Insamlingen Jul i Sinnet 2019 Anvisningar fr utdelning

Insamlingen Jul i Sinnet 2019 Anvisningar för utdelning av presentkort Foto: MLL

Preciseringar till dataskyddet och sekretessen • Den striktare dataskyddslagstiftningen påverkar utdelningen av Jul i Sinnet-presentkorten. • Namnlistor över familjer som avdelningar/föreningar gjort upp räknas som känslig information (rapportblanketten). • Avdelningen/föreningen kan inte förvara namnlistor utan ska lämna dem till det egna distriktet genast efter att korten delats ut eller senast 31. 1. Dessförinnan ska uppgifterna förvaras i låsta lokaler. Listorna skickas som rekommenderade brev eller krypterad e -post. • Avdelningen/föreningen kan inte dela ut kort utan en namnlista, eftersom presentkortet är till sin karaktär en betalningsförbindelse och uppgifterna om kortmottagarna ska förvaras som bokföringsmaterial i enlighet med bokföringslagen. Uppgifterna förvaras hos centralbyrån.

Sekretessplikten för anställda • Uppgifter om socialväsendets och diakonins klienter är konfidentiella och får inte lämnas ut till utomstående. • Lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (22. 9. 2000/812) 3 kap. 14 – 19 § • Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (21. 5. 1999/621) 24 § • Kyrkolagen (26. 11. 1993/1054) 25 kap. 8 § • Personuppgiftslagen (22. 4. 1999/523) 8 §, 11 §, 33 § • En avdelning/förening får inte ta emot namnlistor eller uppgifter om familjerna från socialväsendet, rådgivningsbyråer eller diakoniarbetet. Det rekommenderas att korten delas ut via samarbetspartner, • det kommunala socialväsendet, barnrådgivningsbyråer, skolor/skolhälsovården, församlingarnas diakoniarbete, de kommunala invandrartjänsterna

Avdelningens/föreningens roll • Avdelningen/föreningen har en mycket viktig uppgift med att kartlägga behovet av kort och komma överens om direktpostningen med de partners som delar ut korten. Mottagarens (partnerns) namn och adress samt telefonnummer bör kontrolleras. • Samarbetet mellan FRK: s och MBF: s lokala aktörer är viktigt för att undvika överlappningar. • Avdelningen/föreningen informerar om insamlingen Jul i Sinnet på sin ort. FRK och MBF kan tillsammans ordna ett Jul i Sinnetevenemang som ökar och stödjer insamlingens synlighet. • Avdelningen/föreningen kan pyssla ett julkort eller någon annan hälsning som delas ut med presentkorten. Kortet är en trevlig påminnelse om gåvogivaren. Hälsningen bör ges till partnern i god tid. • Barnfamiljer behöver hjälp. Tack för att ni är med och genomför insamlingen!

Den enklaste modellen som rekommenderas • Alla kort delas ut via samarbetspartner. • Leverans direkt till partnerna från FRK: s centralbyrå. • Man kommer överens om leveransen med partnern på förhand och mottagarens namn och adress samt telefon uppges i det elektroniska beställningsformuläret. Man behöver inte oroa sig över förvaringen av formulär med kritiska uppgifter. Man slipper skicka ut namnlistor som rekommenderade brev/krypterad e-post. Behändigt för avdelningen/föreningen – inga blanketter Behändigt för partnern Foto: MLL

Elektroniskt beställningsformulär • Avdelningen/föreningen beställer korten senast 13. 10 med det elektroniska formuläret på: https: //www. lyyti. in/Hyva_Joulumieli_lahjakorttien_tilauslomake_2019_0765/se • Välj utdelningskanalerna i formuläret: q. MBF: s förening/FRK: s avdelning beställer korten som sedan skickas direkt till partnern. OBS! man har kommit överens om detta med partnern på förhand och uppgifter om antalet kort, mottagarens namn och adress samt telefon har kontrollerats. q. MBF: s förening/FRK: s avdelning beställer presentkorten till sig själv och för sedan dem till partnern som delar ut dem till familjerna. q MBF: s förening/FRK: s avdelning beställer korten till sig själv och delar själv ut presentkorten till familjerna. q. MBF: s/FRK: s distriktsbyrå har hand om utdelningen. Korten skickas från FRK: s centralbyrå direkt till den mottagande aktören, alltefter val.

Lärdomar från senaste år • Samarbetet i avdelningar och föreningar bör förbättras -> jämnare utdelning av presentkorten på orten • Mottagarens namn, adress och telefonnummer bör kontrolleras, försändelsen är värdefull! • Korten i tid till mottagaren; meddela hur många kort är på kommande och när • Ett julkort eller en annan hälsning bifogas presentkortet • Viktigt att hålla sig till tidtabellen! • Vid direktpostning till partnern besparas man från att fylla i rapporten -> avdelningens roll är att i större utsräckning samarbeta med partnerna samt informera om Jul i Sinnet och ordna evenemang Foton: MLL

Utdelningsprocess Vecka 36– 39 1. Avdelningen/föreningen utreder behovet av kort och huruvida de skickas direkt till partnerna, i samarbete mellan FRK och MBF. Vecka 45– 46 7. FRK: s centralbyrå skickar ut korten direkt till partnern/avdelningen/föreningen försäkrade, mottagningsbevis. Vecka 47– 8. FRK: s avdelning och MBF: s förening ordnar tillsammans ett JISevenemang på orten och informerar om insamlingen. Engagera affärer! Vecka 39– 41 2. Avdelningen/föreningen fyller i det elektroniska beställningsformuläret. Vecka 42– 43 3. FRK: s och MBF: s distrikt går tillsammans igenom listorna, åtgärdar överlappningar och kartlägger eventuella skuggområden. Vecka 44 5. FRK: s centralbyrå skickar de slutgiltiga listorna till distriktet. 6. Distrikten meddelar det slutgiltiga antalet kort till avdelningen/föreningen eller partnern. Vecka 47– 49 9. Familjen får ett kort från partnern/avdelningen/föreningen. Vecka 43 4. Både FRK: s och MBF: s distrikt skickar listorna till FRK: s centralbyrå. (2018– 2019 FRK). 7– 26. 12 10. Presentkortens giltighetstid 7– 26. 12. 2019

Närmare anvisningar • År 2019 bär FRK huvudansvaret för insamlingen. • Närmare anvisningar finns i FRK: s Rednet: https: //rednet. rodakorset. fi/Julisinnet och i MBF: s Yhdistysnetti: http: //yhdistysnetti. mll. fi/vapaaehtoisen-kanava/tietopankki/yhdistyksentoiminta/hyva-joulumieli-kampanja • Enligt instruktionerna från FPA påverkar presentkortet inte utkomststödets storlek. • Personer som får utkomststöd får ta emot ”mindre bidrag” på högst 50 euro per månad för en person och högst 100 euro per månad för en familj. • I problemsituationer kan du kontakta: FRK: maaret. alaranta@redcross. fi tfn 040 358 3257 eller regina. lauren@redcross. fi, tfn 040 719 3158 MLL: heidi. kukkola@mll. fi, tfn 075 324 5553

Synlighet på orten • FRK: s avdelning och MBF: s förening ordnar ett gemensamt Jul i Sinnet-evenemang • vid en tidpunkt då det finns mycket folk ute på ett torg, i affärscentrum eller liknande • Insamlingsbössor, glögg, skolans kör m. m. • Fler tips + meddelandemallar på FRK: s Rednet och MBF: s Yhdistysnetti i september • Om ni ordnar en insamling, bör insamlingsbössorna förses med Jul i Sinnet insamlingens egna tillstånddekaler, vilka kan beställas med det elektroniska beställningsformuläret • Kommunikation till medier på orten • Meddelandemallar ska publiceras på FRK: s Rednet och MBF: s Yhdistysnetti Foto: FRK / Benjamin Suomela

Ett varmt tack till alla som deltar i insamlingen Jul i Sinnet och utdelningen av presentkorten!