Intgrer la Planification le Suivi et lEvaluation pour

Intégrer la Planification, le Suivi et l’Evaluation pour Augmenter l’Efficacité des Interventions liées au VIH/SIDA: L’APPROCHE DU CADRE LOGIQUE Atelier organisé par Laetitia Lienart Expert en Planification, Suivi & Evaluation (IAS)

DÉFINITION & RÔLE du S&E Le S&E est un processus systématique de collecte et d’analyse d’informations qui accompagne la mise en oeuvre d’une action, d’un projet ou d’un programme et permet d’évaluer le processus, les résultats ainsi que les impacts. Responsabilité ( « Accountability » ) Apprentissage / Perfectionnement continu Mémoire Institutionnelle & preuves* Le S&E n’est pas un travail d’audit et n’a pas non plus pour but de blâmer ou critiquer.

QUELS SONT LES FACTEURS CLES D’UN BON S&E? üEthique* üFaisable üEfficace & Rentable üPrécis/Exact & Solide sur le plan technique üObjectif et non-biaisé üValeur* (apporte une valeur ajoutée et est valorisé/considéré) üOrienté sur l’apprentissage üUtilisable, Utilisé, Utile üTransparent üAccessible* üRésultats partagés en temps opportun* üInclusif

Une autre élément clé pour le succès du S&E: Liens avec la Planification Suivi Stratégie de l’organisation Evaluation

ÉTAPES PRINCIPALES d’un PROCESSUS de PSE “IDEAL” 1 Planification (durant la phase de création du projet): création d’un modèle logique (logframe) et d’un plan de S&E 2 Collecte des données (monitoring, analyse de documents, enquêtes/sondages, entretiens, etc. ) 3 4 5 6 Analyse des données Rédaction de rapport(s) & publication/distribution Utilisation des résultats du S&E Suivi de l’utilisation du S&E ECHOUER DANS LA PLANIFICATION, C’EST PLANIFIER UN ÉCHEC! Un modèle/cadre logique (CL) est essentiel pour une gestion basée sur les résultats et pour la réussite du S&E, pour lequel il est indispensable d’avoir une description claire des résultats que le projet doit produire et comment il doit les produire …*

QU’EST-CE QU’UN CADRE LOGIQUE? § Tableau (4 X 4) présentant une image claire et synthétique des objectifs globaux et spécifiques, des résultats et des activités d’un projet, leurs indicateurs et sources de vérification ainsi que les hypothèses/risques susceptibles d’affecter la mise en œuvre du projet. Logique d’intervention Indicateurs Objectif principal: Objectif spécifique: Résultats: Activités: Vérification Hypothèses

QU’EST-CE QU’UN CADRE LOGIQUE? (suite) ICI La méthode du cadre logique aide à guider la planification d’un voyage du point où nous sommes, ICI, au point où nous voulons aller, LA-BAS. A – Où voulons-nous arriver? Quels sont nos objectifs et les résultats attendus*? B – Comment arriverons-nous là-bas? Quelles activités devons-nous entreprendre? C – Quels obstacles pourraient nous empêcher d’arriver là-bas? Quels sont les risques et comment pouvons-nous les gérer? Quelles hypothèses formulons-nous? D – Comment saurons-nous que nous sommes arrivés là-bas? Quels sont les indicateurs et les cibles? De quelles preuves avons-nous besoin? E – De quoi avons-nous besoin pour arriver là-bas? Quelles sont les ressources précises et le budget requis? LA-BAS

ETAPE 1 – DEFINIR “L’OBJECTIF DE DEVELOPPEMENT” OU L’OBJECTIF PRINCIPAL § L’objectif principal est l’objectif de premier ordre, l’impact à plus long terme, auquel le projet va contribuer. § L’objectif principal fournit une « vue d’ensemble » du besoin ou du problème traité. Il exprime la justification de ce qui est planifié. CONSEILS ü 1 seul Object principal. ü Utiliser un verbe: ex. Accélérer la réponse au VIH/SIDA dans la région de Nbiya (ou) réduire le taux de mortalité dû au SIDA dans la région de Nbiya.

ETAPE 2 – DEFINIR “L’OBJECTIF IMMEDIAT” OU L’OBJECTIF SPECIFIQUE § L’objectif spécifique décrit les résultats spécifiques et immédiats du projet. § L’objectif spécifique ne doit pas être entièrement réalisable, c. -à-d. qu’il n’est pas totalement sous le contrôle du responsable du projet. S‘il est atteint, il s’agit alors d’un résultat. * CONSEILS ü L’objectif spécifique doit être Simple & Spécifique, Mesurable, Réalisable, Pertinent & avoir une Echéance (liée à la durée du projet). ü Un seul objectif spécifique. * ü Utiliser un verbe: ex. Améliorer l’accès au traitement du VIH/SIDA dans la région de Nbiya (l’échéance sera incluse dans les indicateurs).

ETAPE 3 – DECRIRE LES RESULTATS § Les résultats décrivent ce que le projet livrera/produira afin d’atteindre l’objectif spécifique. Ils doivent être entièrement sous le contrôle du responsable de projet. § Utiliser des noms+adjectifs Ex. : a) Infrastructures médicales réhabilitées/renforcées dans la région de Nbiya; b) Sensibilisation au VIH/SIDA des habitants de la région de Nbiya renforcée; c) Personnel médical de la région de Nbiya formé correctement sur le VIH/SIDA; d) Partenariats initiés entre le gouvernement de Nbiya et un(des) fournisseur(s) de médicaments; etc. § En général, il y a de 2 à 8 résultats; le cadre logique devient trop complexe s’il y en a plus.

ETAPE 4 – DEFINIR LES ACTIVITES § Les activités décrivent les actions qui seront entreprises pour réaliser chaque résultat/produit. § Les activités sont généralement des actions (sous forme de noms). Ex: évaluation des besoins, recrutement d’experts/consultants, conception de documents/matériel didactique, développement de programme de formation, sélection de participants/formateurs/fournisseurs, organisation de réunions de coordination, distribution de posters/affiches de sensibilisation, mise en œuvre de travaux, achat d’équipement et de fournitures, etc…

ETAPE 5 – TESTER LE CADRE LOGIQUE DU BAS VERS LE HAUT § Lorsque les 4 lignes de la colonne 1 ont été remplies, la logique doit être testée: utilisez la méthode « SI/ALORS » pour vérifier les causes et les effets, en lisant le tableau du bas vers le haut: Ø Si nous réalisons ces activités, alors ce résultat sera livré. Ø Si nous livrons ces résultats, alors cet objectif spécifique sera atteint. Ø Si cet objectif spécifique est atteint, alors il contribuera à l’objectif principal.

ETAPE 6 – ENTREPRENDRE UNE ANALYSE DES RISQUES IDENTIFIER LES RISQUES § Considérant toutes les activités requises pour le résultat 1, posez-vous la question: « Si nous réalisons ces activités avec succès, alors qu’estce-qui peut nous empêcher de livrer le résultat 1? » Répétez cela pour tous les autres résultats, en prenant chaque résultat et les activités qui y sont associées. § Considérant l’ensemble des résultats, posez-vous la question: « Si nous livrons tous ces résultats avec succès, alors qu’est-ce-qui peut nous empêcher d’atteindre cet objectif spécifique? » § Maintenant posez-vous la question: « Si nous atteignons cet objectif spécifique avec succès, alors qu’est-ce-qui peut nous empêcher de contribuer à cet objectif principal? »

ETAPE 6 – ENTREPRENDRE L’ANALYSE DES RISQUES ANALYSER ET GERER CHAQUE RISQUE § Quel est son impact probable? fort, moyen, faible. § Quelle est sa probabilité? forte, moyenne, faible. A ce stade, vous pouvez décider d’ignorer les risques négligeables. § Discutez et accordez-vous sur les possibles mesures d’atténuation, transférez les dans la colonne 1 (comme activités supplémentaires) de votre cadre logique. § Exemple: Ø Risque: diminution du personnel médical affecté dans la région de Nbiya. Ø Mesure d’atténuation/nouvelle activité: plaidoyer/lobbying auprès des autorités et parties prenantes engagées dans la gestion du personnel médical.

ETAPE 7 – FORMULER LES HYPOTHESES § Les hypothèses sont ce qu’il reste après que les mesures d’atténuation aient été mises en place (même si les mesures d’atténuation sont menées avec succès, il est peu probable que le risque soit complètement éliminé). § Les hypothèses sont des facteurs extérieurs qui peuvent affecter la réussite du projet mais que le responsable de projet ne contrôle pas directement. § Exemple: « Un engagement fort et un soutien continu des autorités de Nbiya en faveur de la lutte contre le VIH/SIDA » . § Test de logique: une fois que les activités ont été exécutées, et si les hypothèses sont vérifiées, les résultats seront produits/livrés. Répétez cette même logique pour les niveaux supérieurs.

ETAPE 8 – IDENTIFIER LES INDICATEURS OBJECTIVEMENT VERIFIABLES (IOV) § L’un des principaux points forts du cadre logique est qu’il oblige l’équipe de planification à déterminer dès la conception du projet comment celui-ci sera suivi et évalué. § Les indicateurs et leur moyen de vérification sont nécessaires pour montrer quelles sont les données que nous envisageons d’utiliser pour mesurer les progrès et comment elles seront collectées. § La plupart du temps, lors de la conception du projet, il n’y a pas assez de données de base disponibles (situation au démarrage du projet) qu’on puisse utiliser comme référence pour mesurer les progrès effectués; dans ce cas, le cadre logique aide à identifier les lacunes et déterminer ce qui doit être fait.

ETAPE 8 – FORMULER LES IOV Utiliser la maxime QQT – Quantité, Qualité, Temps § Etape 1: Déterminer l’indicateur de base. § Etape 2: Ajouter le facteur Quantité – un montant ou un pourcentage qui sera atteint. § Etape 3: Ajouter le facteur Qualité – une mesure qualitative pour préciser l’indicateur. § Etape 4: Ajouter le facteur Temps – date à laquelle cela doit être accompli. Eviter l’utilisation de phrases générales telles que ‘Dès que possible. ’ Il est important d’équilibrer les indicateurs de fin de projet (CIBLE) avec les indicateurs intermédiaires (JALON).

ETAPE 8 – FORMULER UN IOV (exemple) § Etape 1: Augmentation de l’accès au traitement VIH/SIDA § Etape 2 (Quantité): Augmentation de [%], par rapport à la norme de référence, du nombre de personnes atteintes du VIH/SIDA (dans la région de Nbiya) recevant des médicaments ou au moins [X] % des personnes séropositives (dans la région de Nbiya) reçoivent des médicaments. § Etape 3 (Qualité): Augmentation de [%], par rapport à la norme de référence, du nombre de personnes atteintes du VIH/SIDA (dans la région de Nbiya) recevant des médicaments avec des effets secondaires limités. § Etape 4 (Durée): Augmentation de [%], par rapport à la norme de référence, du nombre de personnes atteintes du VIH/SIDA (dans la région de Nbiya) recevant des médicaments avec des effets secondaires limités en [année/mois] ou d’ici [durée].

ETAPE 8 – EVOLUTION D’UN INDICATEUR EN JALON/CIBLE § Les indicateurs sont un moyen par lequel le changement sera mesuré alors que jalons et cibles sont respectivement des objectifs à moyen terme et finaux. § Vu qu’au stade préliminaire d’un projet, il se peut qu’il n’y ait pas l’information de référence nécessaire pour fixer les cibles, il y aura donc principalement des indicateurs. Des réunions ultérieures entre parties prenantes et des collectes d’information conduiront à la conception de ces cibles. § Exemple (pour un projet d’une durée de 4 ans ): Ø Augmentation de [%], p/r à la référence, du nombre de personnes atteintes du VIH/SIDA recevant des médicaments avec des effets secondaires limités d’ici [X] années est un indicateur Ø Augmentation de 10%, p/r à la référence, du nombre de personnes atteintes du VIH/SIDA recevant des médicaments avec des effets secondaires limités d’ici 2 ans est un jalon Ø Augmentation de 25%, p/r à la référence, du nombre de personnes atteintes du VIH/SIDA recevant des médicaments avec des effets secondaires limités fin 2012 est une cible

ETAPE 9 – IDENTIFIER LES MOYENS DE VERIFICATION/PREUVES § Le dernier élément de la réalisation d’un cadre logique est de décider comment les indicateurs seront mesurés – quelles preuves utiliserons -nous. Il s’agit d’une étape cruciale dans la planification initiale qui est souvent négligée. Identifier les moyens de vérification dès la planification rendra bien plus facile le suivi et l’évaluation du projet. § Les moyens de vérification seront presque invariablement des documents (ou parfois des interviews, films, DVD, vidéo ou cassette audio). § La vérification des indicateurs doit se faire simultanément à leur formulation; vous compléterez ainsi en même temps les colonnes 2 et 3 du cadre logique.

ETAPE 9 – IDENTIFIER LES MOYENS DE VERIFICATION/PREUVES (suite) Quelques sources typiques de vérification § Compte rendu de réunions et liste de participation § Opinion des parties prenantes & groupes cibles § Questionnaires/sondages et rapports § Journaux, radio, enregistrements TV, photographies, images satellites § Statistiques nationales et internationales § Progrès enregistrés lors de projets, révision et rapports intermédiaires/finaux de projets § Rapport d’évaluation externe, questionnaire d’évaluation de formation, etc.

ETAPE 10 – ET FINALEMENT, UNE 5 EME LIGNE? § Pour simplifier, nous schématisons le cadre logique au moyen d’un tableau 4 x 4, mais 4 cases sont souvent rajoutées en-dessous des 16 cases du cadre logique pour indiquer les coûts et les ressources nécessaires au financement des activités du projet, ainsi que les préconditions qui doivent être arrêtées. Intrants/Ressources Résumé du Catégories & Pré-conditions; Budget codes Hypothèses Personnel/ mois budgétaires formulées pour mener à bien les activités

EXEMPLE DE CADRE LOGIQUE COMPLET Toujours dater un cadre logique! Logique d’intervention Indicateurs / Jalons / Cibles Vérification Hypothèses Objectif principal : Réduire le taux La proportion de décès dûs au SIDA Rapports, statistiques, de mortalité dû au SIDA dans la diminue de [X]% d’ici 4 ans (I) enquêtes, etc. Objectif spécifique: Améliorer Augmentation de 25%, par rapport à la Rapports, statistiques, Engagement durable l’accès au traitement du VIH/SIDA norme de référence, du nombre de enquêtes, liste de des autorités et des dans la Nbiya personnes atteintes du VIH/SIDA (dans la présence des patients, partenaires Nbiya) recevant des médicaments avec reçus de livraison des effets secondaires limités d’ici 2015 médicaments, etc. Nbiya (C) Résultats: 1. Au moins un hôpital fonctionne de 1. Rapports des visites R 1. Infrastructures médicales manière indépendante dans la Nbiya d’ici de contrôle régulier dans médicales réhabilitées/renforcées dans la 2 ans (J) les hôpitaux régulièrement Nbiya 2. [Nombre] de campagnes de 2. Affiches/brochures et entretenues. R 2. Sensibilisation au VIH/SIDA des sensibilisation organisées d’ici 2013 (I) autres matériels de Pas de restriction habitants de la Nbiya renforcée 3. Au moins 50 travailleurs médicaux de sensibilisation sécuritaire qui puisse R 3. Personnel médical de la Nbiya formés d’ici 2015/4 ans (C) 3. Rapports de formation empêcher l’accès à formé correctement sur le VIH/SIDA 4. 1 [Nombre] de partenariats initiés d’ici & évaluation des R 4. Partenariats initiés entre le 2013/2 ans (I) compétences post- gouvernement de Nbiya et un(des) 4. 2 Au moins 2 contrats de partenariats formation fournisseur(s) de médicaments signés d’ici 2015/4 ans (C) 4. Mo. U/accord/compte rendu de réunions Infrastructures certaines populations.

LE CADRE LOGIQUE COMME OUTIL DE COMMUNICATION Le cadre logique peut aider à informer/rendre comptes aux partenaires, sponsors et autres parties prenantes de ce que nous faisons et pourquoi. Cela peut être réalisé en adoptant une présentation étape par étape: § 1. Objectif principal: “L’objectif principal est de. . . " § 2. Objectif spécifique: “Afin de contribuer à l’objectif principal, dans ce projet, nous. . . " § 3. Résultats: “Nous atteindrons cet objectif spécifique en prenant la responsabilité directe de. . . " § 4. Activités: “Laissez-moi décrire plus en détails notre stratégie. Nous pensons que si nous. . . " § 5. Hypothèse au niveau des activités: “Et si. . " § 6. Indicateurs de résultat: “Nous atteindrons nos cibles de. . . "

LE CADRE LOGIQUE COMME OUTIL DE COMMUNICATION (suite) § 7. Objectif spécifique: “En plus d’atteindre ces différentes cibles, plusieurs conditions doivent être remplies si nous voulons réaliser notre objectif (spécifique) de. . . " § 8. Hypothèse au niveau des résultats: “Ces conditions/hypothèses, échappant à notre contrôle, incluent. . " § 9. Hypothèse au niveau de l’objectif spécifique: “Nous pensons que si nous pouvons atteindre notre objectif spécifique, nous contribuerons à notre objectif principal. Cependant, cette contribution dépend de facteurs extérieurs à ce projet. Ils incluent. . . . Toutes ces facteurs réunis seront suffisants pour réaliser cet objectif. La stratégie que nous proposons est une étape importante et rentable pour parvenir à cette fin. " § 10. Vérification: “Nous proposons que notre performance soit suivie/mesurée et évaluée de la manière suivante. . . "

RAPPORT SOUS FORME DE CADRE LOGIQUE Complétez le tableau pour chaque niveau d’intervention, à différentes périodes du cycle du projet. RAPPORT DE SUIVI DES PROGRÈS PAYS…………TITRE DU PROJET……………… PERIODE COUVERTE………… CODE…………… DATE ……………. . PREPARE PAR……………… Structure du Indicateurs de Progrès/Etat Commentaires & projet réalisation d’avancement recommandations Insérer les Fournir un rapport 1. Probable qu’il soit activités et indicateurs rapport sur chaque activité totalement réalisé les intrants du cadre chaque et ses intrants (ex. 2. Probable qu’il soit du cadre logique activité et sur dans quelle mesure partiellement réalisé logique Estimation l’utilisation les hypothèses sont 3. Improbable qu’il des intrants vérifiées) & formuler soit réalisé des x Trop tôt pour juger recommandations si du niveau de nécessaire réalisation

EXERCICE POUR PRATIQUER LE CADRE LOGIQUE § Sujet: La région de Nbiya est gravement affectée par le VIH/SIDA, comptant enfants et femmes parmi les populations les plus infectées. Vous souhaitez répondre à un appel d’offre lancée par un bailleur de fonds pour répondre aux problèmes de santé liés au VIH/SIDA dans la région. § Méthodologie: chaque groupe est supposé suivre les étapes présentées ci-dessus pour concevoir et présenter au final un cadre logique complet avec 3 résultats et maximum 3 activités par résultat. Utilisez la fiche d’information pour connaître le contexte d’intervention.