Introduction la cartographie de la mise en uvre

Introduction à la cartographie de la mise en œuvre Webinaire en 2 parties destiné aux consultants de GMS Juillet 2014

Un webinaire en 3 volets 1 e partie - la cartographie : introduction, méthodologie, facilitation Exercice à distance et remise des travaux 2 e partie - Analyse et examen des résultats de l'exercice; - Comment appuyer le client dans le travail de gestion du risque

Webinaire – 2 e partie • Discussion des problématiques identifiées lors de l'exercice d'élaboration de la cartographie • Réponses aux questions concernant le processus • L'utilisation de la cartographie pour la gestion du risque • Partage d'expériences des consultants GMS

Série 8 VIH, Phase I en RDC, 2010 -2012 avec flux de fonds chiffrés Condoms, VCT, STI, PEP, SBT, OI, ARV, PMTCT, Strat. Info. Condoms, IEC, BCC, PSS, OVC Global Fund 80% 10% CORDAID UNDP SANRU 40% 15% 10% PNLS 5% SDV Agetraf (Distribution Agent) PNTS 5% 5% PNLS provinciaux (11) Centres nationaux de transfusion sanguine (CNTS) (11) Centres de distribution regionaux (CDR ) 20% ECZS (196 ZS) 7% Formations sanitaires (? ) 7% UNDP NGO SRs (15) 7% CORDAID NGO SRs (? ) 7% SANRU NGO SRs (? )

Subvention TASO Série 10 Paludisme Cartographie de Mise en Oeuvre: Flux de fonds Grant No. UGD-011_G 12 -M

Subvention TASO Série 10 Paludisme Cartographie de Mise en Oeuvre: Flux de fonds Grant No. UGD-011_G 12 -M

SAF-H-NDOH: Grant implementation map 07/07/2014 Global Fund SA Reserve Bank Treasury PMU (PR) 100% / 8. 7% Planned disbursement as a % of total budget / Actual disbursement as a % of total budget NDo. H (PR) 1. 2% / 0. 0% 1. 5% / 0. 4% 30. 3% / 2. 9% 1. 1% / 0. 3% 0. 9% / 0. 1% 62. 5% / 4. 5% DSD (e. SR) M&E (i. SR) TB Control (i. SR) HIV & AIDS (i. SR) OCC Health (i. SSR) AMU/CPU (i. SR) ? %/ ? % Procure ARV DHIS (HIV) Provinces 6. 8% / 0. 0% NHLS (e. SSR) 7. 8% / 0. 0% Jhpiego (e. SSR) 7. 1% / 0. 4% Aurum (e. SSR) 2. 8% / 0. 0% Right to Care (e. SSR) 3. 4% / 0. 0% TB HIV Care (e. SSR) DHIS (HIV) District e. TR. net (TB) DHIS(HIV) Sub - Districts DHIS (HIV) e. TR. net (TB) & DHIS (HIV Health Facilities Procure Lab Prods Store and Distribute HP DDC - Imperial Health 3 x CCMDD ? %/ ? % Top-up only ? %/ ? % NHLS/Facility Labs Designated GF ART sites e. SR: external SR, e. SSR: external SSR, i. SR: internal SR, i. SSR: internal SSR, DDC: Domestic Distribution Centre, CCMDD: Critical and Chronic medicines Dispensing and Distribution, NHLS: National Health Laboratory Services

SAF-H-NDOH: Grant implementation map SDA Budget allocation - 07/07/2014 1. 22% DSD 0. 36% NHLS 0. 16% 62. 48% NDo. H AMU NDo. H HIV 1. 47% NDo. H M&E 1. 05% NDo. H PMTCT SDA 1. 3 SDA 2. 6 SDA 2. 7 SDA 3. 1 SDA 3. 3 1. 22% 0. 36% 0. 16% 63. 95% 1. 05% 9. 12% 11. 06% 6. 46% 6. 62% SDA 5. 1 SDA 5. 2 SDA 5. 3 SDA 6. 1 PMU 0. 42% NDo. H TB 0. 01% NDo. H TB 0. 02% NDo. H TB 2. 38% NDo. H PR 1. 54% NHLS 2. 57% NHLS 2. 33% NHLS 1. 92% NDo. H TB 7. 16% JHPIEGO 3. 02% AURUM 3. 25% AURUM 0. 67% JHPIEGO 2. 42% RTC 0. 87% MBOD 0. 80% AURUM 3. 03% TB/HIV care 0. 40% RTC 0. 40% TB/HIV care 0. 05% MBOD

Cartographie en 7 étapes 1 Identifier les entités concernées par la subvention 2 Attribuer des couleurs à ces entités 3 Décrire le rôle de chaque entité 4 Cartographier les flux de fonds 5 Cartographier les flux de produits de base 6 Cartographier les flux de gestion et d'informations 7 Chiffrer les flux de fonds et de produits de base

Bonnes pratiques 1. Utiliser le processus standard en 7 étapes 2. Garder la même disposition des entités sur la carte, sauf pour présenter une vue "particulière" 3. Clarifier les liens contractuels 4. Montrer le rôle de coordination – en aucun cas gestion - du CCM/Comité de Suivi Stratégique 5. Utiliser le jeu de symboles et couleurs du Fonds mondial 6. Si la cartographie représente plusieurs subventions, bien démontrer les liens entre elles (ex. cadre de performance unique)

1 Identifier les entités concernées par la subvention 2 Attribuer des couleurs à ces entités 3 Décrire le rôle de chaque entité 4 Cartographier les flux de fonds 5 Cartographier les flux de produits de base 6 Cartographier les flux de gestion et d'informations 7 Chiffrer les flux de fonds et de produits de base

Pourquoi ? La cartographie de la mise en œuvre : – Exigée durant la phase d'élaboration de la subvention ; – Elément clé de la gestion du risque opérationnel ; – Clarification des éléments ambigus ou confus ; – Visualisation des modalités de mise en œuvre ; – Base de la négociation sur la réduction du risque.

Processus d'évaluation du risque Cartographier Responsables de la mise en oeuvre Flux financier et de produits Rôles dans la mise en oeuvre Identifier et Prioriser Entités fiduciaires clé Entités programmatiques clé Evaluer Ces entités jouent-elles leur rôle de façon satisfaisante ? le Risque Dans quelle mesure peut-on en être confiants ?

Stratégies d'atténuation des risques financiers et de gestion • Renforcer la capacité en gestion financière & reporting • Bien gérer les modalités "sans espèces" (zero-cash arrangements) quand les entités clé ont une gestion financière faible • S'engager de manière proactive avec les parties prenantes non impliquées dans la mise en œuvre mais dont le rôle managérial est important

Stratégies d'atténuation du risque GAS • Mécanisme d'achats groupés • S'assurer des conditions satisfaisantes de stockage et de sécurité des produits pharma. • Qualité de prévision liée aux flux de S&E • Définir les procédures de distribution

Stratégies d'atténuation du risque S&E • Qualité des données, capacité en reporting pour toute la durée de la subvention • Utilisation d'entités extérieure s à la subvention pour la fourniture des données • Définition des responsabilités en matière de production, transmission, analyse et utilisation des données

L'utilisation des cartographies dans le cadre de la gestion du risque • Se poser de bonnes questions , clarifier des modalités ambiguës, appuyer le renforcement de capacité de façon transparente • Surtout faire ressortir les questions problématiques et "non-dits" afin de s'assurer que les problématiques soient traitées efficacement • S'en servir pour échafauder des options et stratégies d'atténuation des risques.

1 Identifier les entités concernées par la subvention 2 Attribuer des couleurs à ces entités 3 Décrire le rôle de chaque entité 4 Cartographier les flux de fonds 5 Cartographier les flux de produits de base 6 Cartographier les flux de gestion et d'informations 7 Chiffrer les flux de fonds et de produits de base

Points à retenir 1. Le processus d'élaboration d'une cartographie de mise en œuvre est ITERATIF – commencer le plus tôt possible 2. Impliquer le CCM et le RP dans le processus, car ils sont tous les deux acteurs de la négociation avec le Fonds mondial 3. Ce processus simple en 7 étapes contribue au renforcement de la capacité et à l'appropriation nationales 4. Sera un élémént clé de la stratégie de réduction du risque élaborée par le CCM, le PR et le Fonds mondial