yürüten alt birim yöneticisi tarafından yerine getirilir. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik – Madde: 4 İdarelerce, görev alanları çerçevesinde, iç kontrol ve ön malî kontrole ilişkin olarak yapılan düzenlemeler üst yöneticinin onayıyla yürürlüğe konulur ve onayını izleyen on iş günü içinde Bakanlığa bildirilir. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik – Madde: 18 Strateji geliştirme birimleri, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunar. Kanuna ve Bakanlıkça belirlenen standartlara aykırı olmamak şartıyla, idarece gerekli görülen her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar strateji geliştirme birimleri tarafından hazırlanır ve üst yöneticinin onayına sunulur. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik – Madde: 28

İç kontrolün amaçları Madde 4 - İç kontrolün amaçları; a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, c) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, e) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır. İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Madde: 6

İç kontrolün unsurları ve genel koşulları Madde 7 - İç kontrolün unsurları ve genel koşulları şunlardır: a) Kontrol ortamı: İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. b) Risk değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. c) Kontrol faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. d) Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. e) Gözetim: İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Madde: 7

İç kontrole ilişkin yetki ve sorumluluklar Madde 8 - Üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden sorumludur. İdarelerin malî hizmetler birimi, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve ön malî kontrol faaliyetini yürütür. Muhasebe yetkilileri, muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur. Üst yöneticiler, harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar. Üst yöneticiler ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler. İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır. İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Madde: 8

İdarelerce yapılacak düzenlemeler Madde 27 – Usul ve Esaslarda belirlenen malî karar ve işlemlerin dışında kalan malî karar ve işlemlerin de aynı şekilde malî hizmetler birimine kontrol ettirilmesine yönelik düzenleme yapılabilir. Bu konuda yapılacak düzenlemeler üst yöneticinin onayıyla yürürlüğe konulur. Bu düzenlemelerde, malî hizmetler biriminin ön malî kontrolüne tâbi tutulacak malî karar ve işlemler, riskli alanlar dikkate alınmak suretiyle tür, tutar ve konu itibarıyla belirlenir ve yılda bir kez değerlendirilir. İç kontrol ve ön malî kontrole ilişkin olarak yapılan düzenlemeler, üst yöneticinin onayını izleyen on işgünü içinde Bakanlığa bildirilir. İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Madde: 27

KAMUDA İÇ KONTROL DÜZENLEMELERİ İç kontrolle ilişki MADDE 11 - İç denetim, iç kontrol sisteminin yeterliliği, etkinliği ve işleyişiyle ilgili olarak yönetime bilgiler sağlar, değerlendirmeler yapar ve önerilerde bulunur. İç denetçiler, iç kontrol sisteminin düzenlenmesi ya da uygulanması süreçlerine ve iç kontrol tedbirlerinin seçimine dâhil edilemez. Kamu idaresinde etkin bir iç kontrolün kurulması ve sürdürülmesinden üst yönetici sorumludur. Üst yönetici iç denetçilerden, iç kontrol ilkelerine ve iç kontrol sisteminin oluşturulmasına yönelik görüş alabilir. “İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik”

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ

KAMUDA İÇ KONTROL DÜZENLEMELERİ ETKİN BİR İÇ KONTROL SİSTEMİNİN UNSURLARI İç kontrolün idarenin yönetim sorumluluğunda olması nedeniyle, merkezi uyumlaştırma birimleri tarafından yapılan düzenlemeler dışında idarece; üStratejik planın uygulanmasına yönelik faaliyetler tanımlanmış olmalı, üFaaliyetlere, iş ve işlemlere ait iş akış şemaları hazırlanmalı, üSüreçler, süreç sahipleri ve sorumluları tanımlanmalı, üPersonelin görev, yetki ve sorumlulukları ile kontrol prosedürleri belirlenmeli, üKurumun amaç, hedef ve politikalarının yerine getirilmesinde karşılacak risklere ilişkin risk yönetimi planlanmalı, üEtkileşimli bir bilgi yönetim sistemi kurulmalı ve bir iletişim ağı ile kontrol listeleri ve kontrol öz değerlendirme formları oluşturulmalıdır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ KAMUDA İÇ KONTROL STANDARTLARI NELER? STANDARTLARA KAYNAKLIK EDEN MODELLER NELER? İDARELER NELER YAPACAK?

Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. ULUSLARARASI STANDARTLAR X PRENSİPLER, İDARİ TASARRUFLAR, GELENEKLER, TEAMÜLLER, GENEL KABULLER

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ İç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu, Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce, görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebileceği belirtilmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Bu çerçevede, kamu idareleri tarafından görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin olarak belirlenebilecek ayrıntılı standartlar, 5018 sayılı Kanuna, ilgili diğer mevzuata ve Kamu İç Kontrol Standartlarına uygun olmak ve idareye münhasır spesifik süreçlere ilişkin olmak zorundadır. İdarelerce gerek görülmesi halinde hazırlanabilecek İdare Ayrıntılı İç Kontrol Standartları, idarelerin yasal ve idari yapıları ile personel ve mali durumları gibi her bir idarenin kendine özgü koşulları dikkate alınarak katılımcı yöntemlerle belirlenecek ve üst yönetici onayını izleyen 10 işgünü içinde Maliye Bakanlığına gönderilecektir. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürütmeleri ve bu çalışmaları en geç 31. 12. 2008 tarihine kadar tamamlamaları gerekmektedir. (Bu süre BUMKO’nun yazısıyla 30. 06. 2009 tarihine uzatılmıştır) Söz konusu çalışmaların etkili bir şekilde ve zamanında yürütülmesini sağlamak üzere, idarelerin üst yöneticileri tarafından gerekli önlemler alınacaktır. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla (18) standart ve bu standartlar için gerekli (79) genel şart belirlenmiş bulunmaktadır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ MB Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü’nün 04. 02. 2009 tarihli yazısında “Bununla birlikte, merkezi uyumlaştırma kapsamında yürütülen izleme çalışmalarında tespit edilen ve Bakanlığımıza intikal eden bilgilerden bazı kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak amacıyla anılan Tebliğ kapsamında yapılması gereken çalışmaları tamamlayamadıkları, söz konusu çalışmaların yürütülmesinde bazı tereddütlerin oluştuğu anlaşılmış bulunmaktadır. …

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ … Buna göre, iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde kurulması ve uygulanmasının sağlanması amacıyla kamu idarelerinin, ekte yer alan Rehberi de dikkate alarak, Eylem Planlarını Kamu İç Kontrol Standartları çerçevesinde en geç 30/6/2009 tarihine kadar hazırlayarak üst yönetici onayını müteakip bir ay içinde Bakanlığımıza ve ayrıca ikep@bumko. gov. tr e-posta adresine göndermeleri gerekmektedir. Eylem Planında yer alan çalışmaların en geç 30/6/2011 tarihinde tamamlanması öngörülmelidir. Yürürlüğe konulmuş Eylem Planlarında, bu Genel Yazı ve eki Rehber doğrultusunda değişiklik yapılması halinde, revize edilmiş Eylem Planları da üst yönetici onayını müteakip Bakanlığımıza gönderilecektir. ”

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ ÜST YÖNETİCİ ONAYI Çalışmanın amacı ve kapsamı, harcama birimleri, strateji geliştirme birimi ve oluşturulacak kurul ve gruplar ile bu kurul ve gruplarda görev alacak personelin bu çalışmadaki görev ve sorumlulukları, çalışmaların üst yönetici tarafından periyodik olarak izlenmesine ilişkin yöntem ve gerek duyulan diğer hususların açıklanması İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU Bir üst yönetici yardımcısı veya harcama yetkilisinin başkanlığında, harcama yetkilileri veya görevlendirecekleri yardımcılarından oluşacak KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLAMA GRUBU Harcama birimlerinden yönetici veya hiyerarşik olarak harcama yetkilisine en yakın düzeydeki temsilcilerden oluşacak

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu tarafından öncelikle; * idaredeki mevcut durum ile 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen iç kontrol sistemini tespit eden, karşılaştıran ve boşlukları ortaya koyan bir rapor hazırlanması ve bu rapora, * idarede Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumlu bir iç kontrol sisteminin oluşturulmasını sağlamak amacıyla yapılması gereken çalışmaları, prosedürleri ve düzenlemeleri gösteren Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı eklenmesi gerekmektedir.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Planı Taslağı, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından görüşülür. Kurul, Eylem Planı Taslağında mevcut bir eylemin çıkarılması veya yeniden değerlendirilerek geliştirilmesi veya Taslakta bulunmayan bir eylemin eklenmesi gerektiği sonucuna varırsa, bu değişikliği yapabileceği gibi, gerekçesi ile birlikte Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı Hazırlama Grubuna gönderebilecektir. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından uygun bulunan rapor ve Eylem Planı üst yöneticinin onayına sunulur.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Eylem Planında önerilen çalışmalar üst yönetici tarafından değerlendirilir, varsa gerekli görülen değişiklikler bu aşamada yapılır. Bu suretle son şekli verilen Eylem Planı üst yönetici tarafından onaylanarak yürürlüğe konulur. Eylem Planında öngörülen çalışmaların gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda üst yöneticinin onayıyla Eylem Planı her zaman revize edilebilecektir.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Kamu İç Kontrol Standartlarına Kaynaklık Eden Modeller Neler? Ø COSO – Amerika, Ø COCO – Kanada, Ø Cadbury - İngiltere

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ COSO (İşletmeleri Destekleme ve Denetleme Komisyonu); 1985 yılında ABD’de Hileli Mali Raporlama Üzerine Ulusal Komisyonu Desteklemek Amacıyla Kurulmuştur. İç Denetim Enstitüsü (IIA) Amerika Sertifikalı Muhasebeciler Enstitüsü (AICPA) Amerika Muhasebe Kurumu (AAA) Yönetim Muhasebecileri Enstitüsü (IMA) Finans Yöneticileri Enstitüsü (FEI) İş etiği, etkili iç kontroller ve kurumsal yönetim aracılığıyla mali raporlamaların kalitesini artırmaya yönelik çalışmalar yapan gönüllü bir organizasyondur.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ COSO BİLEŞENLERİ Kontrol Ortamı İzleme Bilgi Ve İletişim Risk Değerlendirme Kontrol Faaliyetleri

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Amaçların Oluşturulması İş Süreçleri Risk Değerlendirmesi Riske Cevap Verme Control Faaliyetleri Kurum Seviyesi Bölüm Seviyesi İş Birimi seviyesi Tali (Bayi) Seviye İç Çevre Durum Tanımlaması um a Uy or la m on el Ra p ra pe O St ra te sy jik İş Sü re çle ri İş Süreçleri Bilgi & İletişim İzleme Internal Control – Integrated Framework, COSO İç kontrol unsurlarının birbirleriyle ilişkisini gösterir. Kontrol ortamı temelde yer alır, kontrol faaliyetleri ve risk değerlendirme yapılırken bilgi ve iletişim kanalları kullanılarak gözetimin ihtiyaç duyduğu bilgiler sağlanır. İç kontrol unsurlarının, iç kontrolün amaçları ve faaliyetlerle ilişkisini gösterir. Faaliyet ve birimler, hedefler ve iç kontrolün unsurları bir küpün farklı yüzeylerini oluşturur ve ayrılmaz bir bütündür. Tüm faaliyet ve birimler; faaliyetlerin etkinliği ve etkililiği, bilgilerin güvenilirliği ve mevzuata uygunluk hedeflerine ulaşmak amacıyla iç kontrolün beş unsurundan yararlanır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ COSO – KONTROL ORTAMI; Disiplin ve düzen sağlayarak iç kontrolün diğer parçaları için temel oluşturur. Çalışanların kontrol bilincini etkileyerek kurumun faaliyet tarzını belirler. Kontrol ortamını oluşturan unsurlar şunlardır: - Dürüstlük ve Etik Değerler - Yeterlilik ve Ehillik - Yönetim Şekli ve Felsefesi - Organizasyon Yapısı - Yetki ve Sorumluluk Dağılımı - İnsan Kaynakları Politika ve Uygulamaları Etkili bir kontrol ortamı, çalışanların sorumluluklarını ve yetkilerini anladıkları ve etik davranmayı üstlendikleri zaman oluşabilir.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ STANDARTLAR – KONTROL ORTAMI; Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 1. 1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. 1. 2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar. 1. 3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. 1. 4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. 1. 5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. 1. 6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük İdarede iç kontrol mevzuatı ve sistemi hakkında hazırlanmış olan rehber hazırlanacak ve tüm personelin kolaylıkla ulaşacağı araçlarla duyurulacaktır. qİç Kontrol Öz Değerlendirme Yöntemleri qİç kontrol farkındalık ve değerlendirme anketleri yapılacaktır. Anket çalışmaları iç kontrol sorgu formu hazırlanarak yapılacak ve gerekli sürelerde iç kontrol algısı gözden sürekli gözden geçirilecektir. qİç kontrol şefliği kurulacaktır. qİç kontrol izleme ve yönlendirme kurulu oluşturulacaktır. q. Yöneticilere, Yönetim Becerileri (Liderlik - Motivasyon - Karar Verme - Mülakat-İletişim-Delegasyon-HedefÇatışma-Planlama-Problem Çözme) eğitimi verilecektir. q. Birimler arası toplantılarının sistemli yapılması için standartlar geliştirilecektir. q. Birim içi paylaşım ve değerlendirme toplantılarının periyodik ve sistemli olarak yapılması için standartlar oluşturulacaktır. qİdarede görev yapan tüm personel için “Kamu Görevlileri Etik Rehberi” yayımlanacak ve dağıtılacaktır. q. Etik komisyonunun işleyişi, görevleri ve üyelerinin iletişim bilgileri iç genelge ile tüm personele duyurulacaktır. q. Kamuda Etik Uygulamaları ve Mevzuatı Eğitimi q. Personel etik sözleşmesinin tüm personel tarafından imzalanması ve özlük dosyasında saklanması sağlanacaktır. q. Kamuda Etik Komisyonlarının Çalışmaları Eğitimi q. Kamuda Mali Saydamlık ve Hesapverilebilirlik Eğitimi q. Yöneticilere ve özellikle vatandaşla muhatap olunan bölümlerde çalışan personele "İletişim Teknikleri" eğitimi verilecektir. q. Tüm personele "Kurum Kültürü ve Aidiyet Eğitimi" verilecektir. q. Kamu Hizmet Standartları Tablosu güncellenerek bir kitapçık haline getirilecektir. q. Kamu Hizmet Standartları Tablosu müdürlükler bazında düzenlenerek internet üzerinde yayınlanacaktır. q. Belediyede, adil ve eşit davranışlarla ilgili olarak yapılacak müracaatların ilgili birim yanında Etik Komisyonunca da değerlendirilmesi sağlanacaktır. q “ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Standardı” kurulum çalışmalarına başlanması q. Faaliyet raporu ile ortaya konulan bilgi ve belgelerin doğruluğuna ilişkin sorumlular tarafından Güvence Beyanları hakkında bilgilendirme yapılacaktır. İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ STANDARTLAR – KONTROL ORTAMI; Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 2. 1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. 2. 2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. 2. 3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. 2. 4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. 2. 5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. 2. 6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. 2. 7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler q. Anayasa ve kanun düzenlemelerinde belediyelerin sorumlulukları, yetkileri ve görevleri hakkında bilgilendirme yapılacaktır. q. Her düzeyde yöneticilerin verilen görevlerin sonucunu izlemelerini sağlayacak raporlama, bilgi sistemi oluşturma yeterliliğinin arttırmasına yönelik eğitim verilmesi sağlanacaktır. (Örneğin bilgi notu hazırlama, sunu ve toplantı yapma, haftalık faaliyet raporu oluşturma vb. ) q. Belediye Birimlerinin Çalışma Yönetmelikleri; Standartlar ve Uygulamalar Konulu eğitim verilecektir. q. Belediye birimlerinin görev ve yetkileri gözden geçirilip, görev çakışmasına yol açan görev tanımları mevzuata uygun hale getirilerek mükerrer görevlere son verilmesine yönelik çalışmalar yürütülecektir. q. Belediye birimlerince ihtiyaç duyulacak her türlü bilgi ve belge uygun şekilde tasnif edilerek, erişilebilir, güncel ve yeterli raporlama sistemleri çerçevesinde etkin ve etkili kılınacaktır. q. Hassas Görev Yönergesi oluşturulacaktır. q. Hassas görev tanımları Maliye Bakanlığının belirlediği standartlara uygun hale getirilerek hassas görev envanteri güncellenecek, oluşturulan hassas görevlerin envanterine uygun rotasyon politikaları belirlenecektir. q. Belediye birim faaliyetlerindeki iş ve işlemlerin sonucunu izlemeye yönelik her düzeydeki yöneticinin bir önceki süreci kontrol etmesi sağlanacaktır.

HASSAS GÖREV NEDİR? q. Hangi görevler gizlilik statüsündedir? q. Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır? q. Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir? q. Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir? q. Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır? q. Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur? q. Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur? q. Hangi işler yüksek maliyetlidir? q. Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan olumsuz tepki almasına neden olur? q. Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır? q. Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır? q. Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur? q. Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ STANDARTLAR – KONTROL ORTAMI; Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 3. 1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. 3. 2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 3. 3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. 3. 4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. 3. 5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. 3. 6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. 3. 7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. 3. 8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı q. Kurumu ve kurumsal işleyişi tanıtan oryantasyon eğitimleri planlanıp son 6 ayda işe giren personellere verilecektir. Planlanan eğitimler periyodik olarak her 6 ayda bir olmak üzere yılda iki defa verilecek olup göreve yeni başlayan personel sayısı fazla olduğu takdirde daha sık aralıklarla daha fazla eğitim verilecektir. q 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu Hakkında Genel Bilgiler Hakkında Eğitim q. Yıl içerisinde değişen mevzuatlara uyum sağlamak ve güncel mevzuatı takip etmek amacıyla eğitimler düzenlenecektir. q. Belediye birimlerince yapılacak görevlendirme ve atamalar, atama ve görevlendirme usul ve esaslarına göre yapılacaktır. q. Kariyer memurluklara giren personele uzmanlık alanlarıyla ilgili mesleki eğitim imkanları sunulacaktır. q. Yıllık Eğitim Planı tüm birimlere hem yazılı olarak hem de kurum intraneti üzerinden duyurulacaktır. q. Risk Odaklı Eğitim Yönergesi hazırlanacaktır. q. Bağlı olduğu yöneticiler tarafından (asgari yılda bir) yapılacak olan personel değerlendirmelerine esas teşkil edecek olan performans değerlendirme kriterleri belirlenecek ve kriterler tüm personele duyurulacaktır. q. Kamuda Performans Değerlendirmesi Eğitimi q. Belirlenen performans kriterlerine göre personelin yıllık değerlendirilmesi sonucunda yeterli bulunmayanlar için eğitim planında verilecek eğitimler ayrıca belirlenecektir. q. Belediye İnsan Kaynakları Yönetimine ilişkin politika ve prosedürler, yönetmelik, yönerge, genelge ve diğer dokümanlar geliştirilerek çalışanların bilgisine internet ve yazılı ortamda sunulacaktır. qİşçi personelin eğitim, performans değerlendirmesi, özlük haklarına ilişkin hususlar kılavuz metinler düzenlenecek ve personelin yazılı ve intranet ortamında bilgisine sunulacaktır. q. Personel Yönetiminde Güncel Gelişmeler Hakkında Eğitim (İşçi personellere yönelik başta 4857 sayılı Kanun olmak üzere gerekli bilgilerin verilmesi sağlanacaktır. )

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Risk Odaklı Eğitim Yönergesi: q Eğitim Stratejisi, q Eğitim Planı, q Eğitim Programı, q Uygulama Esasları

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ STANDARTLAR – KONTROL ORTAMI; Standart: 4. Yetki Devri İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 4. 1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. 4. 2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. 4. 3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. 4. 4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 4. 5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Standart: 4. Yetki Devri q. Mevcut İmza Yetkileri Yönergesi, İç Kontrol Standartları çerçevesinde değerlendirilerek revize edilecektir. q. Yetki aşımı ya da yetki boşluğunun ortaya çıkmaması için her bir personelin yetki ve sorumlulukları açıkça tanımlanacaktır. q. Muhasebe yetkilisi ve veznedarların yetki devrinde, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 451 ve 452. Maddelerinde belirlenen kurallara uyulacaktır. q. Mali Mevzuatta Yetki Devri Hakkında Uygulamalı Eğitim q. Yetki devri yapılacak kişilerin sahip olması gereken nitelikler, ilgili mevzuat hükümleri dikkate alınarak belirlenerek intranet ortamında personelin bilgisine sunulacaktır. q. Kamu Harcama Hukuku Eğitimi q. Belediyedeki mevcut mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde yetki devredilen tarafından oluşturulacak haftalık/onbeş günlük/aylık raporlarla yetki devrine ilişkin bilgiler ve yapılan işlemler hakkında bilgi paylaşımı sağlanacaktır. (raporlama periyodu belirlenecek)

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ COSO – RİSK DEĞERLENDİRMESİ; Risk değerlendirmesi; kurumun hedeflerine ulaşılmasını engelleyebilecek iç ve dış tüm risklerin tanımlanması ve ölçülmesini içerir. Olası risk doğuran konular: - Faaliyet ortamındaki değişiklikler, - Yeni çalışanlar, - Yeni veya geliştirilmiş sistemler, - Hızlı büyüme ve ekonomik koşullardaki değişiklikler, - Yeni teknoloji, - Yeni faaliyet konuları, - Yeniden yapılandırma faaliyetleri, Risk değerlendirmesinin aşamaları: 1. Hedeflerinin belirlenmesi; Kurum çapında Birim çapında Faaliyet çapında 2. Risklerin tanımlanması, 3. Risklerin Analizi Risk değerlendirmesi, iç ve dış risklerin, faaliyetlerin etkinliği, verimliliği ve ekonomikliği ile mali raporlama ve uygunluk üzerindeki etkilerinin değerlendirilmesini gerektirir. Risk belirleme, değerlendirme ve yönetimiyle ilgili teknikler kullanılır. Kontrol Değerlemesi, Kurumsal Risk Hizmetleri, Risk ve Kontrol Güvencesi

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ STANDARTLAR – RİSK DEĞERLENDİRMESİ; Standart: 5. Planlama ve Programlama İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 5. 1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. 5. 2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. 5. 3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. 5. 4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. 5. 5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. 5. 6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ 2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Standart: 5. Planlama ve Programlama q. Stratejik Plana altlık oluşturmak amacıyla her mahallede/bölgede birim yöneticilerinin katılımıyla düzenli toplantılar yapılacaktır. q. Stratejik plana altlık oluşturmak amacıyla STK'lar, Kamu Kuruluşları ve Üniversitelerden üzere toplantı, anket, arama konferansı yöntemlerinden biri/birkaçıyla görüş alınacaktır. q. Stratejik Plana altlık oluşturmak amacıyla iç paydaşların geniş katılımını sağlayacak biçimde kurgulanmış toplantılar yapılacaktır. q. Birimler İdarenin duyurduğu hedefler üzerine değerlendirme toplantıları yaparak görüşlerini bir rapor halinde sunacaktır q. Stratejik Plana altlık oluşturmak amacıyla iç paydaşların geniş katılımını sağlayacak biçimde kurgulanmış toplantılar yapılacaktır. q. Performans Programı; Stratejik Plan, öncelikler ve Bütçe ilişkisi kurularak ölçmeye elverişli faaliyet ve göstergeleri içerecek şekilde hazırlanacaktır. q. Bütçe Fişleri performans programında belirtilen faaliyetlere ilişkin gereklilikler ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen hususlar dikkate alınarak hazırlanacaktır. q. Bütçe analiz raporu hazırlanacak Bütçeleme hataları tespit edilecektir. q. Ayrıntılı Harcama Programı için gerekli çalışmalar yürütülecektir. q. Belediyelerde Stratejik Yönetim Konulu Eğitim q. Belediyelerde Bütçeleme Konulu Eğitim q. Belediye faaliyetlerinin ilgili mevzuata, stratejik plan ve performans programlarına uygunluğunu değerlendirmeye yönelik üçer aylık periyotlarla Üst Yönetimin koordinasyonunda birim yöneticileri ile değerlendirme toplantıları düzenlenecektir. q. Birim yöneticileri, birim performans hedeflerini stratejik Plan ve idare performans kapsamında değerlendirecek, kendi birim performans hedeflerini personele duyurarak bilgilendirecek ve benimsemelerini sağlayacaktır. q. Performans programına uygun birim hedeflerinin ölçülebilmesi için birim hedef göstergeleri, hedeflerin gerçekleşme takvimini içeren birim hedef kartları hazırlanacak ve yönetimin ve ilgililere yazılı olarak raporlanacaktır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ STANDARTLAR – RİSK DEĞERLENDİRMESİ; Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: 6. 1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. 6. 2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. 6. 3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi MODELLERİ q. Belediyemizin amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi için tüm birimlerce yetkili ve yetkin gerekli sayıda kişiden oluşacak Risk Belirleme ve Değerlendirme Ekibi oluşturulacaktır. q. Birimler, amaç ve hedeflerine yönelik her yıl birim risk haritaları oluşturacaktır. q. Kamu İdarelerinde Risk Yönetimi Eğitimi q. Kamu Zararları Tespit, Tahsili Konulu Eğitim q 6085 Sayılı Kanun Çerçevesinde Sayıştay Denetimi Eğitimi q. Sayıştayca Yapılacak Düzenlilik Denetimi Eğitimi q. Birimler, faaliyetlerinden kaynaklanan riskleri ve muhtemel etkilerini içerir risk analizlerini 6 ayda/yılda 1 kez yaparak risk analiz raporlarını üst yönetime sunacaktır. qÖn mali kontrol işlemleri ile ilgili "Yıllık Ön Mali Kontrol Değerlendirme Raporu" hazırlanacaktır. q. Belediye birimlerinde risk belirleme ve değerlendirme ekipleri oluşturularak, oluşturulan bu ekipler hazırlanacak olan yönerge kapsamında çalışmalarını yürütecektir. q. Belediyemizde oluşturulacak olan Risk Belirleme ve Değerlendirme Ekipleri tarafından hazırlanan risk değerlendirme raporları ile İç Denetim birimince hazırlanan inceleme ve denetleme raporları çerçevesinde, yılda en az bir kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çalışmaları yürütülecektir. q. Risk değerlendirmesinde hangi risk alanlarına ilişkin önlemler geliştirilmesi ve hangi risk alanlarının daha öncelikli olduğu konusunda yönetim bilgilendirilecektir. Riskler, değerlendirilmesi sırasında yüksek, orta ve düşük düzey riskler olarak sınıflandırılacaktır. Bu şekilde bir sınıflandırma ile yönetime öncelikler ve önlem alınması gereken riskler konusunda alınacak kararlarda yardımcı olunacaktır. q. Belediye Birimleri, Stratejik plan ve performans programlarındaki amaç ve hedeflere ilişkin riskleri sistematik olarak asgari yılda bir kez analiz edecek, risklerin yönetimine yönelik uygun risk eylem planları hazırlayacaktır

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ COSO – KONTROL FAALİYETLERİ; Kontrol Faaliyetleri; tanımlanan ve değerlendirilen risklerin yönetilmesi amacıyla oluşturulan tüm prosedür, uygulama ve kararlardır. Her seviyede ve her faaliyet alanında bulunmalıdır. Unsurları: - Üst düzey yöneticilerce yapılan değerlendirmeler, - Bilgi işlem kontrolleri, -Görevler ayrılığı - Fiziksel kontroller, - Performans göstergelerinin gözden geçirilmesi, - Yetki ve sorumluluk dağılımı, Kontrol faaliyetleri işlemlerle iç içe olmalı ve riskleri kabul edilebilir düzeylerde yönetmek için işetilmelidir. Çeşitleri: Yönlendirme, Önleme, Tespit etme, Düzeltme.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ STANDARTLAR – KONTROL FAALİYETLERİ; Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 7. 1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v. b. ) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. 7. 2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. 7. 3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. 7. 4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ 3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri q. Her harcama birimi tarafından iş süreçleri çıkarılacak, çıkarılan süreçlere ilişkin riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun strateji ve kontrol mekanizmaları geliştirilecektir. q. Süreç ve risklerin izlenmesi, karşılaştırılması, analizi ve raporlanması için her birimde çalışma ekibi oluşturulacaktır. q. Tüm birimler yapılan faaliyetlerle ilgili belirli periyotlarla raporlama sistemi geliştirilecektir. q. Kontrol sistem ve süreçleri işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri kapsayacak şekilde yapılandırılacak, finansal kaynakların yönetimine temel teşkil edecek bütçenin hazırlanması, uygulanması, yatırım programının oluşturulması, harcamaların usulüne uygun olarak yapılması ve takip edilebilmesi için gereken hususlar planlanacaktır. qİç kontrol şefliği oluşturularak bu birimin tüm birimlerin iç kontrol çalışmalarını koordine etmesi sağlanacaktır. qÖn Mali Kontrol etkin uygulanacaktır. q. Belirlenen periyotlar içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle (muhasebe kayıtları, taşınır, taşınmaz kayıtları gibi) varlıkların güvenliğini de kapsayacak şekilde tüm varlıkların tespit ve sayımları yapılacaktır. q. Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında varlıkların korunup gerekli kayıt ve işlemlerin yapılıp yapılmadığı kontrol edilecektir. q. Taşınmaz kayıtları ve bunların amortismanlarının doğruluğunu her yıl oluşturulan bir kurulca kontrol edilecektir. q. Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizleri yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır. q. Kontrollerde riskli alanlar seçilecek, her bir süreç için kontrol yapılmayacaktır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ STANDARTLAR – KONTROL FAALİYETLERİ; Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 8. 1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. 8. 2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. 8. 3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi q 2005/20 ve 2009/4 sayılı Başbakanlık Genelgeleri ile duyurulan “Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi” uygulamaları tamamlanacaktır. q. Süreç Çalışma Grubu, süreç sahiplerinin temsilini sağlayacak biçimde oluşturulacaktır. qİş akış şemaları, hizmet rehberi şeklinde bir araya getirilerek tüm birimlere dağıtılacaktır. q. Belediyelerde Süreç Yönetimi Eğitimi q. Tüm faaliyetler ile mali karar ve işlemlere ilişkin yazılı prosedürler belirlenecektir. (Bu prosedürler başlama, uygulama ve sonuçlandırma aşamalarını kapsayacak şekilde, prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olacaktır) q. Faaliyetler bazında Süreç Kontrol Modelleri kurulacak ve tüm faaliyetlerde süreçler net olarak belirlenecektir. q. Süreç kontrol modeli elektronik veri tabanına işlenecek ve bu veri tabanı üzerinden tüm faaliyetler sürdürülecektir. q. Kontrol teşkilatı ile muayene kabul komiyonlarının çalışmaları Eğitimi qÖn Ödeme Uygulaması Eğitimi q. Taşınır Mal Yönetmeliği Eğitimi q. Taşınmaz Mal Yönetimi Konulu Eğitim q. Belediye Gelir Mevzuatı Konulu Eğitim qİhale Komisyonlarının Çalışması Eğitimi qİhale komisyon kararından sözleşme imzalanmasına kadar yapılan idari işlemler ile ilgili eğitim q. Doğrudan Temin Uygulaması Hakkında Eğitim q. Mal alımı ihaleleri Konulu Eğitim q. Hizmet alımı ihaleleri Konulu Eğitim q. Yapım İşleri İhaleleri konulu Eğitim q. Belediye Mali Tablolarının Değerlendirilmesi Konulu Eğitim q. Birimler; belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanların güncelliğini, mevzuata uygunluğunu, anlaşılabilirliğini ve ulaşılabilirliğini sağlamak üzere, günceli ve ihtiyacı sağlamak için altyapıyı oluşturacak belirlenen prosedürleri gözden geçirecek, ilgili dokümanları güncelleyecektir.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ STANDARTLAR – KONTROL FAALİYETLERİ; Standart: 9. Görevler ayrılığı Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 9. 1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. 9. 2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.

Standart: 9. Görevler ayrılığı İÇ KONTROL STANDARTLARI VE q. Birimlerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin MODELLERİ onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için iş akış şemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde mevzuat doğrultusunda işlerin farklı kişiler tarafından yapılması sağlanacaktır. q. Mali Hizmetler Biriminde Ön Mali Kontrol faaliyetini yürütenlerin harcama sürecinin hiçbir yerinde görev almaması sağlanacaktır. q. Aynı ödeme emriyle ilgili harcama yetkililiği görevi ile gerçekleştirme görevinin aynı kişide birleşmesini engelleyen önlemler alınacaktır. q. Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler alınacaktır. (örnek: İhalelerde teknik eleman bulunamaması halinde diğer bir harcama biriminden temin edilmesi gibi) Görev dağılımının yeterli düzeyde olması: İşlemlerin yürütülmesi farklı safhaları içerir. İşlemlerin yürütülmesi, bunların kaydedilmesi, elde edilen varlıkların kullanılması, korunması ile ilgili görev ve sorumluluklar yeterli düzeyde birbirinden ayrılmalıdır. İş bölümünün yapılması, kurum içinde bir kişinin yaptığı işin bir sonraki safhada başka bir kişi tarafından kontrol edilmesini sağlayarak bir oto kontrol mekanizması oluşturur. Personel kendi görevlerini yerine getirirken, diğer personelin hata ve yolsuzluklarını fark etmelidir. Hata ve yolsuzlukların önlenmesi için bir kişinin görevini yürütmesi sırasında hata ve yolsuzluğu hem yapacak hem de gizleyecek pozisyonda olmaması gerekir.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ STANDARTLAR – KONTROL FAALİYETLERİ; Standart: 10. Hiyerarşik kontroller Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: 10. 1. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. 10. 2. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Standart: 10. Hiyerarşik kontroller q. Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için söz konusu personele talimat verecek ve gerekli tedbirleri alacaktır. q. Riskli alanlarda bizzat yöneticiler veya görevlendirdiği kişiler tarafından uygun yöntemlerle inceleme yapılacaktır.

a) İhale usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödemelerde, Belge “Var” – “Yok” (Farkındalık) -İhale onay belgesi, √ -İhale komisyonu kararı, √ -Sözleşme, √ -İlanın yapıldığına ilişkin tutanak, √ -Kesin teminatın alındığına ilişkin alındının örneği, √ -Damga vergisinin yatırıldığına ilişkin alındının onaylı örneği veya tahsil edildiğine ilişkin harcama birimince onaylı yazı, “Uygun” – “Uygun Değil” (Yetkinlik)

Kontrol sistematik, düzenli ve etkin yürütülürse anlamlıdır. Bu nedenle kontrol faaliyeti de önceden planlanmalı, bu faaliyetler ayrı bir iş olarak görülmelidir. Kontrol faaliyetleri, yöneticiler tarafından da bir zaman kaybı olarak görülmemelidir.

Taahhüt dosyası hakkında “İç Genelge” Hakediş raporları hakkında “İç Genelge” Ön ödeme hakkında “İç Genelge”

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ STANDARTLAR – KONTROL FAALİYETLERİ; Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 11. 1. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. 11. 2. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. 11. 3. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği q. Birimlerce, personel yetersizliğinden kaynaklanan durumlarda, faaliyetlerin yürütülmesine devam edilebilmesi için mevcut personelin tüm faaliyetleri öğrenmesini sağlayacak tedbirleri alınacaktır. q. Birimlerde görevler dönüşümlü olarak yapılacak personel, birimin tüm servislerdeki işlerini yürütecek seviyeye yükseltilecektir. q. Birimlerce, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem değişikliklerinin varlığı, mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda bilgilendirme ve eğitim faaliyeti yapılacaktır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ STANDARTLAR – KONTROL FAALİYETLERİ; Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: 12. 1. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. 12. 2. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. 12. 3. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri q. Belediyenin, Bilgi Sistemlerinin Envanteri çıkartılarak, sistemin sürekliliğini ve güvenirliliğini sağlayacak kontrol mekanizmaları yazılı olarak belirlenecektir ve uygulanacaktır. (Sayıştay tarafından yayımlanan Düzenlilik Denetim Rehberinden yararlanılacaktır. ) q. Sayıştay'ın Bilgi Sistemleri Denetimi Eğitimi q. Yazılım programları, gerekli olan bilgi ve raporları üretecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanacaktır. q. Birimler hata ve usulsüzlükleri önleyecek şekilde veri, bilgi girişi ve bunlara erişim konusunda yetkilendirme işlemlerini hata ve usulsüzlükleri önleyecek şekilde yapacaklardır. q. Yazılım sistemlerine yapılan girişlerin, sorgulamaların ve alınan çıktıların raporlanması sağlanacaktır. qÇıkarılacak olan bilgi sistemleri envanteri doğrultusunda Kurumumuzun bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmaların geliştirilmesi için, Bilgi Sistemleri Eylem Planı hazırlanacaktır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ COSO – KONTROL ORTAMI; Etkin bir iç kontrol sistemi kurmak ve kurumun hedeflerini gerçekleştirmek için bir kurumun bütün kademelerinde bilgiye ihtiyaç duyulur. Çalışanların sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için iç kontrolle ilgili bilgiler anında kaydedilmeli, sınıflandırılmalı ve personele duyurulmalıdır. Güvenilir ve uygun bilgilerin sağlanabilmesi için işlemlerin anında kaydedilmesi ve düzgün biçimde sınıflandırılması gerekmektedir.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ 4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. Standart: 13. Bilgi ve iletişim İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Bu standart için gerekli genel şartlar: 13. 1. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. 13. 2. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. 13. 3. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. 13. 4. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. 13. 5. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. 13. 6. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. 13. 7. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ 4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Standart: 13. Bilgi ve iletişim q. Belediyede verilen kamu hizmetinin sunum ve kalitesini arttırıcı yönde katkıda bulunabilmeleri amacıyla, kurumun internet sitesinde hizmet memnuniyet anketi menüsü oluşturacak, anket sonuçları ilgili birimler tarafından üst yönetime raporlanacaktır. q. Her yeni hizmet/projeye özel olarak hizmet memnuniyet anketine kurumun internet sitesinde yer verilecektir. q. Personelin istek, şikayet ve önerilerini gerek intranet gerek yazılı gerekse de sözlü bildirimine ilişkin usul ve esaslar belirlenerek personelin bilgisine sunulacak, ayrıca bu usul ve esasların personelin her an erişimine hazır olması amacıyla intranet ortamında yayınlanacaktır. q. Kamu İdarelerinin İnternet Sitelerinde Bulunması Gereken Bilgiler Konulu Eğitim q. Yönetim, karar alma sürecinde ihtiyaç duyabileceği analitik bilgilere kolayca ulaşabilmelerini sağlamak amacıyla yönetim bilgi sistemi oluşturulacaktır. q. Mevzuat değişiklikleri konusunda personel anlık uyarılacak, haftalık toplantılar düzenlenecek ve üç ayda bir mevzuatla ilgili dışarıdan uzmanlar belediyeye davet edilerek 6 Saat eğitim alınması sağlanacaktır. q. Sayıştay tarafından hazırlanan ve Haziran 2006 tarihinde açıklanan “e-Devlete Geçişte Kamu Kurumları İnternet Siteleri” başlıklı performans programının değerlendirilerek, idare internet sayfasının gözden geçirilecektir. q. Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından yazılımın kullanılması için diğer birimlerdeki personellerin yetkilendirilmesi yapılacaktır. q. Belediye yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanarak uygulanacak, birimler faaliyet alanına giren konularda düzenli bilgi akışı sağlayacaktır. q. Belediyelerde Yönetim Bilgi Sistemi q. Belediye yöneticileri; misyon, vizyon, amaç ve hedefleri çerçevesinde beklentilerini yıllık/altı aylık/üç aylık/aylık toplantılarında personele yazılı ve sözlü olarak bildirecektir. (Burada periyodu soracaksın) q. Kamu Görevlileri İçin Sorumluluk Kavramı ve Türleri q. Kamuda Mali Sorumluluk Konulu Eğitim q. Personelin istek, şikayet ve önerilerini gerek intranet gerek yazılı gerekse de sözlü bildirimine ilişkin usul ve esaslar ve ilgili mevzuata uygun olarak; değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için öneri ve şikayet kutusu, anket çalışmaları, yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar için elktronik ortamdan yararlanılması sağlanacaktır.

Yapım işlerinde birim teklifle yapılan, uygulama projesi hazırlanmayan işlerde kullanılacak form

Uyuşmazlık Kararları Bölümü

Formun adını yazdım

İnceledim ve standart formun doldurulmasın a ilişkin önemli bilgiler edindim.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Standart: 14. Raporlama İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 14. 1. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. 14. 2. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. 14. 3. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. 14. 4. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.

Standart: 14. Raporlama q. Stratejik Plan web sitesinde yayınlanacaktır. q. Performans Programı Rehber'e uygun olarak hazırlanacaktır. q. Performans Programının Hazırlanması Konulu Eğitim q. Belediyenin mali bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetleri üst yönetici tarafından basın toplantısı yapılarak Belediye web sitesinde "Kurumsal Mali Beklentiler Raporu" ile her yıl Temmuz ayı içerisinde yayımlanarak kamuoyuna açıklanacaktır. q. Kamu İdarelerinde Mali Durum ve Beklentiler Raporunun Hazırlanması Hakkında Eğitim q. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmelerin idare faaliyet raporunda gösterilmesine ve duyurulmasına devam edilecektir. q. Birim ve İdare Faaliyet Raporunun Hazırlanması Eğitimi q. Raporların amacına ulaşıp ulaşmadığı ve düzeltilmesi gereken hususların olup olmadığının anlaşılabilmesi için raporları kullanan kişi ya da birimlerin periyodik (aylık/üç aylık/altı aylık/yıllık) değerlendirmelerine başvurulacaktır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 15. 1. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. 15. 2. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. 15. 3. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. 15. 4. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. 15. 5. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. 15. 6. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi q. Belediyemiz kayıt ve dosyalama sisteminin (elektronik ortamdakiler dahil), gelen ve giden evrak ile haberleşmeyi etkin bir şekilde karşılayıp karşılamadığı kontrol edilerek varsa eksiklikleri giderilecek ve güncel kalması sağlanacaktır. Kayıtların zamanında, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, dosyalanması ve arşiv sisteminde muhafaza edilmesi sağlanacak ve mevcut genel arşiv bu kıstaslara göre yapılandırılacaktır. q. Başbakanlık tarafından 24. 03. 2005 tarihinde yayımlanan 2005/7 Nolu Genelge ile Standart Dosya Planı çalışmaları ile kayıt ve dosyalama sistemine geçilmiştir. Kayıt ve dosyalama sistemi değişen kanunlar çerçevesinde Yazı İşleri Şube Müdürlüğü tarafından güncellenmekte, yönetici ve personele düzenli olarak duyurulacaktır. q. Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişilerin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlamak amacıyla uluslararası güvenlik ve şifreleme sistemlerinin kullanılması çalışmaları başlatılacaktır. q. Belediyedeki kayıt ve dosyalama sisteminin, Başbakanlıkça belirlenen düzenlemeler ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine uyumluluğu sağlanacaktır. q. Standart Dosya Planı İle ilgili eğitim verilecektir. q. Giderin Gerçekleştirilmesinde Belge Düzeni Hakkında Eğitim verilecektir. q. Bütün işlemler, faaliyetlerin kontrol edilebilmesi ve yönetim karar süreçlerinde kullanılabilmesi için gerçekleştikten hemen sonra kayıt altına alınacak ve uygun şekilde sınıflandırılacaktır. Her bir işlemin/olayın süreci (görevlendirme, işleme başlanması, işlemin tamamlanması) kayıt altına alınacak ve işleme ait özet bilgiler sınıflandırmaya dahil edilecektir. q. Gelen tüm evraklar tarayıcıdan geçirilerek elektronik ortamda arşivlenmesi sağlanacaktır. q. Evrak birimlerinde çalışan personele, evrakın kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, arşiv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda eğitimi verilecektir q. Belediyede arşiv ve dokümantasyon konusunda mevzuat çalışmalarının tamamlanması ve sistemin buna göre tasarlanması sağlanacaktır. Her birimin bünyesinde fiziki olarak birim arşivi oluşturulacak olup Belediyeye ait kurum arşivi ise Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde kurulacaktır. Belediyede oluşturulacak bu sistemin elektronik ortamda düzenlenip erişilebilirliği sağlanacaktır. q. Arşiv ve Dokümantasyon Sistemi üst veri ile ilgili TSE standardına uygun hale getirilecektir.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 16. 1. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. 16. 2. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. 16. 3. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi q. Teftiş Kurulu Başkanlığı tarafından hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri intranet aracılığı ile tüm personele duyurulacaktır. q. Disiplin İşlemleri Hakkında Temel Bilgiler q. Kamu Görevlileri İçin Teftiş Usulleri q. Personelin üstüne olan raporlama yükümlülüğüne ek olarak, uygunsuz ve usulsüz durumların yönetime iletilmesi ile ilgili olarak gerekli prosedürler belirlenecek ve usulsüzlüklerin raporlanması konusunda personelin bilgilendirilmesi sağlanacaktır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ COSO – İZLEME; İzleme, iç kontrol faaliyetinin belirli zaman aralıklarıyla kalitesinin, kontrollerin tasarımı ve isleyişinin ve alınması gereken önlemlerin değerlendirilmesinden oluşan süreçtir. İç kontrol sisteminin, değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurabilmesi için yönetim tarafından değerlendirilmesi gerekmektedir.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ 5. İZLEME STANDARTLARI İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: 17. 1. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. 17. 2. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. 17. 3. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. 17. 4. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. 17. 5. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ 5. İZLEME STANDARTLARI Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi qİç Kontrol Sisteminin işleyişine ilişkin periyodik aralıklarla yönetici ve çalışanları kapsayacak şekilde anket çalışmaları, yüzyüze görüşmeler yapılacaktır. Kurum içi ve kurum dışı faaliyetlere ilişkin şikayetler değerlendirilip, yıllık faaliyet raporlarının stratejik plandan belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu izlenecektir. Diğer yandan iç ve dış denetim raporları da dikkate alınarak bu kapsamda oluşacak tüm veriler sistem içerisinde genel bir değerlendirmeye tabi tutulacaktır. q. Belediyenin faaliyet alanının genişlemesi durumlarında, yönetim plan ve programlarında, faaliyetlerde ya da mali ve bütçesel alanlarda önemli değişiklikler yaşanması halinde bağımsız izleme faaliyetlerine başvurulacaktır. qİç Kontrol Biriminin rol ve fonksiyonlardan bir tanesi de İzleme ve Değerlendirme şeklinde belirlenecektir. q. Belediyede oluşturulacak kontrol faaliyetleri ve diğer planlanmış işler, zaman içinde düzgün işleyip işlemediği düzenlenen raporlar çerçevesinde izlenecektir. Belediyece İç Kontrolün değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurmasını sağlamak bakımından iç kontrol sisteminin izlenme ve değerlendirilmesi; İç Kontrol Öz Değerlendirme Raporu, Yıllık Değerlendirme Raporu, İç Denetçi Tavsiye Raporları çerçevesinde gerçekleştirilecektir. q. Anket, şikayet, yıllık faaliyet raporları, stratejik planlar, iç ve dış denetim raporlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksiklik, hata, usulsüzlük ve yolsuzluğa ilişkin önleyici, tespit edici ve düzeltici kontrollerin oluşturulması sağlanarak bu hususlara ilişkin rapor düzenlenecektir q. Belediye Başkanının koordinasyonunda birimlerin karar verme ve yönetici konumunda olan personelinin katılımı sağlanarak İç Kontrolün Belediye düzeyinde genel değerlendirilmesi yapılacak, tespitler ve alınması gerektiği düşünülen ek kontrol önlemleri raporlanacaktır. q. Belediye Başkanlığının koordinasyonunda tüm birimlerin katılımı ile yapılacak toplantılarla, birim yöneticilerinin görüşleri ve değerlendirmesinin alınması sağlanacak olup web sayfasında oluşturulacak öneri ve şikayet kutusuna iletile talep ve şikayetlerin de değerlendirilmesi süreci, ortak akıl ve katılımcılıkla sağlanacaktır. Ayrıca iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporların ilgili birim yöneticisiyle birlikte değerlendirilmesi yapılacak, bu değerlendirmeler sonucu 5. 17. 2'de belirtildiği standartlara uygun olmak üzere rapor düzenlenecektir. qİç denetim programının tamamlanmasından sonra, iç kontrol sistemine yönelik ”Denetim Ortak Sonuçları” açıklanacaktır. qİç kontrol sistemi için yapılacak değerlendirmeler, İç kontrol alanında ortaya çıkabilecek mevzuat değişikleri veya kurumdaki yapısal değişikler nedeniyle eylem planı güncellenecek ve tüm birimlerde uygulanması sağlanacaktır.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Standart: 18. İç denetim İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 18. 1. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. 18. 2. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ Standart: 18. İç denetim qİç Denetim; Belediyenin amaç ve hedeflerinin karşıya olduğu riskler esas alınarak İç Denetim Birimince hazırlanacak, İç Denetim Plan ve Programı Çerçevesinde yapılacaktır. İç denetim faaliyetleri standartlara uygun bir şekilde periyodik olarak yürütülecektir. qİç denetim birimi tarafından gerek sürekli izleme faaliyetleri gerekse bağımsız izleme faaliyetleri sonucunda tespit edilen aksaklıklar gerekli önlemlerin alınması için ilgili birimlere bildirilecektir. Bu nedenle yöneticiler, denetim bulgularını ve diğer incelemeler gözden geçirecek, değerlendirecek ve önerileri dikkate alarak uygun tedbirlerin alınmasını sağlayacaktır. qİç Denetim Birimi Belediyemizdeki varlıkların güvence altına alınması, iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerin asgariye indirilmesi için faaliyetleri olumsuz etkileyebilecek risklerin tanımlanması ve bunlar için gerekli önlemlerin alınması, iç kontrol sisteminin sürekli gözden geçirilmesi konularında yönetime raporları aracılığı ile önerilerde bulunacaklardır. Bu raporlar çerçevesinde Belediye Birimlerince kontrol, yönetim ve risk yönetim süreçleri değerlendirilerek gerekli iyileştirmeler oluşturulacak planlar ile uygulamaya konulacaktır. q. Yürütülen iç denetim faaliyetleri sonucunda Üst Yönetimce alınması gereken önlemleri içerir kapsamlı bir eylem planı denetlenen birim tarafından hazırlanacak, uygulanacak ve sonuçları İç Denetim Birimi tarafından takip edilecektir.

EYLEM PLANINA ÖRNEK 1. KONTROL ORTAMI KOS. 1. 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Soruml u Birim Kamu İç Kontrol İşbirliği Standart Mevcut Eylem Öngörülen Eylem veya Standardı ve Genel Yapılacak Kod No Durum Kod No veya Eylemler Çalışm Şartı Birim a grubu üyeleri Açıklama Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Hukuk İşleri Etik Kuralların Müdürlüğü Belirlenmesi, İnsan Uygulanması ve Kaynakları Personelin ve Eğitim Bilgilendirilmesi Müdürlüğü 31. 12. 2009 5 Sıra Nolu Eylem Etik kurallar Etik bilinmeli ve tüm Komisyonu KOS. 1. 1. 3 faaliyetlerde bu Kurulmamıştı kurallara uyulmalıdır. r 5176 Sayılı Kanun ve Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri Özel ile Başvuru ve Kalem Esasları Hakkında Müdürl Yönetmeliğin üğü 29. maddesi gereği Etik Komisyonu Kurulacaktır. Etik komisyonunun Kurulmasına yönelik üst yönetici onayı alınması

EYLEM PLANLARINDA YAPILAN HATALAR MALİYE BAKANLIĞI BÜTÇE VE MALİ KONTROL GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Eylem Planlarının Değerlendirilmesi qÇoğu eylem için çıktı/sonuç-işbirliği yapılacak birim ilişkisi kurmak yerine tüm birimler işbirliği yapılacak birim olarak gösterilmiş q. Bazı eylemler için çıktı/sonuç öngörülmemiş q. Diğer sütunlar doldurulduğu halde bazı genel şartlar için eylem öngörülmemiş q. Plan dönemi sonrası tarihler öngörüldüğü halde nedenlerine ilişkin açıklama yapılmamış q. Tamamlanma tarihi bölümüne belirli bir tarih yazmak yerine "sürekli, heryıl ocak ayında, yılda bir defa, ilgili mevzuatta öngörülen tarihlerde" ve benzeri ifadeler yazılmış q. Açıklama kısmı boş bırakılmış q. Eylem planı formatında hazırlanmamış qÇoğu eylem için çıktı/sonuç-sorumlu birim ilişkisi kurmak yerine tüm birimler sorumlu gösterilmiş

EYLEM PLANLARINDA YAPILAN HATALAR q. Bazı eylemler için tamamlanma tarihi öngörülmemiş q. Somut eylemlere yer verilmemiş q. Bazı eylemler için sorumlu birim, işbirliği yapılacak birim yazılmamış q. Eylem öngörüldüğü halde çıktı ve sonuçlara yer verilmemiş q. Eylem planı gönderilmemiş q. Mevcut durum yazılmamış q. Eylem planı rehbere göre hazırlanmamış

EYLEM PLANLARINDA YAPILAN HATALAR

EYLEM PLANLARINDA YAPILAN HATALAR

Sayıştay denetimi: Düzenlilik ve performans denetimini, Düzenlilik denetimi: Mali denetim ve uygunluk denetimini, Mali denetim: Kamu idarelerinin hesap ve işlemleri ile mali faaliyet, mali yönetim ve kontrol sistemlerinin değerlendirme sonuçları esas alınarak, mali rapor ve tablolarının güvenilirliği ve doğruluğuna ilişkin denetimi, Uygunluk denetimi: Kamu idarelerinin gelir, gider ve mallarına ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunun incelenmesine ilişkin denetimi, 6085 S. K. 2. madde Sayıştay Denetimi Düzenlilik Mali Denetim Uygunluk Denetimi Performans

Düzenlilik denetimi; a) Kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygun olup olmadığının tespiti, b) Kamu idarelerinin mali rapor ve tablolarının, bunlara dayanak oluşturan ve ihtiyaç duyulan her türlü belgelerin değerlendirilerek, bunların güvenilirliği ve doğruluğu hakkında görüş bildirilmesi, c) Mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin değerlendirilmesi, suretiyle gerçekleştirilir. 6085 S. K. 36. madde

Sayıştay tarafından bir kamu idaresi hesabına ilişkin olarak yapılacak düzenlilik denetiminin amacı; q Denetim görüşünü oluşturmayı, q Mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmeyi, q Kanun ve diğer hukuki düzenlemelere aykırı işlemleri ve sebep olunan kamu zararlarını tespit etmeyi, amaçlamaktadır.

Makul Güvence Düzenlilik denetiminde denetim görüşü makul güvence elde edilmesi şeklinde oluşturulur. makul güvence yeterli ve uygun denetim kanıtlarını toplamak suretiyle aşağıdaki unsurlara ilişkin olarak elde edilir; q Mali rapor ve tabloların şekil ve içerik açısından öngörülen mali raporlama sistemine uygunluğu, q Mali rapor ve tablolarda yer alan rakamların kuruma ilişkin tüm işlemleri içerecek şekilde doğru ve güvenilir olduğu, q Kuruma tahsis edilen kamu kaynaklarının yetkili organca öngörülen amaçlara ve hizmetlere harcandığı, q Gelir, gider ve mallara ilişkin hesap ve işlemlerin kanun ve diğer hukuki düzenlemelere uygun olarak yapıldığı. Düzenlilik denetimi, mali rapor ve tabloların yüzde yüz hata içermediğini garanti etmez, çünkü mutlak güvence ulaşılabilir değildir.

Düzenlilik denetimleri sonucunda aşağıdaki raporlar düzenlenir. q Denetim raporu q Yargılamaya esas rapor Denetim raporları, ilgili kamu idaresi itibariyle TBMM’ye sunulmak üzere düzenlenecek dış denetim genel değerlendirme raporunun eki olarak hazırlanır ve denetlenen kamu idaresinin bir yıllık mali işlemleri hakkında Sayıştay’ın denetim görüşünü içerir. Değerlendirme raporunda yer alan denetim bulgularına ilişkin olarak denetlenen kurumun görüşü alınır. Yargılamaya esas raporlar ise tespit edilen kamu zararlarına ilişkin olarak mali yıl sonu itibariyle hazırlanır ve yargılanmak üzere başkanlığa sunulur. Düzenlilik Denetim Sonucu Denetim Raporu Yargılamaya Esas Rapor

PLANLAMA UYGULAMA RAPORLAMA İZLEME

Düzenlilik Denetimi Rehberi, Sayıştay’ın yapacağı denetimlerin, 1. Planlaması, ØDenetlenen Kurumun Tanınması ØÖnemliliğin Belirlenmesi Øİç Kontrol Sisteminin Tanınması ØRisk Değerlendirmesi ØDenetim Yaklaşımının Belirlenmesi Øİncelenecek İşlemlerin Belirlenmesi ve Örnekleme 1. Uygulaması, 2. Raporlaması, 3. İzlemesi.

1. Denetlenen Kurumun Tanınması Kurumun tanınması, denetçiye; q Kurumun faaliyetlerine ve iç kontrollere ilişkin riskleri tanımlama ve bu risklerin mali rapor ve tablolarda önemli hataya neden olma ihtimalini değerlendirme ve böylelikle denetim sırasında yöneleceği riskli alanları belirleme, q Denetimde kullanacağı önemlilik seviyesini belirleme, q Denetimin belirli aşamaları ya da tüm denetim süreci ile ilgili olarak denetimin şeklini, zamanlamasını ve denetim sırasında uygulayacağı denetim prosedürlerinin kapsamını belirleme imkânı sağlar.

q. Yasal düzenlemeler qİkincil mevzuat q. Kurumsal veriler q. Maliye Bakanlığının kurum üzerindeki yetkileri q. Denetlenen kurumun bağlı veya ilgili olduğu kurumla ilişkileri q. Diğer kurum ve kuruluşlarla ilişkileri q. Politik ortam q. Kurumun yetkileri q. Faaliyet ortamı

q. Kurum hakkında düzenlenmiş/düzenlenmesi gereken raporlar q. Muhtemel gelişmeler q. Kurumun görev ve hedefleri q. Kurumsal yapı q. Hukuki ihtilaflar q. Muhasebe sistemi ve mali yapısı q. Bilişim sistemi qİnsan kaynakları yönetimi q. Risk değerlendirmesi qİç denetim faaliyeti

3. İç Kontrol Sisteminin Tanınması İç kontrol sistemini tanımaya yönelik çalışma; iç kontrol sisteminin tasarımının ve işleyişinin kavranmasını kapsar. İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi ise iç kontrolün önemli hataları önleme, tespit etme ve düzeltme kapasitesine sahip olup olmadığını belirlemeye yöneliktir. Denetçi yukarıdaki bilgi kaynaklarından iç kontrol sistemini incelemek ve değerlendirmek için aşağıdaki çeşitli yöntemlere de başvurur: q Yönetici ve diğer düzeylerdeki personel ile yazılı/sözlü görüşme yöntemi, q Kayıt ve belgelerin incelenmesi, q Faaliyetlerin gözlemlenmesi, q İş akışı ve süreç haritalarının takibi, q Yöntem ve sistem dokümanlarının incelenmesi, q İç denetçilerle iletişim, q Üçüncü kişilerden ve/veya uzmanlardan doğrulama, q Kurum tesislerinin, bölgelerin ziyareti, q İç kontrol mekanizmalarının ve iyi uygulama örneklerinin karşılaştırılması, q İç Kontrol Merkezi Uyumlaştırma Biriminin çalışmalarının gözden geçirilmesi

Denetçi ise bu unsurlarla ilgili yapacağı çalışma sonucunda; qİç kontrol sisteminin mevzuatta öngörüldüğü üzere kurulup kurulmadığı ve iç kontrollerin çalışıp çalışmadığı, q İç kontrollerle ilgili kurumun yapması gereken işlemlerin gerçekleşip gerçekleşmediği, İle ilgili bir değerlendirme yapacak ve kurumun hesap ve işlemleri dolayısıyla mali rapor ve tabloları üzerinde önemli bir hataya sebebiyet verecek olan kontrol eksikliklerini ve zayıflıklarını tespit edecektir. Denetçi ayrıca her bir iç kontrol bileşenine ait yayınlanmış temel standartları ve standartlar için gerekli genel şartları dikkate alarak kurum tarafından hazırlanan iç kontrol standartları eylem planındaki faaliyetlerin neler olduğunu ve bu faaliyetlerin gerçekleşmelerini de sorgulamalıdır. İç Kontrol Sistemini Değerlendirme Formu EK-1

İç kontrolün tanınması çalışmaları kapsamında iç denetim fonksiyonun anlaşılması ve bilişim sistemleri kontrollerinin değerlendirilmesi de yapılacaktır. Bu kapsamda bilişim sistemleri ile ilgili mantıksal erişim kontrolleri yapılacaktır: q. Mantıksal erişim politikaları oluşturulmaması, kurum varlıklarına erişimde yetki karmaşıklığına, sorumluların belirlenememesine ve kullanıcıların yeterli düzeyde bilgilenememelerine yol açabilir. q. Yetersiz şifre uygulamaları, sisteme ve uygulama programlarına yetkisiz erişimi kolaylaştırır. q. Kullanıcı şifreleri çalınabilir. qİşten ayrılan personel sisteme yetkisiz erişebilir. q. Sahtecilik nedeniyle doğrudan, sistemi değiştirme veya verileri düzeltme maliyeti ile de dolaylı mali kayıplara neden olabilir. q. Denetim izi kaybından dolayı hesapların denetlenememesine neden olabilir. q. Veri bütünlüğü kaybından dolayı mali tablolarda hatalara sebep olabilir.

TEŞEKKÜRLER Kaynakça; 1. “İç Kontrol”, Erkan KARAARSLAN, www. erkankaraarslan. org 2. “İç Kontrol Ortamının Oluşturulması Eğitimi” Sumru TÜMER, Enerji ve Tabi Kaynaklar Bakanlığı. 3. “İç Kontrol Sistemi Kontrol Öz Değerlendirme”, Duygu Anıl KESKİN. 4. Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı