KAJIAN PENGEMBANGAN SDM PERPUSTAKAAN IPB Tim Kajian Yuyu

KAJIAN PENGEMBANGAN SDM PERPUSTAKAAN IPB Tim Kajian Yuyu Yulia, Khayatun, Abdul Rahman Saleh, Janti G. Sujana, Nunung N. Q

Latar Belakang � Kinerja organisasi perlu didukung SDM yang profesional. � Tenaga profesional yang cukup dan berkualitas dapat memberikan layanan prima � Perlu kajian ABK untuk : Ø menghindari tumpang tindih dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Ø mengetahui beban kerja suatu unit organisasi Ø mengetahui kebutuhan SDM nya

TUJUAN � Mengetahui kebutuhan SDM Perpustakaan IPB. � Tujuan Khusus adalah untuk : Ø mengetahui kondisi SDM baik dari segi jumlah, usia, maupun kompetensi yang ada di perpustakaan saat ini; Ø mengetahui jumlah tenaga fungsional pustakawan, arsiparis, administrasi, dan tenaga lain yang seharusnya disediakan oleh Perpustakaan IPB dalam waktu 10 (sepuluh) tahun ke depan; Ø menentukan kompetensi SDM yang dibutuhkan oleh Perpustakaan IPB; Ø melakukan pemetaan SDM di Perpustakaan IPB.

Hasil yang diharapkan � Mengetahui kondisi nyata SDM Perpustakaan IPB saat ini; � Memproyeksikan kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan oleh Perpustakaan IPB dalam 10 (sepuluh) tahun ke depan; � Membuat rekomendasi pengembangan SDM Perpustakaan IPB kepada Pimpinan IPB.

Metoda Kajian • Analisis beban kerja • Metoda Rumus Ranganathan

Analisis beban kerja (ABK) � ABK adalah penghitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja � Jenis pekerjaan dilihat dari frekuensi dan penggunaan waktu kerja � 3 jenis pekerjaan, yaitu : Ø pekerjaan rutin yaitu pekerjaan yang dikerjakan dengan frekuensi/jadwal tetap atau lamanya sudah dapat diprediksi, Ø pekerjaan non rutin yaitu pekerjaan yang waktu dan durasinya tidak dapat diprediksi Ø pekerjaan periodik yaitu pekerjaan yang frekuensi/jadwalnya tetapi durasinya tidak dapat diprediksi.

Rumus Ranganatan � Kebutuhan tenaga perpustakaan dihitung dengan menggunakan rumus SDM (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 1994) sbb. : T = (w + wh) x N ) + ( n + 1) + ( x + ( 2 wh 150 + t) 2. 000 y ) 50. 0 dengan keterangan, T : w : Wh : N : t : Jumlah SDM perpustakaan yang dibutuhkan Jumlah jam kerja nyata tiap minggu Jumlah jam kerja minimal tiap minggu 37 ½ jam Jumlah pengguna (mahasiswa, dosen, dll) peubah otomasi pada titik layanan; dengan nilai konstan t 1 = 10; t 2=20; t = 30; dst. n : Jumlah titik layan di semua unit x : Penambahan koleksi tiap tahun y : Besarnya koleksi

HASIL KAJIAN

Kondisi Sekarang � Sumber Daya Manusia (SDM) � Profil Koleksi Perpustakaan IPB � Pengguna Perpustakaan IPB (Pemustaka) � Layanan Perpustakaan IPB � Teknologi Informasi dan Komunikasi

Susunan Organisasi Perpustakaan IPB (Surat Tugas Kepala Perpustakaan Nomor : 091/I 3. 30/KP/2009) � � � Sekretariat Perpustakaan Bidang Pembinaan Bahan Pustaka Ø Seksi Pengadaan Bahan Pustaka Ø Seksi Pengolahan Bahan Pustaka Bidang Pelayanan Perpustakaan Ø Seksi Layanan Sirkulasi dan Pembinaan Perpustakaan Fakultas Ø Seksi Pelayanan Referens Bidang Teknologi Informasi, Pembinaan Mutu dan Kerjasama Ø Seksi Pengelolaan Sistem dan Jaringan Ø Seksi Produksi Bahan Pustaka Elektronik dan Pembinaan Mutu Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip Ø Seksi Pengelolaan Arsip Ø Seksi Pengembangan Arsip Unit Penerbitan dan Percetakan

Jumlah SDM Perpustakaan IPB 11 8 36 Administrasi PNS Pustakawan Arsiparis Honorer 31

Jumlah SDM Perpustakaan IPB 5 Tahun Terakhir 105 100 95 90 85 80 75

Jumlah SDM Berdasarkan Golongan Ruang Jumlah SDM (orang) Persen II 13 17. 33 III 54 72. 00 IV 8 10. 67 Jumlah 75 100. 00

Jumlah SDM Berdasarkan Golongan 30 27 25 Jumlah SDM 20 14 15 10 8 7 6 5 2 3 5 3 2 1 0 IV/c IV/b IV/a III/d III/c III/b III/a Golongan/Pangkat II/d II/c II/b II/a

Jumlah PNS Berdasarkan Golongan 18 16 16 14 12 Jumlah SDM 12 10 Pustakawan 7 6 6 Arsiparis 5 4 2 2 0 Administrasi 8 8 0 2 0 1 3 2 0 1 2 2 0 0 0 3 3 0 1 0 2 0 00 00 00 IV/c IV/b IV/a III/d III/c III/b III/a II/d II/c II/b II/a Golongan/Pangkat

Jumlah SDM berdasarkan Umur Jumlah Persen 20 -25 0 0. 00 26 -30 1 1. 33 31 -35 3 4. 00 36 -40 6 8. 00 41 -45 9 12. 00 46 -50 16 21. 33 51 -55 30 40. 00 56 -60 10 13. 33 Total 75 100. 00

Jumlah SDM berdasarkan tingkat Pendidikan Jenis Pegawai Pendidikan Jumlah (orang) S 2 S 1 S 0 SLTA SLTP SD 2 5 4 20 2 3 36 Pustakawan 7 9 8 7 0 0 31 Arsiparis 0 0 0 8 Honorer 0 0 1 4 4 2 11 Jumlah 9 14 13 39 6 5 86 10, 5 16, 3 15, 1 45, 3 7, 0 5, 8 100 Administrasi PNS Persentase

Komposisi SDM Perpustakaan IPB 1 Pustakawan Ahli 1 Pustakawan Terampil Tenaga Administrasi 4

Jumlah Pustakawan di Perpustakaan Pusat Pustakawan Terampil, 15, 48% Pustakawan ahli, 16, 52%

Jumlah SDM di Perpustakaan Fakultas 8 8 7 4 5 4 6 3 5 Jumlah 4 2 2 3 1 2 1 0 Faperta FKH FPIK Fapet Fahutan Perpustakaan Fakultas Fateta FMIPA FEM

Jumlah SDM Perpustakaan Fakultas (tingkat pendidikan) 1 1 1 SD 6 SLTP SLTA Diploma 20 Sarjana

Profil Koleksi Perpustakaan IPB

Perkembangan Pengadaan Bahan Pustaka dengan Dana APBN dalam 5 Tahun terakhir Tahun Anggaran Buku (x Rp. 1000) Pengadaan Buku (judul) Anggaran Jurnal (x Rp. 1000) Pengadaan Jurnal (judul) 2005 350. 000 302 150. 000 97 2006 770. 000 760 230. 000 59 2007 650. 000 882 350. 000 67 2008 650. 000 721 650. 000 67 2009 1. 200. 000 1. 094 1. 000 8 database

Dana Pengadaan Bahan Pustaka 5 tahun Terakhir (x Rp. 1. 000. -) 2, 200, 000 Jumlah Dana 1, 000 1, 300, 000 1, 000 500, 000 2005 2006 2007 Tahun 2008 2009

Profil Koleksi Buku Persentase Jumlah Koleksi 44. 01% 28. 90% 18. 59% 8. 50% Ilmu Sosial Ilmu Murni Kelompok Subjek Ilmu terapan Ilmu Lainnya

Jumlah Koleksi Buku JUMLAH BUKU NO. PERPUSTAKAAN 1. PUSAT 2. JUDUL EKSEMPLAR 45. 974 65. 706 FAPERTA 3. 401 3. FKH 2. 014 4. Faperikan 5. 309 5. Fapet 7. 905 6. Fahutan 2. 742 7. Fateta 4. 876 8. FMIPA 3. 807 9. FEM 1. 197 1. 619 10. Tingkat 18. 394 21. 628 95. 619 119. 007 Departemen JUMLAH

Profil Koleksi Buku berdasarkan tahun terbit 30 26. 03 26. 47 25 19. 24 Persentase Jumlah Buku 20 14. 69 15 10 5 8. 27 3. 48 1. 81 0 <1960 61 -70 71 -80 81 -90 Tahun Terbit 91 -00 01 -09 [s a]

Tambahan ditonjolkan � Pemutahiran koleksi � Kemajuan TI SDM … rumus Ranganathan � Pemberdayaan SDM saat ini (senior –yunior) � Kompetensi Literasi informasi � SDM di luar unit perpustakaan … kaitannya dengan kesejahteraan … � Data 2 diperbesar fontnya � Pembinaan SDM (diklat) � Motivasi SDM perlu ditingkatkan

Jumlah Koleksi Tesis dan Disertasi Gol. UDC 3 Bidang/Subjek Ilmu-ilmu Sosial Tesis Judul Disertasi persen Judul persen 1. 961 21, 04 284 14, 76 1. 594 17, 10 341 17, 72 5. 522 59, 24 1. 260 65, 49 245 2, 63 39 2, 03 9. 322 100, 00 1. 924 100, 00 Matematika dan 5 Ilmu-ilmu Alam Ilmu terapan, kedokteran dan 6 teknologi Ilmu Lainnya Jumlah

Jumlah Koleksi Skripsi Kode A B C D E F G Fakultas 9. 932 29, 11 Kedokteran Hewan 1. 220 3, 58 Kelautan 4. 907 14, 38 Peternakan 2. 940 8, 62 Kehutanan 3. 792 11, 11 Teknologi Pertanian 5. 154 15, 10 4. 680 13, 72 1. 414 4, 14 84 0, 25 34. 123 100, 00 Perikanan dan Ilmu Matematika dan Ekonomi dan Manajemen I persen Pertanian IPA H Jumlah Ekologi Manusia JUMLAH

Jumlah koleksi digital � Skripsi sebanyak 16. 391 judul � Tesis sebanyak 4. 939 judul � Disertasi sebanyak 1. 541 judul � Artikel ilmiah publikasi IPB sebanyak 1. 022 judul

Koleksi Arsip No. Jenis arsip Volume Keterangan 1 Surat yang diolah 3209 surat (4 meter) Dalam database 2 Surat yang akan dimusnahkan 6866 surat (9 meter) Dalam database 3 Laporan penelitian 3144 laporan (50 meter) Dalam database 4 Arsip Film Digital (DVD) 19 keping Dalam database 5 Arsip film format lain : Betamax 143 judul VHS 79 judul U matic 47 judul Beta cam 118 judul 6 Arsip foto 29 album (2 meter) 7 Gambar proyek pembangunan 18 jilid buku besar Sebagian besar masih di Jl. gedung Kampus Darmaga Bungur, yang direncanakan dikerjakan tahun ini dengan dana DM

Jumlah Sivitas Akademika IPB Tahun 2009 1, 249 1, 463 Mahasiswa Diploma 5, 793 4, 031 Mahasiswa S 2 -S 3 Dosen 14, 178 Tenaga Kependidikan

Data Layanan No. 1. 2. 3. 4. 5. Uraian Jumlah pengunjung ke Perpustakaan Pusat Jumlah pengunjung ke Perpustakaan Fakultas Jumlah buku yang dipinjam di Perpustakaan Pusat Layanan digital Kunjungan ke website Perpustakaan IPB Jumlah 2007 2008 2009 260. 993 266. 971 294, 773 57. 392 56, 786 41. 243 155. 213 141. 099 133. 013 1. 914 2. 052 2. 523 171. 311 - 183. 959

Data Indikator Keberhasilan Perpustakaan IPB 2007 2009 INDIKATOR KEBERHASILAN NO. 1. Library visit per capita di NILAI 2007 2008 2009 11, 97 13, 35 13, 71 2, 63 2, 84 1, 92 14, 6 16, 19 15, 63 7, 11 7, 05 6, 19 2, 56 2, 19 2, 0 12, 9 11, 91 9, 08 Perpustakaan Pusat 2. Library visit per capita di Perpustakaan Fakultas 3. Library visit per capita di Perpustakaan Pusat dan Fakultas 4. Circulation per capita di Perpustakaan Pusat 5. Turnover rate di Perpustakaan Pusat 6. In library material used per capita di Perpustakaan Pusat

Kondisi Sarana Teknologi Informasi Perpustakaan IPB JENIS NO. JUMLAH 1 Komputer untuk layanan 37 2 Komputer untuk kerja 63 3 Laptop 4 4 Printer 18 5 Scanner 11 6 Access Point (Wireless) 5 7 Jaringan internet 1 8 Jaringan lokal 5 9 LCD ? ? ?

Kebutuhan SDM berdasarkan Analisis Beban Kerja No. Unit Kerja Jumlah SDM Sekarang Hasil ABK 1. Sekretariat 15 15 2. Pembinaan Bahan Perpustakaan 12 12 3. Pelayanan Perpustakaan 29 42 *) 10 9 10 12 10 14 86 104 Teknologi Informasi, Pembinaan 4. Mutu dan Kerjasama Pengelolaan dan Pengembangan 5. Arsiparis 6. Unit Penerbitan dan Percetakan Jumlah

Komposisi SDM Sekretariat Perpustakaan IPB 1 4 6 S 2/pustakawan SLTA SMP SD 4

SDM Bidang Pembinaan Bahan Perpustakaan No. 1. Jabatan Kepala Bidang Pembinaan Bahan Jumlah (orang) Pendidikan 1 S 1 Perpustakaan/Pustakawan 2 S 1 Perpustakaan, S 1 IPB dan Pustaka 2. Kepala Seksi Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka penyetaraan /pustakawan 3. Staf Pengadaan Bahan Pustaka 3, 1 4. Staf Pengolahan Bahan Pustaka 2, 2, 1 Jumlah Kebutuhan SDM Hasil Analisis Beban Kerja 12 12 Diploma, S 1 Perpustakaan SMA, S 1, dan S 2

SDM Bidang Layanan No. Jabatan Jumlah (orang) Pendidikan 1. Kepala Bidang Layanan Perpustakaan 1 S 2 /Pustakawan 2. Kepala Seksi Layanan Sirkulasi dan Seksi Layanan Referensi dan SMS Administrasi Layanan Sirkulasi 3 S 2 /2 Pustakawan , 1 non pustakawan Diploma, SMA/Pustakawan Diploma, SMA 3. 4. 5 6. 7. Pengerakan, Layanan Anggota, dan Layanan Informasi Sekuriti dan penitipan tas Penanggung jawab dan staf Perpustakaan Fakultas/departemen Layanan Referensi Jumlah Kebutuhan SDM Hasil Analisis Beban Kerja (24 di perpustakaan pusat, 18 di perpustakaan fakultas) 3 2, 7 5 (4) SLTA 1, 1, 2 S 1, Diploma, SLTA 1, 3 29 42 S 1, Diploma

SDM Bidang TI No. 1. Jabatan Jumlah (orang) Pendidikan 1 S 2 /Pustakawan 2 S 1/ Pustakawan dan non Pustakawan 3. Kepala Bidang TI, Pembinaan Mutu, dan kerjasama Kepala Seksi Pengelolaan Sistem dan Jaringan dan Seksi Produksi Bahan Pustaka Elektronik dan Pembinaan Mutu Staf Pengelolaan Sistem dan Jaringan 3 Diploma, SMA 4. Staf Produksi Bahan Pustaka Elektronik 4 Diploma, SMA Jumlah 10 Kebutuhan SDM Hasil Analisis Beban Kerja 9 2.

SDM Bidang PPA No. 1. Jabatan Kepala Bidang Pengelolaan dan Jumlah (orang) Pendidikan 1 S 2 2 S 1, S 2 /Pustakawan 3 SMA/Arsiparis Pengembangan Arsip 2. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip, Seksi Pengembangan Arsip 3. Staf Pengelolaan Arsip 4. Staf Pengembangan Arsip 1, 3 Jumlah 10 Kebutuhan SDM Hasil Analisis Beban 12 Kerja S 1, SMA (asriparis)

SDM Unit Percetakan No. Jabatan Jumlah (orang) 1. Koordinator Unit 2. Staf 3. Staf Administrasi 1 Jumlah 10 Kebutuhan SDM Hasil Analisis 14 Beban Kerja 1 1, 7 Pendidikan S 1, STM/Arsiparis

Rumus Ranganatan � Kebutuhan tenaga perpustakaan dihitung dengan menggunakan rumus SDM (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 1994) sbb. : T = (w + wh) x N ) + ( n + 1) + ( x + ( 2 wh 150 + t) 2. 000 y ) 50. 0 dengan keterangan, T : w : Wh : N : t : Jumlah SDM perpustakaan yang dibutuhkan Jumlah jam kerja nyata tiap minggu Jumlah jam kerja minimal tiap minggu 37 ½ jam Jumlah pengguna (mahasiswa, dosen, dll) peubah otomasi pada titik layanan; dengan nilai konstan t 1 = 10; t 2=20; t = 30; dst. n : Jumlah titik layan di semua unit x : Penambahan koleksi tiap tahun y : Besarnya koleksi

Kebutuhan SDM berdasarkan Rumus Ranganathan Berdasarkan : �W = 40 jam � Wh = 40 jam �N = 13. 357 orang (pemakai) �t = 30 �n = 14 unit �X = 20. 000 eksemplar �Y = 200. 000 eksemplar

Komposisi Kebutuhan SDM Perpustakaan Pusat Fakultas Jumlah Perbandingan Kebutuhan SDM Pustakawan Ahli Terampil Jumlah Tenaga Lainnya 12 25 48 85 - 9 9 18 12 34 57 103 1 3 5

Sistem pergantian pegawai (shift) • • Kebutuhan pegawai menjadi sebesar 146 orang. Asumsi yang digunakan adalah perpustakaan dibuka selama 86 jam dalam seminggu yang terdiri dari Ø Senin – Sabtu (pukul 8. 00 -21. 00) dan Ø Minggu (pukul 8. 00 -16. 00)

Kebutuhan SDM Unit Kerja Jumlah SDM Rumus Sekarang Ranganathan Perpustakaan Pusat Pustakawan Ahli 14 12 Pustakawan Terampil 14 25 Tenaga Lainnya 54 48 Perpustakaan Fakultas Pustakawan Ahli 1 - Pustakawan Terampil 2 9 Tenaga Lainnya 1 9 86 103 Jumlah

Jumlah SDM Pensiun Tahun Jumlah SDM yang Pensiun 2010 4 1 S 2, 3 SLTA 2011 6 1 S 2, 1 SM, 4 SLTA 2012 5 2 S 2, 1 S 1, 2 SLTA 2013 4 3 SLTA, 1 SD 2014 6 2 S 0, 4 SLTA 2015 4 2 S 0, 2 SLTA 2016 6 2 S 2, 2 S 0, 1 SLTA, 1 SLTP 2017 2 1 S 1, 1 SLTA 2018 4 2 S 0, 1 SLTA, 1 SD 2019 3 1 S 2, 1 S 1, 1 SLTP 2020 3 1 S 1, 1 SLTA, 1 SD Jumlah 47 Pendidikan

Grafik Masa Pensiun 40 35 30 Jumlah SDM 25 Pustakawan 31 20 Adm 39 Arsiparis 8 15 10 5 0 2005 2010 2015 2020 TAHUN 2025 2030 2035

Strategi Pencapaian Kebutuhan SDM Perpustakaan IPB 10 tahun ke depan Uraian Jumlah SDM pada Tahun 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 PNS *) 78 71 82 84 87 88 91 92 97 100 104 Honorer 11 1 1 Pensiun 4 6 5 4 6 2 4 3 3 Mutasi Keluar 3 0 0 0 7 7 7 7 7 0 10 0 0 0 0 Rekruitmen Baru /Alih Fungsi PNS dari honorer 0

Penyediaan SDM 1. Rekruitmen SDM dengan pengangkatan CPNS Ø 10 tahun ke depan diproyeksikan yang pensiun 47 orang. Ø perlu pengangkatan CPNS diutamakan yang berpendidikan diploma perpustakaan dan teknologi informasi dan S 1 IPB minimal 7 orang setiap tahunnya 2. Mutasi Ø penataan ulang keadaan SDM di IPB. Ø Prinsip “the right man in the right place” 3. Alih Fungsi Bagi tenaga administrasi yang status kepagawaian tidak memungkinkan dapat berkembang lagi padahal dari segi usia masih muda, maka pilihan menjadi pustakawan dan arsiparis akan membuka peluang pengembangan karir bagi yang bersangkutan.

Kompetensi SDM �Kepala Perpustakaan �Pustakawan �Tenaga Administrasi �Arsiparis

Kepala Perpustakaan � Tanggungjawab Ø Ø Ø � mengelola administrasi perpustakaan IPB termasuk membina staf, merencanakan anggaran dan belanja, mempromosikan jasa layanan perpustakaan dan bertindak sebagai penghubung utama dengan pelayanan pengguna; berpartisipasi aktif pada forum profesional perpustakaan dapat bekerja sama dengan kepala perpustakaan lainnya, dan dapat berkordinasi dengan pimpinan institusi dalam merencanakan masa depan perpustakaan IPB.

Peran Kepala perpustakaan harus mempunyai peran dalam Ø kepemimpinan; Ø perencanaan ; Ø mengarahkan dan mengelola Perpustakaan IPB agar perpustakaan IPB dapat berkembang menjadi perpustakaan kelas dunia; Ø membangun sumberdaya yang ada termasuk perencanaan, perekrutan, pengurangan, dan pembinaan serta pelatihan; Ø menyusun rencana strategis dan pengembangan perpustakaan serta program-program perpustakaan unggulan; Ø mengevaluasi, menetapkan dan menerapkan teknologi yang diperlukan oleh perpustakaan; dan Ø dapat menciptakan hubungan kerja yang efektif dengan perpustakaan dan unit kerja lainnya di lingkungan institusi.

Key Performance Indicator Sebagai kunci indikator kinerjanya, kepala perpustakaan harus mampu: � membentuk sebuah infrastruktur dan memimpin perpustakaan agar berkembang pesat, termasuk membangun dan menerapkan sistem, proses kerja dan merekrut staf. � mengawasi bila ada fasilitas perpustakaan yang baru. � menggunakan pengetahuan secara profesional untuk merancang dan melaksanakan program-program perpustakaan agar sukses. � menerapkan keahlian manajemen dalam pengorganisasian, penjadwalan, pengawasan, dan mengalokasikan/ mendelegasikan tugas kerja. � menampilkan efisiensi dalam perencanaan dan pelaksanaan jangka pendek dan panjang. � menanggapi tantangan baru yang dihadapi dan hasil manajemen sebelumnya secara efisien untuk menjaga dinamisasi di lingkungan kerja. � memahami proses manajemen secara kritis, dan berusaha agar bertanggungjawab sepenuhnya. � menetapkan tujuan perpustakaan dan mengawalnya hingga tercapai apa yang menjadi tujuan perpustakaan.

� Pendidikan Kepala perpustakaan berpendidikan minimal master, dan idealnya adalah doktor dalam bidang ilmu perpustakaan dan informasi � Pengalaman Berpengalaman dalam pengelolaan perpustakaan selama 5 tahun, dan berpengalaman sebagai manajer selama 5 tahun.

� Pengetahuan Kepala perpustakaan harus memiliki : Ø pengetahuan tentang manajemen perpustakaan; Ø kepemimpinan yang kreatif; Ø pengetahuan tentang subyek yang dicakup oleh institusi; Ø kemampuan untuk membangun proses bisnis �

Kompetensi � terampil berkomunikasi lisan dan tertulis (Indonesia dan Inggris) � dapat mengoperasikan komputer (computer literacy) � memiliki kemampuan interpersonal � terampil mengambil keputusan � mampu menyikapi perubahan � mengembangkan dan mengelola diri � mempertahankan dan mengembangkan organisasi � memiliki kemauan untuk menambah keterampilan baru agar dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi dan pengetahuan yang baru yang sesuai dengan profesinya.

Kompetensi Pustakawan § Skill Manajemen Informasi : Ø Mencari Informasi Ø Menggunakan Informasi Ø Membuat/Menciptakan Informasi Ø Organisasi Informasi Ø Berbagi/Penyebaran Informasi

Skill Interpersonal Ø Ø Ø mampu berkomunikasi dengan efektif dan bisa mempengaruhi orang lain. mampu mendengar, yaitu mendengarkan dan mendiskusikan pendapat orang lain dari beragam sudut pandang dan bisa mendapatkan ide dari pendapat orang lain dan mampu memberikan komentar yang konstruktif. mampu memberikan feedback yang baik bagi beragam situasi yang dihadapi orang lain. mampu mengatasi konflik dengan memberikan respon yang tepat dalam beragam situasi. menggunakan mekanisme formal dan informal dalam menjaga hubungan baik dengan sesama staf maupun pemustaka. mampu membangun tim dan memotivasi orang lain, seperti: menghargai kontribusi individu. mampu untuk belajar mandiri (self-learning skill) mau melakukan suatu inisiatif tanpa harus disuruh (self-initiation) mampu untuk bekerjasama dalam sebuah tim. cerdas dan mampu melakukan sesuatu terfokus. punya jiwa entrepreneurship.

� Skill Teknologi Informasi Kemampuan untuk menggunakan berbagai perangkat teknologi informasi untuk membantu semua proses kerja.

Skill Manajemen � Diharapkan mampu : Ø Membuat sistem administrasi yang baik bagi berbagai kegiatan yang dilakukan. Ø Memahami proses kegiatan sebuah perpustakaan dan kegiatan lain yang terkait. Ø Mengatur berbagai kemungkinan yang bisa timbul dari suatu perubahan. Ø Melakukan koordinasi dengan bagian lain yang terkait. Ø Melakukan pengukuran terhadap kinerja dan dampaknya terhadap layanan perpustakaan. Ø Menjaga hubungan baik dengan sesama pustakawan dan pemakai perpustakaan. Ø Membangun tim kerja yang kompak dan bisa mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Tenaga ketatausahaan/kesekretarian � Keterampilan berkomunikasi, baik lisan maupun tertulis � Keterampilan menggunakan alat (komputer, mesin faxsimil, pesawat telpon dll. ) � Kepribadian (yaitu mempunyai motivasi kerja yang tinggi, berinisiatif, proaktif, mampu bekerja mandiri ) � Etika

Tenaga Keuangan � � penalaran yang tinggi keterampilan menggunakan komputer kemampuan mengelola kas keuangan dapat bekerjasama

Kompetensi Arsiparis � pendidikan sesuai dengan profesi, � pendidikan dan latihan (Diklat) yang dipersyaratkan dan memiliki pengetahuan dan pengalaman yang diverifikasikan. � keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan, mengelola pekerjaan, mengantisipasi segala kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan mengelola lingkungan kerja, keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan dan pekerjaan. � sikap yaitu performa selama berada di tempat kerja, tanggapan lingkungan kerja, penghargaan dan penilaian

Pemetaan SDM

Kesimpulan � SDM Ø Ø yang dibutuhkan dengan menggunakan ; Analisis Beban Kerja (ABK) adalah 104 orang Rumus Ranganathan yaitu 103 orang (SDM perpustakaan fakultas yang berjumlah 18 orang, 1 orang pustakawan dan 1 orang tenaga teknis) � Jumlah SDM Perpustakaan IPB sudah memenuhi kebutuhan sesuai dengan kajian yang telah dilakukan, namun dari segi komposisi umur dan kompetensi masih perlu.

Kesimpulan (lanjutan) Komposisi SDM • Saat ini perbandingan 1 : 4. Ahli : Terampil : Adm. =15 : 16 : 55 Ø Komposisi ideal 1 : 3 : 5 Hasil kajian dengan Rumus Ranganathan jumlah SDM yang dibutuhkan adalah 103 Ahli : Terampil : Adm. = 12 : 34 : 57

Kesimpulan (lanjutan) Usia Pensiun � 53. 33 persen SDM Perpustakaan IPB berusia antara 51 sampai dengan 60 tahun. � 10 tahun ke depan, SDM yang memasuki usia pensiun berjumlah 47 orang. � Untuk itu dalam pengembangan SDM Perpustakaan IPB perlu mendapat perhatian dan perlu diprogramkan penambahan jumlah SDM secara periodik. �

Perubahan paradigma perpustakaan � Dengan adanya perkembangan teknologi informasi (TI) paradigma perpustakaan sudah perubah. � Saat ini perpustakaan dituntut untuk bisa berubah mengikuti perubahan karakter sosial penggunanya baik dalam kebutuhan informasi, berinteraksi dengan orang lain dalam berkompetisi, dan lain-lain. � faktor usia SDM sangat mempengaruhi kinerja perpustakaan � Kompetensi SDM Perpustakaan IPB masih kurang diberdayakan baik di bidang kesekretariatan, pengolahan, teknologi informasi maupun layanan perpustakaan. � Hal ini terlihat dari penguasaan subjek bahan pustaka, kemampuan bahasa Inggris, sikap dan kepribadian, serta penggunaan teknologi informasi.

� Perlu pembinaan SDM baik secara formal maupun informal secara berkesinambungan. � Perlu dilakukan penempatan dan pengaturan kembali sesuai dengan kompetensi serta tupoksi bidang masing-masing.

Rekomendasi 3 isu strategis yang berkaitan dengan upaya pengembangan SDM Perpustakaan IPB adalah : Penyediaan SDM 2. Pembinaan SDM 3. Penataan ulang tata kerja dan organisasi perpustakaan 1.

Penyediaan SDM 1. Rekruitmen SDM dengan pengangkatan CPNS Ø 10 tahun ke depan diproyeksikan yang pensiun 47 orang. Ø perlu pengangkatan CPNS diutamakan yang berpendidikan diploma perpustakaan dan teknologi informasi dan S 1 IPB minimal 7 orang setiap tahunnya 2. Mutasi Ø penataan ulang keadaan SDM di IPB. Ø Prinsip “the right man in the right place” 3. Alih Fungsi Bagi tenaga administrasi yang status kepagawaian tidak memungkinkan dapat berkembang lagi padahal dari segi usia masih muda, maka pilihan menjadi pustakawan dan arsiparis akan membuka peluang pengembangan karir bagi yang bersangkutan.

Pembinaan SDM § § Program Pendidikan Ø Program Doktor (11 orang – 8 orang) Ø Program Master (14 orang – 10 orang) Ø Program Sarjana (13 orang – 3 orang) Ø Program Diploma (39 orang – 9 orang) Program Pelatihan dalam negeri dan atau luar negeri

Pemetaan SDM

Penataan Struktur Organisasi Perpustakaan dan Tata Kerja � Lokakarya untuk membahas struktur organisasi Perpustakaan IPB, termasuk perpustakaan fakultas; � Mengusulkan penetapan Keputusan Rektor yang berkaitan dengan struktur organisasi dan tata kerja Perpustakaan IPB; � Merevisi uraian tugas pokok dan fungsi perpustakaan dan masing-masing bidang.

Terima Kasih