Johann Wolfgang GoetheUniversitt Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Analyse und Konfiguration betrieblicher Abläufe unter Revisionsaspekten Diplom-Wirtschaftsinformatiker Certified Information Systems Auditor Mathias Philipp Institut für Wirtschaftsinformatik Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt a. M. Erstgutachter: Professor Dr. Gerriet Müller Zweitgutachter: Professor Dr. Andreas Oberweis Disputationsvortrag am 2. August 1999 -1 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Vortragsaufbau A. Grundlagen 1. Forschungsgegenstand und Begriffe 2. Problemstellung und Zielsetzung 3. Verwendete KI-Methoden 4. Rechnungslegungsrelevante betriebliche Abläufe B. Methodischer Ansatz 1. Ergebnisorientierte Anforderungen 2. Erweiterung um ablauforientierte Anforderungen 3. Erweiterung um Unsicherheit C. Diskussion Ergebnisse der Arbeit Disputationsvortrag am 2. August 1999 -2 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften A. 1 Forschungsgegenstand Informationssystemgestützte betriebliche Abläufe Künstliche Intelligenz Wirtschaftsinformatik Forschungsgegenstand Revision Disputationsvortrag am 2. August 1999 -3 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften A. 1 Begriffe • Ablaufanalyse: - Aufgabenzerlegung - Abhängigkeiten zwischen Arbeitsschritten - Alternative Arbeitsschrittfolgen => Ursache-Wirkungs-Beziehungen => Gründe für Ursache-Wirkungs-Beziehungen • Ablaufkonfiguration: Generierung und Adaptation von Arbeitsschrittfolgen => Aktionsnetze • Ablaufprüfung: - Analyse der Arbeitsschrittfolgen => Externe Anforderungen Disputationsvortrag am 2. August 1999 -4 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften A. 2 Problemstellung und Zielsetzung • Integration von Spezialisten-Welten - Verschiedene Spezialisten - Verschiedene Wissenswelten • Flexibilisierung der Gestaltung von Abläufen - Schnelle Reaktion auf Änderungen - Verkürzung der Innovationszyklen von Produkten u. Normen - Verkürzung der Lebenszyklusphasen von Abläufen • Wissensmanagement des Wissens über Abläufe - Speicherung - Weiterverarbeitung für Planung, Realisierung und Kontrolle • Am Beispiel - betrieblicher Spezialist und externer Spezialist (Revisor) - rechnungslegungsrelevante betriebliche Abläufe Disputationsvortrag am 2. August 1999 -5 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften A. 3 Verwendete KI-Methode Nicht-linearer Handlungsplan Linearer Handlungsplan Disputationsvortrag am 2. August 1999 -6 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Formalismus: Nicht-linearer Handlungsplan P(S, C, L) Schritt P(S, C, L) L Menge aller Erzeuger-Verbraucher. Abhängigkeiten bzgl. Merkmal Q; S Menge aller Schritte Si C Menge der Ordnungs-Constraints mit Begründung G (Halbordnung) C = {S 1<S 3[G 1]; S 1<S 2[G 2]; S 1<S 4[G 3]; S 3<S 4[G 4]; S 2<S 4[G 5]} Disputationsvortrag am 2. August 1999 -7 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Formalismus: Nicht-linearer Handlungsplan P(S, C, L) Schritt P(S, C, L) L Menge aller Erzeuger-Verbraucher. Abhängigkeiten bzgl. Merkmal Q; S Menge aller Schritte Si C Menge der Ordnungs-Constraints mit Begründung G (Halbordnung) C = {S 1<S 3[G 1]; S 1<S 2[G 2]; S 1<S 4[G 3]; S 3<S 4[G 4]; S 2<S 4[G 5]} {S 2<S 3[Kontrolle]} Disputationsvortrag am 2. August 1999 -8 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Aufbau eines Schrittes Si : Name Schritt = Instanz einer Aktion A Disputationsvortrag am 2. August 1999 -9 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Aufbau eines Schrittes Zielzustand Startzustand S 0 Si : Name Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 10 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften A. 4 Rechnungslegungsrelevante betriebliche Abläufe: Bundesministerium der Finanzen 7. 11. 95, AO-Kartei, (Go. BS 1995): „In einem DV-gestützten Buchführungssystem sind auch solche Prozesse zu berücksichtigen, in denen außerhalb des eigentlichen Buchhaltungsbereiches buchführungsrelevante Daten erfaßt, erzeugt, bearbeitet und/oder übermittelt werden. “ elektronische Archivierung Scannen Dokumenten-Management Workflow EDI, Internet Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 11 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften ergebnisorientierte und ablauforientierte Anforderungen Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 12 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Ergebnisorientierte Anforderungen an betriebliche Abläufe z. B. Belegfunktion zu einem Geschäftsvorfall (Go. BS Tz. 2. 2. 5): “Unabhängig von der Art der Erfüllung der Belegfunktion müssen zum Buchungsvorgang die folgenden Inhalte belegt werden: (i) hinreichende Erläuterung des Vorganges, — (ii) — zu buchender Betrag oder Mengen- und Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt, (iii) — Zeitpunkt des Vorganges (Bestimmung der Buchungsperiode), (iv) — Bestätigung des Vorganges (Autorisation durch den Buchführungspflichtigen). ” Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 13 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Ablauforientierte Anforderungen an betriebliche Abläufe Nationale und internationale Normen: - Go. BS 1995, Tz. 4: “Internes Kontrollsystem” - FG 1/1988, Kap. D: “Grundsätze für die Prüfungsdurchführung” - ISA 400: International Standards on Auditing - SAS 55+78: Statements on Auditing Standards (USA) Integration eines Internen Kontrollsystems in betriebliche Abläufe => betrieblicher Ablauf = “Vermaschtes Netz aus Bearbeitungs- und Kontrolltätigkeiten” (Leffson 1992) Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 14 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Vortragsaufbau A. Grundlagen 1. Forschungsgegenstand und Problemstellung 2. Zielsetzung und Begriffe 3. Verwendete KI-Methoden 4. Rechnungslegungsrelevante betriebliche Abläufe B. Methodischer Ansatz 1. Ergebnisorientierte Anforderungen 2. Erweiterung um ablauforientierte Anforderungen 3. Erweiterung um Unsicherheit C. Diskussion Ergebnisse der Arbeit Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 15 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften B. Methodischer Ansatz Betrieblicher Plan P(S, C, L) Mittels SPA Integration ergebnisorientierter Anforderungen: P’ Erweiterung um ablauforientierte Anforderungen: P’’ Prüfung + Sukzessive Planadaptationen + Wissensintegration Erweiterung um Unsicherheit: P’’’ Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 16 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Betrieblicher Plan P(S, C, L) A. Systematic Plan Adaptor (SPA) 1. Generierung von Handlungsplänen: Input: Startzustand, Zielzustand, Aktionenmenge Output: Menge von zulässigen nicht-linearen Schrittfolgen 2. Adaptation von Handlungsplänen Input: nicht-lineare Schrittfolge P(S, L, C), Änderungen in S, L, C, Output: Menge von adaptierten nicht-linearen Schrittfolgen Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 17 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften B. Wissensmanagement 3. Speicherung: Wissen über P(S, L, C) in den Mengen S, L, C gespeichert => Wissensbasis 4. Weiterverarbeitung: “Reasoning about actions and plans” => Nachvollziehbarkeit u. Beweisbarkeit (z. B. Losrückverfolgung) Begründbarkeit von Schrittfolgen Begründbarkeit von Abhängigkeiten => automatisierte Prüfbarkeit Mengen S, L, C als Prüfungsobjekt Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 18 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Betrieblicher Plan P(S, C, L) Planadaptation durch Zielrevision mit SPA Integration ergebnisorientierter Anforderungen: P’(S, C, L) Erweiterung um ablauforientierte Anforderungen Erweiterung um Unsicherheit Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 19 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Ansatzpunkt: Methoden zur Behandlung von Unsicherheit zur Planungszeit • Zielrevision (Hammond 1986) => Unsicherheit im Zielsystem - Löschen von Zielen - Hinzufügen von Zielen - Verfeinern von Zielen Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 20 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Mit SPA umgesetzte Konzepte Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 21 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Mit SPA umgesetzte Konzepte 1. Beispiel: Übergang Belegfunktion zur Urkundenfunktion bei EDI-Rechnungen 2. Beispiel: Zielkonflikt HGB und BDSG Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 22 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Beispiel 1: Anerkennung von VSt bei EDI-Rechnungen 1. § 257 (3) 1 HGB: Belegfunktion => inhaltliche Wiedergabe (Datensatz) genügt i. V. m. FAMA 1/1995 => EDI-Format ausreichend 2. Abschn. 185 USt. R i. V. m. § 14 (1) 2 USt. G: Urkundenfunktion (Datenfernübertragungserlaß): - Jede Rechnung ausdrucken + Unterschrift - Sammelrechnung + Unterschrift - Protokoll der übertragenen Dateiinhalte + Unterschrift => Urkunde(n) versenden Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 23 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Beispiel 1: Anerkennung von VSt bei EDI-Rechnungen 1. § 257(3) HGB: Belegfunktion 2. Abschn. 185 USt. R i. V. m § 14 USt. G: Urkundenfunktion Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 24 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften 1. Zielrevision des handelsrechtlichen Zielsystems 2. Hinzufügen des steuerrechtlichen Ziels i 3. Adaptation von P(Belegfunktion) zu P(Urkundenfunktion) 1. , i 2. Ziel hinzufügen Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 25 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften 1. Zielrevision des handelsrechtlichen Zielsystems 2. Hinzufügen des steuerrechtlichen Ziels i 3. Adaptation von P(Belegfunktion) zu P(Urkundenfunktion) , i Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 26 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften 1. Zielrevision des handelsrechtlichen Zielsystems 2. Hinzufügen des steuerrechtlichen Ziels i 3. Adaptation von P(Belegfunktion) zu P(Urkundenfunktion) , i Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 27 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften 1. Zielrevision des handelsrechtlichen Zielsystems 2. Hinzufügen des steuerrechtlichen Ziels i 3. Adaptation von P(Belegfunktion) zu P(Urkundenfunktion) , i Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 28 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Mit SPA umgesetzte Konzepte 1. Beispiel: Übergang Belegfunktion zur Urkundenfunktion bei EDI-Ausgangsrechnungen 2. Beispiel: Zielkonflikt HGB und BDSG Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 29 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften 2. Beispiel: Zielverfeinerung zur Konfliktauflösung Zielwiderspruch: Handelsrecht und Bundesdatenschutzgesetz Problem bei WORM-Archivierung: (write once read many) * § 239(3) HGB: verlangt Unveränderlichkeit (elektronisches Radieren) => WORM stellt dies sicher Löschen = Ändern * § 35(2) BDSG: verlangt Löschbarkeit personenbezogener Daten => WORM macht dies unmöglich Lösung durch Zielverfeinerung beim BDSG-Ziel: Logisches Löschen im Datensatz Physisches Löschen Sperren im Index Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 30 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 31 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 32 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 33 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Entwurf: function Audit. Loop Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 34 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Betrieblicher Plan P(S, C, L) Integration ergebnisorientierter Anforderungen: P’(S, C, L) Integration eines Internen Kontrollsystems unter Sicherheit zur Ausführungszeit Erweiterung um ablauforientierte Anforderungen: P’’(S, C, L) Erweiterung um Unsicherheit Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 35 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften IKS unter Sicherheit zur Ausführungszeit Mit SPA umgesetzte Konzepte: Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 36 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften IKS unter Sicherheit zur Ausführungszeit Mit SPA umgesetzte Konzepte: 3. Beispiel: Warenabruf Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 37 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften 3. Beispiel: Unzulässige Aktionsfolgen Erweiterung der Constraint-Menge C um zusätzliche logische Bedingung: { not(S 3<S 2[Kontrolle]) ) } Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 38 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Zusätzliche logische Bedingung: Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 39 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Betrieblicher Plan P(S, C, L) Integration ergebnisorientierter Anforderungen: P’(S, C, L) Erweiterung um ablauforientierte Anforderungen: P’’(S, C, L) Internes Kontrollsystem bei Unsicherheit zur Ausführungszeit Erweiterung um Unsicherheit: P’’’(S, C, L) Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 40 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften IKS unter Unsicherheit zur Ausführungszeit Mit SPA umgesetzte Konzepte Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 41 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften IKS unter Unsicherheit zur Ausführungszeit Mit SPA umgesetzte Konzepte Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 42 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 43 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Vortragsaufbau A. Grundlagen 1. Forschungsgegenstand und Problemstellung 2. Zielsetzung und Begriffe 3. Verwendete KI-Methoden 4. Rechnungslegungsrelevante betriebliche Abläufe B. Methodischer Ansatz 1. Ergebnisorientierte Anforderungen 2. Ablauforientierte Anforderungen 3. Erweiterung um Unsicherheit C. Diskussion Ergebnisse der Arbeit Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 44 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften C “Zielrevision” • Integration von Spezialisten-Welten • Wissensmanagement des Wissens über Abläufe • Flexibilisierung der Gestaltung von Abläufen • Am Beispiel betrieblicher Abläufe Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 45 -

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Ergebnisse • Prüfung als immanenter Bestandteil der Analyse und Konfiguration betrieblicher Abläufe => “proaktive Prüfung” • Inkrementeller Ansatz zur Analyse, Konfiguration und Prüfung betrieblicher Abläufe • Integration von ergebnis- und ablauforientierten Wissenswelten • Konforme Berücksichtigung des Internal-Control. Gedankens • Erweiterung um Unsicherheitsaspekte Disputationsvortrag am 2. August 1999 - 46 -