INTERREG VA Slovensk republika esk republika 2014 2020

INTERREG V-A Slovenská republika - Česká republika 2014 – 2020 Kontrola výdajů na úrovni partnera DOKLADOVÁNÍ Seminář pro příjemce Zlín, 13. listopadu 2019 Centrum pro regionální rozvoj České republiky Oddělení pro NUTS II Střední Morava Hálkova 171/2, 779 00 Olomouc Zlín, 13. 11. 2019

Obsah prezentace Ø Rozsah kontroly, postup Ø Dokumenty ke kontrole Ø Náležitosti dokladování Ø Vykazování výdajů – dle kapitol rozpočtu Zlín, 13. 11. 2019

Rozsah kontroly – dílčí část projektu 1. Fáze – posouzení věcné a formální správnosti - kontrola u 100 % výdajů - dodržení programové dokumentace - dodržení všech předpisů EU - dodržení národních pravidel 2. Fáze – kontrola dodržování národní legislativy - účetní, daňová, mzdová a smluvní legislativa - mzdové a cestovní výdaje kontrola na vzorku 20 % výdajů - ostatní výdaje – kontrola 100 % výdajů Zlín, 13. 11. 2019

Postup kontroly výdajů – dílčí část projektu Ø předložení dokumentů v tištěné podobě (v případě, že ITMS 2014+ není plně funkční) • každý partner předkládá Monitorovací zprávu (MZ), Seznam deklarovaných výdajů (SDV) a výstup ze systému ITMS 2014+ Zoznam deklarovaných výdavkov (ZDV) s výdaji za svou část projektu do 30 dnů od konce monitorovacího období • dokumenty MZ, SDV a ZDV musí být podepsány statutárním zástupcem (nebo plná moc) • ke kontrole jsou předkládány kopie dokumentů případně originály čestných prohlášení (faktury, výpisy z účtu apod. ) • SDV a ZDV se předkládá pokud jsou výdaje za období vyšší jak 10. 000 EUR nebo 1 x za rok Ø kontrola kompletnosti předložené dokumentace (tzv. formální kontrola) v termínu do 5 pracovních dnů Ø • • věcná kontrola (finanční a projektová) Monitorovací zprávy a SDV následuje až po splnění podmínek kontroly kompletnosti ukončení do 90 kalendářních dní od předložení kompletní dokumentace výzva k doplnění podkladů max. 2 x lhůta pro doplnění minimálně 10 kalendářních dnů Zlín, 13. 11. 2019

Dokumenty ke kontrole – dílčí část Ø Monitorovací zpráva za partnera o realizaci dílčí části projektu Ø Seznam deklarovaných výdajů – při výdajích nad 10. 000 EUR - musí obsahovat veškeré výdaje, u kterých nastalo DUZP (není-li tak datum vystavení dokladu) v daném období a které byly v daném období také uhrazeny (výjimka: úhrada výdajů v závěrečném SDV – do 60 dnů po fyzickém ukončení projektu) Ø Zoznam deklarovaných výdavkov – sumarizace jednotlivých výdajových kapitol dokumentu SDV, tisková sestava ze systému ITMS 2014+ Ø Kopie účetních dokladů – na dokladu (originálu faktury) nutná identifikace projektu – název projektu, číslo projektu, název programu, interní číslo dokladu v účetnictví partnera, (způsob odděleného zaúčtování) Ø Výstupní sestava dokládající oddělené zaúčtování výdajů na projekt – na sestavě nutná identifikovatelnost jednotlivých dokladů Ø Čestné prohlášení za partnera (k DPH, o způsobu vedení oddělené účetní evidence …. ) Zlín, 13. 11. 2019

DPH – uplatnění ve výdajích projektu Ø Neplátce DPH Ø Plátce DPH, jestliže nemá nárok na odpočet u FÚ - uvedeno v projektové žádosti - předložení „Čestné prohlášení za partnera“ (s každým SDV) Krácení DPH koeficientem DPH lze uplatnit až na základě vypořádacího koeficientu, v průběhu roku odložený výdaj Přenesená daňová povinnost - na základě dokladu o zaúčtování DPH, - předložení záznamní povinnosti, - doložit Přiznání k DPH + doklad o úhradě FÚ Zlín, 13. 11. 2019

Seznam deklarovaných výdajů (SDV) - Předložení SDV za dílčí část projektu - za každého partnera - Finanční limit 10. 000 EUR (minimálně 1 x ročně) - Výdaje v CZK/ EUR přepočet aktuálním kurzem (ECB) - Uplatnění výdaje v EUR - Mzdové výdaje, cestovné – souhrnně dle příloh - Doklady vč. všech příloh výdajů – kopie fyzicky (příp. doplnění elektronicky) - Pokyny pro vyplnění – viz Příručka pro příjemce, příloha 1 e - Uplatnit v relevantní kapitole/podkapitole dle rozpočtu (popis výdaje) - Doklady od plátců DPH – vždy rozpis základ daně/DPH/celkem, zaokrouhlení zohlednit v základu daně - Musí vždy souhlasit: cena celkem, úhrada, zaúčtování - Přiřazení k aktivitě projektu (popis výdaje) - Označení výdajů vynaložených mimo podporované území Zlín, 13. 11. 2019

Zoznam deklarovaných výdavkov (ZDV) - Předložení ZDV za dílčí část projektu - za každého partnera - Zpracování dokumentu v systému ITMS 2014+ - Pokyny pro vyplnění – viz Příručka pro příjemce, příloha 1 e - Tiskový výstup předložit s podpisem oprávněné osoby - Nárokované výdaje v EUR, odpovídají sumám kapitol výdajů v předloženém SDV - Přílohy vkládané do systému: § SDV (PDF, Excel) § MZ (PDF, Word) Zlín, 13. 11. 2019

Náležitosti dokladování / Kategorie výdajů dle rozpočtu Ø 1. Výdaje na přípravu projektové žádosti Ø 2. Personální výdaje Ø 3. Výdaje na cestování a ubytování Ø 4. Výdaje na expertizu a jiné externí služby Ø 5. Výdaje na vybavení Ø 6. Výdaje na investice Ø 7. Kancelářské, administrativní a jiné nepřímé výdaje Zlín, 13. 11. 2019

1 Výdaje na přípravu projektové žádosti V této kapitole jsou způsobilé pouze výdaje do rozpočtových kapitol: Ø 2. Personální výdaje Ø 3. Výdaje na cestování a ubytování Ø 4. Výdaje na expertizu a jiné externí služby Přípravné výdaje mohou být uplatněny pouze v prvním SDV!!! Zlín, 13. 11. 2019

2/1 Personální výdaje – úplné vykazování Náklady na zaměstnance: Způsobilé jsou pouze náklady na zaměstnance vykonávající činnosti, které by subjekt nevykonával, kdyby příslušný projekt nebo jeho část nebyl realizován. Nezpůsobilé výdaje: - Odměny statutárním orgánům z titulu jejich funkce - Odměny (mimo projektů TP a Správců FMP) - Odstupné - Proplacená dovolená, výdaj na dovolenou za období, po které se pracovník přímo aktivně nepodílí na projektu (čerpání po MD) - Souběh 2 pracovních poměrů téže pozice max. 2 měsíce - Nezpůsobilý výdaj – jubilea - Práce účetní – nepřímý výdaj, zahrnutý v paušální sazbě Zlín, 13. 11. 2019

2/2 Personální výdaje – úplné vykazování https: //www. crr. cz/eus/archiv-eus/cil-3/nalezitosti-dokladovani/ - použít správný formulář Rekapitulace mezd (sloupce nadepsané WP se nevyplňují), dokládá se podepsaná sestava PDF i soubor XLS - v SDV se vyplní pouze součtové částky - jednotlivé dokumenty doložit jako uspořádané a jasně označené soubory např. dle pracovníků nebo období - použít správný formulář Výkaz práce/Protokol o provedení práce - maximální hodinové sazby – platné od 1. 3. 2019, aktualizace NO https: //www. crr. cz/eus/mzdove-sazby-typ-pozic/ lze použít pouze u nových pracovních pozic - osobní náklady nesmí přesáhnout obvyklou výši v organizaci platnou pro danou pozici - čerpání maximálně do limitu schváleného podrobného rozpočtu Zlín, 13. 11. 2019

2/3 Personální výdaje – úplné vykazování Modely zaměstnávání zaměstnanců příjemcem: a) na plný úvazek - nejsou nutné výkazy práce b) na částečný úvazek s pevně stanoveným procentním podílem odpracované doby za měsíc – nejsou nutné výkazy práce c) na částečný úvazek s pružným počtem odpracovaných hodin za měsíc. c 1) výpočet podílem měsíčních hrubých mzdových nákladů a měsíční pracovní doby v hodinách v dokladu o zaměstnání, nebo c 2) podílem posledních doložených ročních hrubých mzdových nákladů (tj. mzdových nákladů za posledních 12 po sobě jdoucích měsíců) a 1720 h v souladu s čl. 68 odst. 2 nařízení (EU) č. 1303/2013. Takto stanovená hodinová sazba se poté vynásobí počtem odpracovaných hodin - nutný výkaz práce (musí pokrývat celou pracovní dobu) d) na hodinovém základě – nutný výkaz práce/protokol o provedení práce Povinnost pro zaměstnavatele zvolit jednu z možností pro všechny zaměstnance na celou dobu realizace projektu! Zaměstnanec může mít na projektu pouze jeden pracovní úvazek. Maximální suma úvazků u jednoho zaměstnavatele do 12 hodin/den!! Zlín, 13. 11. 2019

2/4 Personální výdaje – úplné vykazování Dokumenty ke mzdovým výdajům předkládané ke kontrole: Při prvním nárokování a při změně: Ø pracovní smlouvy vč. dodatků/ DPP / DPČ – přidělení na projekt (název, číslo, program) Ø platový výměr, pracovní náplň Ø doklady odpovídající zvolenému modelu Ø doložení mzdy obvyklé Vždy: Ø výkazy práce/protokoly o provedení práce pouze v případě modelu c) a d) Ø mzdový list nebo výplatní páska Ø doklad o výplatě, vč. dokladu o úhradě odvodů z mezd (výjimky) Centrum pro regionální rozvoj České republiky je na základě Osvědčení o provedení registrace zpracování osobních údajů registrováno u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Zlín, 13. 11. 2019

3/1 Náklady na cestování a ubytování - Pouze za vlastní zaměstnance podílející se na projektu Externí poskytovatelé služeb – součást výdajů kapitoly č. 4 „Služby“ Výdaje do výše cestovních náhrad dle ZP, vyhlášek MPSV a MF Výpočet spotřeby PHM – doložení TP, kombinovaná spotřeba Služební vozidla – pouze PHM, dle knihy jízd Použitý dopravní prostředek – doložení nezbytnosti (3 E) Pravidla pro místní způsobilost (Příloha č. 6 PPŽ) Výdaje na ubytování v ČR maximálně do limitu 1. 650 CZK osoba/noc (platí pro české partnery) Zahraniční CP – uplatní se v měně úhrady, přepočet kurzu (den zahájení cesty nebo poskytnutí zálohy), doložit úplný CP, včetně doby překročení hranic Zlín, 13. 11. 2019

3/2 Náklady na cestování a ubytování Ø Přehled pracovních cest • do Přehledu uvádět všechny výdaje vyplacené jako cestovní náhrady v měně dle CP • do SDV uvést celkové součty z Přehledu pracovních cest – dokládat v PDF s podpisem zpracovatele + soubor XLS Ø doložit vnitřní předpis zaměstnavatele o pracovních cestách Ø vždy doložit příslušné doklady – cestovní příkaz, vyúčtování pracovní cesty, jízdenky, faktury atd. (vše označeno projekt), zápis z jednání, program, zprávu z pracovní cesty. Doložit poskytnuté jídlo (ubytování se snídaní) Ø doklad o zaplacení vč. zálohy a vyúčtování Ø při použití vlastního vozidla zaměstnance nutno doložit technický průkaz vozidla + souhlas zaměstnavatele s jeho použitím Zlín, 13. 11. 2019

4/1 Výdaje na expertízu a jiné externí výdaje Náklady na externí poradenství a služby - Poskytnuté jiným subjektem než je příjemce, vnitropodnikové faktury viz stanovisko MMR - Fakturace mezi projektovými partnery je nezpůsobilý výdaj - Vyjmenované v příloze č. 6 PPŽ - Školení – BOZP, školení řidičů, účetních apod. nezpůsobilý výdaj (stanovisko MMR) - Vedení účetnictví – nepřímý výdaj (paušál 15%) - Výdaje na externí projektový management - nepřímý výdaj (paušál 15%) - Kulturní a umělecké činnosti – honorář do 500 EUR na 1 účinkujícího, max. 3. 000 EUR projekt - Služby pro pořádání akcí – doložení prezenční listiny, publicita, fotodokumentace - Inzerce – viz stanoviska MMR - Dary a ceny v soutěžích – do limitu Zlín, 13. 11. 2019

4/2 Výdaje na expertízu a jiné externí výdaje Náklady na externí poradenství a služby Dokladování – k jednotlivým výdajům je nutno doložit: Ø faktury, účtenky – na originále dokladu musí být název a číslo projektu, název programu, IČ dodavatele i IČ odběratele § překlady/tlumočení na faktuře bude uveden počet normostran/rozsah v hodinách § ubytování/stravování – doklad o druhu, počtu a ceně jídel a nápojů/o ceně a typu ubytování potvrzený dodavatelem (alkohol – nezpůsobilý výdaj!) Ø doklady o zaplacení (výpisy z účtu, pokladní doklady) Ø doklady o poskytnuté službě (předávací protokol, fotodokumentace apod. ) § meetingy – doklady o publicitě, prezenční listiny, program, zápis Ø doklad o zaúčtování a další relevantní doklady Ø objednávka Zlín, 13. 11. 2019

5/1 Výdaje na vybavení Výdaje na financování koupeného, pronajatého anebo půjčeného vybavení v souvislosti s plněním cílů projektu. - Vyjmenované v příloze č. 6 PPŽ - Využití přímo pro realizaci projektu - Nesmí mít charakter kancelářských a administrativních výdajů, vybavení pracoviště pro personál projektu - Pořízení použitého vybavení – nezpůsobilý výdaj - Pořízený majetek není využit projekt zcela/ po celou dobu realizace – viz stanovisko MMR, lze uplatnit pouze částečně - Dokladování obdobně jako u služeb Zlín, 13. 11. 2019

5/2 Výdaje na vybavení Dokladování: - účetní / daňové doklady - smlouva / objednávka - doklady o zaplacení - majetková evidence (např. protokol o zařazení do majetku, inventární karta…) - doklady k VZ - doložení ceny obvyklé - doložení označení majetku povinnou publicitou (foto) Zlín, 13. 11. 2019

6/1 Investice Výdaje související s pořízením pozemku, anebo nemovitosti, se stavbou, anebo rekonstrukcí. Výdaje na pořízení nemovitostí nesmí překročit: - ceny na trhu obvyklé, - 10% celkových oprávněných výdajů projektu. Dokladování je obdobné jako u pořízení vybavení. Dokládají se faktury, smlouvy, úhrady, účetní doklady o zařazení do majetku… Zlín, 13. 11. 2019

6/2 Investice – další doklady - doložení vlastnictví - protokol o předání/převzetí díla - kolaudační souhlas - kopie zápisů z kontrolních dnů - kopie stavebního deníku - znalecký posudek u pozemků a staveb (ne starší 6 ti měsíců před datem pořízení) - čestné prohlášení (nebylo pořízeno z jiné dotace v posledních 5 ti letech před registrací) - doklady k VZ - doložení ceny obvyklé - doložení označení majetku povinnou publicitou (foto) Zlín, 13. 11. 2019

7 – Kancelářské, administrativní a jiné nepřímé výdaje Tato kategorie výdajů je uplatňovaná v rámci paušální sazby pro nepřímé výdaje. K těmto výdajům PP účetní ani daňové doklady nepředkládá. Výdaje jsou vyjmenované v příloze č. 6 PPŽ. Výdaje této kategorie nelze vykazovat jiným způsobem. Zlín, 13. 11. 2019

Proplacení prostředků z EFRR a SR Dotace z EFRR (Evropský fond pro regionální rozvoj) - celá částka z žádosti o platbu je proplácena Hlavnímu příjemci v EUR - Hlavní příjemce přeposílá příslušné částky ostatním partnerům do 10 kalendářních dnů Dotace ze SR (státní rozpočet) - prostředky SR jsou vypláceny (z účtu MMR) - v EUR přímo na účty jednotlivých českých partnerů - OSS – není nárok na SR z kap. MMR V případě vydání dodatku ke Smlouvě o poskytnutí nenávratného finančního příspěvku musí každý partner požádat o vydání dodatku k Rozhodnutí na podíl ze státního rozpočtu. Zlín, 13. 11. 2019

Děkuji za pozornost Ing. Jaroslav Fric, finanční manažer Centrum pro regionální rozvoj České republiky Oddělení pro NUTS II Střední Morava Hálkova 171/2 779 00 Olomouc tel. 582 777 429 jaroslav. fric@crr. cz www. crr. cz Centrum pro regionální rozvoj České republiky Zlín, 13. 11. 2019 U Nákladového nádraží 3144/4, 130 00 Praha 3 tel. : +420 225 855 321 www. crr. cz