Introduo Metodologia de Gesto de Processos Fev2019 Consrcio

Introdução à Metodologia de Gestão de Processos Fev/2019 Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 1

ROTEIRO DE CAPACITAÇÃO • PARTE I BPM - CONCEITOS ESSENCIAIS • PARTE II GESTÃO DE PROCESSOS NO DNIT • PARTE III APLICAÇÃO DA METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROCESSOS NO DNIT • PARTE IV FERRAMENTA ORACLE BPA Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 2

PARTE 1 – CONCEITOS ESSENCIAIS BPM - CONCEITOS ESSENCIAIS • BPM • GESTÃO DE PROCESSOS • GESTÃO POR PROCESSOS • MACROPROCESSO • SUBPROCESSO • ATIVIDADE • TAREFA • CADEIA DE VALOR AGREGADO • INDICADOR ESTRATÉGICO • INDICADOR DE DESEMPENHO • MELHORIA CONTÍNUA Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 3

Definição de BPM – Business Process Management ABPMP BPM é uma disciplina gerencial que presume que os objetivos organizacionais podem ser alcançados com mais êxito por meio do gerenciamento de processos. Compreende um corpo de conhecimentos composto por princípios e melhores práticas para orientar uma organização, e não uma metodologia prescrita ou um kit de ferramentas. . O gerenciamento de processos de negócio requer a participação de toda a organização, desde a liderança executiva até o nível operacional. Kirchmer Disciplina de gestão voltada a traduzir a estratégia de negócios para o plano operacional, focalizando e convertendo os processos de negócio em reais ativos para a organização, tornando-os mais visíveis, transparentes e permitindo maior agilidade para adaptações. 1 1 Franz, P, Kirchmer, M. : Value-driven Business Process management – The Value Switch for lasting Competitive Advantage. New York, e. a. 2012. Padrão de modelagem Disciplina gerencial que integra objetivos de uma organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta. BPM engloba estratégias, objetivos, cultura, estruturas organizacionais, papéis, políticas, metodologias e tecnologias para: (a) analisar, desenhar, implementar, controlar e transformar continuamente processos ponta a ponta; e (b) estabelecer a governança de processos. DNIT – Padrão de Modelagem ABPMP – BPM CBo. K, versão 3. 0, 1ª. edição Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 4

Gestão de Processos x Gestão por Processos GESTÃO DE PROCESSOS x GESTÃO POR PROCESSOS Metodologia que pressupõe estruturar, organizar, mensurar e gerenciar uma organização a partir de seus processos de negócio. MODELO DE GESTÃO • Hierárquico funcional • Por processos • Matricial (Híbrido) Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 5

Gestão de Processos x Gestão por Processos GESTÃO DE PROCESSOS • • Visão departamental Processos executados de forma independente, sem considerar inter-relação com outros processos Comunicação limitada com outra áreas da organização Dificuldade de integração Gestão DE Processo Cliente Solicitações & Expectativas Cliente Engenharia Compras Construção Venda Financeiro Produtos & Serviços Entregues Processo é executado para atender demandas de clientes da organização Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 6

Gestão de Processos x Gestão por Processos GESTÃO POR PROCESSOS • • • Gerenciamento alinhado à estratégia da organização Foco no desenvolvimento do produto / serviço para o cliente Aplicação e análise permanente dos processos por meio de indicadores Fortalecimento da comunicação em todos os níveis da organização As áreas se enxergam como sócias / parceiras, e não como concorrentes Fortalece o relacionamento interdepartamental, possibilitando a visão do “todo” e produzindo resultados voltados para o negócio. Gestão POR Processo Cliente Solicitações & Expectativas Cliente Engenharia Compras Construção Venda Financeiro Produtos & Serviços Entregues Processo é executado para atender demandas de clientes da organização Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 7

Gestão de Processos x Gestão por Processos GESTÃO DE PROCESSOS x GESTÃO POR PROCESSOS Gestão POR Processo Gestão DE Processo Cliente Solicitações & Expectativas Cliente Engenharia Compras Construção Venda Financeiro Produtos & Serviços Entregues Processo é executado para atender demandas de clientes da organização Na prática, as organizações atuam em modelos híbridos, ou com tendência à verticalização (com processos em segundo plano), ou com tendência processual (com processos em primeiro plano). Foco do treinamento: GESTÃO DE PROCESSOS ! Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 8

Afinal de contas. . . O que é um Processo? “Definimos processos de negócio como uma coleção de atividades que possuem um ou mais insumos e geram um ou mais resultados que representam agregação de valor ao cliente. “ Fonte: Michael Hammer and James Champy, Reengineering the Corporation, 1993, p. 35 “Em geral, um processo de negócio é uma sequência coerente de atividades com o objetivo de executar um serviço. A saída, o resultado de um processo de negócio, é um serviço requerido e consumido por um cliente interno ou externo. “ Fonte: Scheer, August-Wilhelm: ARIS – From Business Process to Application System. 3. edition, Berlin et al. 1998. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 9

Afinal de contas. . . O que é um Processo? Sugestão EGEPRO É a união de conhecimentos, recursos materiais, tecnologias, metodologias e pessoas, organizados segundo uma lógica particular para receber insumos específicos necessários para a execução de atividades interrelacionadas e orientadas para produzir resultados previamente planejados, direcionados para outros processos da organização, para seus clientes e para a sociedade em geral. Toda rotina de trabalho dentro de uma organização faz parte de algum processo e, com isso, agrega valor para alguém, seja o cliente ou alguma outra parte interessada. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 10

Macroprocessos MACROPROCESSOS ATIVIDADES São conjuntos de processos por meio dos quais a organização exerce a sua missão, gerando valor ao cliente. Refletem as funções da organização, as quais devem manter correspondência com os objetivos das unidades organizacionais, desdobrando-se em níveis menores, onde se localizam os processos componentes. CADEIA DE VALOR AGREGADO • • • Estratégicos Finalísticos Suporte Padrão de modelagem Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 11

Processo – Conceitos associados Hierarquia de Processos MACROPROCESSOS ATIVIDADES A B S T R A Ç O Macro Processos A hierarquia do processo é a forma de classificar os processos de acordo com o seu grau de abrangência na organização. Macroprocesso: Processo que geralmente envolve mais de uma função da organização, cuja operação tem impactos significativos nas demais funções. Dependendo da complexidade, o processo é dividido em subprocessos. Processo: Conjunto de atividades que transformam insumos em resultados que representam agregação de valor. Atividades: Os processos são divididos nas diversas atividades que os compõem, e em um nível mais detalhado de tarefas. É um conjunto de trabalhos a serem executados envolvendo rotina e prazo determinado. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 12

Cadeia de Valor Agregado Modelo gráfico que visa representar a organização segundo o arranjo de suas funções estruturantes, constituindo-se em um nível de observação do contexto organizacional a ser gradativamente decomposto até que se alcance a observação e o entendimento dos processos de trabalho propriamente ditos. Características determinantes: • Porte da organização; • Seguimento de negócio; • Diversidade de atuação; • Modelo de Gestão. Conceito introduzido por Michael Porter, que enfatiza a necessidade de otimizar atividades e processos para agregação de valor ao produto ou serviço fornecido para o cliente. Amplitude: • Nível 1 – visão da organização; • Nível 2 – visão departamental; • Nível 3 – visão operacional. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 13

Cadeia de Valor Agregado Nível 1 Visão da organização Funções estruturantes Macroprocessos OBS: Cadeia de Valor recentemente aprovada pela Diretoria Colegiada do DNIT. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 14

Indicadores INDICADORES são artefatos de mensuração que acompanham o progresso das ações empreendidas em uma organização em relação a objetivos e/ou metas estabelecidos, sejam no plano estratégico, tático ou operacional. Estratégicos Indicadores Alinhados a Objetivos Estratégicos São atingidos por No plano da gestão estratégica, devem ser acompanhados ao longo do tempo para avaliar o índice de alcance dos componentes da estratégia formulada para a organização, possibilitando seu realinhamento. Definição Objetivos de Negócio Agregação Iniciativas De Desempenho Impulsionam Projetos e Processos Indicadores Implementadas por No plano operacional, estabelecem de forma objetiva, quais características do processo devem ser acompanhadas ao longo do tempo para avaliar e melhorar o seu desempenho. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 18

Indicadores INDICADORES são instrumentos de comunicação. Estratégicos levam diretrizes para a operação. De desempenho levam informações de resultados operacionais. Objetivos de Negócio Impulsionam São atingidos por Nível Tático Iniciativas Projetos e Processos Implementadas por Plan. e Gestão do Portfólio Gestão de Programas, Empreendimentos, Projetos e Processos Nível Operacional Indicadores Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) Informações Objetivos Estratégicos Missão Estratégia e Objetivos Organizacionais Indicadores Alinhados a Visão Diretrizes e Prioridades Nível Estratégico Plan. e Gestão da Operação Execução da Operação (Rotina) 19

Indicadores INDICADORES EFICIÊNCIA é atingir o resultado com o mínimo de perda de recursos, isto é, fazer o melhor uso possível de tempo, dinheiro, materiais e pessoas. EFICÁCIA é alcançar os resultados planejados. É alcançar os objetivos e as metas. • Indicadores de Eficiência (ou de Processo) Indicadores Alinhados a Objetivos Estratégicos Objetivos de Negócio Impulsionam São atingidos por Iniciativas Projetos e Processos Indicadores Implementadas por Medem o desempenho do processo. Permitem prever as características das saídas antes de serem entregues. − Responde à pergunta: Será que as coisas são feitas de forma correta, ou da melhor forma? - Custo: Quantificam os recursos consumidos dentro do processo - Tempo de Ciclo (Lead Time): Tempo total necessário para transformar as entradas em saídas. - Qualidade: Medida da capacidade do processo produzir saídas fora do seu padrão. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 20

Indicadores INDICADORES EFICIÊNCIA é atingir o resultado com o mínimo de perda de recursos, isto é, fazer o melhor uso possível de tempo, dinheiro, materiais e pessoas. EFICÁCIA é alcançar os resultados planejados. É alcançar os objetivos e as metas. • Indicadores de Eficácia (ou de Saída): Indicadores Alinhados a Objetivos Estratégicos Objetivos de Negócio Impulsionam São atingidos por Iniciativas Projetos e Processos Indicadores Implementadas por Medem a aderência das saídas às especificações e requisitos dos clientes: características específicas, quantidades, valores e atributos de cada produto e serviço que são esperados pelo cliente. − Respondem à pergunta: Será que estamos fazendo a(s) coisa(s) certa(s), a(s) que deve(m) ser feita(s)? - Conformidade: Revelam o que está sendo entregue ao cliente. IMPORTANTE: IMPORTANTE EFICIÊNCIA é o alcance da EFICÁCIA com o menor custo possível. Só se pode falar em eficiência se a eficácia foi alcançada! Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 21

Melhoria contínua MELHORIA CONTÍNUA é um modelo de gestão orientado para processos, inspirado no ciclo básico PDCA que busca manter ativas e permanentes as iniciativas de gerenciamento e incremento dos processos de trabalho nas organizações. Origem: Kaizen japonês MELHORIA CONTÍNUA Características: • CONTINUIDADE • CULTURAL (deve alcançar todos os níveis) • BENEFÍCIOS AMPLOS (para todos) PDCA Melhoria Contínua é o conjunto de atividades planejadas através das quais todas as partes da organização objetivam aumentar a satisfação do cliente, tanto para os clientes internos quanto externos. Total Quality Management – TQM ISO 9001: 2015: Melhoria da qualidade de produtos, processos e serviços, aumento da satisfação, lealdade e retenção de clientes, ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade e reduz os custos. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 22

PARTE 2 – GESTÃO DE PROCESSOS NO DNIT • ESTRATÉGIA, PROCESSOS E PROJETOS • A IMPORT NCIA DO BPM • CICLO DE VIDA DE PROCESSOS • GERENCIAMENTO E GOVERNANÇA DE PROCESSOS • COMPONENTES ESTRUTURAIS DA GESTÃO DE PROCESSOS NO DNIT • O ESCRITÓRIO DE PROCESSOS • A METODOLOGIA • A FERRAMENTA DE APOIO • PAPÉIS E RESPONSABILIDADES Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 23

Estratégia É um plano, um "como", um meio de ir de uma situação na qual se está, para uma diferente, em um período de tempo. Estratégia do grego antigo στρατηγία (stratēgia), tendo significado de "a arte de liderar uma tropa, comandar”; designava o comandante militar à época da democracia ateniense. Wikipedia Em sentido figurado, uma estratégia normalmente é estipulada para ultrapassar algum problema, e nestes casos pode ser sinônimo de habilidade, astúcia ou esperteza. No contexto organizacional, o planejamento estratégico é usado para melhorar a produtividade e os resultados da empresa. É a resposta dada por uma organização, sobre um questionamento, formulado pela sua própria existência, que provê diretrizes, atitudes e caminhos que ela deve seguir, visando manter-se viva e, sobretudo com crescimento, em resposta aos desafios do contexto no qual está inserida e milita. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 24

Mapa estratégico do DNIT Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 25

Estratégia X Processos X Projetos ORGANIZAÇÃO PROCESSO É uma agregação de conhecimentos, recursos materiais, tecnologias, metodologias e pessoas, organizados segundo uma lógica particular para receber insumos específicos necessários para a execução de atividades interrelacionadas e orientadas para produzir resultados previamente planejados, direcionados para outros processos da organização, para seus clientes e para a sociedade em geral. Clientes Um empreendimento colaborativo, frequentemente envolvendo pesquisa ou desenho, que é cuidadosamente planejado para alcançar um objetivo particular. Visão Valores Missão PMBOK Estratégia e Objetivos Organizacionais Plan. e Gestão da Operação Características: • Singularidade e incerteza. • Temporários, possuem um início e um fim definidos. • Planejados, executado e controlado. • Produtos, serviços ou resultados exclusivos. • Desenvolvidos em etapas. • Realizados por pessoas. • Com recursos limitados. Plan. e Gestão de investimentos Empreendimentos Gestão da Operação (Processos) PROXIMIDADE CONCEITUAL? ! PROJETO Acionistas Gestão de Investimentos (Projetos) Governo Sociedade Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 26

A importância do BPM Ø Processos refletem a Missão, Visão e Valores da Organização. Ø São os processos da organização que produzem seus resultados. Ø Uma organização é um conjunto de processos, e não um conjunto de áreas. Ø Os processos de negócio são ativos da organização – conhecimentos, tecnologias, pessoas e, portanto, devem ser tratados e cuidados como tal. Ø Expressam uma visão holística na geração de um produto/serviço. Ø Os clientes/cidadãos não “enxergam” departamentos! “Enxergam” ações e resultados! Assim, são eles que agregam “VALOR” para a sociedade. Ø Os processos focalizam o cliente e suas expectativas, e não o chefe. Ø Oferecem uma base para a elaboração de projetos nas mais diversas áreas. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 27

Componentes estruturais da gestão de processos no DNIT • • EGEPRO METODOLOGIA FERRAMENTA PESSOAS / PAPÉIS Os 3 pilares para tratar o tema de processos Organização Ciclo de Melhoria de Processos Ferramenta Oracle BPA AS PESSOAS SÃO OS VERDADEIROS AGENTES DE MUDANÇA. FAÇA ACONTECER NO SEU DIA A DIA! Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 28

O Escritório de Processos • • EGEPRO METODOLOGIA FERRAMENTA PESSOAS / PAPÉIS ESCRITÓRIO DE PROCESSOS É um mecanismo de governança orientado à disseminação da cultura de gestão por processos na organização, monitorando as práticas de trabalho estabelecidas, buscando identificar e inserir melhorias para que os objetivos de negócio sejam alcançados com resultados cada vez melhores para clientes, para os colaboradores, bem como para os acionistas ou para a sociedade em geral. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 29

A metodologia • • EGEPRO METODOLOGIA FERRAMENTA PESSOAS / PAPÉIS COMPONENTES METODOLÓGICOS • • Traduzem-se em processos do EGEPRO; • Processos do Ciclo de Melhoria; • Processos de Suporte; • Processos de Gestão Interna. Explicitados em modelos e atividades; • Apoiados por documentos complementares • Regimento Interno; • Descritivo Metodologia; • Padrões de Modelagem; • Templates de eventos. Institucionalização de Processos no DNIT Ciclo de Melhoria de Processos Levantamento de Informações para a Modelagem Mapeamento dos Processos Diagnóstico e Redesenho dos Processos Implantação / Oficialização dos Processos Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) Monitoramento e Análise de Desempenho 30

A metodologia Institucionalização de Processos no DNIT Ciclo de Melhoria de Processos Levantamento de Informações para a Modelagem ü Definir o escopo da iniciativa ü Apresentar a metodologia de trabalho ü Designar a equipe de trabalho ü Definir cronograma de trabalho ü Levantar informações sobre os processos a serem mapeados Mapeamento dos Processos ü Mapear a situação atual do processo (AS IS) ü Vincular os processos à Cadeia de Valor do DNIT ü Descrever as atividades dos processos ü Elaborar indicadores de desempenho de processos ü Preencher o detalhamento dos processos ü Registrar pontos de alerta ü Preencher relatório de mapeamento de processos Diagnóstico e Redesenho dos Processos ü Analisar o relatório de mapeamento de processos ü Identificar causa raiz dos pontos de alerta ü Priorizar pontos de alerta ü Identificar possíveis soluções para os problemas ü Identificar oportunidades de melhoria ü Redesenhar o processo (TO-BE) ü Propor indicadores de desempenho ü Preencher relatório de diagnóstico e redesenho Implantação/ Oficialização dos Processos ü Elaborar nota técnica ü Elaborar plano de implantação ü Executar implantação ü Elaborar IS/IN dos processos ü Aprovar IS/IN na Colegiada ü Publicar a IS/IN dos processos Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) Monitoramento e Análise de Desempenho ü Coletar os dados de medição de cada processo ü Analisar o desempenho dos processos ü Descrever os resultados ü Reportar a análise de desempenho ao EGEPRO 31

A ferramenta de apoio • • EGEPRO METODOLOGIA FERRAMENTA PESSOAS / PAPÉIS Características principais • Licenciamento limitado a 60 usuários simultâneos • Bases de dados segmentadas • Histórica – processos mapeados • Desenvolvimento • “AS IS” • “TO BE” • Uso cotidiano para modelagem de processos • Filtro metodológico DNIT • Padrões de modelagem DNIT • Multiplicidade de usuários • Diversidade de perfis de acesso • Múltiplas bases de dados • Distintos perfis de acesso • Diversidade de objetos • Uso cotidiano para modelagem de processos • Facilidade de uso • Filtros metodológicos • Múltiplas notações, conforme finalidade Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) Outras: • EXCEL • WORD • PROJECT 32

Papéis e responsabilidades • • EGEPRO METODOLOGIA FERRAMENTA PESSOAS / PAPÉIS ANALISTA DE PROCESSOS GESTOR DE PROCESSOS EXECUTOR DE PROCESSOS O Analista de Processo é o responsável direto pela comunicação entre o Escritório de Processos e as áreas de negócio. Dissemina e aplica as práticas de gestão de processos junto às setoriais, identifica oportunidades de melhorias, apoia as ações de modelagem e definição de indicadores de desempenho, além de fornecer informações relativas a prioridades e aspectos relevantes para implantação dos processos. O Gestor de Processo é o responsável por promover a melhoria constante do processo. Para isso, além dos indicadores de desempenho, padrões de eficiência e eficácia, ele deve ter um olhar crítico para o processo, sempre com o propósito de descobrir alternativas para melhorar a forma de trabalho e o produto para o qual o processo foi criado. Executores de processos são todos aqueles colaboradores que atuam na execução de atividades dos processos abordados. Devem compor as equipes de implantação e colaborar na melhoria dos processos. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 33

Papéis e responsabilidades DIREX Diretorias EGEPRO • • • Fomentar, apoiar e monitorar o andamento das iniciativas de BPM nas áreas de negócio do DNIT; Zelar pela aplicação da metodologia estabelecida e uso adequado da ferramenta Oracle BPA; Capacitar equipes técnicas envolvidas com modelagem e implantação de processos; Incentivar e acompanhar a mensuração de indicadores de desempenho dos processos; Promover a disseminação da cultura de gestão de processos no DNIT, divulgando as ações empreendidas e os resultados alcançados; Observar as diretrizes e objetivos estratégicos da instituição, realizando a interface entre a Gestão Estratégica e os processos organizacionais. Coordenações • • • Definir quais os processos serão priorizados dentro da iniciativa de mapeamento de processos; Patrocinar a iniciativa de processos, fornecendo pessoal e quaisquer recursos que forem necessários para o mapeamento dos processos dentro da coordenação ou diretoria; Elaboração dos relatórios de mapeamento no decorrer da iniciativa; Coordenar as implantações; e Monitorar os processos implantados, mensurando seus indicadores e propondo eventuais melhorias. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 34

PARTE 3 – INICIATIVAS DE PROCESSOS NO DNIT APLICAÇÃO DA METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROCESSOS NO DNIT • MODELAGEM DE PROCESSOS • NOTAÇÃO BPMN • PADRÕES DE MODELAGEM • METODOLOGIA ADOTADA • PRIMEIRO EVENTO – PLANEJAMENTO DA MODELAGEM • SEGUNDO EVENTO – “AS IS” E DIAGNÓSTICO • TERCEIRO EVENTO – “TO BE” • QUARTO EVENTO – PLANEJAMENTO DA IMPLANTAÇÃO • IMPLANTAÇÃO DE PROCESSOS Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 35

Notações Linguagens para representação gráfica da realidade organizacional Existem diversos tipos de notação para Modelagem de Processos. A escolha por de uma delas deve levar em consideração as características do cliente e as necessidades do projeto. EPC Event-driven Process Chain Fluxogramas Fluxograma é um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representação esquemática de um processo ou algoritmo, muitas vezes feito através de gráficos que ilustram de forma descomplicada a transição de informações entre os elementos que o compõem. Técnica focada no controle de atividades e as relações de dependência entre elas, representando o processo em nível lógico e facilitando a compreensão do usuário. • Normalmente utilizado para processos de negócio • Apresentação em cadeia de eventos • Notação simplificada • Facilita análise e melhoria de processos Entretanto, o intuito do uso de qualquer notação é proporcionar uma linguagem padronizada, conceitos claros, melhor assimilação do conteúdo e utilizar os padrões e modelos criados em diversas plataformas. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 36

Notação BPMN Linguagens para representação gráfica da realidade organizacional Existem diversos tipos de notação para Modelagem de Processos. A escolha por de uma delas deve levar BPMN Business Process Modelling Notation Visa reduzir o intervalo temporal entre o mapeamento de processos e a implementação, contando com riqueza de elementos estruturais que facilitam criações complexas. Recomendável em consideração as características para mapeamento de sistemas, escopo do Projeto. do cliente e as necessidades do • Linguagem favorece processos de TI projeto. • Apresentação de regras do negócio Entretanto, o intuito do uso de • Detalhamento das informações qualquer notação é proporcionar uma linguagem padronizada, conceitos claros, melhor assimilação do conteúdo e utilizar os padrões e modelos criados plataformas. em diversas • Possibilidade de simulação dos processos • Cria uma ponte padronizada para o “gap” existente entre o desenho de processos de negócios e a implementação dos processos, através de uma linguagem executável. • O BPMN deve ser um padrão simples (permite utilizar elementos básicos) e flexível (deve mapear os processos internos e externos). • O BPMN não deve ser utilizado para mapear organogramas, telas de sistemas, esquemas, mapas estratégicos. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 37

Notação BPMN Ferramenta BIZAGI BPMN Ferramenta ORACLE BPA Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 38

Padrões de modelagem Padrão de modelagem O padrão de modelagem é um documento que contém as definições dos padrões gráficos, simbologia e notação adotada para as iniciativas de modelagem de processos no DNIT, com o objetivo de obter a uniformidade, coesão e consistência das informações inseridas no repositório de processos. Tem caráter prático visando proporcionar a orientação inicial necessária para os envolvidos no mapeamento de processos. O padrão de modelagem é tratado como “documentação viva”, e por isso é natural sua atualização periódica. Objetos Exemplos Os diagramas tratados no documento são: • Cadeia de Valor Agregado (diagrama VAC); • Organograma; • Representação dos processos de negócio do DNIT pela notação de modelagem BPMN; e • Event Driven Process Chain (Cadeia de processos dirigida por evento – Diagrama EPC). Padrão de modelagem - EGEPRO Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 39

Padrões de modelagem Padrão de modelagem O padrão de modelagem é um documento que contém as definições dos padrões gráficos, simbologia e notação adotada para as iniciativas de modelagem de processos no DNIT, com o objetivo de obter a uniformidade, coesão e consistência das informações inseridas no repositório de processos. Tem caráter prático visando proporcionar a orientação inicial necessária para os envolvidos no mapeamento de processos. O padrão de modelagem é tratado como “documentação viva”, e por isso é natural sua atualização periódica. Objetos Exemplos Os diagramas tratados no documento são: • Cadeia de Valor Agregado (diagrama VAC); • Organograma; • Representação dos processos de negócio do DNIT pela notação de modelagem BPMN; e • Event Driven Process Chain (Cadeia de processos dirigida por evento – Diagrama EPC). Padrão de modelagem - EGEPRO Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 40

Padrões de modelagem Padrão de modelagem O padrão de modelagem é um documento que contém as definições dos padrões gráficos, simbologia e notação adotada para as iniciativas de modelagem de processos no DNIT, com o objetivo de obter a uniformidade, coesão e consistência das informações inseridas no repositório de processos. Tem caráter prático visando proporcionar a orientação inicial necessária para os envolvidos no mapeamento de processos. O padrão de modelagem é tratado como “documentação viva”, e por isso é natural sua atualização periódica. Objetos Exemplos Os diagramas tratados no documento são: • Cadeia de Valor Agregado (diagrama VAC); • Organograma; • Representação dos processos de negócio do DNIT pela notação de modelagem BPMN; e • Event Driven Process Chain (Cadeia de processos dirigida por evento – Diagrama EPC). Padrão de modelagem - EGEPRO Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 41

Metodologia adotada Modelagem de processos A modelagem de processos deve ser feita observando-se métodos e critérios específicos para que alcance os resultados esperados, pois trata-se de uma atividade desenvolvida por grupos de pessoas que devem atuar em conjunto e com os mesmos objetivos. Distintas técnicas podem ser utilizadas para se chegar à elaboração dos modelos de processos pretendidos, sendo o JAD a mais usual e adotada nos trabalhos desenvolvidos no DNIT. Importante: baseia-se no consenso entre os participantes. JAD Documentação: • Lista de presença • Modelos produzidos • Atas de reuniões Obs: • Não é utilizada para redesenho de processos, mas para a validação dos produtos. Participantes: • Gestores do processo / macroprocesso • Supervisores de equipes • Executores com boa visão de todo o processo • Consultor / Analista / Arquiteto de processos Objetivo: • Obter consenso acerca dos modelos que representam a realidade focalizada. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 42

Implantação de processos Implantação Em geral, a implantação de Produtos elaborados: processos no DNIT cumpre-se • Manual de Procedimentos com o alcance dos seguintes Operacionais; objetivos: • Instrução de Serviços com a • • Consolidação das informações básicas dos processos: • modelos; • Descrições de atividades; e • Indicadores de desempenho. Elaboração de Manual de procedimentos; Publicação dos processos; e Reunião inicial para operação. Casos específicos, onde haja a inserção de novos sistemas, conhecimentos, recursos especiais ou operação paralela, determinam um projeto de maior complexidade para implantação. Manual de Procedimentos Operacionais: • Elaborado a partir das informações contidas nos modelos de processos documentados na ferramenta Oracle BPA; • Template padronizado pelo EGEPRO. publicação dos processos. Manual de Procedimentos Operacionais (Exemplo) Instrução de Serviços: • Template padronizado pelo EGEPRO; • Alternativa de Instrução Normativa, quando tratarem-se de processos com amplo alcance, para todo o DNIT. Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) Instrução Normativa EGEPRO 43

MUITO OBRIGADO EMAIL: GESTAO. PROCESSOS@DNIT. GOV. BR Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014 -00) 44