Kalite yiletirmede Sre Yaklam ve PUK Planla UygulaKontrol

Kalite İyileştirmede Süreç Yaklaşımı ve PUKÖ (Planla. Uygula-Kontrol Et-Önlem Al) Döngüsü Prof. Dr. Cenk Özler Doç. Dr. Güzin Özdağoğlu Prof. Dr. İlgi Karapınar

Sunumun Amacı ¡ ¡ ¡ Yükseköğretim kurumları Covid 19 Pandemisiyle birlikte Uzaktan/Karma Eğitim uygulamalarını hayata geçirmiştir. Uzaktan/Karma Eğitim uygulamalarında kalite güvencesinin sağlanması ve bu süreçlerinin değerlendirilmesine ışık tutması amacıyla YÖKAK (Yüksek Öğretim Kalite Kurulu) tarafından “Uzaktan Eğitimde Kalite Güvencesi Ölçütleri ve Değerlendirme Rehberi 2020” adını verdikleri bir rehber hazırlanmıştır. Bu rehberden hem dış değerlendiricilerin hem de yükseköğretim kurumlarındaki ilgili komisyon ve birimlerinin yararlanması beklenmektedir.

Sunumun Amacı ¡ ¡ Özetle, bu rehberde, uzaktan öğretim süreçlerinin l Planlanması l Planlandığı şekilde uygulanması l Performansının izlenmesi/ölçülmesi l Performansın iyileştirilmesi yönünde faaliyetler yapılması istenmektedir. Üniversitemizde, uzaktan öğretim süreçlerinin yürütülmesinde, kalite iyileştirmede dünyada yaygın bir şekilde kullanılan Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al (PUKÖ) yaklaşımı (döngüsü) benimsenmektedir. Bu doğrultuda, YÖKAK’ın istediği uygulamaların önümüzdeki ve daha sonraki dönemlerde PUKÖ döngüsü ile gerçekleşmesine katkıda bulunmak amacı ile bir bilgilendirme yapmaktır. Burada kapsamımız, bölümlerin/programların yürüteceği uzaktan öğretim süreçleri ile sınırlandırılmıştır.

SÜREÇ (PROSES) YAKLAŞIMI ¡ İlgili kaynaklar ve aktiviteler bir süreç olarak yönetilmeye başlandığında istenen sonuca daha etkili ulaşılır. 4

SÜREÇ YAKLAŞIMI Prosedür “Bir faaliyeti veya bir prosesi icra etmek için belirlenen yol” - dokümante edilmiş olabilir veya olmayabilir Girdi (kaynaklar dahil) Proses (Süreç) Çıktı “Girdileri çıktılara dönüştüren birbiriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetler takımı” İzleme ve Ölçme fırsatları Prosesten önce, proses süresince, prosesten sonra etkinlik “planlanmış faaliyetleri gerçekleştirme ve planlanan sonuçlara ulaşma derecesi” Ürün “bir prosesin sonucu” verimlilik “elde edilen sonuç ile kullanılan kaynaklar arasındaki ilişki” 5

PUKÖ DÖNGÜSÜ - ne yapılacak ? - nasıl yapılacak ? - sonraki çevrim nasıl daha iyi olabilir ? - planlananı uygula - planlanana uygun gerçekleşti mi ? 6

Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al olarak bilinen PUKÖ metodolojisi, bütün süreçlere uygulanabilir. ¡ Planla: Kuruluşun stratejisi ve YÖKAK’ın belirlediği performans ölçütleri ile uyumlu sonuçların ortaya çıkması için gerekli l objektif hedefleri (bazen oluşturulması için verilere gereksinim var!), l süreçleri oluştur. Süreç oluşturma: Sürecin iş akışını oluşturma (süreç iş akışı, yönetmelikler ve uygulama esasları, yönergeler), Kaynakları (öğretim üyesi nitelikleri, kullanılan donanım ve yazılımlar) elde etme, öğretim yöntemleri, performans izleme ve raporlama yöntemleri belirleme. 7

Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al ¡ Uygula: Süreçleri uygula. ¡ Kontrol Et: Süreçlerin performansını anketler, odak grup çalışmaları, Online DEU’dan elde edilebilecek istatistikler vb. yardımıyla izle, ölç ve sonuçları rapor et. ¡ Önlem Al: Süreç performansını sürekli iyileştirmek için faaliyetler başlat. 8

SÜREKLİ İYİLEŞTİRME ¡ Sürekli iyileştirme organizasyonun değişmeyen hedefi olmalıdır. 9

KARAR VERMEDE GERÇEĞE DAYALI YAKLAŞIM ¡ ¡ Etkili kararlar verilerin analizine dayanır. Prensibinin uygulanması ile aşağıdakiler oluşur: - Hedeflere uygun ölçümler yapılması, verilerin toplanması. - Verilerin yeteri kadar doğru , güvenilir ve ulaşılabilir olması. - Analizlerin sonucunda karar verme ve faaliyet yapma. 10

SÜREÇ YAKLAŞIMI- SÜREÇ TÜRLERİ ¡ Yönetim Süreçleri: Üst yönetim tarafından uygulanan yönetim görevlerinin tanımlanması (Örn. Stratejik planlama, program özdeğerlendirme) ¡ Çekirdek (Temel) Süreçler: Değer katan faaliyetlerin tanımlanması (Öğretim, araştırma, yeni program oluşturma, öğrenci işleri vb. ) ¡ Destek Süreçler: Çekirdek süreçlerin etkin olarak yürümesini sağlayan süreçler (bakım, bilgi yönetimi, DEUZEM’in altyapı hazırlıkları, 11 bakımları, insan kaynakları yönetimi)

SİSTEM İÇİNDE SÜREÇLER

SÜREÇLERİN GENEL YAPISI

SÜREÇLERİN GENEL YAPISI Sürecin Girdileri: Süreci tetikleyen işlem, süreç, malzeme yada doküman Sürecin Çıktıları: Süreç tamamlandığında ortaya çıkan ürün, hizmet, bilgi, döküman Sürecin Kaynakları: Sürecin uygulanmasına destek olan donanım, yazılım vb. altyapı Süreç Performans Kriterleri: sürecin başarıyla tamamlandığının göstergesi

Süreç Haritası ¡ Bir kuruluştaki tüm süreçlerin birbiri ile ilişkilerini görsel olarak tanımlamakta kullanılır.

TEŞEKKÜRLER