Inventarizace v roce 2018 13 prosinec 2018 Poadavky

Inventarizace v roce 2018 13. prosinec 2018

Požadavky na inventarizaci • Inventarizace jako část účetní uzávěrky před sestavením účetní závěrky • zabezpečit průkaznost účetnictví ve smyslu § 8 odst. 4 a odst. 3 zákona o účetnictví • splnit všechny zákonné povinnosti především ve smyslu §§ 4, 6, 29, 30 zákona o účetnictví 2

Řádná inventarizace k 31. 12. • Zjištění skutečného stavu veškerého majetku a závazků, jiných aktiv a jiných pasiv včetně skutečností účtovaných na podrozvahových účtech • Ověření zda skutečný stav odpovídá stavu v účetnictví (tj. stav v rozvaze a příloze k účetní závěrky) • Inventarizační zpráva – jeden z podkladů pro schválení účetní závěrky dle § 5 vyhlášky č. 220/2013 zřizovatelem (její vyhotovení PO a zaslání zřizovateli v originálu) 3

Základní pojmy Prvotní inventura činnosti prováděné při inventarizaci hmotného majetku, které jsou nutné pro vyhotovení inventurních soupisů Rozdílová inventura činnosti prováděné při inventarizaci hmotného majetku, které jsou nutné pro vyhotovení dodatečných inventurních soupisů, 4

Dodatečný inventurní soupis průkazný účetní záznam, kterým PO prokazuje přírůstky nebo úbytky stavu hmotného majetku, který byl zjištěn prvotní inventurou, a to způsobem, který je nutný pro zjištění stavu ke konci rozvahového dne Inventurní zápis průkazný účetní záznam, kterým PO nahrazuje při průběžné inventarizaci inventurní soupis podle § 30 odst. 3 zákona Inventura zjišťování skutečného stavu fyzickou nebo dokladovou inventurou. Inventarizace proces, kterým se ověřuje, zda zjištěný stav odpovídá stavu majetku a závazku v účetnictví 5

Inventarizační zpráva • shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách • informace o všech inventarizačních rozdílech a zúčtovatelných rozdílech Příloha inventarizační zprávy obsahuje seznam: - inventurních soupisů - dodatečných inventurních soupisů - zjednodušených inventurních soupisů - inventurních závěrů 6

Inventarizace vybraného majetku Vybraný majetek kulturní památky, sbírky muzejní povahy a archeologické nálezy Inventární závěr průkazný účetní záznam PO, které jiný právní předpis umožňuje zjišťovat skutečný stav vybraného majetku a ověřovat jeho soulad s evidencí vedenou podle tohoto právního předpisu v průběhu několika let, kterým tato vybraná účetní jednotka prokazuje stav ke konci rozvahového dne podle této vyhlášky 7

Inventarizační položka majetek, závazky, jiná aktiva a jiná pasiva, na základě kterých může být vyhotovován inventurní soupis, dodatečný inventurní soupis nebo zjednodušený inventurní soupis; označování těchto soupisů je podle směrné účtové osnovy a účtového rozvrhu prováděno syntetickými, analytickými nebo podrozvahovými účty Části inventarizační položky jednotlivé věci, jednotlivé pohledávky, opravné položky k jednotlivým pohledávkám, jednotlivé závazky a další skutečnosti, které lze samostatně zjišťovat v rámci inventarizační položky 8

Inventarizační evidence Pomocná evidence veškeré jednotlivé a souhrnné účetní záznamy, které jsou využitelné při zjišťování skutečných stavů inventarizačních položek a jejich částí, s výjimkou inventurních evidencí, jiných evidencí a zápisů v účetních knihách Inventurní evidence souhrnné účetní záznamy nově vytvářené při inventuře, které nejsou inventurním soupisem, dodatečným inventurním soupisem, zjednodušeným inventurním soupisem, inventurním zápisem, inventarizační zprávou nebo inventurním závěrem, Jiná evidence organizovaný soubor informací o inventarizačních položkách a jejich částech, který je veden mimo vybranou účetní jednotku a který je nezbytný pro zjištění skutečného stavu inventarizačních položek a jejich částí 9

Inventarizační identifikátor označení části inventarizační položky nebo v případě vybraného majetku jednotlivé věci a souboru majetku, které zajišťuje jejich jednoznačné určení Zúčtovatelný rozdíl zjištěný při inventuře, který zahrnuje kromě případného manka, schodku a přebytku rozdíl zjištěný podle § 26 odst. 3 (např. opravné položky), § 25 odst. 2 zákona (jiná aktiva a jiná pasiva, o kterých se účtuje v podrozvahové evidenci, nebo v souvislosti s budoucím přírůstek nebo úbytkem majetku nebo jiného aktiva, závazku nebo jiného pasiva - dané podmíněnosti) a rozdíl, který se týká jiných aktiv a jiných pasiv, včetně skutečností účtovaných na podrozvahových účtech, o kterých vybraná účetní jednotka účtuje v souladu se zákonem. 10

Vyhláška 270/2010 ve znění vyhlášky 411/2017 Sb. Zjednodušená inventura Činnosti prováděné při inventarizaci jiných pasiv vykazovaných na jednotlivých položkách C. I. a C. II. Rozvahy s výjimkou položky C. I. 3. , které jsou nutné pro vyhotovení zjednodušených inventurních soupisů. Zjednodušený inventurní soupis Průkazný účetní záznam, kterým vybraná účetní jednotka prokazuje alespoň přírůstky a úbytky stavů jiných pasiv za účetní období, které byly zjištěny zjednodušenou inventurou. 11

Druhy inventarizace Periodická inventarizace k okamžiku, ke kterému se sestavuje účetní závěrka: • Řádná (u PO k rozvahovému dni, tj. k 31. 12. ) • Mimořádná inventarizace (např. sloučení PO) U periodické inventarizace možnost stanovit pro zjišťovaní skutečného stavu rozhodný den dle § 30 odst. 4 zákona a dokončit zjišťování skutečného stavu podle účetních záznamů, kterými se prokazují přírůstky a úbytky majetku a závazků, které nastaly mezi rozhodným dne a rozvahovým dnem. Rozhodný den musí předcházet rozvahovému dni (u řádné účetní závěrky = před 31. 12. 2013 dle § 19 zákona). 12

Průběžná inventarizace • pouze u zásob, u kterých účtují podle druhů nebo podle míst uložení nebo podle hmotně odpovědných osob • u DHM (vhledem k funkci, kterou plnění) je v soustavném pohybu a nemá stále místo Možnost stanovit také rozhodný den - § 30 odst. 5 zákona (vyhotovuje se jako průkazný účetní záznam inventurní soupis nebo inventurní zápis) Každý druh zásob a uvedeného DHM musí být inventarizován alespoň jednou za účetní období. 13

Způsob zjišťování stavu majetku a závazků Fyzická inventura - § 30 odst. 1 písm. a) zákona u majetku, u kterého lze vizuálně zjistit jeho existenci : - počítáním - např. 1, 2, 3 -150 ks - měřením - např. 120 m 2, 15 m - vážením - a obdobným způsobem 14

Dokladová inventura dle § 30 odst. 1 písm. b) u majetku a závazků, u kterého nelze zjistit vizuálně jeho existenci, a to včetně jiných aktiv a jiných pasiv a skutečností účtovaných v knize podrozvahových účtů - - - pohledávky, závazky, nehmotný majetek a ostatní složky majetku 15

Inventurní soupis = průkazný účetní záznam, který musí obsahovat • skutečnosti podle § 30 odst. 7 písm. a) zákona, a to tak aby bylo možno zjištěný majetek a závazky též jednoznačné určit • podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečností, • podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventury, 16

• způsob zjišťování skutečných stavů, • ocenění majetku a závazků při periodické inventarizaci k rozvahovému dni nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila • ocenění majetku a závazků při průběžné inventarizaci ke dni ukončení inventury nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila, 17

• okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka - řádná u PO k 31. 12. • rozhodný den, pokud jej účetní jednotka stanovila, • okamžik zahájení, • okamžik ukončení inventury, 18

Příloha k inventarizačním soupisům a) seznam všech inventarizačních evidencí, které byly využity při zjišťování skutečných stavů, pokud tyto skutečnosti nevyplývají z vnitřního předpisu nebo jiné dokumentace, b) způsob stanovení ocenění zúčtovatelných rozdílů, c) v případě pohledávek a závazků uvedení způsobu, jak byly při inventuře využity pomocné evidence, d) v případě nemovitostí, o kterých má povinnost vybraná účetní jednotka účtovat, uvedení způsobu, jak byly zkontrolovány veškeré údaje o těchto nemovitostech uvedených v katastru nemovitostí České republiky. 19

Příloha k dodatečným inventarizačním soupisům a) příslušný inventurní soupis, b) seznam všech inventarizačních evidencí, které byly využity při zjišťování skutečných stavů, pokud tyto skutečnosti nevyplývají z vnitřního předpisu nebo jiné dokumentace, c) způsob stanovení ocenění zúčtovatelných rozdílů, d) v případě pohledávek a závazků uvedení způsobu, jak byly při inventuře využity pomocné evidence, e) v případě nemovitostí, o kterých má povinnost vybraná účetní jednotka účtovat, uvedení způsobu, jak byly zkontrolovány veškeré údaje o těchto nemovitostech uvedených v katastru nemovitostí České republiky. 20

Příprava inventarizace u PO (Vychází ze směrnice - aktualizovat) • Plán inventur sestavit nejpozději do zahájení první inventury a stanovit postupy pro jeho vyhotovení. Plán inventur musí obsahovat nejméně dle § 5 vyhlášky údaje o: a) předpokládaném okamžiku zahájení a ukončení jednotlivých inventur a okamžiku, ke kterému se zjišťují skutečné stavy, b) vzniku a zahájení činností jednotlivých inventarizačních komisí v případě, že tyto okamžiky nejsou shodné s okamžikem zahájení inventury, kterou inventarizační komise provádí, c) ukončení činností jednotlivých inventarizačních komisí v případě, že tento okamžik není shodný s okamžikem ukončení inventury, kterou inventarizační komise provádí. 21

Plán inventur musí dále obsahovat : • seznamy inventurních soupisů, dodatečných inventurních soupisů a zjednodušených inventurních soupisů které budou sestavovány v rozsahu účtových skupin, v rozsahu inventarizačních položek nebo v rozsahu seskupení inventarizačních položek dle § 8 odst. 1 a 2 • zjednodušená inventura – pro účty: 401, 405, 406, 408, 411, 412, 413, 414, 416 a 432 – zahrnuje kontrolu pohybů (přírůstků a úbytků) daných účtů v běžném účetním období • zjednodušenou inventuru nelze použít u účtu 403 invest. transfery - pro účet 403 platí povinnost provést dokladovou inventuru rozpisem zůstatku s vazbou na inv. identifikátor majetku pořizovaného z dotace na účtech 01 x, 02 x, 03 x a 04 x Plán inventur představuje časový harmonogram jednotlivých fyzických a dokladových inventur. 22

• Zřídit inventarizační komisi nebo inventarizační komise, případně ústřední (při inventarizaci prostřednictvím jiných osob), a to dle velikosti PO a jejího majetku a závazků, jmenuje jejich členy a stanoví rozsah pravomocí a činností členů při inventarizaci, • Stanovit pravidla pro jmenování členů inventarizační komise včetně stanovení požadavků na jejich znalosti, a to zejména při zjišťování skutečných stavů, u fyzických inventur vždy osoba zodpovědná za majetek, u dokladových inventur účetní zodpovědná za inventarizační položku (IK musí mít nejméně 2 členy, ÚIK nejméně 3 členná) • Zabezpečit řízení a kontrolu činností inventarizačních komisí a sestavení inventarizační zprávy prostřednictvím ÚIK nebo jiným způsobem 23

• Zajistit podmínky pro zjišťování skutečného stavu inventarizačních položek a jejich částí (vážení, měření . . . ), stanovit způsob používání, případnou výši odchylky, • Zajistit podmínky pro ověřování zda zjištěný skutečný stav inventarizačních položek a jejich částí odpovídá jejich stavu v účetnictví, a to včetně podmínek pro zjišťování zúčtovatelných rozdílů nebo inventarizačních rozdílů. • Postupy vyhodnocení inventarizační zprávy – předkládána řediteli, který rozhodne o opatřeních k odstranění negativních zjištění 24

Zahájení a průběh inventarizace • Začínám proškolením členů komisí • Provede se prvotní inventura – fyzická inventura u DM a zásob k stanovenému dni za účasti odpovědného pracovníka a členů IK. • Provede se dokladová inventura • Zaznamená se zjištěný stav do inventurního soupisu a podepíše se inventurní soupis odpovědným pracovníkem a členy IK (osobou odpovědnou za zjištění skutečnosti a osobou odpovědnou za provedení inventury). • Porovná se zjištěný stav se stavem vykázaným v účetnictví. 25

Při fyzické inventuře kontroluje PO (vizuálně): • jeho existenci bez ohledu na jeho formu inventarizačního identifikátoru nebo způsob jeho stanovení, případně připojení. Pokud existuje inventarizační evidence majetku, je také jejich prověření součástí fyzické inventury. • Pokud PO nedisponuje v průběhu inventarizace příslušným majetkem (je v držení nebo užívání jinou osobou) může provést ověření jeho existence např. potvrzením o jeho existenci osobou, která ho má v držbě nebo ho užívá. 26

Kontrola v průběhu inventarizace • Zda byly podrobeny inventuře veškeré účty – i účty vlastních zdrojů (zjednodušená inventura), musíme inventarizovat i účty s nulovými zůstatky, na kterých byl pohyb • Vyhotovení inventurních soupisů dle požadovaných podmínek • Dokladové inventury jsou taktéž podepsány minimálně dvěma pracovníky (účetní a ještě někdo) 27

• Došlo k porovnání z účetním stavem – případné rozdíly proúčtovány ještě do běžného roku • V případě zjištění mank do normy byl zahájen proces jejich řešení • Prověření aktualizace odpisových plánů – zda pokrývá všechen majetek a TZ nejsou na samostatných kartách, ale v hodnotě majetku • Bylo provedeno vyřazení a zařazení majetku – odpovídá aktuálnímu stavu • Majetek na 018 a 028 byl vyoprávkován 28

Dodatečné inventurní soupisy • Mezi stanoveným rozhodným dnem a rozvahovým dnem je nutné prokázat přírůstky a úbytky majetku a závazků podle účetních záznamů, a takto zjištěné přírůstky a úbytky majetku a závazků zaznamenat do dodatečného inventarizačního soupisu. 29

PO v rámci inventarizace zjišťuje: - všechny položky majetku a závazků včetně jiných aktiv a pasiv a podrozvahové evidence (dále jen majetek a závazky) dle účtového rozvrhu PO – SÚ v členění na AÚ - inventarizační položku - veškerý majetek a závazky, tzv. dílčí inventarizační položku (DM dle identifikátora, popisu a další evidence, konkrétní pohledávka dle vystavené faktury, bankovní výpisy u úvěrů a zůstatky účtů, atd. ) 30

Ukončení inventarizace ● Doporučujeme, aby PO po zaúčtování inventarizačních rozdílů, daně z příjmů a všech závěrkových operací, zkontrolovala stavy majetku a závazků vedených na AÚ a SÚ vykázaných na inventurních a dodatečných inventurních soupisech se stavem vedeným v účetnictví dle účtového rozvrhu PO a na rozvahu a přílohu k účetní závěrce k 31. 12. 2013 a vyhotovila inventarizační zprávu. ● majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení 31

Inventarizace – inventarizační zpráva Informace o výsledku inventarizace majetku a závazků zpracuje organizace formou inventarizační zprávy, která bude obsahovat: • shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách: - popis průběhu, organizace a zabezpečení inventarizace majetku a závazků, vyčíslení inventarizačních rozdílů, informace o vypořádání inventarizačních rozdílů • příloha inventarizační zprávy obsahuje seznam: - - - inventurních soupisů dodatečných inventurních soupisů inventurních závěrů Tato inventarizační zpráva musí být zaslána zřizovateli v originálu = jeden z podkladů pro schválení účetní závěrky. 32

Vzor přílohy inventarizační zprávy 33

Inventarizace Děkuji za pozornost Ing. Pavel Horák e-mail: horak. pavel@ kr-jihomoravsky V Brně 13. 12. 2018 34