K NNG QUN L THI GIAN LOGO Mc

KĨ NĂNG QUẢN LÍ THỜI GIAN LOGO

Mục tiêu Nhận thức được giá trị của thời gian và tìm ra những nguyên nhân lãng phí thời gian Nắm được các nguyên tắc, các phương pháp lý thời gian hiệu quả Sử dụng các công cụ, phương tiện quản lý thời gian để tối ưu hóa công việc

Nội dung Tại sao phải quản lí thời gian? Nguyên nhân lãng phí thời gian Nguyên tắc vàng trong quản lí thời gian Phương pháp quản lí thời gian hiệu quả Một số công cụ giúp quản lí thời gian hiệu quả Company Name

1. Tại sao phải quản lí thời gian?

1. Tại sao phải quản lý thời gian? Ø Mỗi ngày chỉ có 24 giờ (1440 phút) Ø Thời gian không thể để dành, không thể tái tạo

1. Tại sao phải quản lý thời gian? Sử dụng thời gian hợp lí sẽ: Ø Để đảm bảo sức khỏe Ø Để học tập hiệu quả Ø Tránh bị stress Ø Tăng hiệu quả làm việc Ø Tăng năng suất cá nhân và tập thể Ø Tăng thời gian “cá nhân” của bạn Ø Tăng niềm vui trong học tập và cuộc sống

2. Nguyên nhân lãng phí thời gian Ø Không đặt mục tiêu cho bản thân Ø Không lên danh sách những việc cần làm Ø Không có kế hoạch học tập và làm việc Ø Không dành quyền ưu tiên Ø Không kiểm soát những yếu tố gây xao nhãng Ø Ôm đồm quá nhiều việc Ø Làm nhiều việc cùng lúc

3. Nguyên tắc quản lí thời gian Ø Liệt kê các việc cần làm trong ngày Ø Lên kế hoạch làm việc rõ ràng, cụ thể Ø Xác định 20% công việc quan trọng Ø Dành thời gian cho những công việc quan trọng Ø Đặt ra thời hạn hoàn thành Ø Thực hiện ngay Ø Xem xét lại lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần

4. Phương pháp quản lí thời gian Ø Xác định mục tiêu Ø Lập kế hoạch Ø Xác định mức độ ưu tiên Ø Nguyên tắc 20/80 Ø Phân chia thời gian hợp lí Ø Ủy thác, giao phó cho người khác Ø Sử dụng các công cụ, phương tiện để sử dụng thời gian hợp lí

THIẾT LẬP MỤC TIÊU SMART S M A R T SPECIFIC – TÍNH CỤ THỂ MEASURABLE – ĐO LƯỜNG ĐƯỢC ATTAINABLE –TÍNH KHẢ THI REALISTIC –TÍNH THỰC TẾ TIME BOUND –GIỚI HẠN THỜI GIAN

LẬP KẾ HOẠCH Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra.

Lợi ích của việc lập kế hoạch Ø Lường trước và ứng phó với các tình huống có thể xảy ra trong quá trình sống và học tập Ø Quản lý được tiến độ công việc, cuộc sống dễ dàng hơn Ø Kiểm soát công việc dễ dàng khi nhiều việc chồng chéo, phát sinh Ø Kiểm soát được rủi ro và phát hiện những cơ hội

Lập kế hoạch dài hạn, ngắn hạn Năm, quý, tháng, tuần, ngày

Lập kế hoạch bằng công thức 5 W 1 H 2 C 5 M v Xác định 5 W: why, what, where, when, who v Xác định cách thức thực hiện 1 H (how) v Xác định phương pháp kiểm soát, kiểm tra 2 C (control, check) v Xác định nguồn lực thực hiện 5 M (man, money, material, machine và method) 14

Kế hoạch tuần Thời gian 08: 00 – 09: 00 – 10: 00 – 11: 00 – 12: 00 – 13: 00 – 14: 00 – 15: 00 – 16: 00 Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7 Chủ nhật

Lập kế hoạch ST T 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 What Why Where When Who How Control Check 5 M

5. Một số công cụ giúp quản lí thời gian hiệu quả v. Sơ đồ tư duy v. Ma trận quản lí thời gian v. Quy trình 5 S

Ýc 1 ch ín h Ýc on 3 2 n o Ýc on Ý Sơ đồ tư duy 4 CHỦ ĐỀ ính 1 3 Ýc on 3 1 ch con Ý n o c 2 h hín c Ý Ý Ý 2 Ý c nh í h Ý con 1 Ý co n Ý 2 co n 3 Ý con

Ma trận quản lí thời gian

Ma trận quản lí thời gian

Ma trận quản lý thời gian

5 S giúp sử dụng thời gian hiệu quả 5 S S 1 (Seiri) S 2 (Seiton) S 3 (Seiso) S 4 Nghĩa Yêu cầu Sàng lọc - Phân loại những thứ cần thiết và (Clearing-up) không cần thiết - Loại bỏ những thứ không cần thiết Sắp xếp - Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ, và có (Organizing) đánh số ký hiệu - Dễ tìm, dễ thấy. Sạch sẽ (Cleaning) Săn sóc (Sheikets (Standardizin u) g) S 5 Sẵn sàng (Shitsuke) (Sustain) Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ. Duy trì 3 S (Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) mọi lúc mọi nơi Rèn luyện việc tuân thủ 3 S một cách tự giác, tự nguyện

Lợi ích khi áp dụng 5 S v 5 S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí v 5 S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người, … v 5 S giúp giảm thiểu các chi phí hoạt động từ đó nâng cao ưu thế cạnh tranh v Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5 S giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động v Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên v Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua 5 S v Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của Công ty trong con mắt khách hàng

Lợi ích khi áp dụng 5 S v 5 S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí v 5 S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người, … v 5 S giúp giảm thiểu các chi phí hoạt động từ đó nâng cao ưu thế cạnh tranh v Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5 S giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động v Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên v Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua 5 S v Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của Công ty trong con mắt khách hàng

Luyện tập 1. Lập kế hoạch học tập và làm việc cho tuần tới của em 2. Lập kế hoạch học tập một môn học bằng sơ đồ tư duy Company Name