JARINGAN KERJA PROYEK MATERI 8 MANAJEMEN PROYEK TI

JARINGAN KERJA PROYEK MATERI 8 MANAJEMEN PROYEK TI

Jaringan Kerja Proyek (Project Network) (1) n n Jaringan proyek adalah alat yang digunakan untuk perencanaan, penjadwalan dan pengawasan perkembangan suatu proyek. Jaringan ini dikembangkan dari informasi yang dikumpulkan untuk WBS dan merupakan grafik diagram alir untuk rencana pekerjaan proyek. Jaringan ini menampilkan aktivitas proyek yang harus diselesaikan, urutan logisnya, ketergantungan satu aktivitas dengan yang lainnya, dan juga waktu penyelesaian suatu aktivitas dengan waktu start dan finishnya, serta jalur yang terpanjang di dalam suatu network – disebut critical path.

Jaringan Kerja Proyek (Project Network) (2) n Maka, jaringan ini adalah kerangka sistem informasi proyek yang akan digunakan oleh manajer proyek untuk membuat keputusan menyangkut waktu, biaya dan kinerja.

Rollup of Network Plans Level 1 - Milestone Plan Level 2 - Plans Level 3 - Plans WP-1 WP-4 WP-3 WP-2 A B C D E F

WBS/Work Packages to Network Lowest element O r g a n i z a t i o U n i t s B Circuit board Design cost account A P-10 -1 D-1 -2 Design WP D-1 -1 Specifications WP D-1 -2 Documentation D F K P-10 -2 S-22 -2 T-13 -1 C S-22 -1 Production cost account Production WP P-10 -1 Proto 1 WP P-10 -2 Final Proto 2 B Proto 1 5 Test cost account Test systems WP T-13 -1 Test Software cost account Software WP S-22 -1 Software preliminary WP S-22 -1 Software final version A Specifications and documentation 2 C Preliminary software 3 D F K Final proto 2 4 Final software 2 Test 3

Istilah-istilah Jaringan Kerja Proyek (1) n n Activity - aktivitas, yaitu elemen pekerjaan terkecil dalam proyek yang memerlukan durasi pengerjaan. Merge activity – aktivitas gabungan, yaitu aktivitas yang memiliki lebih dari satu aktivitas yang mendahuluinya. Parallel activity – aktivitas paralel, yaitu aktivitas-aktivitas yang dapat terjadi pada waktu bersamaan, jika diinginkan. Burst activity – aktivitas yang memiliki beberapa aktivitas yang perlu dilakukan sesudah aktivitas ini selesai.

Istilah-istilah Jaringan Kerja Proyek (2) n n Path – jalur, suatu urutan dari aktivitas-aktivitas yang tergantung satu sama lain. Critical path – jalur kritis, jalur terpanjang yang terdapat di suatu jaringan kerja. n n n Jika satu atau lebih aktivitas yang ada di jalur kritis tertunda, maka waktu penyelesaian seluruh proyek akan tertunda sebanyak waktu penundaan yang terjadi. Waktu terpendek untuk menyelesaikan seluruh rangkaian aktivitas dalam proyek Event – kejadian, adalah satu titik waktu di mana suatu aktivitas dimulai atau diselesaikan. Tidak membutuhkan waktu.

Pendekatan konstruksi jaringan (1) n n n Activity-on-node (AON) – aktivitas digambarkan di dalam suatu node (simpul). Activity-on-arrow (AOA) – aktivitas digambarkan pada panah. Pada kenyataannya, lebih banyak yang menggunakan AON, dan yang akan dibahas di kelas ini adalah AON. Basic rules: n Jaringan biasanya dari kiri ke kanan n Satu aktivitas tidak dapat mulai sampai semua aktivitas pendahulunya selesai

Pendekatan konstruksi jaringan (2) n n Panah-panah di dalam jaringan mengidentifikasikan pendahulu dan alurnya. Panah dapat bersilangan. Dua aktivitas (node) yang saling berhubungan namun tidak berpengaruh pada jadwal keseluruhan proyek, dihubungkan dengan panah pelengkap (dummy), biasanya digunakan pada AOA. Setiap aktivitas harus memiliki nomor identifikasi unik Sebuah nomor identifikasi aktivitas harus lebih besar dari aktivitas yang mendahuluinya.

Pendekatan konstruksi jaringan (3) n n Looping (pemutaran balik) tidak diperbolehkan, jadi panah loop tidak boleh ada. Pernyataan kondisi tidak diperbolehkan (contoh: jika aktivitas a sukses, maka…. tidak boleh) Pengalaman menyarankan jika ada beberapa point untuk memulai, satu node awal dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan proyek dimulai. Hal ini juga berlaku untuk mengidentifikasi akhir yang jelas.

Activity-on-Node Network Fundamentals A B J C K A is preceded by nothing B is preceded by A C is preceded by B L (A) M (C) J, K, & L can all begin at the same time, if you wish (they need not occur simultaneously) but All (J, K, L) must be completed before M can begin Y Y and Z are preceded by X X Z Z Y and Z can begin at the same time, if you wish AA AA is preceded by X and Y Z is preceded by X and Y X (B) Y (D)

Activity-on-Node Network Fundamentals EF

Precedence Diagramming Method (PDM) (1) n n Finish-to-start (FS): aktivitas “dari” harus selesai sebelum aktivitas “ke” selesai; Finish-to-finish (FF): aktivitas “dari” harus selesai sebelum aktivitas “ke” selesai; Start-to-start (SS): aktivitas “dari” harus dimulai sebelum aktivitas “ke” boleh dimulai (dengan kata lain aktivitas “dari” dan “ke” boleh mulai bersamaan); Start-to-finish (SF): aktivitas “dari” dimulai setelah aktivitas “ke” selesai;

Precedence Diagramming Method (PDM) (2) F-S F-F Dari Ke Dari Desain Implementasi Prototype Testing Ke S-S Analisis Desain Dari Ke S-F Testing Dokumentasi Dari Ke

Precedence Diagramming Method (PDM) (2) n n Lead: perubahan pada logika aktivitas yang mengijinkan percepatan “ke” aktivitas; Lag: perubahan pada logika aktivitas yang menyebabkan perlambatan/penundaan (delay) pada “ke” aktivitas karena harus menunggu “dari” aktivitas benar-benar selesai; Hammock: rangkuman dari aktivitas. Aktivitas-aktivitas yang berhubungan diperlihatkan sbg satu kesatuan; Slack (Float): Jumlah waktu yang diijinkan dalam perlambatan suatu proyek dari waktu dimulainya tanpa memperlambat waktu akhir penyelesaian proyek keseluruhan;

Forward & Backward Pass n n n Forward pass – Earliest Times n Seberapa awal sebuah aktivitas dapat dimulai? (early start – ES) n Seberapa awal sebuah aktivitas dapat diselesaikan? (early finish – EF) n Seberapa awal sebuah proyek dapat diselesaikan? (time expected – TE) Backward pass – Latest Times untuk menghitung float. n Seberapa terlambat sebuah aktivitas dapat dimulai? (late start – LS) n Seberapa terlambat sebuah aktivitas dapat diselesaikan? (late finish – LF) n Berapa lama sebuah aktivitas dapat ditunda? (slack or float – SL) Aktivitas-aktivitas mana yang merepresentasikan jalur kritis/critical path (CP)?

Activity-on-Node Network Forward Pass 20 15 35 20 15 10 EF 200

Activity-on-Node Network Backward Pass 185 20 185 5 10 20 15 20 LS

Network Using Lags Lag 10 Lag 5 Lag 10 Legend Lag 5 Lag 10

Hammock Activity Example Legend

Exercise: Project Network Diagram (1) n n J. Wold, project manager of Print Software, Inc. , wants you to: n prepare a project network; n compute the early, late, and slack activity times; n determine the planned project duration; and n identify the critical path. His assistant has collected the following information for the Color Printer Drivers Software Project

Exercise: Project Network Diagram (2) Act. ID Description Predecessor Time Unit A External Specifications None 8 B Review Design Features A 2 C Document New Features A 3 D Write Software A 60 E Program and Test B 60 F Edit and Publish Notes C 2 G Review Manual D 2 H Alpha Site E, F 20 I Print Manual G 10 J Beta Site H, I 10 K Manufacture J 12 L Release and Ship K 3

Crashing (Reduksi Waktu Proyek) Crash time adalah: • Tindakan untuk mengurangi durasi keseluruhan proyek stlh menganalisa alternatif-alternatif yang ada (dari jaringan kerja) • Untuk mengoptimalisasikan waktu kerja dengan biaya terendah. • Seringkali dalam crashing terjadi “trade-off”, yaitu pertukaran waktu dengan biaya.

Kenapa Crashing ? n n n Mengurangi Time-to-market Reward (insentif) dari pemberi order Mengurangi biaya-biaya tidak langsung (overhead costs) Mengurangi risiko untuk hal-hal yang tak terduga Pengalihan sumber daya untuk proyek lain

Waktu untuk crashing • • Jika melakukan di awal proyek mungkin dapat berakhir menghabiskan uang percuma. Dlm bbrp kasus uangnya dihabiskan di awal hilang dan kurang bermanfaat. Akan tetapi bisa saja perpendekan di awal bisa berguna jika kita sudah memperkirakan bahwa kemungkinan tertundanya aktivitas kritis di belakang cukup tinggi. Maka perlu dipertimbangkan dulu kapan yang paling baik.

Reduksi Waktu n Asumsi linearitas: belum tentu hubungan antara waktu dan biaya adalah linear. n n n Untuk mengatasi hal ini bisa saja digunakan teknik present value agar lebih akurat. Solusi komputer: hati-hati, jangan terlalu mengandalkan hasil perhitungan crashing komputer, karena komputer tidak memperhitungkan resiko dan ketidakpastian. Bagaimana kita tahu apakah crashing cukup berharga? Jawabannya adalah tergantung. n Resiko harus dipertimbangkan. Untuk ini, dapat dilakukan analisa sensitivitas untuk proyek.

Konsekuensi crashing n n n Mengurangi kualitas; Mengsubkontrakkan (outsourcing); Menambah sumberdaya; Menyusun kembali logika jaringan kerja; Mengurangi cakupan proyek; Bertambahnya biaya produksi langsung (trade-off).

Konstruksi biaya crashing (1) n Tiga langkah diperlukan untuk mengkonstruksikan grafik waktu-biaya: n n n Cari total biaya langsung, contoh: biaya pegawai dan peralatan, untuk lama proyek yang telah dipilih. Cari total biaya tidak langsung, contoh: biaya konsultansi dan administrasi, untuk lama proyek yang telah dipilih. Totalkan biaya langsung dan tidak langsung untuk lama proyek yang telah dipilih tsb.

Konstruksi biaya crashing (2) n n Grafik waktu-biaya digunakan untuk membandingkan alternatif tambahan biaya untuk manfaatnya. Yang paling sulit untuk membuat grafik ini adalah mencari total biaya langsung untuk lama proyek tertentu dalam jangka waktu yang relevan.

Konstruksi biaya crashing (3) 60 Total costs 50 Optimum cost-time point Grafik hubungan waktu dan biaya dalam proyek Costs 40 Low-cost plan duration point 30 Direct costs 20 Indirect costs 10 0 4 6 8 10 12 Project duration 14 16

Konstruksi biaya crashing (4) n n Pertimbangan utama adalah untuk menentukan aktivitas mana yang perlu dikurangi dan sebagaimana jauh untuk melaksanakan pengurangan proses. Manajer perlu mencari aktivitas kritis yang dapat diperpendek dengan tambahan biaya perunit waktu yang terkecil. Rasional untuk memilih aktivitas ini tergantung dari pengidentifikasian aktivitas normal dan waktu perpendekan serta biaya yang berhubungan dengannya. Dipertimbangkan juga: Normal time (waktu normal) yaitu penyelesaian aktivitas dalam kondisi normal.

Konstruksi biaya crashing (5) n n n Waktu terpendek yang paling memungkinkan disebut crash time. Biaya langsung untuk menyelesaikan aktivitas pada crash timenya disebut crash cost. Informasi mengenai normal time maupun crash time serta crash cost didapatkan dari: n orang yang paling familiar dengan penyelesaian aktivitas, seperti dari: pekerja dalam tim, konsultan ataupun pihak sponsor.

Activity Graph $800 Crash cost Normal point Activity cost 600 400 Crash point Normal cost 200 0 0 5 10 Activity duration (units) Asumsi pada grafik ini: 1. Hubungan waktu-biaya adalah linear. 2. Normal time adalah penyelesaian dengan biaya rendah dan metode yg effisien. 3. Crash time adalah limitasi – waktu perpendekan terbesar yg memungkinkan. 4. Slope mewakili biaya per unit waktu. 5. Semua percepatan harus terjadi diantara normal time dan crash time.

Cost-Time Trade-Off Example (1) Total direct cost Time 25 B E 6 8 Time 24 Legend $450 B E 6 8 ACT DUR A C G 3 10 6 2 x 10 6 D F 11 5 (a) Initial total direct cost $ 450 Total direct cost $ 470 (b) Activities changed A $20

Cost-Time Trade-Off Example (2) Time 23 B E 6 8 Total direct cost $ 495 A C G 2 x 10 6 D F 10 5 Total direct cost $ 525 (a) Time 22 B E 6 8 Activities changed F $30 A C G 2 x 10 6 D F 10 4 x Activities changed D $25 (b)

Cost-Time Trade-Off Example (3) Time 21 B E 6 7 Total direct cost $ 610 A C G 2 x 9 x 6 D F 9 4 x Durasi proyek Biaya langsung 25 Activities changed F D E $30 $25 $30 Biaya total 450 Biaya tak langsung 400 24 470 350 820 23 495 300 795 22 525 250 775 21 610 200 810 850

Exercise Crashing (1) n Given the data and information that follow, compute the slope and maximum reduction time for each activity and the total direct costs for duration 32, 31, 30, 29, 28 and 27 time units. Assume indirect cost of $170, $150, $129, $122, $118, and $110, respectively, for each listed duration. What are the optimum project duration and cost ?

Exercise Crashing (2) Time 32