Jet jednou Co je benchmarking knihoven Projekt Benchmarking

Ještě jednou: Co je benchmarking knihoven? Projekt „Benchmarking knihoven“ příprava, postup, výběr indikátorů 13. dubna 2006 Vít Richter Národní knihovna ČR vit. richter@nkp. cz

Ještě jednou: Co je benchmarking knihoven?

Knihovny pod dvojím tlakem

Knihovna musí: q Poskytovat kvalitní služby q Získat kladné hodnocení od svých uživatelů q Prokázat, že knihovna je užitečnou a využívanou institucí q Prokázat svou ekonomickou efektivnost q Jak měřit kvalitu svých služeb? q Jak prokázat svou efektivnost? q Jak a s čím se srovnávat?

Proč měřit výkon: q když se neměří výsledky, pak není možné rozeznat úspěch od neúspěchu q když nelze rozeznat úspěch, pak není možné za něj odměnit q když se neodměňuje úspěch, pak se pravděpodobně odměňuje neúspěch q když se nerozpozná úspěch, pak se z něj není možné poučit q když se nerozpozná neúspěch, pak není možné ho napravit q když není možné seznámit veřejnost s výsledky, pak

Co je BENCHMARKING? q. Benchmarking = v. Standard v. Značka zeměměřiče pro měření výšky v. Komparativní bod v. Porovnávací ukazatel

Co je BENCHMARKING? q. Podstatou benchmarkingu je zlepšování se učením od druhých. q. Je to neustále pokračující činnost, která se snaží nalézt nejlepší praktické postupy uvnitř knihovny a jejím smyslem je dosáhnout lepších výkonů ve vlastní knihovně. Benchmarkin nekončí definování

Co je BENCHMARKING? q. Je to postup, při němž jsme tak skromní, že přiznáme, že je někdo jiný v něčem lepší a potom…. q…jsme tak chytří, že zjistíme, jak se jim v tom můžeme vyrovnat nebo je dokonce předstihnout.

Postup benchmarkingu 1. Analýza vlastních výkonů a situace + srovnání s dalšími knihovnami 2. Nalézt knihovnu, která je nejlepší 3. Zjistit příčiny, které vedly k dosažení vynikajících výsledků 4. Porovnat to s vlastní situací 5. Využít ověřené postupy a řešení 6. Měřit dosažené výsledky 1. Analýza vlastních výkonů a situace ……. .

Přínosy benchmarkingu q. Průžná metoda na srovnávání – možnost zjistit silné a slabé stránky q. Může pomoci zlepšit měření výkonu q. Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech q. Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových dynamických kontaktů

Omezení benchmarkingu q Každá knihovna pracuje v jiném kontextu – omezení vypovídací hodnoty zjištění q Sdílení strategických informací – může přinést problémy q Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch q Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery q Pokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i celá knihovna vnímat jako něco užitečného – participace ZÁVĚR: účast v projektu je dobrovolná a nemá smysl na něm participovat jen formálně

Obecné cíle q. Zlepšení, zkvalitnění služeb, rozšíření nabídky v. Co může knihovna nabídnou uživatelům? • Prostory, služby, technologie, informační zdroje q. Efektivní využití zdrojů v. Jak jsou zdroje využívány a jak jsou získávány? • • Finanční zdroje – výdaje na činnosti Pracovníci – produktivita, vzdělávání Informační zdroje Spolupráce – sdílení zdrojů

Projekt „Benchmarking knihoven“ příprava, postup, výběr indikátorů

Cíle projektu 1. Vytvořit a testovat benchmarkingový systém pro hodnocení činnosti veřejných knihoven. 2. Pomoci veřejným knihovnám různých velikostních kategorií analyzovat metodou benchmarkingu vlastní výkony a porovnat je s jinými knihovnami a nalézt nejlepší způsoby řešení. 3. Efektivně využít existující statistická data 4. Ověřit možnost využití metody benchmarkingu pro knihovny v oblasti zdravotnictví

Hlavní kroky projektu – co jsme udělali? q Zjištění zájmu knihoven o projekt q Získání NIPOS pro spolupráci – grant z VISK 3 q Informační příprava projektu, webová stránka q http: //knihovnam. nkp. cz/sekce. php 3? page=15_Vyko n. htm q Vytvoření řídícího týmu projektu, zasedání 15. 2. v Ph. Dr. Vít Richter – Národní knihovna ČR v Mgr. Ladislava Zemánková – Národní knihovna ČR v Mgr. Milena Kodýmová – Obecní knihovna Jarošov nad Nežárkou v Blanka Tauberová – Městská knihovna v Sedlčanech v Mgr. Zuzana Bornová – Knihovna P. Bezruče Opava v Ing. Libuše Nivnická – Knihovna Jiřího Mahena v Brně v Mgr. Roman Giebisch – Vědecká knihovna Olomouc v Ph. Dr. Zdena Friedlová – Krajská knihovn FMB Zlín v Ph. Dr. Helena Bouzková – Národní lékařská knihovna q Proškolení pracovního týmu projektu - realizace

Co a kdy ještě musíme udělat? Soustředění statistických dat spolupracujících knihoven za roky 2004 a 2005, jejich analýza včetně srovnání se standardy a celostátními hodnotami Pracovní setkání spolupracujících knihoven, emailová komunikace a diskuse nad tématy: Pravidla spolupráce, soustředění statistických dat za rok 2004, 2005 Kategorizace knihoven, výběr indikátorů, definice indikátorů (ISO 11620), verifikace dat, analýza procesů Testování, výběr nejlepšího řešení, zpracování formulářů = data+komentáře 30. 4. 2006 Červen? Září? 30. 4. 2006 30. 6. 2006 10. 9. 2006 Zadání pro vybudování databáze Benchmarking pro NIPOS 10. 9. 2006 Vytvoření a zprovoznění databáze Benchmarking 31. 12. 2006 Sběr dat, zpracování dat, analýza, výsledky, porovnávání 31. 3. 2007 Prezentace výstupů z projektu na odborných seminářích a v tisku 2007

Pravidla spolupráce 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Knihovna zapojená do benchmarkingu poskytne informace nezbytné pro analýzu a vzájemné srovnání. Knihovna souhlasí s tím, aby pracovníci Národní knihovny ČR pověření prací na projektu zpracovávali informace a data související s projektem. Všichni účastníci budou respektovat důvěrnost informací, k nimž budou mít v průběhu realizace projektu přístup a budou je využívat výhradně pro zlepšování kvality své knihovny. Pokud knihovna není schopna poskytnout informace vztahující se k jednomu určitému aspektu (ať již proto, že je nemá k dispozici, nebo proto, že určitou informaci vnímá jako mimořádně citlivou), nedostane potom informace, které k tomuto aspektu poskytly ostatní knihovny. Knihovna zajistí důvěrnost a profesionální mlčenlivost o informacích, které poskytly zapojené knihovny. Knihovna zapojená do projektu poskytne výsledky analýz a srovnávání a individualizovanou zpětnou vazbu. Knihovna, která je zapojena do projektu benchmarkingu bude uplatňovat dohodnuté principy a zásady.

Soustředění a analýza statistických dat qÚčastníci projekty poskytnou NK statistiká data za rok 2004 a 2005, dvě možnosti: v. Převzít data z NIPOS q. Ověření dat q. Srovnávací analýza dat, propočet dohodnutých indikátorů - NK q. Poskytnutí výsledků všem účastníkům q. Diskuze nad výsledky

Jaké zvolit velikostní kategorie? Základní východisko: kategorizace dle standardu VKIS Vratimov Žďár nad Sázavou 24030 Oprechtice 116 Vsetín 28575 Smilovice u Třince (okr. FM) 612 Šumperk 28768 Žabeň 606 Strakonice 34545 Jarošov nad Nežárkou 1067 Třinec 38415 Hnojník 1427 Třebíč 38785 Řepiště 1610 Prostějov 47374 Volyně 3190 Jihlava 50100 Paskov 3747 Chomutov 50251 Vratimov 6554 Děčín 52000 Kaplice 7195 Opava 60252 Sedlčany 7836 Karviná 63677 Bystřice pod Hostýnem 8727 Most 67905 Příbor 8789 Karlovy Vary 51807 Třeboň 8862 Zlín 79177 Říčany 11329 HK 95195 Rokycany 13826 Ústí nad Labem 94105 Chodov 14454 Plzeň 164180 Ústí nad Orlicí 15031 Olomouc 101268 Slaný 15070 Brno 369559 Jičín 16328 Ostrava 313088

Kategorizace knihoven Standard VKIS + KK Další diferenciace? ? Počet obyvatel obce Počet obyvatel - kategorie 1 – 500 Počet obcí 1 – 100 586 101 – 200 1164 1 001 - 3 000 201 – 300 877 3 001 - 5 000 301 – 400 639 5 001 - 10 000 401 – 500 463 1 – 500 3729 501 – 1 000 1246 20 001 - 40 000 1 001 – 3 000 851 Více než 40 001 3 001 – 5 000 160 Krajská knihovna 5 001 – 10 000 134 10 001 – 20 000 66 20 001 – 40 000 38 Více než 40 000 27 501 - 1 000 10 001 - 20 000 Krajská knihovna s městskou funkcí

Jaké indikátory charakterizují výkon a kvalitu? q q q Indikátor musí být „zrcadlem“ kvality čí výkonu = validita Indikátor musí být měřitelný Indikátor musí být jednoznačně vymezen, ověřitelnost Nízká míra subjektivity Kolik indikátorů? – optimální počet v Indikátory uplatňované standardem VKIS v Indikátory vycházející ze statistického výkazu – není nutno limitovat, udělat nezbytné propočty (na obyvatele, na regis. uživatele, návštěvníky, pracovníky) v Další indikátory • Výčtové indikátory – ANO – NE (např. elektronické služby, marketing) • Nevhodné indikátory - prosté hodnoty q Vyloučení duplicit q Skupiny indikátorů – hospodaření, služby, zaměstnanci, všeobecné podmínky pro činnost knihovny v Společné indikátory v Specifické indikátory pro různé typy a kategorie knihoven (velké a malé knihovny, krajské knihovny, zdravotnické knihovny)

Indikátory standardu VKIS q Provozní doba knihovny (hod. /týden) q Doplňování knihovního fondu (sv. /rok) q Výdaj na doplňování knihovního fondu (Kč/obyvatele) q Počet veřejně přístupných stanic připojených k internetu q Studijní místa a prostory pro uživatele knihovny q Obecné principy dostupnosti: v v Rovný přístup Webová stránka + blind friendly Docházková vzdálenost Pobočky

Jaké indikátory charakterizují výkon a kvalitu? q q q Indikátor musí být „zrcadlem“ kvality čí výkonu = validita Indikátor musí být měřitelný Indikátor musí být jednoznačně vymezen, ověřitelnost Nízká míra subjektivity Kolik indikátorů? – optimální počet v Indikátory uplatňované standardem VKIS v Indikátory vycházející ze statistického výkazu – není nutno limitovat, udělat nezbytné propočty (na obyvatele, na regis. uživatele, návštěvníky, pracovníky) v Další indikátory • Výčtové indikátory – ANO – NE (např. elektronické služby, marketing) • Nevhodné indikátory - prosté hodnoty q Vyloučení duplicit q Skupiny indikátorů – hospodaření, služby, zaměstnanci, všeobecné podmínky pro činnost knihovny v Společné indikátory v Specifické indikátory pro různé typy a kategorie knihoven (velké a malé knihovny, krajské knihovny, zdravotnické knihovny)

Nové nebo diskutované indikátory 1 q % volně přístupného knihovního fondu q % fondu s online přístupem q Registrovaní uživatelé, návštěvníci – diferenciace: v Děti v Mládež… + demografická struktura obyvatel? v Vzdělanostní struktura uživatelů – je to indikátor? q Počet návštěvníků kolektivních akcí – není důležitý (populární osobnost) q Kooperace se školami q Výpůjčky novinek vztažené k celkovému počtu výpůjček q Doba vyhledání a zpřístupnění dokumentu q Doba zpřístupnění nové přírůstku q Počet studijních míst na počet obyvatel s vazbou na jejich vytíženost q Provozní doba + provozní doba po běžné pracovní době, tj. počet provozních hodin v po – pá po 17. 00 a provozní hodiny v sobotu a v neděli

Nové nebo diskutované indikátory 2 q Elektronické služby pro vzdálené uživatele v Objednávka, prolongace… q Přídavné online služby v Přístup do SK, citační zdroj, nakladatelství, encyklopedie, sfx, digitalizace, DODO, osobní poradenství q q Fulltextové vyhledávání Virtuální návštěvy Online katalog na webu Marketing – PR – výčet možností v Plakáty v Letáky v Posílání reklamních emailů…… q q Rozpočet knihovny jako % z rozpočtu obce Poměr převzatých a vytvořených katalogizačních záznamů Zjišťování spokojenosti uživatelů Zjišťování spokojenosti pracovníků

Návrh indikátorů a jejich ocenění Příklad: Indikátor 7. 16 Celkové výdaje v přepočtu na jednoho obyvatele Nejméně významý Nejdůležitější 5 4 3 2 1 • Vybrat ze seznamu 20 indikátorů • U těchto vybraných indikátorůprovést hodnocení známkou 5 – 1. Známka 5 = nejdůležitější • Navrhnout nové indikátory a provést jejich hodnocení. Nové zapsat na konec skupiny nebo celého seznamu • Nevkládat řádky, neměnit tabulku

Dílčí problémy q. Krajské knihovny v. Obsluhovaná populace – město - kraj v. Krajská knihovna s nebo bez městské funkce q. Regionální funkce v. Srovnávání na celostátní úrovni = NK ČR v. Srovnávání na krajské úrovni? q. Celkové výdaje malých knihoven – nezjišťují se

Závěry a úkoly Úkol Kategorizace knihoven – návrhy připomínky Kdo Kdy všichni 24. 4. Návrh indikátorů Vyhodnocení návrhu indikátorů všichni NK Diskuze k návrhu Předání statistických dat + ověření Vyhodnocení statistických dat Výčet elektronických služeb 24. 4. 30. 4. květe všichni n všichni 24. 4. NK 30. 4. Houško vá 24. 4. Nivnická

q. Další setkání 15. června v 10. 00 v zasedací síni NK ČR q. Závěry z jednání zpracuje mgr. Zemánková – bude poslán k připomínkám

Ještě jednou: Co je benchmarking knihoven? Projekt „Benchmarking knihoven“ příprava, postup, výběr indikátorů 13. dubna 2006 Vít Richter Národní knihovna ČR vit. richter@nkp. cz