Intervisie Reflectiegroep Europa Werking Europese projecten 19082014 Projectflow

Intervisie Reflectiegroep Europa Werking Europese projecten 19/08/2014

Projectflow Van projectidee tot afsluiting project • (under construction: flow in visio wordt toegevoegd)

Registratie Huidige tools Nood • Ideeënmatrix (voorbeeld) in beheer SA (subsidieadviseur) • Ingediende projectaanvragen: lijst in beheer SA • Goedgekeurde projecten: Samenvatting in algemene Projectmanagementtool stad (voorbeeld) • Helikopterzicht over work in progress, aanvragen en projecten van stad én OCMW

Projectbeheer Huidig • Financieel: Excelbladen op maat van elk project afzonderlijk in beheer SA • Inhoudelijk: beheer projecteigenaar (andere dienst), te raadplegen via de formele rapportage. Nood • Duidelijke rolbepaling en taakverdeling tussen SA (subsidie-adviseur), diensten, dienst financiën • Tool voor samenwerking tussen SA, projecteigenaar, dienst financiën, personeelsdienst (cfr. tool Gent? ) • Uniforme registratiemethodiek voor opvolging ontvangen subsidies (ism dienst financiën)

Europees budget en BBC Huidig Nood/Moeilijkheden • Per project nieuwe actie en nieuwe ramingen (vroeger projectcode, nu niet meer mogelijk) • Timing afhankelijk van budgetwijziging • Geen overdrachten mogelijk (bufferbudget cfr. Gent: vraag hoe werkt dit precies? ) • Cofinanciering uit de reguliere budgetten moet onder nieuwe actie worden geplaatst.

Incentives voor diensten Huidig Mogelijkheden (ter illustratie, in Mechelen nog niet van toepassing) • Algemeen cofinancieringsbudget van 600. 000 euro voor duurzaamheidsprojecten (6 jaar) • Aandacht voor innovatie initiatieven in interne (en externe) communicatie. • Garantie dat met de subsidies bijkomend personeel wordt aangeworven • Systematische aandacht in interne (en externe) communicatie voor projecten • Projecttool voor Europese projecten • (Sectorale) algemene cofinancierings - budgetten

Europese subsidiewerving en projectbeheer Stad Antwerpen – Eurodesk 29 augustus 2014 Reflectiegroep Europa KCVS

Proces subsidiewerving Overzicht EU-subsidiekanalen • Eurodesk (overzicht en dispatch) • ‘Europa-overleg’ (EU-contactpersonen binnen groep stad) Indiening projectvoorstellen • Eurodesk begeleidt ‘op maat’ (administratief-technisch-financieel vs. inhoudelijk) en zorgt voor indiening (cf. LEAR) • Collegiale goedkeuring (of bekrachtiging) bij indiening en bij contractonderhandeling (voorleggen aan gemeenteraad) – Agendering via Eurodesk (cf. adviesfunctie) Opvolging projecten • Decentraal (Eurodesk opereert als ‘helpdesk’) • Begeleiding eerstelijnscontrole • Geen aparte rapportering naar college • Financiële dienst (boekhouding/subsidies) volgt invorderingen op

Incentives subsidiewerving Uitgangs- en aandachtspunten • Subsidies ter uitvoering van MJP • ‘Geld heeft geen kleur’ • Stedelijke versus autonome entiteiten • Project/investeringssubsidies versus werkingssubsidies • Aanwerving projectmedewerkers: tijdelijk? personeelsoptimalisatie? • Afweging baten (inhoudelijk/financieel/netwerk/…) en kosten (administratieve lasten) Slechts beperkte ervaring met incentives • Mogelijkheid tot aanwerving personeel (indien personeelskosten gedekt worden door subsidie) • Indien uitgaven toch niet werden voorzien: verhoging van middelen op doelstelling

Instrumenten projectbeheer Overzicht projecten (Eurodesk) • Subsidietabel (excel): kanaal, oproep, partnerschap, looptijd, subsidiebedrag, … • Onderverdeling: denkspoor - in voorbereiding - lopend - afgerond - afgevoerd Kwartaalrapportering (Eurodesk) • Aantal ingediende subsidiedossiers • Aantal goedgekeurde subsidiedossiers • Bedrag aan toegekende subsidies • Managementsamenvatting (inhoudelijke toelichting) Inhoudelijk en financieel projectbeheer • Decentraal: projectleiders en financiële verantwoordelijken • Eurodesk als ‘helpdesk’: o. a. contractuele en budgettaire aanpassingen, contacten met subsidieverstrekkende overheden en/of programmasecretariaten

Financieel-budgettair Inschrijven in budget (decentraal) • Opmaak subsidiefiche (na verkrijgen van ‘vaste belofte’) • Nieuwe ontvangsten en uitgaven: bij budgetopmaak en/of -wijziging • Reeds begrote middelen koppelen aan subsidiefiche: ‘interne kredietaanpassing’ Boekhouding (decentraal) • Codering via subsidiefiche: SUB versus SUB_NR Overdrachten (decentraal) • Projectbudget over meerdere jaren inschrijven (looptijd project), en indien nodig saldo overzetten (‘opvissen’) bij budgetwijziging Opmerking: financieel-budgettaire opvolging gebeurt wel centraal voor ‘fondsen’ (gewaarborgde middelen)

Intervisie reflectiegroep Europa – werking EU projecten 29/08/14

Registratie Huidig: -Ideeënmatrix in beheer EC -Projectopmaak in beheer EC / start via projectfiche (knowhow via stadsdienst) -Partner search door EC mbv netwerk stadsdienst -Goedgekeurde projecten in beheer EC met nauwe samenwerking stadsdienst (inhoudelijke knowhow) -Rapportage door EC aan het College Nood: -Projectmanagement tool voor goedgekeurde projecten (centralisatie inhoud, partners, logo’s, budget, stand van zaken, …) -Tool die algemeen helikopterbeeld geeft van het project/stand van zaken

Projectbeheer Huidig: -Financieel: excel – overzicht aangevraagd budget per kostenpost – stand van zaken per rapportage – door EC ism stadsdienst -Facturen worden door EC opgevraagd aan stadsdienst voor te rapporteren periode – betalingsbewijzen worden door EC aan de Financiële dienst gevraagd -Betaalbewijzen worden door EC opgevraagd aan FA / idem voor personeelskost -Inhoudelijk: informatie wordt aangeleverd door stadsdiensten en gebundeld door EC -In de toekomst: EC onderdeel van strategische cel Nood: -Opvolgingstool voor de (te) ontvangen subsidies + directe koppeling naar FA -Gestructureerdere samenwerking + samenwerkingstool tussen FA + personeelsdienst + EC + stadsdienst

Europees budget en BBC Huidig: -Projectkosten worden binnen de stadsdienst voorzien op acties en ramingen -Ontvangsten worden voorzien door EC op actie -Wordt pas voorzien bij officiële projectgoedkeuring -Bij wijziging projectbudget wordt via BW budget gewijzigd Nood: -Deelrapportagecode/aparte actie -“Met 1 druk op de knop” alle kosten verzamelen per rapportage (en bijhorende stavingsdocumenten) -Sjabloon voor opmaak projectbudget – vertaling naar stadsbudget – linken aan MJP/BBC

Incentives voor de diensten Huidig: -1 op 1 contact tussen EC en diensthoofd/projectverantwoordelijke -Stimulans dat dankzij Europese subsidies projecten “grootser” en innovatiever uitgevoerd kunnen worden -Netwerking en kennisuitwisseling wordt (niet door allen) als een zeer belangrijke meerwaarde aanzien Nood: -Geen garantie op bijkomend personeel ondanks stijgende werkdruk -Projecttool voor Europese projecten -Cofinancieringsbudgetten -Onvoldoende communicatie (intern als extern) over gerealiseerde EU projecten en de resultaten

Intervisie Reflectiegroep Europa Thijs Rommens Stad Leuven Mechelen 29 augustus 2014

Werking • Geen specifieke aanpak Europese projecten • Reactieve aanpak, geen beleidskeuze • Gebruik bestaande tools & methodes • Afhankelijk van diensthoofden/college

Project • Voorstel deelname project via partners vb: provincie, KUL, Boerenbond, … • Informeel aftoetsen betrokken diensten • Opvolging: - inhoudelijk: dienst -financieel: financiën • Ambitie: EU/subsidiewerking opzetten verhogen coherentie & strategische visie

Interstedelijke Reflectiegroep Europa WERKING EUROPESE PROJECTEN STAD OOSTENDE

Algemeen: Projectproces • Strategische coördinatie heeft totaaloverzicht van alle projecten en projectplannen binnen de stad • Dynamische overzichtstabel (in xls) met projecten die in aanmerking komen voor EU- of andere subsidiëring en indien mogelijk wordt match aangeduid • Interessante calls worden vanuit Stra. Co verspreid naar de diensten (bron: Vleva, Eurocities, netwerken, enz) • Concrete uitwerking project voorlopig (? ) nog niet gestandaardiseerd: sommige volledig door dienst zelf, andere in nauwe samenwerking met Stra. Co • Toekomst: 1 subsidiecoördinator per beleidsdomein die actief zoekt naar subsidieopportuniteiten – inhoudelijke expertise en input bij dienst • Opmerking: Subsidies slechts 1 van de vele taken van Stra. Co…

Algemeen: tools en incentives • Aantal Europese projecten voorlopig nog zeer beheersbaar • Geen specifieke projectmanagementtools. Standaardgebruik office, misschien in toekomst samenwerkingsplatform via Sharepoint. • Geen gestandaardiseerde methodiek: elke dienst heeft vaak zijn eigen succesvolle methodiek, los van EU-projecten • Per project werkgroep met duidelijke taakverdeling en afspraken • Incentives: weinig personeel en middelen om nieuwe projecten te realiseren vaak voldoende als motivatie. Dankzij EU-middelen kan bijkomend personeel worden aangeworven en zijn er extra middelen beschikbaar

Financieel • Financiële expertise EU-projecten gebundeld bij budgetambtenaar. (+ backup in opleiding) • Budget indien mogelijk ingeschreven bij opmaak budget, indien nog te veel onduidelijkheid via budgetwijziging. • Nodige budget wordt opgenomen in gewone budgetvoorstel van de dienst (sjabloon xls met opgave uitgaven/ontvangsten/toelichting) • Bij voorkeur wordt aparte actie aangemaakt specifiek voor dit project. Personeelskosten voorlopig centraal maar in toekomst uitzondering voor volledig gesubsidieerd personeel. • Cofinanciering/overhead wordt extracomptabel bijgehouden. • Te onderzoeken of een kostenplaats in de toekomst een oplossing biedt om extracomptabele opvolging te minimaliseren • Wijzigingen project: nog onduidelijkheden wegens BBC

Projectmanagementtools EU-werking Cel Stedelijk Beleid Vlaamse Gemeenschapscommissie Datum p. 24

Projectflow Projectvoorbereiding en –opmaak: • VGC-dienst/externe organisatie legt projectidee voor aan de cel Stedelijk Beleid. • Cel Stedelijk Beleid biedt info over meest relevante subsidieprogramma’s (tijdens individueel gesprek, infosessies). • VGC-dienst/externe organisatie werkt een projectvoorstel uit (binnen het meest geschikte subsidieprogramma) • VGC-dienst/externe organisatie vraagt feedback aan cel SB. Titel van presentatie Datum p. 25

Projectflow • De cel SB leest het projectvoorstel i. f. v. EU-criteria en geeft feedback. • VGC-dienst/externe organisatie verwerkt de feedback. • VGC-dienst/externe organisatie dient het projectvoorstel in bij de bevoegde Europese/nationale instantie. > Indien de VGC zelf een project indient: > Het bevoegde kabinet wordt geïnformeerd van zodra een concreet projectvoorstel op tafel ligt. > Afhankelijk van de deadline voor projectindiening wordt het projectvoorstel vóór de indieningsdatum op het VGC-College gebracht ter goedkeuring. Titel van presentatie Datum p. 26

Projectflow > In geval van een krappe deadline wordt het project ingediend onder voorbehoud van goedkeuring door het eerstvolgende VGC-College. • VGC-dienst/externe organisatie bezorgt de cel SB een kopie van het ingediende projectvoorstel. • De cel SB registreert en inventariseert het ingediende projectvoorstel. Titel van presentatie Datum p. 27

Projectflow Projectuitwerking en –opvolging: • In geval van goedkeuring project: • VGC-dienst/externe organisatie staat in voor de inhoudelijke en financiële uitwerking en opvolging van het project. Titel van presentatie Datum p. 28

Registratie Huidige tools Nood • Lijst ingediende projectaanvragen • Lijst goedgekeurde projecten Titel van presentatie Datum p. 29

Projectbeheer Huidig Nood • Beheer door • Ervaring in projecteigenaar (VGC(ondersteuning bij) dienst/externe organisatie). Europese projectindiening Titel van presentatie Datum p. 30

Europees budget en BBC Huidig Nood/moeilijkh. NVT Titel van presentatie Datum p. 31

Incentives voor diensten Huidig Mogelijkheden • Bijkomende middelen voor (nwe) NL initiatieven, projecten en infrastructuren. • Intensifiëring communicatie over projectmogelijkheden/ calls. • Mogelijkheid cofinanciering door VGC. Titel van presentatie Datum p. 32