KALTE YNETM SSTEMYKSEKRETM KALTE GVENCES ERZNCAN BNAL YILDIRIM

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİYÜKSEKÖĞRETİM KALİTE GÜVENCESİ ERZİNCAN BİNALİ YILDIRIM ÜNİVERSİTESİ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi Özge ÖZDEMİR Şube Müdürü V. 16. 12. 2020 Aday Memur Eğitimi

Kalite Nedir ? Kalitenin soyut bir kavram olması tanımlanmasını da oldukça güçleştirmektedir. Kalite kavramı, insanların ve sistemlerin hata yapmaması ve mükemmele ulaşma isteğinden ortaya çıkmıştır. Kalite, bir ürün veya hizmetin belirlenen asgari ölçülerde ihtiyaçları karşılama kabiliyetine dayanan özelliklerin toplamıdır.

Kalite Nedir ? Kalite; müşterilerin gelecekteki beklentilerinin doğru tahminine göre yapılan yenilikler, Bir mal ya da hizmetin belirli gereklilikleri karşılayabilme yeteneklerini ortaya koyan karakteristiklerin tümü, Müşteri ihtiyaçlarının da ötesine geçerek, müşterilerin sürekli olarak beklentilerini ve ihtiyaçlarını anlamak, kabul etmek, karşılamak ve hatta bunları aşmak” olarak tanımlanabilir.

Toplam Kalite Yönetimi (TKY), bir kuruluştaki herkesin katılımı ile süreçlerin ve bu süreçlerden oluşan ürün ve hizmetlerin sürekli iyileştirilmesine, bu ürün ve hizmetlerin sunulduğu iç ve dış müşterilerin gereksinim ve beklentilerinin karşılanması ve aşılmasına yönelik, günümüzün rekabetçi ortamında kendini geliştirerek değişen koşullara uyum sağlayan bir sistemdir.

Toplam Kalite Yönetimi Özellikle müşteri memnuniyetindeki değişmeleri zamanında yakalayıp, hayatta kalmak ve başarılı olmak isteyen kurumlar için Toplam Kalite Yönetimi, esasen bir yönetim tekniğinden çok bir yönetim felsefesidir. Bir kuruluşun tüm süreçlerinde kaliteyi artırmak, geliştirme ve yaratıcılık için tüm çalışanların katılımı, planlı sistematik yaklaşım ve sürekli gelişme, iyileştirme yolu ile müşterilerin memnuniyetini sağlamak olarak özetlenebilir.

Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yükseköğretim Kalite Güvencesi; yükseköğretim kurumlarının eğitim-öğretim, araştırma ve toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetlerinin iç ve dış kalite güvencesi, akreditasyon süreçleri ve bağımsız dış değerlendirme ve akreditasyon kuruluşlarının tanınması ve yetkilendirilmesi süreçlerine ilişkin esasları ifade eder.

Yükseköğretimde Kalite Güvencesi Yükseköğretim kurumlarında kalite çalışmalarıyla ilgili ilk olarak; 20/9/2005 tarihli ve 25942 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönetmeliği yayınlanmış ve bu yönetmelik 23 Temmuz 2015 tarih ve 29423 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği ile yürürlükten kaldırılmıştır. Bu yönetmelikte, son olarak 23 Kasım 2018 tarih ve 30604 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği ile yürürlükten kaldırılmıştır.

Amaç Bu Yönetmelik, yükseköğretim sistemindeki iç ve dış kalite güvencesi, yükseköğretim kurumlarının eğitim-öğretim, araştırma ve toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetlerinin kalite düzeylerine ilişkin ulusal ve uluslararası kalite standartlarına göre Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından değerlendirilmesi, bağımsız dış değerlendirme ve akreditasyon kuruluşlarının tanınması ve yetkilendirilmesi ile Yükseköğretim Kalite Kurulu teşkilâtına, çalışma usullerine, yükseköğretim kurumlarındaki kalite komisyonu yapılanmalarına ilişkin usul ve esasları düzenlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam Yükseköğretim sistemi kalite güvencesi aşağıdaki hizmetlere ilişkin standartları kapsar: Eğitim-öğretim hizmetleri Araştırma hizmetleri Toplumsal katkı İdari hizmetler

Tanımlar Dış Değerlendirme: Bir yükseköğretim kurumunun veya programının kalitesinin bağımsız dış değerlendirme ve akreditasyon kuruluşları tarafından değerlendirilme sürecini, İç Değerlendirme: Bir yükseköğretim kurumunun veya programının kalitesini kendi içinde değerlendirmesini,

Tanımlar Kurumsal Geri Bildirim Raporu (KGBR): Kurumsal dış değerlendirme programı kapsamında değerlendirilen yükseköğretim kurumu için dış değerlendiriciler tarafından hazırlanan, kurumun güçlü ve iyileşmeye açık alanlarını içeren raporu, Kurum İç Değerlendirme Raporu (KİDR): Yükseköğretim kurumunun; eğitimöğretim, araştırma ve toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetlerine ilişkin kalite güvencesi süreçlerini izlemek amacıyla yükseköğretim kurumu tarafından her yıl hazırlanan raporu ifade eder.

Yükseköğretim Kalite Kurulu Yükseköğretim Kalite Kurulu: Yükseköğretim Kurulu Genel Kurulu tarafından seçilen üç, Üniversitelerarası Kurul tarafından seçilen üç, Millî Eğitim Bakanlığı tarafından seçilen bir, Mesleki Yeterlilik Kurumunu temsilen bir, Türk Akreditasyon Kurumunu temsilen bir, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumunu temsilen bir, Türkiye Sağlık Enstitüleri Başkanlığını temsilen bir, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğini temsilen bir, Öğrenci temsilcisi bir üye olmak üzere toplam on üç üyeden oluşur.

Yükseköğretim Kalite Kurulu Görevleri Yükseköğretim sisteminde kalite güvencesine ilişkin ulusal politika ve stratejileri belirlemek ve kamuoyu ile paylaşmak, Yükseköğretim sisteminde kalite kültürünün geliştirilmesi ve yaygınlaştırılması için faaliyetlerde bulunmak, Yükseköğretim kurumlarında iç kalite güvence sistemlerinin kurulmasını teşvik etmek ve bu konuda yükseköğretim kurumlarına rehberlik etmek, Ulusal ve uluslararası düzeyde yükseköğretim kalite güvence sistemleri ile ilgili çalışmaları izlemek, ulusal ve uluslararası düzeyde ortak çalışmalar gerçekleştirmek,

Yükseköğretim Kalite Kurulu Görevleri Yükseköğretim kurumlarının; eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, toplumsal katkı ve idari hizmetlerinin kalite düzeylerine ilişkin beş yılda en az bir defa dış değerlendirmesini yapmak ve ihtiyaç durumunda yükseköğretim programlarının değerlendirmesini yapmak, Yükseköğretim kurumlarının dış değerlendirme süreci sonrası, kurumsal geri bildirim raporlarını değerlendirerek kalite iyileştirmelerine yönelik tavsiyeleri içerecek şekilde Yükseköğretim Kalite Güvencesi Durum Raporunu her yıl hazırlamak, yayımlamak ve başta Yükseköğretim Kurulu olmak üzere ilgili paydaşların bilgisine sunmak görevleridir.

Yükseköğretim Kurumu Kalite Komisyonu Yükseköğretim kurumları, kendi kurumlarında kalite güvencesi çalışmalarının yürütülmesi amacıyla Yükseköğretim Kurumu Kalite Komisyonunu oluşturur. Komisyonun başkanlığını, ilgili yükseköğretim kurumunun rektörü, rektörün bulunmadığı zamanlarda ise rektörün görevlendireceği rektör yardımcısı yapar. Komisyon üyeleri, aynı fakülte, enstitü, yüksekokul, meslek yüksekokulunu temsilen birden fazla olmamak ve farklı bilim alanlarından olmak üzere yükseköğretim kurumu senatolarınca, senatosu bulunmayan yükseköğretim kurumlarında yönetim kurullarınca belirlenen üyelerden oluşur.

Yükseköğretim Kurumu Kalite Komisyonu Komisyon üyeleri arasında yükseköğretim kurumu genel sekreteri, öğrenci temsilcisi ile kamu yükseköğretim kurumlarında strateji geliştirme daire başkanı ve vakıf yükseköğretim kurumlarında ilgili süreçlerden sorumlu birim yöneticisi de bulunur. Üye sayısı, senato tarafından belirlenen üyelerin iki yıldan az olmamak şartıyla üyelik süreleri ile komisyonun çalışma usul ve esasları üniversite senatolarınca, senatosu bulunmayan yükseköğretim kurumlarında yönetim kurullarınca belirlenir ve yükseköğretim kurumunun internet sayfasında kamuoyu ile paylaşılır. Komisyon üyesi öğrenci temsilcisi, üniversite senatoları tarafından belirlenecek ilke ve esaslar dâhilinde belirlenir ve görev süresi bir yıldır.

Yükseköğretim Kurumu Kalite Komisyonunun Görevleri Kurumun stratejik planı ve hedefleri doğrultusunda ve Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde, eğitim-öğretim, araştırma ve toplumsal katkı faaliyetleri ile idarî hizmetlerinin değerlendirilmesi, izlenmesi ve kalitesinin geliştirilmesi amacıyla ilgili kurumun iç ve dış kalite güvence sistemini kurmak, Kuruma özgü anahtar performans göstergelerini tespit etmek, program değerlendirmesi yapmak ve bu kapsamdaki çalışmaları senatoya; senato bulunmayan kurumlarda ise yönetim kuruluna sunmak,

Yükseköğretim Kurumu Kalite Komisyonunun Görevleri İç değerlendirme çalışmalarını planlamak, yürütmek ve kurumsal değerlendirme ve iyileştirme çalışmalarının sonuçlarını içeren yıllık kurum iç değerlendirme raporunu hazırlayarak senatoya; senato bulunmayan kurumlarda ise yönetim kuruluna sunmak ve onaylanan yıllık kurum iç değerlendirme raporunu kurumun resmi internet sayfasından kolay erişilebilir şekilde kamuoyu ile paylaşmak, Kurumsal dış değerlendirme programı için gerekli hazırlıkları yapmak, süreçle ilgili iç ve dış paydaşları bilgilendirmek, Kurulun dış değerlendirme süreci sırasındaki çalışmalarına destek vermektir.

Yükseköğretim Kurumlarında İç ve Dış Kalite Güvencesi Sistemi Yükseköğretim kurumları, kendi kurumlarında uygulanacak iç ve dış kalite güvence sisteminin oluşturulması ve işletilmesi ile kurumsal ve program iç ve dış değerlendirme süreçlerinin Kurul tarafından oluşturulacak uygulama esasları doğrultusunda yürütülmesini sağlamakla yükümlüdür.

Yükseköğretim Kurumlarında İç ve Dış Kalite Güvencesi Sistemi Yükseköğretim kurumları, iç değerlendirme süreçlerini stratejik plan, yıllık performans programı ve faaliyet raporu ile bütünleşik yapıda, bu raporları hazırlama yükümlülüğü bulunmayan vakıf yükseköğretim kurumları ise vizyon, misyon ve stratejik hedefleri ve kalite güvence sistemleriyle bütünleşik olarak; eğitim-öğretim, araştırma ve toplumsal katkı faaliyetlerini ve bunları destekleyen idarî hizmetlerin tümünü içine alacak şekilde yürütür.

Yükseköğretim Kurumlarında İç ve Dış Kalite Güvencesi Sistemi Yükseköğretim kurumları, iç değerlendirme çalışmalarını içeren kurum iç değerlendirme raporlarını her yıl Ocak-Mart aylarında Kurul tarafından oluşturulan web tabanlı sisteme yükler. Kurum iç değerlendirme raporları ilgili yükseköğretim kurumunun ve Kurulun resmi internet sayfasından yayımlanır.

Kurum iç değerlendirme raporlarının Kapsamı Yükseköğretim Kurumları, iç değerlendirme raporlarını periyodik olarak her yıl hazırlar ve iç kalite güvence sistemindeki iyileştirmelere yıllık raporda yer verir. (Yükseköğretim Kurumunun iç değerlendirme raporunda, kurumdaki kalite güvencesi süreçlerinin nasıl tanımlandığı ve işletildiği, öğretim programlarında hedeflenen yeterliliklere ulaşıldığının nasıl güvence altına alındığı, performans göstergelerinin nasıl izlendiği ve sürekli iyileştirme çevrimlerinin nasıl kapatıldığına dair açıklamaların bulunması ve bu bilgilerin kanıtlarla desteklenmesi gerekir).

Kurum iç değerlendirme raporlarının Kapsamı Bir yükseköğretim kurumunda eğitim-öğretim, araştırma ve toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetlerini kapsayacak şekilde hazırlanacak iç değerlendirme raporu; a) Yükseköğretimin ulusal strateji ve hedefleri ışığında belirlediği ve kurumun misyonu, vizyonu ve stratejik hedefleri ile uyumlu kalite politikasını, izlediği yöntem ve süreçlerini, b) Kurumun misyon ve hedeflerine ulaşabilmek için uyguladığı yönetsel/organizasyonel süreçleri ve faaliyetlerini, c) Kurumun misyon ve hedeflerine ulaştığından emin olmak üzere akademik ve idari birimlerin anahtar performans göstergeleri ile ölçülebilir nitelikteki hedeflerini değerlendirdiği ve bunların periyodik olarak gözden geçirilmesini içeren iç kalite güvence sistemini, ç) Bir önceki iç ve dış değerlendirmede ortaya çıkan ve iyileştirilmeye ihtiyaç duyulan alanlarla ilgili iyileştirme faaliyetlerini kapsar.

Kurumsal dış değerlendirme programı Yükseköğretim kurumları, beş yılda en az bir defa olmak üzere Kurul tarafından periyodik olarak yürütülecek Kurumsal Dış Değerlendirme Programı kapsamında değerlendirilir. Yükseköğretim kurumlarının dış değerlendirme takvimi Kurul tarafından hazırlanır ve ilân edilir. Kurumsal Dış Değerlendirme Programı, Kurul tarafından görevlendirilen dış değerlendiriciler aracılığıyla, kurumun iç değerlendirme raporu üzerinden ön değerlendirmesi, saha ziyareti ve kurumsal geri bildirim raporunun hazırlanması aşamalarından oluşan değerlendirme sürecini kapsar. Dış değerlendiriciler; dış değerlendirici başvurusu bulunan yükseköğretim kurumlarındaki akademik ve idari personel, öğrenciler ve sektör temsilcileri arasından Kurul tarafından seçilir.

Kurumsal geri bildirim raporunun kapsamı Kurumsal Dış Değerlendirme Programına dâhil olan her yükseköğretim kurumu için, değerlendirme sürecinin sonunda Kurul tarafından görevlendirilen dış değerlendiriciler tarafından bir kurumsal geri bildirim raporu hazırlanır. Yükseköğretim kurumu için hazırlanan kurumsal geri bildirim raporu; kurumda yürütülen eğitim-öğretim, araştırma ve geliştirme faaliyetleri, varsa bölgesel/ulusal ölçekte öne çıkan toplumsal katkı faaliyetleri ile kurumun idari hizmetlerinin ve kurumsal karar alma süreçlerindeki kalite güvencesi sistemi ile kurumun güçlü ve iyileşmeye açık alanlarını kapsar.

Yükseköğretim Kalite Güvencesi Durum Raporu Kurul tarafından ilgili yıl içerisinde değerlendirilen yükseköğretim kurumlarına ait geri bildirim raporlarına dayanılarak hazırlanan, karşılan sorunlar ve kalite iyileştirme süreci ile ilgili önerileri içeren ve yükseköğretim kalite güvencesi çalışmalarına katkı sağlamayı hedefleyen Yükseköğretim Kalite Güvencesi Durum Raporu, her yıl Kurul tarafından hazırlanarak başta Yükseköğretim Kurulu olmak üzere ilgili tüm paydaş kurum ve kuruluşlara sunulur.

Kalite Yönetim Sistemi Kalite yönetim sisteminin oluşturulması için işletmede belirli bir örgütsel yapının oluşturulması gerekir. Kalite sistemi, bu yapının içeriğindeki farklı kaynaklara ait bölümler, yazılım, donanım, personel, ilişkilerin, sorumlulukların, çalışma yöntemlerinin, prosedürlerin, talimatlarının, iş akış şemalarının, organizasyon el kitapları, vb. dokümanlarla tanımlanması olarak tarif edilmektedir. Farklı bir şekilde tanımlarsak kalite yönetiminin uygulama sahasına konulması için gerekli olan işletme yapısı, sorumluluklar, prosedürler, süreçler ve kaynaklardır.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ISO, Uluslararası Standartlar Organizasyonunun kısaltılmasıdır ve kalite yönetim standardıdır. ISO, Kurumların müşteri memnuniyetini arttırmak üzere kalite yönetim sisteminin kurulması ve geliştirilmesinde rehberlik eden bir standarttır. 9001 ise bu standarda verilen isimdir. ISO 9001 belgesine sahip kuruluşların; yönetiminin, ürün ve hizmetlerinin uluslararası düzeyde kabul görmüş ve sürekliliğinin sağlanmış olduğunu anlamına gelmektedir. ISO 9001 standardının şartlarını oluşturan kurumlar başvuru ve denetimler sonucunda uygun bulunması durumunda bu belgeye sahip olabilmektedir.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ISO 9001 standardı bir kuruluşun kalite yönetim sisteminin karşılaması gerekli şartları kapsar. Kapsam standardı genel olup bütün kuruluşlara uygulanabilir olarak revize edilmiştir. ISO 9001 standardı, uygulanması düşünülen kuruluşların büyüklüklerine, ürettiği ürün veya hizmete bakılmaksızın tüm kuruluşlara uygulanabilir olması amaçlanmaktadır. Kuruluş, kalite yönetim sistemi oluştururken ISO 9001 standardının şartlarını oluşturmalı ve bu şartları dokümante etmelidir. Ayrıca bu şartların sürekliliğini sağlamalı ve uygulamalıdır. Kuruluş sürekli gelişme etkinliğini de uygulamalıdır.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ISO-9001 Kalite Yönetim Sistemi (KYS) standardı ilk kez 1987 yılında yayınlanmıştır. Standardın köklü bir geçmişi vardır ve dört kere revizyona uğramıştır. İlk revizyon 1994 yılında, ikinci revizyon 2000 yılında yapılmıştır. Üçüncü revizyon ise 2008 yılında yapılmıştır. Son olarak dördüncü revizyon, 2015 yılında yapılmıştır. Bu revizyon köklü ve yapısal değişiklikleri içeren, yani standardı baştan aşağıya yeniden hazırlayan bir revizyon olmuştur.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ISO-9001: 2015 KYS standardı bir kuruluşun Kalite yönetim sisteminin karşılaması gereken şartlarını belirtir. Kuruluşlar Müşteri ve uygulanabilir yasal şartları karşılayan ürün veya hizmeti sürekli sağlama yeteneğini gösterme ihtiyacı duyduğunda, ya da Sistemin sürekli iyileştirilmesi, müşteri şartlarına ve uygulanabilir yasal şartlara uygunluğun güvencesi için prosesler dâhil sistemin etkin uygulanması yoluyla müşteri memnuniyetinin sağlanması hedeflendiğinde ISO-9001: 2015 KYS’mi standardını uygulamaya alır.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ISO-9001: 2015 KYS’mi ilkeleri aşağıdaki gibidir. 1. Müşteri ve ilgili taraflara odaklanma 2. Organizasyon için liderlik sağlama 3. Çalışanların desteklenmesi ve kanalize edilmesi 4. Süreç yaklaşımının benimsenmesi (sistem yaklaşımı bu kapsamda) 5. Gelişimin desteklenmesi 6. Kanıta dayalı karar verme 7. Organizasyonu ilgilendiren tüm paydaşları kapsayacak şekilde kurumsal ilişki yönetimi

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili ilk resmi çalışmalar, ISO hazırlıkları kapsamında 2013 yılında başlamış ve 7/9/2015 tarihinde TSE EN ISO 9001: 2008 Rektörlük İdari Birimlerimizin belgelendirilmesi ile başarılı biçimde sonuçlanmıştır. 01 -05 -10/2018 tarihleri arasında, TSE EN ISO 9001: 2015 versiyonuna geçiş kapsamında, Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesinin idari ve akademik birimlerinden geniş katılımlı olarak TSE eğitmenleri tarafından sertifikalı eğitim programı gerçekleştirilmiştir. 21 -23/11/2018 tarihleri arasında ise gerçekleşen dış tetkik sonucunda, Üniversitenin idari birimlerinde belge yenilenerek TSE EN ISO 9001: 2015 versiyonuna geçiş sağlanmıştır.

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi, ISO 9001: 2015 Standart şartları referans alınarak uygulamaya geçirilen Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi(KYS); müşteri memnuniyeti ve uygulanabilir mevzuat şartlarını karşılayan ürün ve hizmetleri düzenli olarak sağlamak, ürün ve hizmetlerin müşteri ve yürürlükteki mevzuat şartlarına uygunluk güvencesi için görev yetki ve sorumlulukları belirtmek, gerekli prosesler dahil süreçlerin; tanımlanması, planlanması, uygulanması, kontrolü ve düzeltici faaliyetler ile sistemin sürekli iyileştirmesi suretiyle müşteri memnuniyetini artırmak amacıyla kalite yönetim sistemini uygulamaya koymuştur.