ka csc fi Tiedonhallintalaki HE 2842018 vp Ja

ka. csc. fi Tiedonhallintalaki HE 284/2018 vp Ja korkeakoulut 22. 1. 2019, AMK-oha Antti Mäki, CSC Tuomas Orama, Metropolia

HE 284/2018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta • Eduskunnan käsittelyssä, lakien on tarkoitus tulla voimaan 1. 9. 2019 • Tavoitteena yhteentoimivan tiedon näkökulmasta edistää toiminnan julkisuutta ja avoimuutta, toiminnan tehokkuutta palvelukykyä sekä turvata tietosuoja tiedon koko elinkaaren aikana • Arkistointi ja arkistotoimen tehtävät kuuluvat osana tiedon elinkaaren hallintaan, mutta tiedonhallintalakiin ei ehdoteta säädettäväksi ensimmäisessä vaiheessa näistä tiedon elinkaareen kuuluvasta hallinnasta, vaan se jäisi myöhemmin kehitettävään sääntelyyn 2

Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen näkökulma • 15. 9. 2017 Kansallisarkiston seulontapäätös ”Ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa” (linkki) • 8. 12. 2017 Korkeakoulujen tietohallinto- ja ict-ohjausryhmä (kohta 7) • 8. 2. 2018 Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä KOOTuki (kohta 6) • 19. 11. 2018 Korkeakoulujen tietohallinto- ja ict-ohjausryhmä (kohta 3) • 17. 1. – 14. 2. 2019 Asianhallinnan, tiedonohjauksen, sähkoisen allekirjoituksen ja -arkistoinnin ideamuotoilu (linkki) 3

Kannatetaan laajasti tiedonhallinnan sääntelyä yhteen kokoavaa ja selkeyttävää yleislakia • ”Nykyisen tiedonhallinnan sääntelykokonaisuuden hahmottaminen on ollut vaikeaa sääntelyä soveltaville tahoille, mikä osaltaan vaikutti siihen, että myös luonnoksella olleen esitysluonnoksen sisällön ymmärtäminen oli osittain haasteellista. • Edelleen lausujien mukaan oli osittain haastavaa tunnistaa, miten ehdotettu sääntely muuttaa nykytilaa, kun ei välttämättä ole ymmärretty nykyisiäkään tiedonhallinnan velvoitteita. ” 4

Ammattikorkeakoulut ja yliopistot • Laki ei koskisi ohjausta ja arviointia koskevien säännösten osalta (3 luku), lausuntokierroksen jälkeen rajaus koskee HE: ssä myös ammattikorkeakouluja • Halutaan ymmärtää nykyinen ja ehdotuksen mukainen sääntely korkeakoulutuksen ja tutkimuksen sekä TKI-toiminnan toteuttamisen näkökulmasta • Että tiedonhallinta ja asianhallinnan toteutus palvelisi korkeakoulun ydintoimintaa, ettei toimittaisi byrokraattisesti o. Ydintoiminnassa, joka kehittyy organisaatio- ja aikarajat ylittäväksi jatkuvaksi oppimiseksi ja yhteistyöksi o. Asianhallinta tapahtuu toimintaa tukevien palveluiden taustalla 5

1 Määritelmiä • 4) tietoaineistolla asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuvaa tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvää tietokokonaisuutta; • 5) tietovarannolla viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti; • 6) yhteisellä tietovarannolla useiden toimijoiden käyttöön suunniteltua ja ylläpidettyä tietovarantoa, jonka tiedot ovat luovutettavissa ja hyödynnettävissä eri tarkoituksiin; 6

2 Tiedonhallintayksikkö • 8) tiedonhallinnalla viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaisen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi riippumatta tietoaineistojen tallentamistavasta ja muista käsittelytavoista • Viranomainen kuuluu tiedonhallintayksikköön, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tämän lain vaatimusten mukaisesti. Korkeakoulut ovat tiedonhallintayksiköitä. 7

3 Asiakirjoista tietojen hallintaan • Siirtymä asiakirjoja koskevasta spesifistä sääntelystä kohti tiedon muodosta riippumatonta sääntelyä • Julkisen hallinnon käsitelemä tieto jäsennetään uudella tavalla: ennen asiakirjat - nyt tieto, joita voidaan koota asiakirjoiksi. Tieto on esimerkiksi "etunimi" tai "päätös” • Tietojen tasolla tallennettu ja käytettävissä oleva tieto tarkoittaa esim. "xml-muotoista" tietoa eikä esim. "pdfdokumentti" kelpaisi 8

4 Tietojen saanti koneluettavassa muodossa • Viranomaisella on velvollisuus luovuttaa tietoja ja on otettava huomioon tiedon vastaanottajan tarve • Vaatimuksena on asiakirjojen julkisuuden vaivaton toteuttaminen • Tiedonsaantiin oikeutettu voisi saada tietoaineiston yleisesti käytettävässä koneluettavassa muodossa kuvailutietoineen • Viranomaisen tarvitsemia todistuksia ja otteita kerätään asiakkaalta vain, jos se on välttämätöntä. Säännös koskisi tilanteita, joissa tiedot on saatavissa vastaavalla teknisen rajapinnan tai katseluyhteyden avulla. Todistuksia ja otteita voitaisiin edelleen pyytää myös asiakkaalta. 9

5 Viranomaisten välisen tietoliikenteen automatisointi • Julkisuuslain epäselvästä teknisen käyttöyhteyden käsitteestä luovutaan ja tilalle tulee teknistä rajapintaa koskeva sääntely • Viranomaisten on toteutettava säännöllisesti toistuva ja vakiosisältöinen sähköinen tietojen luovuttaminen tietojärjestelmien välillä teknisten rajapintojen avulla, jos vastaanottavalla viranomaisella on tietoihin laissa säädetty tiedonsaantioikeus • Lähtökohtaisesti tietoa käytetään suoraan sen lähteeltä eli vältetään sen kopioimista, siirtämistä rekisteristä toiseen. Haettaessa tai siirrettäessä tietoa ensisijaisesti haetaan vain tarvittava tietue. Rekistereiden massamuotoisia eräsiirtoja voidaan tehdä, jos on välttämätöntä. 10

6 Kontrollit ja lokitietojen kerääminen • Tietojärjestelmien käyttöoikeushallinnan ja lokitietojen keräämisen varmistaminen • Kontrolloitava, suojattava ja seurattava tietojen katselua, käyttämistä ja luovuttamista (esim. henkilötiedot) 11

7 Tiedonhallintamalli • Tiedon hallinnan kuvauksen on katettava toiminta eli prosessit, mitä tietoja ja tietojärjestelmät sekä huomioitava myös tietoa käyttävät tai mahdollisesti käyttävät kolmannet tahot • Eri asiankäsittelyprosesseissa syntyvien tietoaineistojen sekä tietoa tuottavien tietojärjestelmien ja tietovarantojen kokoaminen yhtenäiseen kuvaukseen 12

8 Aineiston digitointivelvolisuus • Muussa kuin sähköisessä muodossa vastaanotetun aineiston digitointivelvollisuus koskee pysyvästi säilytettäviä tai arkistoitavia asiakirjoja • Viranomaisen on huolehdittava, että tietoaineisto on saatavilla ja hyödynnettävissä yleisesti käytettävässä koneluettavassa muodossa kuvailutietoineen, jos tietoaineisto voidaan saattaa alkuperäisestä muodosta suoraan koneluettavaan muotoon 13

9 Asianhallinta ja säilytysajat • Palvelujen tuottamisessa muodostuvien asiakirjojen ja muiden tietojen rekisteröimisessä ei tarvitse käyttää asian rekisteröimisessä käytettäviä yksilöintitietoja • Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot • Tietoaineisto voi sisältää tietokokonaisuuksia, joilla on useita eri säilytysaikoja 14

10 Toimialasta vastaavan ministeriön johdolla • Suunniteltaessa usean viranomaisen välistä tietojen luovuttamista teknisten rajapintojen avulla, on tietorakenteen kuvaus määriteltävä ja ylläpidettävä toimialasta vastaavan ministeriön johdolla 15

HE Tiedonhallintalaiksi, top 10 1. Määritelmiä 2. Tiedonhallintayksikkö 6. Kontrollit ja lokitietojen kerääminen 3. Asiakirjoista tietojen hallintaan 7. Tiedonhallintamalli 4. Tietojen saanti koneluettavassa muodossa 8. Aineiston digitointivelvolisuus 5. Viranomaisten välisen tietoliikenteen automatisointi 10. Toimialasta vastaavan ministeriön johdolla 16 9. Asianhallinta ja säilytysajat

Antti Mäki VTM, johtaja, asiakkuudet 050 430 9119 etunimi. sukunimi@csc. fi facebook. com/CSCfi twitter. com/CSCfi youtube. com/CSCfi PL 405, 02101 Espoo www. csc. fi linkedin. com/company/csc---it-center-for-science github. com/CSCfi Kuvat CSC: n arkisto ja Thinkstock

Ideamuotoilu: asianhallinta, tiedonohjaus, sähköinen allekirjoitus ja arkistointi 17. 1. 2019, Antti Mäki ja Outi Tasala CSC – Suomalainen tutkimuksen, koulutuksen, kulttuurin ja julkishallinnon ICT-osaamiskeskus

Tervetuloa kirkastamaan uutta ja kehittyvää! • Ideapankki • Ideamuotoilu – esiselvitys – projekti… • Asianhallinta, tiedonohjaus, sähköisen allekirjoitus ja arkistointi • Tiedonhallinta ja hallituksen esitys HE 284/2018 vp

Läpinäkyvyys Organisaatioriippumattomuus Ketterät kokeilut Korkeakoulujen ja CSC: n yhteinen ideapankki. csc. fi: löytää ideoille edistäjiä Nappaa idea Kiteytä konsepti Tarkenna konsepti Uudet ideat korkeakouluilta Ideapankki kerää tutkimuksen ja korkeakoulutuksen palveluiden kehitysideoita, jakaa tietoa sidosryhmille ja välittää ideoita oikeille toteuttajille. Ideoita voivat jättää, kommentoida ja seurata kaikki. 20 29. 10. 2021

Ideamuotoilun tavoite on luoda yhteinen ymmärrys mahdollisista esiselvitysvaihtoehdoista • Ideapankin tarkoitus on löytää ideoille esiselvittäjät / edistäjät • Ideamuotoilun tavoite on luoda yhteinen ymmärrys tarpeista, joihin liittyen esiselvityksiä voi tehdä • Etenemispolkuja voi olla useita valittavissa: organisaatiot sitoutuvat vasta näihin vaihtoehtoihin 21 Esiselvitys Ideamuotoilu Tausta ja hyödyt; Päämäärä ja tavoitteet; Laajuus ja rajaus; Kustannusarvio; Kuka tarvitsee? (osallistujat) Selvitys Suunnittelu Projektiorganisaatio; Projektisuunnitelma; Aikautaulu; Resurssit; Budjetti; Riskien hallinta; Viestintäsuunnitelma; Alustava projekti -suunnitelma; Kuka sitoutuu? Vaatimusmäärittely; Tarjous-pyynnön laadinta; …

Ideamuotoiluun kuuluu otsikon validointi • Asianhallinta, tiedonohjaus, sähköisen allekirjoitus ja arkistointi – korkeakoulutuksessa, tutkimuksessa ja TKItoiminnassa: ammattikorkeakouluissa ja yliopistoissa • Hallituksen esitys laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta HE 284/2018 vp: ” lausuntojen perusteella on muodostettavissa näkemys siitä, etteivät kaikki viranomaiset ole tietoisia voimassa olevan, tiedonhallinnan sääntelyyn liittyvistä velvoitteista, jolloin myös käsillä olevan lakiehdotuksen säännökset ja niihin sisältyneet velvoitteet ovat voineet vaikuttaa täysin uusilta” 22

Outi Tasala Customer Solutions Manager +358 50 3818526 outi. tasala@csc. fi facebook. com/CSCfi twitter. com/CSCfi youtube. com/CSCfi P. O. Box 405, FI-02101 Espoo, Finland www. csc. fi linkedin. com/company/csc---it-center-for-science github. com/CSCfi Kuvat CSC: n arkisto ja Thinkstock