ISO 9001 Sistema de Gestin de la Calidad

ISO 9001: Sistema de Gestión de la Calidad BASC–OEA: Sistemas de Gestión en Control y Seguridad CLI Gestiones Aduaneras – CLI Proyectos

¿Qué es ISO 9001: 2008? La ISO 9001: 2008 es la base del Sistema de Gestión de la Calidad ya que es una norma internacional y que se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. Capitulo Contenido Capítulo 1 al 3: Guías y descripciones generales (objeto y campo de aplicación, referencias normativas, términos y definiciones). Capítulo 4 Sistema de Gestión: Contiene los requisitos generales y los requisitos para gestionar la documentación. Capítulo 5 Responsabilidad de la Dirección: Contiene los requisitos que debe cumplir la dirección de la organización, tales como definir la política, asegurar que las responsabilidades y autoridades están definidas, aprobar objetivos, el compromiso de la dirección con la calidad, etc.

Capitulo Contenido Capítulo 6 Gestión La Norma distingue 3 tipos de recursos sobre los cuales se debe de los recursos: actuar: RRHH, infraestructura, y ambiente de trabajo. Aquí se contienen los requisitos exigidos en su gestión. Capítulo Aquí están contenidos los requisitos puramente de lo que se 7 Realización del produce o brinda como servicio (la norma incluye servicio cuando producto/servicio: denomina "producto"), desde la atención al cliente, hasta la entrega del producto o el servicio. Capítulo 8 Medición, análisis y mejora: Aquí se sitúan los requisitos para los procesos que recopilan información, la analizan, y que actúan en consecuencia. El objetivo es mejorar continuamente la capacidad de la organización para suministrar productos y/o servicios que cumplan con los requisitos. El objetivo declarado en la Norma, es que la organización busque sin descanso la satisfacción del cliente a través del cumplimiento de los requisitos.

¿Qué es un Sistema de Gestión de la Calidad? • Un Sistema de Gestión de la Calidad es una herramienta de gestión formada por un conjunto de procesos (actividades), relacionados entre si, para mejorar continuamente la satisfacción del cliente a través del cumplimiento de sus requisitos y expectativas.

¿Para que sirve un Sistema de Gestión de la Calidad? Un Sistema de Gestión de la Calidad sirve para: • Mejorar continuamente la satisfacción de los clientes de la organización, aumentando así la fidelización de los mismos y favoreciendo la sostenibilidad del negocio. • Aumentar la credibilidad de la organización mediante el logro de certificados emitidos por entidades acreditadas. • Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos de la organización mediante la sistematización de los mismos y estableciendo acciones de mejora planificadas.

Requisitos Generales • El Sistema de Gestión de la Calidad de la organización es documentado y mantenido eficazmente para asegurar los controles suficientes del sistema y la conformidad a los requisitos de la norma ISO 9001: 2008. La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad es distribuida a nivel de División y a nivel de Departamento en cinco distintos niveles

Requisitos Generales • Nivel de División • • Nivel 1 – La Política de Calidad, que abarca un compromiso con el cumplimiento de los requisitos, la mejora continua de la eficacia del sistema y la satisfacción del cliente. Nivel 2 – El Manual de la Calidad, que describe el Sistema de Gestión de la Calidad, perfila las autoridades, las interrelaciones, los deberes del personal responsable del desempeño dentro del sistema, los procedimientos y/o referencias de todas las actividades que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad. Nivel 3 –Los procedimientos requeridos por la norma, los programas de auditorías internas y externas, acciones correctivas y preventivas, Revisión de la Dirección y los documentos identificados como necesarios para una eficaz planificación, operación y control de nuestros procesos. Nivel de Departamento • • Nivel 4 –Instrucciones de trabajo. Nivel 5 - Los registros de calidad requeridos por la norma y los registros necesarios a la organización para demostrar la conformidad con los requisitos y el manejo eficaz de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad.

Principios de la Norma ISO 9001: 2008 • a) Enfoque al Cliente Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes. • b) Liderazgo Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.

Principios de la Norma ISO 9001: 2008 • c) Participación del Personal El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización. • d) Enfoque basado en Procesos Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

Principios de la Norma ISO 9001: 2008 • e) Enfoque de Sistema para la Gestión Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos. • f) Mejora Continua La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta.

Principios de la Norma ISO 9001: 2008 • g) Enfoque basado en Hechos para la toma de decisión Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información. • h) Relaciones mutuamente beneficiosas con el Proveedor Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

Política de Calidad • La Dirección General establece la Política de Calidad, ésta es apropiada al propósito de la organización y expresa las metas y las aspiraciones que deben ser alcanzadas. Además, proporciona el alcance necesario para determinar objetivos específicos de calidad y ofrece el compromiso para el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y la mejora continua de la eficiencia de nuestro sistema.

Política BASC - OEA • La Dirección General establece la Política del Sistema de Gestión en Control y Seguridad, ésta es apropiada al propósito de la organización y contiene los requisitos BASC– OEA que deben ser cumplidos. Además, proporciona el alcance necesario para determinar objetivos específicos de seguridad y ofrece el compromiso para el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad y la mejora continua de la eficiencia de nuestro sistema.

Requisitos Mínimos de Seguridad BASC – OEA Requisitos C-TPAT • El Sistema de Gestión en Control y Seguridad de la empresa reúne los requisitos mínimos de seguridad de la norma BASC (Business Alliance for Secure Commerce) y los del programa del OEA (Operador Económico Autorizado), así como los requisitos C-TPAT (Customs-Trade Partnership Against Terrorism), adoptados por el BASC. § Seguridad física de las instalaciones § Requisitos de los asociados de negocios § Seguridad de contenedores y remolques § Controles de acceso físico § Seguridad del personal § Seguridad de procesos § Seguridad física § Seguridad de la tecnología de informática § Capacitación en seguridad y concientización sobre amenazas

Seguridad de la Carga • El SGCS BASC – OEA tiene como propósito que todas las actividades y procesos de la empresa, se realicen de forma confiable y buscando mantener la seguridad de la carga de nuestros clientes. • Además el SGCS debe asegurar que los trabajadores y/o asociados de negocios se encuentren libres de sospechas de participar en fraudes, sobornos, robos, lavado de activos, narco tráfico o cualquier actividad ilícita. • Mantener la trazabilidad de todas nuestras operaciones es muy importante, para conseguir los objetivos de seguridad trazados.

Lavado de Activos • Nuestra misión como empresa certificada en la norma BASC y en el programa del OEA, es la de advertir sobre el comportamiento sospechoso o inusual de cualquier asociado de negocios ; ya que podría ser motivado por intereses ilícitos vinculados al lavado de activos, por ello debemos encontrarnos vigilantes ante cualquier cambio en un proceso o actividad que genere sospechas de estar involucrados en un lavado de activos. • De presentarse situaciones inusuales o sospechosas, en una operación que manejemos, debemos brindar esta información a la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF).

Conocimiento de mercado y del asociado de negocios • Nuestra experiencia nos otorga un conocimiento de mercado que nos puede advertir de operaciones inusuales, con productos que no sean de temporada, cuyos valores difieren de los usuales o que pueden gozar de beneficios arancelarios que el cliente los ignora. • También debemos conocer a nuestros clientes y proveedores, para estar seguros que sus operaciones no nos van a comprometer en actividad ilícita alguna. • Debemos hacer un buen estudio y selección de nuestros asociados de negocios y mantener los registros de las evaluaciones y/o visitas de seguridad.

Nuestro Sistema Integrado de Gestión (SIG) • Nuestro Manual del Sistema Integrado de Gestión contempla el cumplimiento a los requisitos de Calidad y Seguridad necesarios para mantener las certificaciones ISO 9001, BASC y OEA. • En este manual se indica el alcance de nuestro sistema, y los procesos involucrados con los sistemas de gestión de calidad y seguridad. • En el SIG de CLI tenemos las caracterizaciones de los principales procesos de la empresa y los documentos aplicables, así mismo se indica a las personas responsables del proceso.

Plan y Seguimiento del Proceso (PSP) • Entre las herramientas mas importantes que necesitamos, para lograr el cumplimiento de los requisitos, se encuentra el Plan y Seguimiento del Proceso (PSP). • En el PSP de un proceso se muestra sus etapas, las actividades de la etapa, el factor a controlar en la etapa, los criterios a cumplir y las acciones sobre el incumplimiento. • Además se indica al responsable y las instrucciones de apoyo a esta etapa. • Es con esta herramienta que conseguiremos realizar las actividades de los principales procesos, cumpliendo con las normas de calidad ISO 9001.

Trazabilidad de las Operaciones • Otro factor importante para todo sistema de gestión es mantener la trazabilidad de las operaciones, controlar y registrar cada actividad sensible de un proceso. • El conocer cómo se desarrolla una actividad nos otorga el grado de seguridad y calidad buscado; ya que nos permite saber si se cumplió con los objetivos y medir la mejora continua en cada proceso. • Por ello es muy importante registrar las incidencias de un despacho.

Conocimiento de los requisitos del cliente • Para conocer mejor los requerimientos de nuestros clientes, mantenemos con ellos actualizados los SOP de cada cliente; en algunos casos existen contratos con los clientes y nuestro personal debe conocer todos los requisitos del cliente, para poder cumplirlos y tenerlos satisfechos del servicio que les brindamos. • Los clientes nos manifiestan su aprobación al servicio otorgado, mediante las encuestas de satisfacción de los clientes.

Protocolos de Seguridad • Para asegurarnos de la seguridad en nuestras operaciones, contamos con procedimientos como: • • • Reporte de operaciones y actividades sospechosas Detección y reporte de faltantes y sobrantes de carga Operaciones con DAMs críticas o especiales Atención de casos críticos o especiales Seguridad de la Carga

Procedimientos Aduaneros • Los procedimientos que nos ayudan a brindar un óptimo servicio aduanero son los siguientes: • • Servicio de Operaciones Aduaneras Servicio de Operaciones de Exportación Liquidación y revisión de DAMs Control de precintos Recepción y respuesta de notificaciones Atención de regularizaciones y rectificaciones Control y archivo de documentos operativos Control no Intrusivo

Seguridad Informática • Para la seguridad informática de nuestra información tenemos los siguientes procedimientos: • • • Sistemas informáticos Mantenimiento de equipos de cómputo Copia de respaldo informático (Backup) Control de inventario de equipos de cómputo Seguridad del sistema

Seguridad del Personal y Asociados de Negocios • Para la seguridad de nuestro Sistema Integrado de Gestión debemos cumplir con lo indicado por los siguientes procedimientos: • • • Manual de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo Código de Conducta Control del Servicio no conforme Monitoreo y medición del SGCS Manual de procedimientos para Operaciones Seguras BASC – OEA Gestión Laboral Selección de clientes Selección y Evaluación de Proveedores Control de Llaves

Boletines Informativos • En nuestro Blog de CLI (blog. cliandina. com) se publican las actualizaciones de los procedimientos y se encuentran los formularios para que puedan ser utilizados por el personal de CLI. • Se publican los artículos de las normas legales, vinculados a nuestro servicio logístico aduanero y pueden ser consultados por el personal de la empresa y nuestros asociados de negocios. • También se encuentran publicados artículos relacionados a temas aduaneros, de carga internacional o de comercio internacional.

Muchas gracias,