Kako osnovati novu bibliobusnu slubu uz pomo fondova

Kako osnovati novu bibliobusnu službu uz pomoć fondova EU?

Strategija • Jednostavan troškovnik • Složena specifikacija • Mali broj kvalitetnih partnera

Logička matrica

Strategija, još jednom • Jednostavan troškovnik • Složena specifikacija • Mali broj kvalitetnih partnera

Kronologija • Informacija o Natječaju CARDS 2002 za Zadarsku i Šibenskokninsku županiju (Regional development grant scheme for Zadar and Šibenik-Knin Counties) • Educiranje o postupku prijave • Pisanje prijave za natječaj (narativni dio, financijski dio, logička matrica) Prilozi: narativno i financijsko izvješća za proteklu godinu, statut. • Traženje / nalaženje partnera. Potpisivanje izjava o partnerstvu. • (Ocjena projekta od Europske komisije) • potpisivanje ugovora sa Europskom komisijom • potpisivanje aneksa ugovora sa Europskom komisijom zbog skraćenja ukupnog roka projekta CARDS • Zahtjevan dio: izrada natječajne dokumentacije (zbog specifičnosti bibliobusa kao vozila i obveze kupnje od najjeftinijeg ponuđača gdje je težište na detaljnosti tehničke specifikacije).

Kronologija (nastavak 2) • • • Raspisivanje međunarodnog otvorenog natječaja za nabavu bibliobusa (odluka Upravnog vijeća). Izvor problema: EU kao financijer diktira pravila (=pravila EU), a Gradska knjižnica Zadar, kao hrvatska institucija dužna je poštivati hrvatske zakone i propise… U vrijeme prijave pregovori o usklađivanju hrvatskih zakona sa europskom pravnom stečevinom (Acquis) nisu niti počeli, primjerice, pregovori o poglavlju javne nabave. Objava oglasa u domaćem i međunarodnom tisku (Vjesnik i The Economist) Primitak prvog dijela sredstava (60% tj. cca. 180. 000 EUR) Izbor unutarnjeg revizora Komunikacija sa ponuditeljima (dodatna pojašnjenja tehničke specifikacije). Izbor stručnog povjerenstva. Otvaranje ponuda. Nijedan ponuditelj (od ukupno 2) nije udovoljavao. Razlike u odnosu na tehničku specifikaciju bile su minimalne zbog čega je povjerenstvo predložilo korekcije ponuda. Dodatna komunikacija prema Europskoj komisiji koja ne odgovaranjem implicite odobrava korekcije. Vanjska revizija projekta od strane Visokog revizorskog suda iz Bruxellesa. Otvaranje dopune ponuda.

Kronologija (nastavak 3) • Odluka Upravnog vijeća o izboru izvođača za nabavu i preradu bibliobusa. • Potpisivanje ugovora sa izvođačem. Promocija ovog koraka. • Isplata prvog dijela izvođaču. • Dodatni natječaj za nabavu knjižne građe za bibliobus (opet prema obje procedure – hrvatskoj i europskoj). Problem: u Hrvatskoj nije uobičajena nabava knjiga natječajem što je izazvalo poteškoće ponuđačima. • Dodatni natječaj za vizualno oblikovanje bibliobusa. • Zahtjev za oslobađanjem PDV-a i carine za projekt bibliobusa. Problem: donacije EU oslobođene su poreza. U početku provedbe projekta ovo nije bilo dovoljno jasno i tražena su pojašnjenja Ministarstva financija. Pri kraju provedbe projekta problematična je također bila i nabava obrazaca za ovu svrhu. Problem je i što svi računi dobavljača u projektu moraju biti ispostavljeni na iznose bez uračunatog PDV-a.

Kronologija (nastavak 4) • • • • Oprost mjesec dana kašnjenja izvođaču. Primitak drugog dijela sredstava (30%) Tehnička primopredaja vozila. Promocija primopredaje. Isplata drugog dijela izvođaču. Oslikavanje bibliobusa prema rezultatima natječaja za vizualno oblikovanje. Isplata trećeg dijela izvođaču (Iako je mogla čekati do isteka garancije na bus, osigurali smo se jamstvom banke izvođača. ) Problemi s registracijom vozila: tahograf. Digitalni tahograf (prema pravilima EU) morao je biti zamijenjen analognim tahografom (pravila RH). Pokretanje usluge. Promocija usluge. Evaluacija usluge prema izvješćima s terena. Nakon 5 -6 kvartalnih izvješća, izrada finalnog izvješća (narativno i financijsko). Izjava partnera o tijeku projekta. Unutarnja revizija i izvješće revizije o projektu. Isplata preostalih sredstava