Instructivo diligenciamiento plan de mejoramiento Plan de mejoramiento

Instructivo diligenciamiento plan de mejoramiento

Plan de mejoramiento Herramienta metodológica que permite identificar, analizar y definir acciones de mejora dentro del S. I. G. A.

Objetivo del plan de mejoramiento “Integra las acciones de mejoramiento que buscan fortalecer el desempeño, misión y objetivos institucionales, teniendo en cuenta, entre otros aspectos, los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con las partes interesadas, así como la evaluación de la Oficina de control Interno y las autoevaluaciones realizadas”

¿Donde formulo el plan de mejoramiento? Formato PE-GS-2. 2. 1 -FOR-26 plan de mejoramiento aplicativo LVMEN

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento Factor Tipo Calidad Administrativa Calidad Académica Control Interno Selecciona desde el listado de opciones la procedencia de las oportunidades de mejora o no conformidades que se van a registrar

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento Detalle Auditoría Interna Auditoría Externa Elemento o circunstancia, que contribuye al mejoramiento del proceso, programa o el sistema de gestión, para lo cual seleccione de la lista de opciones la casilla que le corresponda

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 1. Descripción de la oportunidad de mejora o no conformidad Oportunidad de mejora Acciones orientadas a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos en un proceso, actividad o proyecto Descripción de la oportunidad de mejora / hallazgo de la no conformidad No conformidad Incumplimiento ante un requisito (estudiante, legal, institucional, normativo) Descripción de la oportunidad que pretende mejorar en el proceso, actividad o proyecto Descripción conformidad corregir de la no que debe

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 2. Causas ACR Análisis Causa Raíz Solo aplica para la no conformidad El análisis de causa raíz (ACR) se utiliza para investigar cuáles son las causas que han originado en un determinado problema o incidencia frente a la acción correctiva (No conformidad) Para los casos de trabajar una oportunidad de mejora, no es necesario realizar análisis de causas.

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 3. Proyecto o actividad Proyecto o acción En esta celda se diligencia el nombre del proyecto o acción a emprender, para superar la no conformidad o trabajar la oportunidad de mejora. ¿Qué voy hacer? Definir una o más acciones de mejora para subsanar o corregir la causas de la no conformidad u oportunidad de mejora

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 4. Descripción de la actividad ¿Cómo lo voy hacer? Describa actividad(es) especificas a emprender o desarrollar para trabajar el proyecto o acción. Nota: Pueden ser más de una

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 5. Responsable de proceso y/o subproceso Responsable proceso y/o subproceso Citar el responsable (Cargo) de trabajar las acciones Ejemplo: Rector… Vicerrector… Director… Jefe…

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 6. Indicador/ denominación de la unidad de mediad de la actividad Indicador / denominación de la unidad de medida de la actividad ¿Cómo se mide? Nombre de la unidad resultante de la actividad a realizar, puede ser: Ejemplos: Cuantitativo: Número o porcentaje… Cualitativo: Procedimiento, reunión, registro de asistencia…

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 7. Cantidad de medida de la actividad En esta casilla se cuantifica la actividad, establecida en unidades o porcentajes de acuerdo a su denominación. Ejemplo: Un procedimiento… Dos reuniones… Tres capacitaciones… Cuatro visitas de campo… Cantidad de medida de la actividad 3 1 4 8 7

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 8. Periodicidad o frecuencia de realización de la actividad Semanal Mensual Trimestral Semestral Anual Bianual En esta casilla se debe determinar con que frecuencia se va a ejecutar la actividad: Ejemplo: • Semanal • Mensual • Trimestral, • Semestral • Anualmente • Bianual

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 9. Meta Nivel de avance Porcentaje del nivel de avance de cumplimiento de la meta % Registre el % de avance de la actividad o el plan que se viene desarrollando. Meta Registre el % total que quiere lograr (Meta) de acuerdo la actividad o acción Nota: Este campo se diligencia por Centro de Gestión de Calidad y Acreditación Institucional o la Oficina de Control Interno

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 10. Recursos Especifíquelos Identifique recursos requiere para el desarrollo de la actividad: : • Talento humano • Recursos financieros • Recursos físicos (tecnológicos o de infraestructura)

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 11. Situaciones que afectan el plan de mejoramiento Riesgos Identifique dos posibles riesgos que pueden afectar el desarrollo del proyecto o la acción.

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 13. Evidencia de cumplimiento Cite las evidencias que dan respuesta a la oportunidad de mejora o la no conformidad trabajada. (Evidencias) Ejemplo: • Listado de… • Registro de… • Documento de… • Informe de…

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 14. Fecha de inicio programada Diligencie: DIA-MES-AÑO que se dará inicio al proyecto o actividad 13. Fecha de finalización programada Diligencie: DIA-MES-AÑO que se dará fin al proyecto o actividad

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 15. Peso del proyecto Esta celda se llena únicamente para Acreditación: Realizar una priorización, asignándole un peso a cada proyecto de una escala de 0 a 100, teniendo en cuenta que la sumatoria de todas las actividades realizadas deben dar como resultado un 100% Ejemplo: • Sensibilización del PEI: 20% • Modificación del programa: 70% • Propuesta cambios normativo: 10%

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 16. Cierre de la oportunidad de mejora y/o no conformidad Verificación de la eficacia de la acción trabajada, con el fin de evaluar si las acciones emprendidas o trabajadas cumplen satisfactoriamente. Esto lo hace el Centro de Gestión de Calidad y Acreditación Institucional o la Oficina de Control Interno