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INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 1 de 27

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 1 de 27 Sistema Integrado de Procesos Administrativos • Objetivo General • Garantizar que las operaciones se realicen en forma sistematizada para la alineación de la planificación con el presupuesto institucional, en búsqueda de un mejor control y organización de las diferentes áreas de trabajo del alcance.

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 3 de 27 Módulo III • Desarrollo e implementación de un software de aplicación, que automatice El proceso de solicitud de adquisiciones de bienes o servicios en la elaboración de pedidos de solicitud de compra, así como la asignación del renglón presupuestario por parte de la unidad encargada de la codificación, esta aplicación deberá de estar enlazada con el Cuadro de Mando Integral y el Plan Anual de Compras (PAC)

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 4 de 27 Requisitos previos • Google Chrome instalado en la máquina (en su defecto contactar al personal de soporte técnico para su instalación). • Carga del presupuesto correspondiente de cada Unidad/Dependencia. • Tener usuario creado en el sistema con los permisos correspondientes. • Cuadro de Mando Integral (CMI) cargado • Plan Anual de Compras (PAC) cargado

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 5 de 27 Ingreso de Requisiciones • Acceder a la dirección del sistema: • http: //143. 208. 180. 250: 21890/CDAGSIPA

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 • Acceder a: Pedidos Crear Pedido Página 6 de 27

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 7 de 27 • La pantalla mostrará – Año y unidad de trabajo – Listado de acciones que tienen al menos un renglón presupuestario relacionado

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 8 de 27 IMPORTANTE • En la sección de acciones se mostrarán únicamente las acciones que tengan renglones presupuestarios relacionados. • No se podrá crear una REQUISICIÓN para una acción que no tiene renglón presupuestario

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INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC • • • Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 10 de 27 Después de seleccionar la acción correspondiente Seleccionar el solicitante de la requisición Seleccionar el Subgerente o Director de Área Seleccionar si la requisición es de BIENES ó SERVICIOS Ingresar la justificación del pedido

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 11 de 27 IMPORTANTE • El listado de solicitantes contiene a todos los empleados pertenecientes a la Unidad Administrativa seleccionada. • Sí se va a requerir únicamente un servicio, seleccionar la opción • Si se va a requerir un bien con su servicio de instalación, seleccionar la opción • Un Requisición puedes llevar Servicio y Bien

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INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 13 de 27 • Seleccionar si el pedido es para CDAG ó una Federación o Asociación Deportiva • Seleccionar el tipo de anexo del pedido

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 14 de 27 • Seleccionar el Plan Anual de Compras al que se cargará la requisición que se está elaborando • Al seleccionar un PAC, el sistema mostrará el renglón al que se cargó el PAC seleccionado

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 15 de 27 IMPORTANTE • Seleccionar el PAC más alineado a la naturaleza de la compra, y que contenga el renglón presupuestario adecuado. De lo contrario el Departamento de Presupuesto podrá rechazar el pedido por no cumplir con los criterios establecidos

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 16 de 27 IMPORTANTE • Si la elaboración del Cuadro de Mando Integral y el Plan Anual de Compras no son elaborados adecuadamente (con los renglones y montos alineados a las compras reales que se planifican) las requisiciones serán rechazadas o no contaran con las partidas presupuestarias correspondientes. • Lo anterior implicará solicitar las modificaciones necesarias al CMI y PAC para realizar las requisiciones. • Planifique adecuadamente y evite atrasos y rechazos de requisiciones

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 17 de 27 • Se Ingresa el código del insumo damos click • Ingresar el código de presentación y damos click • Ingresar la cantidad y el monto estimado INDIVIDUAL sin IVA

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 18 de 27 • Hacer clic sobre el botón para guardar los datos ingresados. El sistema limpiara los campos para ingresar un nuevo detalle

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 19 de 27 • Estados de la requisición 1 Ingresado 2 Aprobación Bodega 3 Rechazado Bodega 4 Aprobación Sub/Dir 5 Rechazado Sub/Dir 6 Aprobación Financiero 7 Rechazado Financiero 8 Aprobación Compras/Financiero 9 Rechazado Compras/Financiero 10 Realizando Gestión de Compra 11 Rechazado Gestión de Compras 12 Anulado 13 Liquidado Estados en los que se puede editar una requisición: 1, 3, 5, 7, 9, 11 Estado 8 (Imprimir)

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 20 de 27 • Utilice el botón para ver una pantalla con el listado de todos los planes de compra ya ingresados

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 21 de 27

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 22 de 27 • Haga clic en para elegir un plan para modificar el plan elegido • Haga doble clic en para imprimir el documento

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 23 de 27 • Realice la modificación correspondiente y hacer clic en el botón para guardar los cambios realizados. • Utilizar el botón para la requisición en formato de Office. • Utilizar el botón Enviar para finalizar la requisición y enviarlo a revisión

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 24 de 27 Generación de Especificaciones • Después de guardar la requisición, el sistema generará un número de requisición o pedido.

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 25 de 27 • Al acceder al listado de pedidos, por medio del botón ingresar las especificaciones técnicas haciendo clic en el enlace del pedido correspondiente podrá

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 26 de 27 • Ingresar la descripción específica de cada bien/servicio que conforma la requisición.

INSTRUCTIVO Ingreso de Requisiciones Módulo lll Del proceso: Planificación del SGC Código: INT-INS-03 Versión: 3 Fecha de aprobación: 16/06/18 Página 27 de 27 • Al finalizar, se agregan la descripción si fuera necesario. • Luego damos clic en