KAEDAH MENGENDALIKAN MESYUARAT Pengenalan Mesyuarat diadakan bagi memenuhi

KAEDAH MENGENDALIKAN MESYUARAT

Pengenalan Mesyuarat diadakan bagi memenuhi tujuan, peraturan dan undang 2 pertubuhan. Merupakan kaedah bagi persatuan sukan untuk melaksanakan tugas. Merupakan forum untuk membincangkan perkara penting, menyelesaikan masalah, membuat keputusan dan merancang. Memberi implikasi bahawa pertukaran idea dan pengaliran maklumat berlaku dikalangan ahli.

Tujuan Mesyuarat 1. 2. 3. 4. 5. Untuk menggerakkan pengurusan dan pentadbiran sukan. Membuat perancangan dan memastikan berjalan lancar, tersusun, cekap, cepat dan licin. Dapat mempercepatkan proses sesuatu persiapan kerja. Dapat mengurangkan penangguhan kerja dan wujudkan kerjasama yang erat dan hubungan ahli berterusan. Mengelak pertubuhan sukan gagal bergerak dengan berkesan.

6. 7. 8. 9. 10. Bersemuka – cara yang efektif ahli-ahli menyelesaikan masalah. Mensyuarat perlu diadakan mengikut peraturan tetap sesebuah pertubuhan sukan. Contoh: mensyuarat perlu diadakan setiap bulan, 3 atau 6 bulan dll. Menyelaras kegiatan persatuan, kakitangan dan pekerja untuk menentukan tugas sesuatu rancangan agar teratur. Menyebarkan maklumat, rancanganbaru dan membuat perubahan. Kaedah terbaik untuk menyampaikan danberkongsi maklumat. Segala persoalan mampu terjawab.

11. 12. 13. 14. 15. Dapat menentukan sama ada sesuatu perkara dapat sambutan atau tentangan secara spontan. Untuk mendapatkan nasihat, pandangan dan mengetahui tindak balas terhadap sesuatu persoalan. Menyelesaikan konflik, pertikaian dan mengatasi krisis yang mungkin timbul. Dikehendakkan mensyuarat disebabkan sola kepentingan kumpulan terjejas. Mensyuarat mustahak diadakan untuk mendapat suara majoriti yg memerlukan penyelesaian segera.

16. 17. Mengenalpasti inidividu yang bertanggungjawab dapat melaksanakan sesuatu tugas. Memastikan tahap kemajuan kakitangan / pegawai dalam mengejar matlamat.

Persediaan Mengadakan Mesyuarat 1. 2. 3. 4. Berbincang SU berbincang dgn. Presiden untuk menentukan tempat, tarikh, masa dan agenda. Tempahan bilik mensyuarat Kemudahan bilik mensyuarat Kertas kerja/minit terdahulu

Menyusun Agenda Mesyuarat 1. 2. 3. 4. 5. i. iii. iv. v. vi. Maksud Rangka Salinan presiden Salinan setiausaha Kandungan kertas agenda : Tajuk vii. Persetujuan Susunan viii. Bertulis Perkara xi. Pengurusan Peruntukan masa Penyelesaian Kepastian

Urutan Agenda Mesyuarat Urutan butiran agenda mensyuarat adalah sebagaimana yang berikut: 1. Pembukaan mensyuarat 2. Minit mensyuarat yang lalu. 3. Perkara berbangkit 4. Laporan bendahari 5. Agenda mensyuarat 6. Hal-hal lain 7. Menetapkan tarikh mensyuarat akan datang 8. Penangguhan mensyuarat

Peraturan Mesyuarat 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Penetapan Perbincangan (2 hari sebelum mensyuarat) Penggantian Bidang kuasa Korum (50% ahli) Aturcara Usul (bentuk perkataan/tulisan) Pindaan (mst ada dlm perlembagaan persatuan) Ketetapan (suara ramai/majoriti)

Pengendalian Mesyuarat 1. 2. 3. 4. 5. 6. Kaedah Pembukaan (pengerusi mengikut panduan sedia ada) Pembukaan (kata 2 aluan dr pengerusi) Pengesahan (pengesahan minit, t. tgan pengerusi pada sebarang perubahan) Perkara berbangkit (elak perbincangan tambahan terhadap perkara baru) Panduan mensyuarat -bercakap melalui pengerusi

7. 8. -masa bercakap 3 minit atau kurang -presiden memberi peluang masa adil pada ahli memberi cadangan -presiden mengawal keadaan. -segala cadangan, keputusan perlu dicatatkan. Pandangan (presiden berkecuali dan mengelak memberi pandangan) presiden membantu ahli/jkuasa membuat keputusan Menamatkan mensyuarat (menjemput pencadang dan penyokong untuk menamatkan mensyuarat)

Mesyuarat Agung Luar Biasa Mesyuarat Jawatankuasa

Format Minit Mesyuarat 1. Tajuk 2. Kehadiran 3. Ucapan presiden 4. Pengesahan minit 5. Laporan mensyuarat Minit Yang Baik 1. Sah 2. Lengkap 3. ringkas

PENGENDALIAN MESYUARAT Pengenalan • Mengikut Perlembagaan, pertubuhan sukan hendaklah ditadbirkan mengikut lunas-lunas dan amalan demokrasi. • Asas pengurusan dan pertadbiran organisasi sukan adalah dengan mengadakan mesyuarat. • Mesyuarat diadakan untuk memenuhi tujuan, peraturan dan undang-undang organisasi. • Satu kaedah untuk menjalankan tugas dan forum untuk membincangkan perkara penting dalam perancangan sukan. • Mencetuskan pandangan dan buah fikiran yang bernas hasil perbincangan dalam mesyuarat. • Dianggap sebagai perhimpunan kumpulan ahli dan berlaku pertukaran idea dan pengaliran maklumat. • ada beberapa ciri tertentu yang perlu ada untuk mengadakan sesuatu mesyuarat agar ia sah.

PENGENDALIAN MESYUARAT Tujuan Mesyuarat 1. Menggerakkan pengurusan dan pentadbiran suka 2. Membuat rancangan agar berjalan lancar, tersusu dan cepat. 3. Menyelaraskan kegiatan organisasi. 4. Menyebarkan maklumat , rancangan baru dan me perubahan. 5. Menyelasaikan masalah dengan cara yang baik. 6. Mendapatkan nasihat, pandangan dan mengetahu tindakbalas terhadap sesuatu persoalan. 7. Mengawal dan menilai kegiatan pertubu semasa ke semasa.

PENGENDALIAN MESYUARAT Persediaan Mengadakan Mesyuarat • Tempat, tarikh, masa, agenda. • Tempoh agenda, strategi. • Tempat duduk, alat tulis, PA system, LCD, dsb. • Secara bertulis. • Bilik mesyuarat, peralatan, jamuan. Berbincang Tempahan Kemudahan Kertas kerja/ minit mesyuarat lalu • Yang akan dibentang. • Salinan.

PENGENDALIAN MESYUARAT Urutan Agenda Mesyuarat Organisasi Sukan Pembukaan mesyuarat Laporan bendahari Hal-hal lain Minit yang lalu Laporan setiausaha Tetap tarikh mesyuarat akan datang Perkara berbangkit Agenda mesyuarat Penangguhan mesyuarat

PENGENDALIAN MESYUARAT Menyusun Agenda Mesyuarat MAKSUD Kertas agenda menyenaraikan perkara yang akan dibincang dalam mesyuarat. Presiden akan berbincang dengan setiausaha tentang isidan kandungan sebelum ditetap, dicetak dan diedar. RANGKA Agenda berbentuk rangka, bentuk ringkasan dan cuma tajuk asas. SALINAN PRESIDEN Berbentuk lebih lengkap, terdapat ruang untuk Presiden membuat catatan.

PENGENDALIAN MESYUARAT Menyusun Agenda Mesyuarat KANDUNGAN KERTAS AGENDA Tajuk, susunan, perkara, peruntukan masa. PENYELESAIAN Tajuk perbincangan hendaklah berdasarkan bidang yang telash ditetapkan agar menuju kepada penyelesaian. KEPASTIAN Perkataan, data dan maklumat dinyatakan secara padat. Susunan yang mudah difahami dan tidak mengelirukan.

PENGENDALIAN MESYUARAT Menyusun Agenda Mesyuarat PERSETUJUAN Perkara yang hendak dibincangkan perlu mendapat persetujuan daripada Presiden. Buat rujukan terhadap minit mesyuarat yang lepas. BERTULIS Usul yang dikemukakan perlu dinyatakan secara bertulis. Ada nama pencadang dan penyokong usul. PENGURUSAN Persetujuan pihak pengurusan mesti diperoleh sebelum agenda, minit, atur cara dan surat panggilan mesyuarat dikirim kepada ahli.

PENGENDALIAN MESYUARAT Notis Mesyuarat KANDUNGAN NOTIS: Penyediaan Nama organisasi, jenis mesyuarat, Setiausaha menyediakan notis tempat, tarikh, hari, mesyuarat, mengedar dan masa, perkara yang menyampaikan kepada mereka akan dibincangkan yang disenaraikan. tandatangan Presiden atau setiausaha yang Boleh dilakukan dengan bertanggungjawab pelbagai cara - bertulis, memanggil tidak bertulis, media massa. mesyuarat.

PENGENDALIAN MESYUARAT Notis Mesyuarat Pemberian Notis Diberi kepada mereka yang akan menghadiri sesuatu mesyuarat. Pakar sukan juga sering dijemput untuk menghadiri mesyuarat. Ahli yang boleh memberi sumbangan akan dihubungi melalui telefon, surat atau berjumpa sendiri, kira-kira tiga atau empat minggu sebelum mesyuarat diadakan untuk mendapatkan kepastian.

PENGENDALIAN MESYUARAT Notis Mesyuarat Peringatan Tugas mengingatkan ahli dilaksanakan oleh setiausaha dua hari sebelum mesyuarat. Dalam mesyuarat penting, SU dikehendaki menghubungi ahli mesyuarat untuk menentukan ahli. Senarai yang menghadiri akan disediakan dua hari sebelum mesyuarat.

PENGENDALIAN MESYUARAT Notis Mesyuarat Tempoh Notis Mesyuarat yang membincangkan perkara khas memerlukan tempoh notis yang lebih panjang – 21 hari. Tujuan memberikan masa Mesyuarat untuk perkara yang cukup kepada biasa, surat jemputan, ahli untuk agenda dan perkara berkaitan – 10 hari sebelum membaca, berfikir mesyuarat. dan meneliti.

PENGENDALIAN MESYUARAT Peraturan Mesyuarat Penetapan • Mempunyai peraturan sendiri untuk mengadakan mesyuarat. • Presiden dan SU perlu faham tentang sebarang peraturan khusus mesyuarat tersebut. Perbincangan • Perbincangan tentang mesyuarat oleh ahli tertinggi dilakukan 2 hari sebelum mesyuarat. • Untuk menyusun strategi, mengkaji masalah dalam mesyuarat Penggantian • Mesyuarat biasanya dikendali oleh Presiden. Jika ketiadaan Presiden, penggantian dibuat awal sebelum mesyuarat oleh ahli tertinggi mengikut hierarki.

PENGENDALIAN MESYUARAT Peraturan Mesyuarat • Presiden berkuasa untuk menggunakan undi sebagai penentu. • Presiden berkuasa menangguhkan mesyuarat, dan membuat teguran dan kritikan. Bidang kuasa Korum Aturcara • Menetapka bilangan korum minimum. • Mesyuarat tertangguh jika tidak cukup korum. • Aturcara disusun mengikut tertib yang betul.

PENGENDALIAN MESYUARAT Peraturan Mesyuarat Usul Pindaan Ketetapan • Usul biasanya dalam bentuk ucapan dan tulisan. • Mesyuarat menentukan penerimaan usul yang diluluskan. • Boleh dalam bentuk ucapan dan tulisan. • Terkandung dalam Perlembagaan. • Sebarang pindaan boleh berlaku sekiranya diluluskan. • Ketetapan untuk tujuan khas dan memerlukan suara majoriti. • Sah setelah dilulus dan ditandatangani.

PENGENDALIAN MESYUARAT Pengundian dalam Mesyuarat Kertas undi n a t u g a n Pu suar An tan gka ga t n