Inventaire des biens Amortissements reprises des subventions Bourse

• Inventaire des biens • Amortissements, reprises des subventions Bourse aux Outils Centre de Ressources Informatiques de LYON I - Projet études et développements 29 -11 -2000

Les objectifs de l ’Etablissement • Disposer d ’un inventaire physique de tous les biens immobilisés (dont il est propriétaire ou non) • Gérer les événements que peuvent subir ces biens • Pratiquer l ’amortissement de tous ces biens • Pratiquer la reprise des subventions qui financent ces biens • Etablir un état de l ’actif, développement du bilan (document comptable) Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Université Claude Bernard LYON I

Le périmètre du domaine • • • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Entrée d ’un bien ou d ’une subvention d ’investissement – Inscriptions des nouvelles immobilisations à l ’inventaire – Inscription d ’une subvention d ’investissement – Lien avec les mandats Nabuco Exploitation des biens – Modifications des caractéristiques d ’une subvention – Sortie d ’un bien de l ’inventaire et impacts budgétaires et comptables Amortissement des biens et des reprises sur subventions – calcul des plans d ’amortissement – impacts budgétaires et comptables dotations

Solution informatique • Création des pièces d ’inventaire lien avec les lignes de mandats nabuco – Saisie des caractéristiques d ’un bien – – Edition des pièces saisies Validation des pièces saisies, affectation du numéro d ’inventaire Edition du certificat de prise en charge à d ’inventaire Edition de la fiche de prévision d ’amortissement • mode de calcul : « pro rata temporis » (base mensuelle) – la date de démarrage est le 1 er jour du mois suivant la date de mise en service du bien – la date de fin d’amortissement est le dernier jour du dernier mois de la période prévue – la durée réelle d’amortissement peut s’étaler sur un nombre d’exercices supérieur à la durée exprimée en années. Bourse aux Outils • Sortie d ’inventaire 29 -11 -2000 – Edition du certificat de sortie d ’inventaire – Edition du livre d ’inventaire

Niveaux d ’accès autorisés Bourse aux Outils 29 -11 -2000

Menu Inventaire Bourse aux Outils 29 -11 -2000

Création des pièces d ’inventaire • • • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Lignes mandats Comptes 20. . . et 21. . . Statut M (mandaté)

Mise à jour de la fiche d ’inventaire • Choix du lot de travail • Chaque saisie est rattachée à un lot qui permettra d’effectuer la validation de façon globale. • Particularité du lot AGC : le lot AGC permet le retour des pièces inventoriées en cas de rejet par l’Agence Comptable. Bourse aux Outils 29 -11 -2000

Mise à jour de la fiche d’inventaire • • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Fenêtre Cr , cliquez sur le Cr de votre choix Fenêtre Mandat, cliquez sur la pièce à mettre à jour

Mise à jour de la fiche d’inventaire • • • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 UB bénéficiaire – UB propriétaire du bien – par défaut UB émettrice du mandat Date de mise en service du bien La catégorie permet de classer le bien en fonction de sa nature et de la durée d’amortissement.

Mise à jour de la fiche d’inventaire • (suite) Montant HT: initialisé par le montant HT du mandat. – Il peut être diminué si plusieurs fiches d ’inventaire font référence au même mandat. – Le montant total HT des fiches d ’inventaire référencées sur un même mandat ne peut excéder le HT initial du mandat. • Montant TVA – initialisé par le montant de la TVA du mandat – la TVA est recalculée si le montant HT est modifié (le taux étant celui du mandat) • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Les montants HTR et TTC sont calculés et ne sont pas accessibles

Mise à jour de la fiche d’inventaire (suite) • Sources financement – Subventions : Etat, Région, Département, taxe d’apprentissage. . . – Autofinancement • • • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Plusieurs lignes possibles Le total des montants doit être égal au HTR de l’inventaire Calcul automatique de l’autofinancement résiduel (en fonction du paramétrage ) Nom de l’organisme finançant le bien Type de subvention (subvention, autofinancement. . ) La durée « d’amortissement » des sources de types subvention est la même que celle du bien.

Mise à jour de la fiche d’inventaire (suite) • • • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Matériel Une ou plusieurs lignes référençant le matériel Référence du matériel Numéro de série (facultatif) Localisation: la plus précise possible Personne responsable du matériel

Mise à jour de la fiche d ’inventaire (suite) • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Saisie d ’une fiche d ’inventaire partielle – Choisir le mandat initial – Cliquer sur « nouvelle fiche » – Saisir la nouvelle fiche – Le montant total HTR de toutes les fiches d’inventaire de ce mandat ne devra pas dépasser le montant HTR initial du mandat

Validation des saisies d ’inventaire • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Choix du lot à valider

Validation des fiches d’inventaire • • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Seules lignes cochées seront validées. Cliquez sur validation : le système affectera automatiquement un numéro d ’inventaire à chaque pièce cochée.

Validation des fiches d’inventaire (suite) • • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Le numéro d ’inventaire est attribué Les inventaires sont numérotés par UB.

Validation des fiches d’inventaire (suite) • Regroupement des fiches sur un même numéro d’inventaire – Double-cliquez sur le champ numéro inventaire – Choisissez le numéro d’inventaire sur lequel se fera le regroupement – Cochez la ligne – Cliquez sur Validation pour enregistrer Bourse aux Outils 29 -11 -2000

Edition des pièces d’inventaire Bourse aux Outils 29 -11 -2000

Edition du certificat de prise en charge à l’inventaire • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Un feuillet par inventaire / matériel

Edition du certificat de prise en charge à l’inventaire (suite) • • • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Les signatures se feront sur le premier feuillet de l’inventaire 3 signatures au plus, les libellés sont paramétrables Le logo est celui du site (chargé dans une table)

Tableau prévisionnel d’amortissement Bourse aux Outils 29 -11 -2000

Tableau prévisionnel d’amortissement (suite) Bourse aux Outils 29 -11 -2000

Saisie d ’une sortie d ’inventaire • La sortie d’inventaire s ’effectue – sur une fiche d ’inventaire validée – elle est liée à la ligne matériel • • • Date de sortie Motif (vente, perte, réforme …) Montant – initialisé par le montant HTR de la fiche d ’inventaire – il peut être diminué pour un sortie partielle. – Il ne doit pas dépasser le montant HTR de l’inventaire • Acquéreur: – Nom et montants obligatoires si le motif l’impose (vente) Bourse aux Outils 29 -11 -2000

Validation des sorties d’inventaire • Seules lignes cochées seront validées Bourse aux Outils 29 -11 -2000

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Edition du certificat de sortie d ’inventaire Bourse aux Outils 29 -11 -2000

Edition du certificat de sortie d ’inventaire (suite) Bourse aux Outils 29 -11 -2000

Livre d ’inventaire Bourse aux Outils 29 -11 -2000

Livre d ’inventaire (suite) Bourse aux Outils 29 -11 -2000

Modifications de localisation de matériel • • • Bourse aux Outils 29 -11 -2000 Fenêtre matériel – indiquez la nouvelle localisation – indiquez le nouveau responsable Validez Les caractéristiques du matériel seront archivées avant leur modification.