Interne analyser for utvikling av kategoristrategi Detaljert spendanalyse

Interne analyser - for utvikling av kategoristrategi

Detaljert spendanalyse Aktuelle analyser: • • • Spend for valgt kategori – brutt ned i underkategorier (underkategorier rangert fra størst til minst) Hovedtall (totalt spend, antall trans, antall leverandører, etc) Kategori x Sum totalbeløp % andel totalbeløp Antall unike fakturaer Gj. snitt pris/ faktura Antall leverandører Underkat. A 72 009 528 38 % 1 139 63 203 140 Underkat. B 68 611 028 36 % 905 75 773 198 Underkat. C 25 261 182 13 % 171 148 159 43 10 557 370 6% 866 12 195 184 9 090 490 5% 2 187 4 157 385 Oversikt leverandørspend (antall lev, spend per leverandør) • ABC-analyse 3 376 915 2% 407 8 289 136 • Utvikling over år for kategorier 2 413 436 1% 432 5 591 55 7 147 0% 18 397 18 191 327 095 100 % 6 125 31 237 • Utvikling over år – antall leverandører + volum per leverandør Total:

Oversikt over eksisterende leverandører og avtaler For valgt kategori undersøker du hvilke avtaler som er inngått, samt kartlegger hvilke leverandører dere kjøper fra som ikke har en gyldig avtale. Oversikten danner grunnlaget for å beregne avtaledekning (hvor stort volum innenfor kategorien som er dekket av gyldige avtaler) og avtalelojalitet (hvor stort volum kjøpes på avtalene i forhold til volumet dere har gyldig avtale for). Kategori x: Spend = 20 MNOK Leverandør Produkter/tjenester kjøpt innenfor kategori Volum Antall transaksjoner Kontrakt og kommentarer A [Fyll inn] 13 MNOK 100 Kontrakt fra 2014 -2018 – fellesavtale B [Fyll inn] 5, 3 MNOK 60 Kontrakt fra 2016 -2010 for avdeling x C [Fyll inn] 0, 5 MNOK 9 Kontrakt på max 500 000 fra 2016 -2019 for avdeling y D [Fyll inn] 0, 5 MNOK 8 Har ikke avtale E [Fyll inn] 0, 2 MNOK 5 Har ikke avtale F [Fyll inn] 0, 1 MNOK 6 Har ikke avtale Diverse småleverandører Div 2 MNOK 300 Har ikke avtale

Sjekkliste for digital modenhet og potensial i kategorien • Vurdering av potensiale for digitalisering: • Hvor relevant er det å benytte digitale verktøy for å effektivisere innkjøpsarbeidet innenfor kategorien? • I hvilken grad bruker dere digitale verktøy i følgende deler av anskaffelsesprosessen (innenfor denne kategorien)? I svært liten grad (1) (2) (3) (4) I svært stor grad (5) Vet ikke Planlegging av innkjøp (1) (2) (3) (4) (5) Kunngjøring av konkurranse (1) (2) (3) (4) (5) Tilgjengeliggjøring av konkurransegrunnlag (1) (2) (3) (4) (5) Mottak av tilbud (1) (2) (3) (4) (5) Evaluering og tildeling av kontrakt (1) (2) (3) (4) (5) Ordrehåndtering (1) (2) (3) (4) (5) Mottak av faktura (1) (2) (3) (4) (5) Kontroll av faktura (1) (2) (3) (4) (5) Oppfølging av inngåtte avtaler (1) (2) (3) (4) (5) Kommunikasjon med leverandører gjennom konkurranseforløpet • Hvilke mål bør settes ut fra dagens status? Sørg for måling og oppfølging.

Kartlegge virksomhetens behov innenfor kategorien – aktuelle spørsmål til hjelp: Tema: Spørsmål: Strategi: • • Hva sier virksomhetsstrategien? Hvordan er sammenhengen mellom innkjøp og virksomhetsstrategien? Regelverk: • • Hvilke regelverk legger føringer på virksomheten? Hvilke restriksjoner plasserer leverandørene på oss? Kvalitet: • • Hvem definerer kvalitetsstandarden? Hvilke standarder vil dere ha? Hvilke standarder må dere ha? Hvilke standarder synes leverandørene er vanskelig å levere? Tjenester: • Hvilke rapporteringsrutiner, fakturering og opplæring er relevant? Kostnad: • Hva er budsjettramme, prisrisiko (fast eller variabel pris), tidsrisiko (betalingstidspunkt) etc? Innovasjon: • • Ambisjoner for nye tjeneste eller produktmuligheter? Hvordan kan vi åpne for mest mulig innovasjon? Miljøkrav: • • Hvilke lovkrav må vi forholde oss til? Hvilke ambisjoner ligger i virksomhetsstrategien?

Interessentanalyse Rolle i organisasjonen Budsjetteier/linjeleder Fagekspert Miljørådgiver Økonomi Andre? Ansvar Avdeling/ enhet Rolle i teamet? Behov for særskilt kommunikasjon?