INKPSPROCESSEN Inkpsfunktion Operativ orderhantering Taktisk inledande Intern kund

INKÖPSPROCESSEN Inköpsfunktion Operativ / orderhantering Taktisk / inledande Intern kund Specifikation Leverantörsval Kontraktsskrivning Sourcing Orderläggning Leveransbevakning Uppföljning och utvärdering Leverantör Leverans Inköp Anskaffning Källa: A. J. Van Weele

FÖRKORTNINGAR CSR Corporate Social Responsibility EOQ Economic Order Quantity IPO International Purchasing Office MPS Master Production Scheduling MRO Maintenance Repair and Operating supplies

Inköps roll i värdekedjan Företagets infrastruktur M Förvaltning av humankapital Stödaktiviteter ar gi Teknikutveckling na Inköp / anskaffning M i ar g Verksam- Utgående Marknads Service het logistik föring & Drift försäljning n a l Inkommande logistik l Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985

Inköp Grunder • Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna • Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen • Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i ”Leverantörsreskontran” Intern kund Specifikation Leverantörsval Kontraktsskrivning Order- Supply Leveransprocess läggning bevakning Uppföljning och utvärdering Leverantör

INKÖPSPROCESSEN Uppföljning Analys Ständiga Förbättringar

Arbetsuppgifter för en operativ inköpare. Prognostisering till leverantör. Orderläggning. Bevaka att ordererkännande erhållits. Orderändringar. Leveransbevakning. Följa upp kvalitetsavvikelser. Följa upp faktura avvikelser. Mäta och följa upp leverantörens leveransförmåga. Meddela leveransavvikelser internt. Förbereda leverantörsmöte. Koordinera med taktiskt inköpare. den 7 januari 2022 7

Operativ inköpschef Ø Process för prognosgenerering och utskick Ø Process för orderläggning Ø Process för bevakning av ordererkännande Ø Process för orderstyrning Ø Process för leveransbevakning Ø Process för bevakning av kvalitetsärenden Ø Process för faktura avvikelser Ø Process för mätning av leverantör (säkerställa att data registreras) Ø Rutin för avvikelsehantering (supply matchar ej demand) Ø Process för hantering av överskotts material Ø Process för mätning av inköpsavdelningen (vad bör mätas? ) den 7 januari 2022 8

Rätt produkt Rätt tid Rätt pris Rätt kvalitet Rätt plats Rätt kvantitet genom att ha rätt leverantör

Mätning av operativ inköpsenhet? Antal öppna inköpsförslag. Antal icke ordererkända order. Antal orderändringsförslag, flytta leveransdatum framåt/bakåt samt annulleringsförslag. Antal öppna order med leveransdatum i dåtid. Antal öppna faktura avvikelser. Antal öppna kvalitetsärenden. den 7 januari 2022 10

Typer av inköp Ø Utrustning Ø Komponenter Ø Råvaror och material Ø Förnödenheter Ø Tjänster Ø Utveckling Ø Retail / Trading – återförsäljning den 7 januari 2022 11

Klassificering av inköpta varor (1) Inköpsprocessen kan omfatta många olika typer av varor och tjänster. Generellt sett kan inköpta material och tjänster grupperas i följande kategorier: ■ Råvaror; material som inte genomgått förädling eller ett minimum av ■ Tillsatsmaterials; material som inte ingår fysiskt i slutprodukten ■ Halvfabrikat; produkter som redan genomgått en eller flera processer ■ Komponenter; tillverkade varor som inte kommer att genomgå förädling och som utgör grunden i en produktionsprocess. och kommer att gå igenom ytterliggare processer senare ytterliggare fysisk förändring, men som ska byggas in i ett system ihop med andra komponenter där det finns ett funktionellt samband.

Klassificering av inköpta varor (2) n Färdiga produkter; alla produkter som köps in för att säljas efter en försumbar värdeökning, antingen tillsammans med andra färdiga produkter eller/och tillverkade produkter. n Investeringsvaror eller fasta inventarier; produkter som inte ska konsumeras genast, och vars värde skrivs ner under en tidsperiod n Underhålls-, reparations- och driftvaror (MRO-material); material som är nödvändiga för att hålla igång organisationen, särskilt stödaktiviteterna n Tjänster; arbetsintensiva, immateriella aktiviteter som utförs av tredjepart baserat på ett avtal

Grupparbete och inlämningsuppgift operativt inköp Del 1 Starta företaget (Fiktivt) Beskriv: 1. Företagets vision, mission och affärsidé 2. Företagets produkter – minst tre olika 3. Företagets kunder 4. Marknader 5. Organisation 6. Trender 7. Enkel RR & BR Tänk på att företaget helst ska kunna köpa alla 7 typerna av produkter som finns Resultat för Del 1 mailas till anders. eriksson@effso. se senast 2013 -01 -20 och redovisas 2013 -01 -22 (c: a 10 min)

Vad är en process Input Output Aktivitet

Inköpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika ledningsnivåer Styrprocess Strategiskt inköp Långt tidsperspektiv Taktiskt inköp Medellångt tidsperspektiv Operativt inköp Kort tidsperspektiv Utvecklingsprocess Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Kontraktshanteringsprocesser Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Betalningsprocesser Kvalitetssäkringsprocesser Inköpsprocesser Effective Sourcing • www. effso. com Mätprocesser Kontinuerlig mätning och rapportering

Inköpsprocessen påverkar kommunikationsstrukturen Konstruktion Seriell kommunikationsstruktur Kvalitetskontroll Produktionsplan Konstruktion Kvalitetskontroll Inköpare Säljare Produktionsplan Godsmottagning Skeppning Lev. reskontra Kundreskontra Inköpare Parallell kommunikationsstruktur Säljare Konstruktion Kvalitetskontroll Produktionsplan Godsmottagning Skeppning Lev. reskontra Kundreskontra Konstruktion Kvalitetskontroll Kombination Inköpare Säljare Konstruktion Kvalitetskontroll Produktionsplan Godsmottagning Skeppning Lev. reskontra Kundreskontra Effective Sourcing • www. effso. com

Flödesschemat är en förenkling av processkartan Orderläggning Leverans Betalning

Processer

Process för orderstyrning • • Behovsbild (t ex prognos) förändras. Svårt att manuellt skapa orderändringsförslag • • Annulleringsförslag. Senarelägga leveransdatum. Tidigarelägga leveransdatum. Ändra orderlagd kvantitet. Korta ledtider =>ger färre antal inköpsorder => => minskad administration =>minskade kostnader. den 7 januari 2022 20

den 7 januari 2022 21

den 7 januari 2022 22

Vad är e-procurement? • • • Web-baserat inköpsverktyg som alla når via intranet. Leverantör ofta genom ASP-lösning Endast kontrakterade leverantörer finns publicerade. den 7 januari 2022 23

Introduktion till inköpsorder Ø Ø Ø Ø Ø den 7 januari 2022 Titel ”inköpsorder” Beställare och referens Inköpsordernummer Leverantör (adress och referens) Leveransadress Fakturaadress Specifikation av vara Pris och valuta Betalningsvillkor Leveransvillkor (förpackning och transportinstruktioner) Hänvisning till avtal, offert eller villkor Antal (enhet) Dokumentation (Intyg etc. ) Leveransdatum Instruktion (t ex ordererkännande inom 24 h). Organisations- och momsregistreringsnummer Underskrift 24

Gruppuppgift fyll i en inköpsorder Ø Ø Ø Leta reda på en mall eller exempel Använd det företag ni startat Välj en produkt ni vill köpa in Fyll i relevanta delar av ”Inköpsordern” Maila resultatet till mig senast söndag 20/1 anders. eriksson@effso. se den 7 januari 2022

Företagspresentationen Ort datum Gruppdeltagare Företaget Rubrik Vision Produkter Kunder Marknaden Organisation: Inköp Trender & Utveckling Resultat- och balansräkning