ISU DAN PENEMUAN AUDIT DI DALAM PENGURUSAN ASET

ISU DAN PENEMUAN AUDIT DI DALAM PENGURUSAN ASET & STOR MOHD ARIFFIN ABD AZIZ UNIT AUDIT DALAM KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

RINGKASAN SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGAN (ASET & STOR)

Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) BIL. KRITERIA SEMAKAN i. JKPAK ditubuhkan ii. Bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga bulan sekali iii. Agenda mesyuarat yang ditetapkan telah dibincangkan Hasil mesyuarat dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) iv. v. STATUS PEMATUHAN Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang lepas PEGAWAI ASET DAN STOR BIL. KRITERIA SEMAKAN i. Pegawai Aset dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal ii. Setiap PTJ mempunyai Pegawai Aset iii. Pegawai Stor diberi tanggungjawab untuk menguruskan stor iv. Pegawai Penerima dilantik secara bertulis STATUS PEMATUHAN

PENDAFTARAN BIL. KRITERIA i. KEW. PA-2 Dan KEW. PA-4 diselenggarakan dengan lengkap ii. KEW. PA-3 Dan KEW. PA-5 diselenggarakan dengan lengkap iii. KEW. PA-2 Dan KEW. PA-4 dikemas kini iv. KEW. PA-3 Dan KEW. PA-5 dikemas kini. v. Kad Kawalan Stok [KEW. PS-3] dan Kad Petak [KEW. PS-4] diselenggarakan dengan lengkap vi. Kad Kawalan Stok [KEW. PS-3] dan Kad Petak [KEW. PS-4] dikemas kini STATUS PEMATUHAN

PELABELAN ASET BIL. KRITERIA SEMAKAN i. Aset diberi tanda pengenalan Hak Kerajaan Malaysia. ii. Semua Aset ditandakan dengan nombor siri pendaftaran. STATUS PEMATUHAN PENGGUNAAN ASET DAN BARANG-BARANG STOR BIL. i. KRITERIA SEMAKAN Aset yang dibeli digunakan. ii. Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan borang aduan kerosakan aset (KEW. PA-9) dan tindakan susulan diambil. iii. Pengeluaran barang-barang stor adalah teratur. STATUS PEMATUHAN PENYIMPANAN BIL. KRITERIA SEMAKAN i. Aset dan barang-barang stor disimpan di tempat yang selamat dan sesuai serta sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. ii. Aset dan barang-barang stor yang sangat menarik atau berharga disimpan di tempat yang berasingan / mempunyai kawalan keselamatan yang lebih ketat. STATUS PEMATUHAN

PEMERIKSAAN ASET DAN STOR BIL. A. KRITERIA SEMAKAN PEMERIKSAAN ASET i. Sekurang-kurangnya dua pegawai pemeriksa dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. ii. Pemeriksaan dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun. iii. Pegawai Pemeriksa menyediakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW. PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW. PA-11) yang lengkap dan mengemukakannya kepada Ketua Jabatan / Ketua Bahagian B. PENGIRAAN STOK iv. Pengiraan stok dilaksanakan di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit secara terus menerus sepanjang tahun v. Pelarasan stok dilaksanakan apabila terdapat perbezaan disebabkan oleh silap pengiraan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok (KEW. PS-17) STATUS PEMATUHAN

SAMBUNGAN. . . BIL. KRITERIA SEMAKAN C. PEMERIKSAAN STOK vi. Pemeriksaan dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama sekali setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa vii. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW. PS-14) disediakan, disemak dan disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab D. VERIFIKASI STOR viii. Pemverifikasi Stor dilantik oleh Ketua Setiausaha / Timbalan Ketua Setiausaha (Kementerian) atau Ketua Pengarah / Timbalan Ketua Pengarah (Jabatan) ix. Verifikasi stor dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya setahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember STATUS PEMATUHAN

ISU DAN PENEMUAN AUDIT

Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Agenda tetap di dalam Mesyuarat JKPAK tidak dibincangkan Mesyuarat tidak dijalankan mengikut tempoh masa yang ditetapkan

PEGAWAI ASET & STOR Tiada lantikan terhadap Pegawai Aset dibuat secara bertulis. Senarai tugas bagi pegawai aset tidak dinyatakan di dalam Fail Meja.

PENERIMAAN & PENDAFTARAN Aset yang diterima bukan pegawai yang bekelayakan (aset teknikal) Aset yang diperolehi tidak dilabelkan no. pendaftaran dan “Hak Kerajaan Malaysia’ dalam masa 2 minggu selepas perolehan dibuat.

PENYIMPANAN DAFTAR KEW. PA 6 (Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori) tidak dikemaskini. KEW. PA tidak diselenggara dengan lengkap dan kemaskini. Pemeriksaan Aset dan Inventori tidak dapat dipastikan kerana Borang Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW. PA-10) dan Borang Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW. PA-11) tidak dikemukakan kepada pihak Audit.

PENGUNAAN ASET Aset yang diperolehi tidak digunakan. Aset digunakan bagi kepentingan peribadi. Kerosakan Aset tidak mengunakan KEW. PA 9 ASET TIDAK DILABELKAN ASET YANG TIDAK DIGUNAKAN

PENYENGGARAAN Senarai aset yang memerlukan penyenggaraan tidak disenaraikan di dalam KEW. PA 13

PELUPUSAN & HAPUS KIRA Barangan yang rosak dan tidak dapat digunakan masih belum dibuat pelupusan Pelupusan tidak dilaksanakan sehingga habis tempoh kelulusan.

Kelewatan bagi membuat laporan polis dan laporan KEW. PA 28 bagi kehilangan aset yang berlaku. Kehilangan Aset tidak dilaporkan kepada pihak yang bertanggungjawab.

STOR Pengawai stor tidak dilantik secara bertulis/ pegawai stor yang tidak sesuai. KEW. PS tidak diselenggara dengan lengkap & kemaskini. Pengeluaran stok tidak mengunakan KEW. PS 11

Barangan yang sudah luput masih tersimpan di dalam stor Barangan lain disimpan bersama-sama barangan stor Barangan yang berharga / berbahaya tidak diletakan ditempat yang sesuai

Pemeriksaan Stok dan Verifikasi Stor, juga tidak dapat dipastikan kerana Borang Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW. PS-14) dan Borang Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW. PS-15) tidak dikemukakan

Keadaan stor yang tidak sesuai ( Tiada pengudaraan yang baik, ciri-ciri keselamatan yang kurang memuaskan, lokasi yang terdedah dengan risiko) STOR BERISIKO

PENGURUSAN ORGANISASI BAIK q Pengurusan organisasi adalah baik sekiranya mempunyai kawalan dalam yang berkesan q Semua transaksi didokumenkan dengan teratur dan boleh diperiksa pada bila-bila masa q Semua transaksi direkodkan dengan betul dan kemaskini q Semua transaksi disemak dan disahkan oleh pihak yang diberi kuasa q Terdapat pengasingan tugas dalam meluluskan, memproses, merekod dan menyemak transaksi q Penyeliaan yang berkesan diberi kepada tugas-tugas pegawai bawahan 21

SEKIAN, TERIMA KASIH