Inkpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika ledningsniver Styrprocess

Inköpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika ledningsnivåer Styrprocess Strategiskt inköp Långt tidsperspektiv Taktiskt inköp Medellångt tidsperspektiv Operativt inköp Kort tidsperspektiv Utvecklingsprocess Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Kontraktshanteringsprocesser Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Betalningsprocesser Kvalitetssäkringsprocesser Inköpsprocesser Effective Sourcing • www. effso. com Mätprocesser Kontinuerlig mätning och rapportering

Ur ett rent anskaffningsperspektiv kan ledningsnivåerna ses sekventiellt Strategiskt inköp Taktiskt inköp Operativt inköp Analys och beh ov Mark nads analys leverantör shantering ng planering Krav och Avtals- och Upphandli an & Pl Res urs- Anb uds- str ategi säkri ng beg äran Utvä rdering För handling Inköpsprocesser Effective Sourcing • www. effso. com Besl ut & Avtal Lev erans Upp - Omfö r- Beta lning följn ing han dling Utv eckling

Anskaffningsprocessen kan även ses i ett cykliskt perspektiv Str ate p Identifiera behov F ra ns um e ule ra kt i n köp v alifice Ope Ko Prekv rativ t inkö orm gis ra Te a Kva lfice r Leverans Inköpscykel ck na av tal Förhandla iskt i Takt nköp 2 Effective Sourcing • www. effso. com

, b er lan , p jer lin ikt , r te r ak llm fu r, gle ta gs re t lta Po lic su re ye ät r, fö , m re lag er nd su lut es , b ing isn ov ed , r ing r te or pp Ra es lut Inköpsprocesser kan vara vertikala eller laterala (horisontella) Vertikala inköpsprocesser Laterala inköpsprocesser Effective Sourcing • www. effso. com

Behovsorienterad versus problemorienterad inköpsprocess Behovsorienterad inköpsprocess Problemorienterad inköpsprocess Specificera behov Förstå det ekonomiska problemet Fastställ kravspecifikation Ta fram värdedrivare & beslutskriterier Identifiera möjliga leverantörer Fastställ en problemorienterad specifikation Skicka anbudsförfrågan Utöka lösningsutrymmet med alternativ Diskutera & prekvalicera leverantörer Monetär utvärdering av skillnader Slutlig förhandling och kontraktstilldelning Projekt-specifik förhandlingsdesign med Källa: Change Management in Purchasing, CAPS, juli 2006 tydliga regler 4 Effective Sourcing • www. effso. com

MSU Modellen / WCE Modellen – Åtta strategiska processer 2. Utveckla strategier för inköpskategorier 1. Insourcing eller outsourcing (Köpa/tillverka) 3. Etablera och framhäv en leverantörsbas av världsklass 4. Utveckla och hantera leverantörsrelationer Strategiska processer Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av Robert Monczka. 5. Integrera leverantörer i processen för utveckling av nya produkter 6. Integrera leverantörer i orderhanteringsprocessen 8. Strategisk styrning av kostnader i hela värdekedjan 7. Leverantörsutveckling och kvalitetsstyrning Purchasing World Class Excellence Modell Effective Sourcing • www. effso. com Kritiska och i försörjningskedjan integrerade processer

MSU Modellen / WCE Modellen – Sex stödprocesser 2. Utveckla strategier för organisation och team 3. Etablera globalisering 1. Etablera strategier och planer för inköp och försörjning Stödprocesser Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av Robert Monczka. 6. Etablera kompetensutveckling och utbildning 5. Utveckla och implementera IS/ITsystem Purchasing World Class Excellence Modell Effective Sourcing • www. effso. com 4. Utveckla mätning av inköp och värdekedjan

Processkarta över operativa inköpsprocesser (utritad med simbanor) Produktion Leverantörsreskontra Produktionslager Betalning Inköpsanmodan Inköpsavdelning Order Godsmottagning Leverantör Orderbekräftelse Anbud Tillverkning Inköpsprocesser Effective Sourcing • www. effso. com Skeppning Faktura

Delprocesserna summeras i huvudprocesser Orderläggning Leverans Betalning Produktionslager Betalning Inköpsanmodan Orderbekräftelse Skeppning Anbud Tillverkning Inköpsprocesser Effective Sourcing • www. effso. com Faktura

Processymboler för processkartor Operation Dokument Fördröjning Datorsystem, elektronisk dokument Extern materialtransport Kontroll eller besiktning Intern materialtransport Lagring Informationsflöde Beslut Finansiellt flöde Inköpsprocesser Effective Sourcing • www. effso. com

Produktionsorienterade processymboler Processnamn Process Företaget AB 100 st 2 dagar Extern organisation Lager Cykeltid: 40 s Ställtid: 2 h må, fre Lastbilstransport 24 h Tabell - nyckeltal Tidslinjesegment FIFU Supermarket Hämtnings-kanban i sats Säkerhetslager Hämtnings-kanban FIFU-sekvens Produktions-kanban Sekventiellt dragande system 14 min Kassation: 1% Gå-och-se-produktion Transport av färdiga produkter till kund 300 h 3 min Tillgänglighet: 33% Transport av tillverkat material genom tryck Summa för tidslinjen Manuellt informationsflöde Elektroniskt informationsflöde Finansiellt flöde OXOX Utjämning av belastning Produktions-kanban i sats Effective Sourcing • www. effso. com Hämtning Fysisk dragning Kanbanlåda Signal-kanban Operatör

Styrprocess – Övergripande strategisk process - Styrplan Jan. Mars Maj Juni Aug. Okt. Tidsperspektiv Årsplan Översyn inköpspolicy Översyn Inköpsprocesser Översyn inköpsorganisation Översyn spend Översyn inköpsstrategier Intressenter Ledning Försäljning Produktion Konstruktion HR Kvalitet Bolagsjurist Inköpsprocesser Effective Sourcing • www. effso. com Översyn Leverantörsstrategier Översyn inköpsverktyg Planering upphandlingar

Kategoristyrningsprocess (strategisk process) Identifiera möjligheter 1. Definition av 2. Analys Ta hem vinster och förbättringar 3. Strategi Bibehåll förbättringarna 4. Implementation 5. Utvärdering kategorier Kategorier, spend & egenskaper Affärsplan för kategorierna Inköpsprocesser Effective Sourcing • www. effso. com Bevaka, mät, förbättra

Strategiframtagningsprocess - exempel Förutsättningsanalys Strategiformulering Konsekvensanalys Förankring Inköpsprocessen Effective Sourcing • www. effso. com Beslut Implementation

Hög Request for Quotation Request for Offer Request for Tender RFQ, RFO, RFT Request for Proposal RFP Låg Tydlighet i krav och villkor Upphandlingsprocesser syftar till att successivt kvalificera leverantörer samt att definiera köpets omfattning och villkor RFI Request for Information Flertal Fåtal Antal leverantörer som får ta emot förfrågan Upphandlingsprocess Effective Sourcing • www. effso. com 14

Engagemangsmatris (RACI-matris) för en upphandlingsprocess Planera upphandlingen Analysera behov Definiera krav Utfärda förfrågan Inköp D I D A Projektledn. A D D D Försäljning I A I Kvalitet I D I Konstruktion D D A Inhämta anbud A Utvärdera anbud Förhandla Teckna avtal A A A I D D I I I D D D D I Ekonomi A=Ansvarig D=Delaktig I=Informeras Upphandlingsprocesser Effective Sourcing • www. effso. com

Inom offentlig upphandling har man definierat sex standardiserade upphandlingsprocesser, vilka även är normbildande för privat upphandling Förhandlat förfarande Annonsering Urval av de sökande Förfrågningsunderlag Anbudsinlämning Förhandling Utvärdering Kvalificering Urval av de sökande Förfrågningsunderlag Anbudsinlämning Utvärdering Tilldelning Anbudsinlämning Kvalificering Utvärdering Tilldelning Kvalificering Urval av de sökande Förfrågningsunderlag Anbudsinlämning Förhandling Utvärdering Anbudsinlämning Kvalificering Förhandling Utvärdering Tilldelning Selektivt förfarande Annonsering Anbudsansökan Öppet förfarande Annonsering Förfrågningsunderlag Urvalsförfarande Annonsering Anbudsansökan Förenklat förfarande Annonsering Förfrågningsunderlag Direktupphandling Anbudsinlämning Tilldelning Upphandlingsprocesser Effective Sourcing • www. effso. com Tilldelning Under tröskelvärdena <15% TV Kvalificering Över tröskelvärdena Anbudsansökan

Informationsflöden under upphandlingens krav- och anbudsfaser Behov Förfrågan Anbud Kunskaper & erfarenheter Lönsamhet Kvalitet Arbetsmiljö • Leveransomfattning • Kravuppfyllnad • Förutsättningar • Lösningar • Funktionskrav • Svar och frågor • Prestandakrav • Frågeställningar Juridiskt ansvar Avtal Upphandlingsprocessen Effective Sourcing • www. effso. com Försäljningssprocess Teknik Samordningsprocess Produktion Leverantörsproduktion Projektörer Erfarenhet från andra kunder Erfarenhet från andra leverantörer

Inköpsprocessen påverkar kommunikationsstrukturen Konstruktion Seriell kommunikationsstruktur Kvalitetskontroll Produktionsplanering Konstruktion Kvalitetskontroll Inköpare Säljare Produktionsplanering Godsmottagning Skeppning Leverantörsreskontra Kundreskontra Inköpare Parallell kommunikationsstruktur Säljare Konstruktion Kvalitetskontroll Produktionsplanering Godsmottagning Skeppning Leverantörsreskontra Kundreskontra Konstruktion Kvalitetskontroll Kombination Inköpare Säljare Konstruktion Kvalitetskontroll Produktionsplanering Godsmottagning Skeppning Leverantörsreskontra Kundreskontra Effective Sourcing • www. effso. com

Produkten definieras successivt under upphandlings- och leveransprocess Design likställt med konstruktion Effective Sourcing • www. effso. com Färdig produkt Anbud Designfas Ffu Avtal Färdig produkt Avtal Budgivning Anbud Förfrågan (standardprodukt) Antal leverantörer Designens färdigställandegrad Skräddarsydd design Kundanpassad design Generisk design

Gantschemat är ett vanligt sätt att åskådliggöra komplexa leveransprocesser Tid Kontraktstecknande Konceptuell fas Ansökan om myndighetstillstånd Konstruktion Upphandling underlev. Verifiering Prototyp Produktion Leveransprocesser Effective Sourcing • www. effso. com

Inköpsprocessernas mognad bör mätas, exempelvis genom mognadsmodellen Mognadsgrad Optimerad process 5 Predikterbar process 4 Definierad process 3 2 1 Omogen process Ingen struktur Varje projekt unikt Helt individberoende Noggranna mätningar Regelrätt datainsaml. Väldefinierade mål Repeterbar process Predikterbart resultat Standardiserad Variationer identifieras Dokumenterad och elimineras Processen identifierad Ledning för processen Förbättringsarbete Uppföljning av arbete Insikt om repetivitet Lärdomar nyttjas Partiell användning Tid Effective Sourcing • www. effso. com Kontinuerlig processförbättring. Offensiv kvalitetsutveckling Stödverktyg för att skapa nya processer

Inköpsprocesserna behöver synkroniseras med andra processer Inköpsavdelningens processer Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocess Avropsprocess Kvalitetsavdelningens processer Process för myndighetsgodkännande Process för leverantörskvalificering Konstruktionsavdelningen processer Produktutvecklingsprocess Process för kundorderkonstruktion Försäljningsavdelnings processer Process för kundmarknadsanalys Marknadsföringsprocess Anbudsprocess Beroenden Inköpsprocesser Effective Sourcing • www. effso. com