Introduksjon prosjektarbeid EK rjan Aarmo 13 juni 2021

Introduksjon prosjektarbeid ØEK Ørjan Aarmo, 13. juni 2021

Introduksjon til prosjektarbeid ØEK 1. Bakgrunn for innføring av et prosjektsystem i Øvre Eiker 2. Prosjektveiviseren er metodikken (Difi) 3. Prosjektportalen er verktøyet (Difi, Asker og Puzzlepart)

1. 0 Bakgrunn Øvre Eiker • Innsiktsarbeid gjort i 2019 • Utarbeidet en diskusjonsgrunnlag for KLG • Beslutning om implementering av metodikk og verktøy • Kartlegging Prosjektverktøy i ØEK august 2020

1. 1 Innsiktsarbeidet • Det er liten konsensus i Øvre Eiker kommune om hvordan man driver prosjekter. • Ansatte opplever at de ikke vet hva som forventes av dem. • Det er ikke tydelige fremdriftsplaner, mål, forventninger til resultater og drift i prosjekter. • Det er ikke nok tid til å drive prosjektarbeid. • Vi mangler oversikt over hvem som jobber med hvilke prosjekter. • Prosjekter mangler digital flyt med tanke på samhandling og dokumentdeling. • Det er behov for flere nivåer med kompetanseheving i prosjektjobbing.

1. 2 Behov for et prosjektsystem • For å skape en begrepsavklaring • For å innføre overordnet prinsipper for styring av prosjekter i ØEK • For å lage en oversikt over støttefunksjoner for prosjektstyring.

1. 3 Planer og strategier Kommunestyrets vedtak av innovasjonsstrategi 13. februar 2019 inneholdt følgende relevante tiltak: • Rutine for idéfangst. • Teste ut og velge metode for deling av “hva og hvordan” i utviklingsarbeidet, på alle nivåer – etablere fast “utviklingstid” i alle enheter. • I økonomiplanen for 2019 -2022 står følgende tiltak 3. 4. 6 c): Systematisere prosjektarbeid i organisasjonen.

1. 4 Forankring av prosjektsystem ØEK • Innovasjonsstrategi (verktøy og metoder) • Oppdrag utviklingsteam (KLG) • Tiltak fra Økonomiplan

Prosjektveiviseren Nasjonal metodikk for styring av prosjekter i det offentlige 8

2. 0 Bakgrunn for metodikken På 1990 -tallet og begynnelsen av 2000 -tallet kunne man i staten se flere IT-prosjekter med vesentlige svakheter. Disse var knyttet til: § Kostnadsoverskridelser § Forsinkelser § Manglende samspill med eksterne aktører § Dårlig realisering av gevinster

2. 0 Bakgrunn for metodikken Bygger på den kjente metoden PRINCE 2 • Skape en felles ramme (begrepsdefinisjoner ol) • Sterkere fokus på gevinstarbeid • Prinsipp om tilpassing av modellen i lokalt prosjektmiljø

2. 2 Prosjektveiviseren – metodikken 11

2. 2 Prosjektveiviseren – metodikken Styringsprinsippene og hovedstrukturen er gyldige uansett hva prosjektet skal levere • Hensikten og intensjonen med hver av fasene er den samme o Skaper sammenlignbarhet/oversikt på program- og porteføljenivå • Beslutningspunkt-sjekklistene er relevante/overførbare til alle typer prosjekter o Les spørsmålene i lys av ditt prosjekt! • Samme dokumentstruktur - gir gjenkjennelighet «på tvers» o Innholdet må vinkles/utformes/tilpasses til den aktuelle prosjekttypen • Bruk hodet i tillegg til prosess og maler!

2. 3 Fokusområder EIERSTYRING Konseptfasen sikrer at et eventuelt prosjekt vil være riktig bruk av virksomhetens ressurser for å tilfredsstille et definert behov. Dette gjøres ved å utrede alternative konsepter og velge det beste. PROSJEKTET Planleggingsfasen sikrer at virksomheten har en god forståelse for arbeidet som kreves for å gjennomføre prosjektet, før virksomhetsledelsen forplikter seg til en betydelig investering. Gjennomføringsfasen leverer prosjektets produkter ved å gjennomføre delfaser i henhold til de planer og strategier som fremgår av styringsdokumentet. GEVINSTREALISERING Avslutningsfasen sikrer en strukturert og formell avslutning av prosjektet, og en god overlevering til linjen. I Realiseringsfasen følger virksomheten opp sin videre realisering av gevinster, og vurderer oppnåelse av effektmål.

2. 4 Fokusområder t k n pu s e g t in is l n t k u k Sje Besl ring k n a For r, e s elfa d ng er i r y s t n s a e r Fas leve ing r e lis a e str n i v Ge r er a r v ing re r v e a l ø s l ø f g f e ke er e ro ge an le opp nnom a u l l b e l a i g e T Ev Gje Tild Tille Tild ere s i l Rea

2. 5 Dokumenter Prosjektmandat Prosjektforslag Faseplaner Evaluering Styringsdokument IDE Gev ins trea lise ring spl an Oppdatert Gevinstrealiseringsplan sp g n eri s i l ea str n i v Ge Evaluering

2. 6 Prosjektets interessenter Personer, grupper eller organisasjoner som kan påvirke, vil bli påvirket av, eller oppfatter at de vil bli påvirket av prosjektets gjennomføring eller resultater. . Behov og muligheter. Sikre forankring. Ansvar og roller i prosjektet. Utrede mulige løsninger. Innføring av produkter. Test/kvalitetssikring. Brukernes evaluering. Gevinstrealisering. Overlevering av ansvaret for produkter og gevinstrealisering.

Prosjektveiviserens faser Hensikt og innhold til de ulike fasene 17

«Idétrakten» før BP 1 og konseptfasen Hensikt: Få oversikt over hva virksomheten skal løse Eksternt pålagte oppdrag og føringer Interne oppgaver og initiativer Har nær sammenheng med porteføljestyringsprosessen Innhold: Aktiviteter før BP 1 (se venstremyen i idétraktsiden) Registrere og forstå behov Kategorisere og prioritere behovene Utarbeide mandat for konseptfasen – for de mest lovende idéene

Konseptfasen Hensikt: Sikre riktig bruk av virksomhetens ressurser Nær sammenheng med virksomhetsstyringen Er relevant for alle virksomhetens tiltak – uansett arbeidsform Innhold: Hva er egentlig behovet/problemet? Hvordan kan vi gå frem for å løse det? Hvilken tilnærming (hvilket konsept) er best egnet? Hvilke effekter og gevinster tror vi prosjektet vil føre til? Konseptfasens aktiviteter er samordnet med utredningsinstruksen!

Planleggingsfasen Hensikt: Forstå prosjektets hensikt og innhold Skape grunnlag for en god styring av prosjektet Innhold: Hvilke hovedprodukter er best egnet til å skape de ønskede effektene? Hvordan bør gjennomføringen og leveransene struktureres? Hvilken prosjektorganisering er best egnet til å styre gjennomføringen? Hva må til for at de forventede gevinstene skal realiseres? IKKE detalj-spesifiser løsningens innhold her!

Gjennomføringsfasen(e) Hensikt: Levere resultater/produkter som vil skape de ønskede nyttevirkningene Innhold: Fremskaffe, overlevere og innføre prosjektets produkter/leveranser Herunder sørge for at innføringen skjer i henhold til gevinstrealiseringsplanen Gjennomføringen bør gjøres stegvis med en form for delfaser Milepæler? Steg? Leveranser? Iterasjoner? Sykluser? Sprinter? Gjerne med tidlige leveranser av noe som vil skape stor effekt og tillit til prosjektet Faseplaner for neste delfase lages mot slutten av hver delfase Med utgangspunkt i den overordnede prosjektplanen

Avslutningsfasen Hensikt: Sikre en god og kontrollert avslutning av prosjektet Innhold: Er alt levert og mottatt som avtalt? Trenger mottakerne (linjeorganisasjonen) noe mer støtte før prosjektet avsluttes? Er linjeorganisasjonen forberedt og klar til å forvalte resultatene videre? Overlevering av produktansvaret til linjens drift og forvaltning Administrativ avslutning av prosjektet Avslutte og lukke avtaler, regnskap, arkiv, etc

Realiseringsfasen Hensikt: Sikre at linjeorganisasjonen følger opp gevinstrealiseringen etter at prosjektet er avsluttet Innhold: Følge opp at virksomheten bruker prosjektets produkter på en god måte, som gir optimal nytteverdi/gevinst for virksomheten(e) Gjøres på basis av gevinstrealiseringsplanen Måle gevinster Ble gevinstene som forventet/forespeilet ved starten av prosjektet? Utarbeide konseptevalueringsrapport

Litt om gevinstrealisering Hva: Gevinstrealisering er hele prosessen der man identifiserer, planlegger, organiserer, følger opp og henter ut forventede og eventuelle ikke-forventede gevinster av et prosjekt. Utfordring: I mange prosjekter (f. eks. ifm tverrsektorielle digitaliseringsprosjekter) vil gevinster ofte oppstå i andre virksomheter og sektorer enn i den/de virksomheten(e) der tjenestene utvikles og prosjektene eies. Kostnadsfordeling? Brukerinvolvering? Ny organisering? Nye arbeidsprosesser? Gevinstansvarlig – sentralt hovedansvarlig knyttet til prosjektet Gevinsteiere – lokalt eierskap til de enkelte gevinstene der de skal oppstå

Hensiktsmessig bruk av maler Hvorfor maler? Standard gjenkjennelig dokumentstruktur på tvers av prosjekter, virksomheter og sektorer En hjelp til å sikre at du har fått med alt som bør være dokumentert Bruk av maler: Skriv «kort og fyndig» Tenk på hva leseren faktisk trenger å vite Er du sikker på at et punkt ikke er relevant for ditt prosjekt, skriv «ikke relevant» , men ikke slett punktet Legg gjerne til nye punkter under et kapittel, men helst til slutt …

Prosjekt-, program og porteføljestyring Et prosjekt er en midlertidig organisasjon etablert med den hensikt å levere ett eller flere produkter som bidrar til å løse en gitt oppgave. Prosjekter kjennetegnes ved at oppgaven er av unik karakter, har gitte mål, og har en avgrenset ramme for omfang-, tid- og kostnad Et program er en samling av prosjekter og aktiviteter med et felles overordnet mål som sammen vil medføre forandringer i en virksomhet, en myndighet eller en sektor. Et program har ofte varighet på flere år, og programmets prosjekter kan gjennomføres i sekvens eller med hel eller delvis parallellitet En (prosjekt)portefølje er alle programmer og prosjekter som utføres av en organisasjon, flere organisasjoner eller deler av en organisasjon.

Prosjektportalen Digitalt verktøy for styring av prosjekter i det offentlige 27

3. 1 Bakgrunn for Portalen § Utviklet av Puzzlepart på oppdrag fra Asker kommune og KS § Del av offentlig satsing på digitalisering § Implementering av Difis prosjektveiviser § En anbefalt prosjektmodell for prosjekter i offentlig sektor § 100% basert på Microsoft Share. Point og integrert med Planner og Teams

3. 0 Prosjektportalen 29

3. 1 Hovedfunksjoner portalen 1. Full oversikt med porteføljeverktøy 2. Enkel håndtering av standardmaler 3. Uslåelig dokumenthåndtering 4. Enkel og kraftig oppgavemotor 5. Sjekkliste for faseendring 6. Stålkontroll på brukerrettigheter

3. 2 Opprette prosjektområde 1. Opprett et prosjektområde 2. Legge til prosjektinformasjon 3. Laste ned dokumentmaler 4. Koble prosjektområde med Teams

3. 3 Tilpass sider i Teams 1. Legge til sider 2. Legge til dokumentmappe 3. Legge til medlemmer

3. 4 Se webinar om Teams

3. 4 Benytte Planner i oppgavebehandling 1. Legge til oppgaver fra Prosjektportalen til Planner i Teams 2. Tilpasse og tilordne oppgaver til prosjektmedlemmer 3. Følge oppgavene

3. 4 Se webinar om Planner

3. 5 Tilpasse, maler, sjekklister og menyer 1. Bruk av sjekklister 2. Tilpasninger av maler 3. Luke bort menyer

Avslutning Lykke til med prosjektarbeidet!