Institut Tadbiran Awam Negara INTAN National Institute of

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration PKPA 2/1991 PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI / PENULISAN MINIT NOR SABITAH SAIDIN PERUNDING LATIHAN INTAN KAMPUS WILAYAH UTARA

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration OBJEKTIF CERAMAH Meningkatkan Kemahiran & Pengetahuan • Dalam Merancang Dan Mengurus Mesyuarat Yang Lebih Berkualiti • Kaedah Merekod Minit Mesyuarat Yang Lebih Berkualiti • Kaedah Mengesan Mendapatkan Maklumbalas Sesuatu Keputusan Mesyuarat

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration ASAS PENGURUSAN MESYUARAT • Pengertian Mesyuarat • Keahlian Mesyuarat • Mesyuarat Yang berkualiti

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration PENGERTIAN MESYUARAT Perbincangan formal melibatkan dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif tertentu yang akan dikongsi bersama melalui proses komunikasi.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration JENIS MESYUARAT 1. MENDAPAT MAKLUMAT 2. MEMBUAT KEPUTUSAN 3. MENYELESAIKAN MASALAH

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration JENIS MESYUARAT 1. MENDAPAT MAKLUMAT • Wakil tiada had • Mereka yang perlu tahu • Persediaan bilik • Proses komunikasi satu hala • Cara kepimpinan autoritatif • Penekanan isi kandungan ASAS KEJAYAAN : PERANCANGAN DAN PENYEDIAAN MAKLUMAT

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration 2. MEMBUAT KEPUTUSAN/ SELESAIKAN MASALAH Ø Tiada melebihi 12 orang wakil Ø Mereka yang bertanggungjawab Ø Dua hala dan interaktif Ø Ahli berhadapan Ø Kepimpinan corak penyertaan Ø Penekanan kepada penyelesaian masalah ASAS KEJAYAAN : MEWUJUDKAN IKLIM PERTUKARAN IDEA

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration OBJEKTIF MESYUARAT Bertukar fikiran, pendapat dan mencetus idea baru Memberi/dapatkan maklumat Penyelesaian masalah Mendapatkan persetujuan untuk suatu tindakan

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration CIRI-CIRI MESYUARAT BERKUALITI PENDEK - Tidak melebihi 3 jam INFORMATIF - Memberi banyak maklumat MEMBUAT KEPUTUSAN - Tegas dan muktamat AUTORITATIF - Kuasa pemutus utama KUATKUASAKAN - Disokong dengan peraturan

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration MERANCANG MENENTUKAN KEPERLUAN DIADAKAN MESYUARAT • Kos yang terlibat • Faktor masa/timing • Saiz keahlian • Keberkesanan cara jemputan • Kepakaran wakil yang hadir

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration PERWAKILAN PEGAWAI YANG BANYAK IDEA/KEPAKARAN KETUA PEJABAT DAN PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TIMBALAN KETUA PEJABAT/PEGAWAI PENGGERAK UTAMA KETUA PEJABAT

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration KEPIMPINAN Mesra Tidak terlalu formal dan bebas beri pendapat Penjelasan diminta/diberi Mendengar pendapat dengan teliti Penyertaan semua - banyakkan idea Gunakan teknik ‘brainstorming’

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration PERINGKAT-PERINGKAT MESYUARAT

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration TANGGUNGJAWAB URUSETIA TIGA PERINGKAT TANGGUNGJAWAB YANG PERLU DILAKSANAKAN: • Tindakan pra mesyuarat • Tindakan semasa mesyuarat • Tindakan selepas mesyuarat

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration TINDAKAN PRA MESYUARAT ØTentukan Agenda, Tarikh, Masa & Tempat ØMembuat tempahan Bilik Mesyuarat & alat ØTentukan Kertas Kerja Kement. /Jabatan diterima 15 hari sebelum mesyuarat ØSurat jemputan 10 hari sebelum mesyuarat ØPersediaan kemudahan Bilik Mesyuarat ØTentukan kehadiran 2 hari sebelum mesyuarat ØPerbincangan pra mesyuarat dengan pengerusi ØMakluman etiket mesyuarat kepada ahli.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration MAKLUMAT Disenarai ringkas untuk makluman pengerusi Dimaklumkan 10 hari sebelum mesyuara Tegaskan dalam surat jemputan Urusetia bincang dengan Pengerusi

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration TEMPAT MESYUARAT Mengikut pelan/jenis mesyuarat Tempat duduk mencukupi Pembesar suara Alat-alat tulis APD Bersih dan kemas Tempahan minuman ringan

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration TINDAKAN SEMASA MESYUARAT ØCATATAN MINIT ØSenarai kehadiran mesyuarat ØPerkara yang dibincangkan mengikut agenda: Ø Perutusan Pengerusi Ø Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu Ø Perkara berbangkit Ø Perbincangan ( Agenda ) Ø Pembentangan Kertas Kerja Ø Hal-hal lain Ø Penutup ØKeputusan yang dibuat ØTindakan susulan yang perlu diambil.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration WAKTU MESYUARAT Ø Tentukan waktu mula dan akhir Ø Hadkan waktu bagi perbincangan idea/masalah yang banyak

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration SENARAI AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. ANGGARAN WAKTU

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration PENGENDALIAN MESYUARAT • Wujud suasana merangsang perbincangan • Ahli-ahli diberi peluang sama rata • Agenda dibincang satu persatu. • Hadkan masa perbincangan untuk setiap isu

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT • Penyediaan Minit (draf minit 3 hari selepas mesyuarat) • Susun nama kehadiran ahli mengikut rank • Catatan perbincangan mesti jelas, ringkas & padat serta tentukan ‘Tindakan’ untuk agensi berkenaan • Pengesanan dan laporan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat ` follow up & follow through ‘ • Menyusun maklumbalas dan edar kepada ahli-ahli mesyuarat

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT BERKUALITI 1. TULIN - Ringkas dan padat - Tidak direka-reka - Tidak berbentuk laporan 2. LENGKAP - Boleh difahami oleh ahli yang tidak hadir mesyuarat

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration 3. TEPAT - Butir-butir perbincangan dicatat dengan tepat. 4. BEBAS DARI KERAGUAN - Tarikh, nombor, nama, fakta dan lain-lain

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINIT MESYUARAT YANG BERKUALITI i. iii. iv. Perutusan Pengerusi Pengesahan Minit Perkara-perkara Berbangkit Perbincangan Tajuk: a) Mesyuarat mengambil maklum: i) ii)

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration a) Mesyuarat membuat keputusan: - i) ii) Tindakan: v. Pembentangan kertas-kertas kerja a. b. c. Inti kertas Mesyuarat mengambil maklum i) ii) Mesyuarat membuat keputusan Tindakan vi. Hal-hal lain vii. Penutup

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT ……… (Catatkan Nama Mesyuarat) Bil ……………. Tahun …. . (Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh : Masa : Tempat:

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration HADIR (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan) HADIR BERSAMA (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration URUSETIA (Senaraikan Nama pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I. PERUTUSAN Y. BHG. PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 2. Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu samada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan menyatakan pindaan-pindaan berkenaan. III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 3. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration 4. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan 5. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. IV. PERBINCANGAN 6. Ruangan ini merekodkan perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetap.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration V. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA 7. Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah: a) Tajuk kertas kerja berkenaan b) Unit yang menyediakan kertas kerja berkenaan c) Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration d) Isu-isu penting yang dibangkitkan di kertas kerja berkenaan e) Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di kertas kerja berkenaan f) Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan dalam

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration VI. HAL-HAL LAIN 8. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. VII. PENUTUP 9. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: - a) Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan b) Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat c) Tarikh mesyuarat akan datang

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration URUSETIA (Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) Tarikh (Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT Sebelum Mesyuarat P Semasa Mesyuarat P Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat P Tetapkan tarikh/masa/tempat ahli dan agenda mesyuarat S/U Sediakan/hantar notis, agenda-agenda mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada S/U Sediakan tempat dan peralatan Pengerusikan Mesyuarat • Buka Mesyuarat • Mengawal perbincangan • Merumus mesyuarat S/U Selepas Mesyuarat P S/U *P - Pengerusi Mesyuarat S/U - Setiausaha Mesyuarat S/U - Catatkan kehadiran ahli-ahli Catatkan butir-butir perbincangan Berikan perjelasan yang perlu Sediakan deraf Minit Mesyuarat Luluskan deraf Minit Mesyuarat - Edarkan minit mesyuarat - Ambil tindakan “follow-up” - Mengadakan “post mortem”

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration MASALAH PENGURUSAN MESYUARAT • MESYUARAT JARANG DIADAKAN • MINIT LEWAT DIHANTAR • AGENDA TIDAK JELAS • TIADA KEPUTUSAN DIBUAT • KURANG PERANCANGAN • TIDAK KOMITED • TIADA PEMANTAUAN

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration TATASUSILA BERMESYUARAT • Jangan tiba lewat • Elakkan gangguan telefon • Tidak meninggalkan bilik mesyuarat • Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat • Mendengar secara aktif • Beri sumbangan idea dan galakkan ahli lain komen • Tumpu dan fokus • Hormati Pengerusi dan ahli-ahli lain

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration ASAS MESYUARAT BERKUALITI • Agenda dan Objektif Jelas • Ketepatan Masa • Logistik Yang Selesa • Notis Panggilan Mencukupi • Ahli-Ahli Yang Relevan • Positive Discussion • Peranan Pengerusi Dan Setiausaha Yang Berkesan • Rekod Minit Tepat • Follow Up & Follow Through

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration MESYUARAT YANG DIRANCANG DAN DILAKSANAKAN DENGAN BAIK DAN BERKESAN AKAN MENGGALAKKAN TERHASILNYA SUMBANGAN PEMIKIRAN YANG BERKESAN PENGURUSAN LOGISTIK SERTA REKOD MESYUARAT JUGA PERLU DIURUSKAN SECARA BERKESAN

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration • DEFINISI • Mengkaji dan meneliti pelbagai pandangan/pendapat • Dilakukan golongan pakar • Merumuskan satu keputusan tepat/hampir tepat untuk dilaksanakan

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration Islam sangat mengambil berat Satu surah al-Quran - as-Syura membincangkan sifat orang mukmin bersyura “dan urusan mereka (diputuskan) secara syura sesama mereka” (as-Syura: 38) Syura disekalikan dengan fardhu solah, sedekah dan jauhi perkara-perkara keji

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration Wajib - haram seorang pemimpin membuat keputusan tanpa mendapatkan pandangan orang lain “. . bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan itu. ” (Ali Imran: 159) Ayat diturunkan selepas Perang Uhud Imam al-Qurtubi: “Syura dasar pemerintahan dan hukum jelas. Sesiapa tidak mendapat pandangan ahli ilmu wajib dipecat tanpa perselisihan. ”

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration Ada dua pandangan: i. Keputusan syura (majoriti) wajib dipatuhi - menjadi pilihan dalam keadaan umat daif. ii. Syura wajib tapi keputusan terletak pada pemimpin bertanggungjawab. PERKARA BOLEH DISYURAKAN • Hanya dalam perkara tiada nas • Kaedah-kaedah perlaksanaan hukum

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration KAEDAH PERLAKSANAAN SYURA * Semua ahli - pungutan suara atau undi * Memilih wakil ahli. AHLI SYURA * Para pemimpin - berpandangan jauh keutamaan kepada berilmu. * Mukallaf, lelaki, merdeka, adil, berilmu, tidak mencalonkan diri sendiri

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration 1. Satu ibadah - ikhlas, kerana Allah s. w. t. Suasana tenang dan kehadiran hati. 2. Mulakan majlis dengan ayat Allah, mohon perlindungan. Nya daripada gangguan syaitan. Tazkirah ringkas (5 minit) peringatan tentang adab-adab majlis.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration 3. Persiapan bersungguh-sungguh daripada ahli mesyuarat. 4. Pastikan tempat dan tarikh serta menghadiri tidak lewat daripada waktu yang ditetapkan. Memberitahu pihak urusetia jika tidak dapat hadir pada masa yang ditetapkan. Tidak menguzurkan diri kecuali uzur syarak. 5. Iltizam dengan agenda mesyuarat. Tidak keluar daripadanya kecuali keperluan mendesak dan lebih utama.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration 6. Peranan Pengerusi * Bersungguh-sungguh dalam menjaga masa supaya semua agenda dapat disempurnakan dalam waktu ditetapkan. * Menjaga peraturan, adab majlis dan mempertimbangkan untuk membuat keputusan * Mengawal mesyuarat supaya tidak membincangkan perkara-perkara sampingan.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration 7. Tidak memotong ketika ahli lain sedang memberi pandangan. 8. Tidak ada sesiapa boleh merasakan hanya pandangannya sahaja yang betul. Iltizam dengan keputusan yang telah dicapai tanpa mebincangkan pendapat yang telah ditolak. 9. Menjaga amanah atau rahsia mesyuarat. Tidak menyebarkan kecuali dipersetujui oleh masyuarat.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration 10. Tidak membahaskan sesuatu isu sehingga menimbulkan ketegangan. Berhenti sejenak supaya dapat mengembalikan ketenangan dan kecergasan sekiranya suasana terlalu tegang 11. Keputusan selalunya diambil dengan suara terbanyak. Menyatakan pendapat adalah amanah, tanggungjawab dan syahadah yang mempunyai akauntabiliti di hadapan Allah s. w. t.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration 12. Ulangkan semula keputusan dan hasil yang telah dicapai sebelum menamatkan majlis. 13. Tamatkan majlis dengan membaca doa tasbih k. Ifarah dan Surah Al-Asr “Sucilah Engkau wahai Tuhan kami dan dengan memuji-muji Engkau, kami menyaksikan bahawasanya tidak ada Tuhan kecuali Engkau, kami mohon ampun daripada. Mu dan kami bertaubat kepada. Mu. ”

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration PERBEZAAN MESYUARAT DAN SYURA 1. KEDUDUKAN/HUKUM 2. KEAHLIAN 3. TATACARA PELAKSANAAN 4. PERKARA-PERKARA DIBINCANGKAN 5. KOMITMENT TERHADAP KEPUTUSAN