Journe des utilisateurs Octopus 2018 Gestion des requtes

Journée des utilisateurs Octopus 2018 Gestion des requêtes au niveau de l’entreprise Sandra Lévesque Patrick Narbonne Nathalie Asselin 1

Présentation et Introduction 2

Agenda § § § Concept d’équipe Équipe Ressources Humaines Équipe Transport Autres applications Questions 3

HISTOIRE RESSOURC E HUMAINE TÉLÉPHONI E PAYE APPROVISIONNEME NT 2005 : Les débuts d’Octopus 2006 – Introduction du concept Multi-équipes 2007 – Première équipe Génie biomédicale (GBM) 2008 – Première équipe Service technique 10 ans plus tard… TRANSPORT ARCHIVES AUDIO VISUEL COMMUNICATI ON 4

Qu’est-ce qu’une équipe Octopus? 5

Concept d’équipes Sites Utilisateurs Équipe Informatique Portail WEB Équipe Ressources Humaines Départements Équipe Transport Ressources Audio Matérielles Visuel Base de données communes 6

COLLABORATION Informatique Formulaire de déménagement RM Tâche 1 Déménager bureau Téléphonie Tâche 2 Ajouter prise Autres tâches 7

Démonstration 8

Les ressources humaines 9

Les besoins Différents contextes, différents besoins Comment s’y prendre? Dotation / recrutement Incident / accident au travail Affichage de poste Demandes internes Paie Affectation temporaire Déclaration Vacances / absences Affectation permanente Enquête interne Assurances Investissements 10

Méthodes utilisées L’approche Tâches d’approbations Les tâches d’approbations peuvent faire partie d’un des processus, impliquant des ressources non utilisateur Octopus pour une complétion des requêtes. Formulaire Web Formulaire interne Les demandeurs peuvent directement soumettre leurs requêtes. De plus, ces formulaires seront montées par les ressources internes, assurant les bonnes questions posées aux demandeurs. Question d’uniformiser la saisie de données, ces formulaires Web peuvent également être utilisés via l’application Octopus. 11

Les données La CMDB, aussi pour les Ressources humaines Statistiques, recherches détaillées ou regroupement par � � Syndicats Types d’emplois Titres d’emplois Sites propices aux RH � � Quarts et horaires de travail Postes permanents ou temporaires Dates d’entrée en fonction Niveau bilinguisme …ou tout autre champ de formulaire! 12

La flexibilité L’apport des champs personnalisés 13 ‹#›

Les transports Transport de marchandises Type d’équipe Pour n’importe quel compagnie avec plus d’un site Transport de patients Présents dans le domaine de la santé. Les entretiens…. 14

Problèmes Il n’y a pas assez de données pour faire des rapports Les demandes arrivent de partout L’information fournie n’est pas adéquate C’est difficile à organiser 15

Le portail Web Un outil indispensable 16

Transport De patients 17

Transport De marchandises 18

Listes Différents points de vues 19

Listes Abonnements pour ne rien manquer 20

Les CI Pour le suivi des véhicules 21

Solutions Les données des champs et requêtes sont exploitables Portail Web Les formulaires encadrent les demandes L’organisation avec les listes et les requêtes planifiées améliore le suivi 22

COMMUNICATIONS PORTAIL CITOYENS HYGIÈNE ET Autres contextes applicables SALUBRITÉ FINANCES SERVICES MUNICIPAUX 23

Des questions? 24

Merci! 25