Inzicht in gemeentefinancin Presentatie voor Stichting Beter Zeist

Inzicht in gemeentefinanciën Presentatie voor Stichting Beter Zeist d. d. 21 september 2013

Opzet van de presentatie Welkom Algemeen • De eigenheid van gemeentefinanciën De begroting • • • Uitgaven en inkomsten Projecten Budgetdiscipline, risico’s en weerstandsvermogen De jaarrekening • De bezittingen en het vermogen De planning & control cyclus • Documenten, doorlooptijd, bevoegdheden, regelgeving, toezicht 2

Algemeen Verschillen overheid / bedrijfsleven Ordegrootte financiën Zeist: cijferimpressie Vergelijking met andere gemeenten? 3

Bedrijfsleven versus gemeente • Wat zouden qua financiën de verschillen zijn tussen gemeente en bedrijfsleven?

Overheidsfinanciën versus bedrijfsleven Bedrijfsleven = inkomensgenererend • • Gericht op winst. Vermogen als werkkapitaal. Jaarrekening als belangrijkst financieel document. Begroting = raming / verwachting / ijkpunt. Overheid = inkomensbestedend • Gericht op maatschappelijke doelen. • Vermogen voor weerstand. • Begroting = KADERSTELLEND = belangrijkst financieel document, kijkt 4 jaar vooruit. • Politieke keuzes (kunnen anders zijn dan financiële keuzes. ) 5

Ordegrootte financiën Zeist

Vergelijking met andere gemeenten? Vergelijkbaarheid • Op inwonertal? Op oppervlakte? Op groen karakter? • Rijk hanteert meer dan 40 criteria. Provincie • Ranking obv begrotingssaldo, meerjarenbegroting, jaarrekeningsaldo, weerstandscapaciteit in vermogen, weerstandscapaciteit in exploitatie. Gemeente specifieke sturing • Indeling P&C cyclus kent vrijheid voor eigen sturing. • Verplichte CBS codering: functiegericht. 7

Begrotingsstelsel: de functies De opbouw / totstandkoming De uitgaven De inkomsten Cijfers uit de nog niet vastgestelde begroting 2014 8

Functies van de Begroting • Kaderstellend: Autorisatiefunctie / budgetrecht • Allocatiefunctie: welke middelen waarvoor • Controlerende functie: jaarstukken zijn sluitstuk van de begroting • Geven van inzicht in financiële positie • Beheerstechnische functie: uitvoering door college • Verantwoording afleggen: d. m. v. jaarstukken 9

Opbouw van de begroting We gaan rechtdoor tenzij: • • • Indexpercentage (kadernota) Uitkering Gemeentefonds (circulaire) Kapitaallasten investeringen Lonen en premies Tarieven / opbrengsten (100% kostendekkend) Specifieke uitkeringen (beschikkingen) Reserves Rentelasten/baten Overige ontwikkelingen in lopende jaar 10

Uitgaven: waar gaat het meeste geld in om? • Wat is de top 3 aan uitgaven binnen de gemeente?

De begroting: uitgaven Uitgaven per raadsprogramma. College en middelen: incl. bestuursondersteuning en overhead. 12

Nadere toelichting op de uitgaven Diverse categorieën uitgaven: • Gerelateerde inkomsten en uitgaven: riool, afval, WWB. • Verbonden aan bezit: kapitaallasten en onderhoud: openbare ruimte (grijs en groen), scholen, sportvelden/hallen, zwembad, begraafplaats. • Open einde karakter: Wmo, WWB, leerlingenvervoer. • 10 grootste (college)producten (x € 1 mln. ): 13

Nadere toelichting op de uitgaven Diverse kostensoorten: x € 1 mln. 14

Uitgaven: vergelijking over jaren 15

Overige aspecten rond kosten Beheersbaarheid • Budgetdiscipline versus open einde regeling Voorspelbaarheid • Meerjarige begroting (4 jaar vooruit) • Jaarlijks actuele berekeningen • Invloed van de maatschappij en het Rijk Projectgevoeligheid • Projecten zijn van dekking voorzien, net als andere uitgaven. • Lopen via de balans (investeringen / onderhanden werk) 16

Inkomsten: Hoe komt ons geld binnen? • Welke inkomstenbronnen heeft de gemeente? • En welke is de grootste?

De inkomsten Inkomsten programma’s: gekoppeld aan taken / uitgaven. Rest: vrij besteedbare inkomsten. 18

Nadere toelichting op de inkomsten Diverse categorieën inkomsten: Inkomstenbron Hoogte beïnvloedbaar? Vrij besteedbaar? Toelichting Algemene uitkering Gemeentefonds Nee, wijzigt in het jaar Ja Trap-op-trap-af met rijksbegroting Doeluitkeringen (bijv. Wmo) Nee Min of meer Onderdeel Gemeentefonds Specifieke uitkering (bijv. WWB) Nee Niet besteed geld moet in beperkt aantal gevallen retour Tarieven (bijv. riool, afval) Maximaal 100% v. d. kosten Nee Egalisatiereserve voor overschot Belastingen Ja Ja OZB: opbrengstgroei gemaximeerd 19

Inkomsten: vergelijking over jaren Incidentele uitgaven en incidentele inkomsten. 20

Overige zaken rond begroting Projecten Budgetdiscipline, risico’s, weerstandsvermogen Risicomanagement 21

Projecten: in soorten en maten (1) Investeringen • Economisch nut /maatschappelijk nut • Moeten/mogen geactiveerd en afgeschreven worden. • Maatschappelijk nut liever in een keer gedekt (afschrijving ineens). • Start wanneer dekking volledig rond is. • Raadsbesluit nodig (budgetrecht) 22

Projecten: in soorten en maten (2) Grondexploitaties (1) • Begroting die wordt opgesteld voor ruimtelijke ontwikkelingsplannen. • Is een meerjarige begroting (uitvoering van nieuwbouwprojecten loopt over vele jaren) • Alle kosten die voor het project worden gemaakt worden aan de grondexploitatie toegerekend. • Indien het saldo van baten minus lasten negatief is moet volgens de voorschriften dit tekort direct afgedekt worden dmv een voorziening. 23

Projecten: in soorten en maten (3) Grondexploitaties (2) • Uitgaven/inkomsten lopen niet via reguliere exploitatie (onderhanden werk). • Grondexploitaties kennen eigen dynamiek (tussentijd gemonitord, jaarlijkse actualisatie, aparte commissie van de raad ter controle). • Accountant beoordeelt of er tijdig een voorziening wordt getroffen, verder beoordeelt hij het risicoprofiel van de grondexploitaties. 24

Projecten: kosten, verlies en risico’s Verschillende financiële aspecten • Totale kosten van een project: hiervoor is dekking aanwezig, anders start project niet. • Een verliesgevend project (grondexploitatie): er is een voorziening gevormd (geld op de balans). • Risico’s: omstandigheden die kunnen zorgen voor meer kosten (minder opbrengsten) ≠ totale kosten ≠ verlies 25

Budgetdiscipline, risico’s en weerstandsvermogen Het gaat nooit zoals je begroot: • Begroting = KADERSTELLEND = maximum. • Kleine post “onvoorzien” van € 154. 000: 3 O’s: onvoorzien, onontkoombaar, onuitstelbaar. • Opvangen binnen budgetten. • Risico’s: geïnventariseerd o. b. v. processen en informatie derden. • Budgetdiscipline en risicobeheersing. 26

Risicomanagement Veel inzet op beheersen van risico’s • Alle mogelijke risico’s worden geïnventariseerd • Beheersmaatregelen per risico (verkleinen kans en gevolg) Beschikbare weerstandscapaciteit: • • Stelposten risico’s en onvoorzien; Reserve Weerstandsvermogen; 25% jaarrekeningresultaat (huidige coalitieperiode); Incidentele toevoegingen. 27

Risicomanagement Weerstandsvermogen: Ratio = Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit Hoogte ratio • Ratio toegenomen tot 0, 84 • Doelstelling collegeprogramma behaald. • Toe-/ afname /hoogte gewenste ratio politieke keuze. 28

Jaarrekening De opzet / totstandkoming Balans: Activa Passiva Cijfers o. b. v. jaarrekening 2012 29

Opzet jaarrekening Vergelijkbaar met bedrijfsleven, maar niet helemaal • Rapportage op behalen doelstellingen. • Sluitstuk van de Begroting; begroting = KADERSTELLEND. • Analyse verschil begroting / werkelijkheid. • O. b. v. begroting na goedgekeurde wijzigingen. • Balans met toelichting. • Accountant stuurt oordeel en bevindingen aan Raad. 30

Balanspositie: activa 31

Balanspositie: materiële vaste activa • Economisch nut / verhandelbaar • Maatschappelijke functie • Levensduur 32

Activa: meerjarig verloop Jaarrekening: toelichting vermeerderingen en verminderingen. 33

Balanspositie: passiva 34

Balanspositie: eigen vermogen (reserves) 35

Passiva: meerjarig verloop 36

Planning & Control Cyclus Documenten en doorlooptijd Inhoud van de documenten Bevoegdheden, bijstellingen Regelgeving en toezicht 37

De Planning- en Controlcyclus (P&C) Begroting Kadernota Jaarrekening 1 e bestuursrapportage 2 e bestuursrapportage In Zeist vormen de Kadernota (voor het volgende jaar) en de 1 e bestuursrapportage (van het lopende jaar) samen de Voorjaarsnota. 38

P&C cyclus in opeenvolgende jaren en met doorlooptijd 39

Toelichting P&C documenten • Kadernota (raad juni 2013 voor 2014): Startperspectief Technische uitgangspunten • Begroting (raad nov. 2013 voor 2014): opbouw via 3 W’s Maatschappelijke doelen Financieel kader • Bestuurrapportages (raad juni 2014 en nov. 2014 voor lopend jaar 2014): Afwijkingen • Jaarrekening (raad juni 2015 voor 2014): opbouw via 3 H’s Maatschappelijke doelen Financiële verslaglegging Afwijkingen t. o. v. begroting 40

Verbonden partijen Eigen P&C cyclus • Begroting: check of bijdragen aansluiten. • Rapportages: afwijkingen of ontwikkelingen. • Jaarrekening: afrekening voor gemeenten + eigen accountantscontrole. • Adviserende rol richting accountmanagers, leden DB en AB. • DB en AB zijn besluitvormend. 41

Wie gaat waar over? • Wie stelt de begroting vast? • En wie de jaarrekening? • Wie accordeert wijzigingen op de begroting?

De informatiepiramide Raadsprogramma’ s (15 + algemene middelen) Collegeproducten (circa 80) Kostenplaatsen (meer dan 2000) Keuzevrijheid + verplichte functie-indeling (CBS) 43

Bestuurlijke legitimatie • Raad Begroting + wijzigingen = KADERSTELLEND Programmaniveau Totaal van baten en lasten • College Productniveau • Organisatie / ambtelijk Binnen producten Geaccordeerde begrotingswijziging = nieuw kader. 44

Relevante regelgeving BBV (besluit begroting en verantwoording) • Regels voor begroting, boekhouding en verslaglegging. • Andere sturing, andere vereisten. • Rol begroting = KADERSTELLEND Wet fido (financiering decentrale overheden) • Geen vrijheid bancair handelen • Normen voor schulden • Verbod op beleggen. 45

Financieel toezicht Door de provincie: • • • Sluitende meerjarenbegroting en (positieve) jaarrekening. Aspecten: geen oningevulde taakstellingen, beheerplannen en bijbehorende middelen aanwezig, reservepositie / weerstandsvermogen, tariefpositie, grondexploitaties. 5 jaar: meest financieel gezonde gemeente in de provincie. Door de accountant: • • Jaarrekening: juist, volledig, getrouw, exploitatie en balans. Aspecten: reservepositie / weerstandsvermogen, vorderingen, grondexploitaties, volledigheid opbrengsten. Toets op rechtmatigheid: uitgaven conform bestuurlijke en wettelijke kaders. Altijd een goedkeurende verklaring op alle aspecten. 46

47